竣工文件整理归档规定0519.docx

1、竣工文件整理归档规定0519兰州石化公司建设项目竣工文件整理归档管理规定（讨论稿）1范围规定了兰州石化公司新建、改建、扩建、技措（技改技措、安措、环措）、安保基金、更新、检修、维修等建设项目竣工文件的整理、编制及归档的要求和方法。适用于兰州石化公司项目管理责任单位和参加兰州石化公司建设项目的施工单位、工程总承包单位、监理单位及相关部门。2引用文件 GB/T 11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求 DA/T 28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 中国石油天然气股份有限公司炼油化工建设项目竣工验收手册中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定（中油办2010187号

2、）3术语和定义3.1建设项目 指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。3.2单项工程是指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。3.3单位工程是指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。3.4项目竣工文件是指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。3.5项目施工文件 是指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。3.6项目竣工图是指项目

3、竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。3.7 项目监理文件是指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。4 职责4.1施工单位负责收集、整理、编制项目施工文件及竣工图，并按规定报送工程总承包单位、监理单位、项目管理责任单位审核后归档。4.2 EPC/PC工程总承包单位负责审查、汇编各分包单位所编制的施工文件、竣工图，负责审核、签署施工文件及竣工图的完整、准确、系统情况，并统一将汇编整理好的案卷报送监理单位、项目管理责任单位审核后归档。4.3监理单位负责监理文件的整理、编制，统一将编制整理好的案卷报送项目管理责任单位审核后归档；负责督促施工单位、EPC/PC工程总承包单位对施工文

4、件、竣工图进行收集、整理、编制；负责审核、签署施工文件及竣工图的完整、准确、系统情况，并向档案管理部门提交“建设项目施工文件及竣工图质量审核报告”。4.4工程质量监督单位负责收集、整理、编制建设项目工程质量监督工作中形成的各类质量监督文件。4.5公司项目管理责任单位负责确定建设项目竣工文件的编制标准；检查、督促、指导施工单位、工程总承包单位、监理单位及时做好项目竣工文件的收集、整理、编制；审核、签署竣工文件，确保其完整、准确、系统，并组织施工单位、EPC/PC工程总承包单位、监理单位按档案管理规定向公司档案管理部门归档。4.6公司档案管理部门负责指导项目竣工文件的整理、归档，负责指导、检查、验

5、收竣工文件的案卷整理质量，确保其符合档案管理规定。5竣工文件的编制要求5.1竣工文件的质量要求5.1.1字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签认手续完备（竣工文件中要求签名的栏目，各方人员必须签手写体原笔迹的全名，不能以名章或打印代替签名）。5.1.2不得使用易褪色的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。5.1.3凡应归档的竣工文件须归档原件，否则需在清晰的复印件上加盖证明其真实性的印章和签字。5.1.4 文字材料及图纸按A4（210mm297mm）幅面编制。5.2 施工文件的编制要求5.2.1按照公司项目管理、质量监督、监理等部门确定的具体内容、格式、编制要求等进行编

6、制。5.2.2炼油化工建设项目施工文件的编制，执行中国石油天然气股份有限公司炼油化工建设项目竣工验收手册（简称手册）。5.2.3民用系统及部分公用系统工程等项目施工文件的编制，执行GB50300-2001建筑工程施工质量验收统一标准及甘肃省建设工程施工质量技术管理记录表格和甘肃省建筑工程施工质量验收表格。5.2.4电力、铁路、公路、通信工程、水利等项目施工文件的编制，可按有关部颁发的相关规定执行。5.3竣工图的编制要求5.3.1竣工图是项目竣工文件的重要组成部分，施工单位、工程总承包单位在项目竣工时必须编制竣工图，应使用干净的最终版施工图进行编制。5.3.1.1竣工图应完整、准确、清晰、规范、

7、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。竣工图要做到与设计变更、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”。5.3.1.2凡按施工图施工没有变更的，须在施工图上加盖“竣工图章”，作为竣工图。5.3.1.3凡一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，须在原图上更改，加盖并签署“竣工图章”。5.3.1.4凡结构形式、工艺、平面布置改变，以及其它重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图，并加盖“竣工图章”。5.3.1.5编制竣工图时对施工图的变异应坚持“十改”、“七不改”，（见手册）。5.3.1.6竣工图应包括所有的施工图，其中属于国家和行业的标准图、通用图，可以在图纸卷内目录中列出图号，

8、指明该图所在位置并在编制说明中注明（备考表中），不作为竣工图编制。5.3.1.7竣工图应按照GB/T106093-1989技术制图复制图的折叠方法要求统一折叠。5.3.2竣工图的更改方法5.3.2.1文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制。5.3.2.2利用施工图更改，必须在离修改部位最近的图纸空白处加盖“竣工图核定章”，注明更改依据性文件的名称、编号和条款号，并签署姓名、日期，并用箭头标注到所修改的部位。 “竣工图核定章”样式（尺寸40mm15mm）： “竣工图核定章”要用红色印油加盖。5.3.2.3无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏

9、上方或在图纸空白处用文字说明。5.3.2.4图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。5.3.2.5有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的，应在修改变更处进行杠改，当变更内容较多时，须采用注记说明的办法。5.3.2.6新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。5.3.3竣工图章的使用5.3.3.1竣工图章内容、尺寸如图所示（尺寸80mm60mm）：5.3.3.2所有竣工图使用新（干净）的施工图，由编制单位、监理单位逐张加盖并签署竣工图章。5.3.3.3竣工图中的图纸封面、目录、说明书、规格表及设备一览表等文字材料可不加盖竣工图章。5.3.3.4竣工图章中的

10、内容填写应齐全、清楚，签名不得由他人代签或以个人印章代替签名，应是可辨识的本人手写原笔迹。5.3.3.5竣工图章中的编制单位可填写施工单位简称，监理单位名称可填写监理单位简称。编制单位与监理单位均可在图章制作时，直接标明。5.3.3.6竣工图章中的编制日期应填写该项目单项工程交接日期；“编制人”和“技术负责人”原则上不能填写同一个人。5.3.3.7竣工图章尺寸应符合规定要求，应使用不易褪色的红色印泥加盖在标题栏的右上角空白处或左侧空白处，无加盖位置时，可加盖在正对标题栏的背面处，不能盖在有字或数据的地方。5.3.3.8未实行监理的建设项目，其竣工图章中的“监理单位名称”、“监理人”填写为“/”

11、（斜杠）。 5.4监理文件的编制要求 监理文件的编制，执行国标GB50319-2000建设工程监理规范和SH/T3903-2004石油化工建设项目监理规范以及中国石油天然气集团公司建设项目文件归档范围和保管期表（见附录）。6竣工文件的整理要求6.1组卷原则、方法及排列顺序要求6.1.1组卷要遵循施工文件、竣工图、监理文件的形成规律和成套性特点，保持文件的有机联系；分类科学，组卷规范合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。6.1.2施工文件、竣工图、监理文件应分别组卷。卷内文件一般文字材料在前，图纸在后。6.1.3 施工文件按照已划分的单位工程为基本单元进行组卷，若形成的文件较多，可按子单位

12、工程、文件类型（文种）等分别组成若干案卷。6.1.4施工文件一般按照内容的单一性来组卷，不能把一个单位工程的所有资料组成一卷，要按“文种”类型（XXX隐蔽工程检查验收记录、XXX安装记录、XXX检查记录、XXX试验记录、XXX射线探伤报告、XXX联动试车记录等）分门别类组卷。6.1.5合格证属于设备材料验收资料，数量较多的合格证可以单独组卷，组卷时按专业再按材质区分或按单位工程区分，数台同一型号的合格证只粘贴正反面一份。6.1.6案卷中检测人员及焊工证书必须用扫描件而不能用复印件。6.1.7建筑工程分部、分项检验批质量验收记录和质量验收记录按施工文件组卷，内容较多时可单独组卷。6.1.8单位工

13、程质量检验评定表和分部工程质量检验评定汇总表按单位工程施工文件组卷；分项、分部工程质量检验评定表由施工单位保存。6.1.9 监理文件按单项工程、单位工程并结合专业、文种组卷。6.1.10为了保证档案资料的完整性和系统性，避免监理文件与施工文件重复归档，施工阶段监理工作中形成的基本表式（A类表、C类表）必须与相应的施工文件配套，由施工单位、工程总承包单位按相关要求组卷、归档，监理单位不再组卷、归档。如果“报验申请表”与施工文件一一对应的按配套排序；如果一份“报验申请表”对应几项内容的，“报验申请表”排列在分部工程相关卷(册)的卷内目录之后，具体的施工文件表格按表号由小到大排列，若本卷内容较多分册

14、后，本册无“报验申请表”的在备考表中说明。6.1.11施工文件及监理文件中的“结论或意见”栏目不允许空白；“签字”栏目也不允许空白，如无需签字时，必须用“/”（斜杠）来表示。6.1.12施工文件的排列顺序6.1.12.1炼油化工建设项目施工文件的排列顺序，执行手册交工技术文件的排列顺序。6.1.12.2公用系统工程及民用系统工程等项目施工文件的排列顺序，执行甘肃省建设工程质量标准。6.1.12.3电力、铁路、通信工程、水利等项目施工文件的排列顺序，可按有关部颁发的相关规定执行。6.1.12.4若某一案卷资料较多时，可视情况分别组成若干分（册）卷，各卷（册）的题名相同，但落尾书写为（第*分册/共

15、*册）（*用阿拉伯数字标注）。6.1.13竣工图的排列顺序6.1.13.1竣工图按单项工程、单位工程并分专业按原设计图纸目录 、编号顺序排列组卷。不允许把不同专业、不同设计号的图纸组成一卷(册)。6.1.13.2某一案卷图纸较多时，可视情况分别组成若干分（册）卷，各卷的题名相同，但落尾书写为（第*分册/共*册）。（*用阿拉伯数字标注）6.1.13.3与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更，必须将其分别复印后附在对应的竣工图册中。6.1.13.4竣工图册中所附的设计变更通知单超过一份的，必须编制设计变更通知单明细表，按照图纸原有的顺序将复印件排序后，排列在备考表之前，并在卷内目录中添加顺序号

16、和条目，条目填写为“设计变更单明细表及变更单；若只有一份设计变更通知单，则条目填写为“设计变更通知单”。6.1.13.5竣工图册中所附的变更单复印件必须从本册图纸页号的最后一位接着连续编写页号，并在卷内目录中标注页号。6.1.13.6一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一册的，应将复印件附在有关图册中，排列在备考表之前。6.1.13.7工程联络单、材料代用单等的内容涉及到图纸的修改，在处理上应与6.1.13.4和6.1.13.5和6.1.13.6条一样。6.1.13.8凡附设计变更通知单的图册，在备考表中注明该图册第X页有变更。6.1.13.9对于多家施工单位施工同一工程的情况，该项目竣工

17、图需由监理单位或由总承包单位指定其中一家单位整理、编制，案卷外封面上的立卷单位填写一个主要编制单位，并加“等”字，但其它单位的施工情况必须在卷内备考表中注明。按照竣工图章“谁施工谁签署”的原则，该项目“竣工图章”多家单位均应加盖并签署。6.1.14 监理文件的排列顺序参照国标GB50319-2000建设工程监理规范和SH/T3903-2004石油化工建设项目监理规范及中国石油天然气集团公司建设项目文件归档范围和保管期表（见附录）。6.2案卷编目要求6.2.1卷内文件页号的编写6.2.1.1卷内文件排列后，凡有书写内容的页面均应编写页号，要逐页用号码机从001开始打印页码，打印油一律采用黑色印油

18、。如果文件材料的材质为油面印刷，则采用黑色或蓝色圆珠笔手写页码。6.2.1.2页号编写位置：单面书写文件在其右下角；双面书写文件，正面在其右下角，背面在其左下角；图纸的页号编写在图标栏外右下角。6.2.1.3印刷成册的文件，已有页号并连续、不中断的不必重新编写页号；没有页号的文件，从首页“001”开始编起；若文件前面有页号、后面没有页号的，后面的页号可从前面页号的最后一位接着连续编写。6.2.1.4各卷（册）之间不连续编页号，各卷（册）页号都应从“001”开始编起。6.2.1.5案卷的外封面、内封面、卷内目录（原有目录除外）及卷内备考表不编写页号。6.2.2案卷外封面的编制 案卷外封面应采用打

19、印方式，格式见附表3。6.2.2.1案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容，必须包括建设项目名称，即建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称/专业+文件名称。另外，生产装置名称前填写生产规模（如：X万吨/年），检维修项目需要在文件名称前加“检维修”字样，归档外文资料的题名应译成中文。如果建设项目只有一个单项工程，则建设项目名称就是单项工程名称，在案卷题名中省略建设项目名称。案卷外封面上，可将建设项目名称单列一行打印。在打印案卷外封面尤其是案卷题名前，应经监理单位和项目主管部门、档案管理部门确认。例1：建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称/专业+文件名称（即落尾书写为“交工技术文件”或“竣

20、工图”）施工文件 竣工图 监理文件例2：建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称/专业+文件名称（根据文种或具体文件材料题名编写）隐蔽工程检查记录 检测报告监理细则 产品质量证明书6.2.2.2立卷单位，应填写文件组卷部门。施工文件、竣工图的立卷单位一般填写施工单位；EPC/PC总承包项目立卷单位填写分包施工单位；监理文件的立卷单位填写监理单位。立卷单位要求填写单位全称（以公章为准）。6.2.2.3起止日期，文字卷填写卷内文件形成的起止日期；图纸卷填写项目工程交接时间。格式如：文字卷填写2004-06-212004-09-14（中间用联接） 图纸卷填写 2004-08-12 6.2.2.4保管

21、期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。填写保管期限时参照中国石油天然气集团公司建设项目文件归档范围和保管期表（见附录），以一卷内保管期限最高的那份文件的期限为准填写该卷的保管期限（立卷单位填写）。6.2.2.5密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级。6.2.2.6档案号，应根据项目档案分类编号方案，填写档案号（档案部门负责填写）。6.2.2.7档案馆号，填写给定的代号（档案部门负责填写）。6.2.2.8在案卷外封面右上角，加盖“正本”或“副本”红色印章。其图章式样如下（尺寸为30mm18 mm）： 6.2.2.9案卷外封面采用统一模板。6.2.3案卷内封面的编制施工文件、竣工图、监

22、理文件组卷必须有案卷内封面，案卷内封面排列在卷内目录之前，并由案卷编制单位和公司项目主管部门、监理部门的责任人员审核、签名。6.2.3.1施工文件“案卷内封面”格式详见附表4-1、4-2、4-3。附表4-1为非总包项目使用，附表4-2为总包项目使用，附表4-3为无监理项目使用。6.2.3.2竣工图“案卷内封面”参照相应的施工文件“案卷内封面”格式，将“交工技术文件”改为“竣工图”。6.2.3.3监理文件“案卷内封面”格式见附表4-4。6.2.3.4内封面填写说明6.2.3.4.1 “ 工程”在公司项目管理责任单位指导下填写。6.2.3.4.2单项（位）工程名称的填写，按照公司项目主管部门或监理

23、单位或工程总承包单位下发的单项工程、单位工程划分及编号一览表中的名称填写。6.2.3.4.3施工文件、竣工图的“组卷单位”为施工单位；监理文件的“组卷单位”为监理单位。6.2.3.4.4同一单项/单位工程竣工图的“竣工图章”编制人栏目的签名与其案卷内封面编制人栏目的签名，原则上应为同一个人。6.2.3.4.5审核单位为公司项目管理责任单位、“审核人”为公司项目管理责任单位施工负责人/现场代表签名、“负责人”为公司项目管理责任单位负责人签名。6.2.3.4.6“案卷内封面”由组卷单位采用打印方式，将内容打印齐全、清楚，其中“单位”栏无需打印，全部加盖公章。签名栏必须是手写体原笔迹。6.2.3.4

24、.7设备仪器随机资料不加内封面。6.2.4卷内目录的编制卷内目录格式见附表5，排列在卷内文件之前。6.2.4.1序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。6.2.4.2文件编号，应填写文件文号、编号或图纸的图号，或设备、项目代号。例如：炼化项目施工文件编号可填写手册交工技术文件中的分类编号。6.2.4.3责任者，文字卷填写文件材料的直接形成（编制）部门；图纸卷填写编制单位。6.2.4.4文件材料题名，应填写文件材料标题全称，或拟写文件题名。6.2.4.5日期，应填写文件形成日期，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2005-09-18。6.2.4.6页号，填写卷内文件的起页数

25、，最后一件的页号填写本文件“起页数-止页数”。6.2.4.7所有案卷须加卷内目录。6.2.5卷内备考表的编制6.2.5.1卷内备考表要标明案卷内文件的件数（填写卷内目录序号栏中最后一份文件的序号）、页数（张数）以及在组卷过程中需要说明的问题，排列在卷内文件之后（格式见附表6）。6.2.5.2 互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案单位的档号，并注明其载体形式（档案部门填写）。6.2.5.3立卷人，由责任立卷人签名，立卷日期填写完成立卷的日期。6.2.5.4检查人，由案卷质量审核者签名，检查日期填写审核的日期。6.2.5.5施工文件及竣工图“卷内备考表”的立卷人、检查人应由施工单位责

26、任人员审核、签名。6.2.5.6监理文件“卷内备考表”的立卷人、检查人应由监理单位责任人员审核、签名。6.2.5.7设备仪器随机资料等其它项目文件“卷内备考表”的立卷人由整理者签名。有EPC/PC总承包的项目，检查人由总承包单位责任人员审核、签名并加盖单位公章；其它项目，检查人由建设单位项目管理责任单位责任人员审核、签名。6.3案卷装订要求6.3.1施工文件、竣工图、监理文件及设备随机资料采用整卷装订形式，即卷内所有文件装订在一起。6.3.2案卷内不应有金属物，装订前应修补或裱糊破损文件。6.3.3横向表格文件装订时，其表头靠左边装订，文字内容超出装订线时，要先处理留出装订边后再进行装订。6.

27、3.4图纸按A4幅面采用先横后竖“手风琴”式折叠法，图签标题栏露在外面。如果图纸所附加的规格表、设备一览表等和图在一个图面中，应先将规格表、设备一览表等裁成A4规格后，再和图纸一并按A4幅面装订。6.3.5文字材料和图纸必须按标准297210毫米规格折叠装订，并在左边留有25毫米的装订边，装订成册后的案卷必须是一个平面，如果左右不平衡时应在装订线的一侧加硬条垫平，装订成册的案卷厚度不得超过20毫米。6.3.6 案卷装订时，如果有幅面规格小于A4的，必须背贴A4纸后再装订。如果是印刷成册或成套的，就不再粘贴A4纸，可保持原来的排列顺序及装订形式。6.3.7 凡装订的案卷应按外封面 内封面 卷内目

28、录文字材料(图纸) 卷内备考表的顺序排列。即先把内封面至备考表之间的文件材料用棉线绳按三孔一线的方法装订起来，然后在装订好的外表粘贴外封面。6.3.8 装订好的案卷应做到牢固、整齐、美观，卷内无错页、倒页、压字，不妨碍阅读，便于保管和利用。7竣工文件的归档要求7.1兰州石化公司建设项目竣工文件归档范围和保管期限执行中国石油天然气集团公司建设项目文件归档范围和保管期表（见附录）。7.2实行EPC/PC总承包的建设项目，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、整理，并提交工程总承包单位汇总；由建设单位分别向几家承包单位发包的，由各承包单位负责收集、整理其承包项目的全部文件；监理单位负责收集、整理

29、项目监理文件。7.3归档程序7.3.1施工单位、工程总承包单位完成施工文件及竣工图的编制、整理、审核后，应将其提交监理单位，由监理单位对案卷的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核，由责任人员在“案卷内封面”处签名确认，再提交公司项目管理责任单位进行审核，由责任人员在“案卷内封面”处签名确认，并由公司项目管理责任单位组织，按档案管理规定向公司档案管理部门归档。其流程是：施工单位/工程总承包单位 监理单位 公司项目管理责任单位 公司档案管理部门 7.3.2未实行监理的建设项目，施工单位完成施工文件及竣工图的编制、整理、审核后，应将其提交公司项目管理责任单位进行审核，由责任人员在 “案卷内封面”上

30、签名确认，并由公司项目管理责任单位组织，按档案管理规定向公司档案管理部门归档。其流程是：施工单位 公司项目管理责任单位 公司档案管理部门7.3.3监理单位完成监理文件的编制、整理后，应将其提交公司项目管理责任单位，由公司项目管理责任单位对监理文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核，由责任人员在“案卷内封面”处签名确认，并由项目管理责任单位组织，按档案管理规定向公司档案管理部门归档。其流程是：监理单位 公司项目管理责任单位 公司档案管理部门7.4归档的竣工文件必须达到完整、准确、系统，保障生产（使用）、管理、维护、改扩建的需要。7.4.1竣工文件的完整是指按中国石油天然气集团公司建设项目文

31、件归档范围和保管期表（见附录）所确定的内容，将建设项目全过程中应该归档的文件、资料归档，各种原件齐全。7.4.2竣工文件的准确是指文件的内容真实反映建设项目竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。7.4.3竣工文件的系统是指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。7.5凡应归档的竣工文件原则上归档原件。7.5.1因特殊原因归档原件确有困难，可以归档复印件，但内容必须清晰，并由提供文件材料的单位对复印件（例如合格证、质量证明书、检验报告等）加盖证明其真实性的单位印章和签字，同时还必须得到公司项目主管部门及档案部门的认可。7.5.2若为硬物合格证即金属和塑料合格证等的可用复印件，同时在复印件上注明“此合格证为金属合格证或塑料合格证”，然后将金属或塑料合格证等用双面胶粘贴在合格证粘贴表中，按单项工程或单位工程单独归档。7.5.3传真件不得作为原件归档，应由接收部门在其复印件上签署意见并签字和加盖部门公章方可作为原件。7.5.4设计修改通知单采用计算