行政日常管理制度Word格式.docx

1、每星期五举行一次，由监理公司主持，研究解决一周来安全生产运行中出现的问题，要求监理公司编制日报、周报及月报，及时存档，印发公司有关部门及各项目单位。八、党总支各类工作会议：由党总支书记主持，党工部组织实施。九、大型会议：指全体员工大会以及年度性的总结、表彰等大型会议。根据会议性质，由办公室（党工部）按照领导指示，对会议进行会务安排和会议组织，拟定议程，起草与审核有关材料等。第二节 机关文印管理办法一、公司行文及领导审批的文字材料由办公室负责打印。二、凡以公司文件文头行文的各类材料，统一由办公室审核、印制。三、各部门凡以公司文头行文的材料，需呈报电子板，填写发文审批笺，主管领导和相关领导会签、总

2、经理审批后，由办公室统一审核安排印制。打字员按主次缓急进行打印。未经安排的打印材料，打字员不得打印。四、材料的校对，材料打好后先由起草单位（部门）领导审阅把关，签字后再由办公室主任审核签字，方可出正式文稿，确保文字、数据准确无误。五、文印人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印资料中有关企业机密或单位管理中必须保密的事项透露给他人，不能截留任何文件。六、文件打印严格按照公文格式统一要求进行排版，其他材料要本着美观、大方的原则进行编制。第三节 招待费管理办法为加强公司内外招待的管理与控制，使招待工作规范化，避免不必要的开支与浪费，合理控制招待费用，结合公司原制定的相关规定，制定本规定。一、

3、招待费用的适用范围招待费是指因工作关系招待有关人员发生的就餐费、住宿费、差旅费和酒水等费用。二、招待费的管理原则（一）热情接待，厉行节约的原则。对外接待工作人员都要态度热情、积极主动，不搞奢侈性的招待；严格控制购买礼品、土特产等产生的其他费用。（二）定点接待的原则。接待工作原则上安排在本单位食堂，以工作餐的形式完成接待任务；确需外出接待，要实行“定点饭店、体现特色、降低费用”的原则，确定招待用餐内容。（三）事前审批的原则。根据职能及工作需要，对招待的规格及费用要提前做出预算，并经过相关领导审批方可安排接待。（四）内外有别、特事特办的原则。公司内部因工作需要就餐的一律以工作餐接待；如有上级或当地

4、政府部门有关人员到场，确需接待的要本着节约的原则安排就餐。（五）对口接待原则。各部门接待来宾要对口安排，并严格控制陪客人数，非相关人员不得参与。三、对外接待（一）公司办公室对招待费的使用程序及每次就餐标准负责把关。具体程序是：由接待业务的单位填写派餐单（提出招待申请）；经分管领导同意，办公室根据招待人数及级别确定用餐标准和招待地点。（二）招待客人时，一般限定在公司内部食堂，特殊情况方可在外安排定点的饭店，在外安排招待必须经办公室分管领导和总经理批准后，方可执行。就餐完毕由办公室签单或授权签单，每月由办公室统一结算，财务部对各单位招待费支出进行登记。（三）每次招待工作按照接风、送行的原则宴请，其

5、余时间以工作餐接待，工作餐早中晚分别按16元、40元和40元标准执行。（四）宴请标准：接待对象为省部级人员时，宴请标准为480/人（含酒水）；接待厅局级人员标准为400元/人（含酒水）；接待处级及合作单位人员标准为320/人（含酒水）；接待其他人员按240元/人标准执行（含酒水）。（五）住宿标准：应选择24星级酒店的标准间。（六）严格控制如购买礼品等产生的其他费用。四、对内接待（一）每次招待工作按照接风、送行的原则宴请，其余时间以工作餐接待，工作餐早中晚分别按16元、40元和40元标准执行。（二）宴请标准：公司负责人出席接待客人时，宴请标准为320元/人（含酒水）；分管领导出席接待客人时，宴请

6、标准为240元/人（含酒水）；其他人员出席接待时，宴请标准为160元/人（含酒水）。（三）住宿标准：（四）严格控制如购买礼品等产生的其他费用。五、管理措施（一）办公室是对外接待执行单位，上级部门来司考察、调研、参观等外事活动由对口部门提出申请，办公室根据接待标准统一安排。（二）尽量在本单位食堂完成接待任务；在定点酒店招待时，实行定点饭店优惠制度，本着体现地方特色、降低费用的原则，确定招待用餐内容，酒水以“山西煤销特供酒”为主。（三）各部门接待来宾要严格控制陪客人数，非相关人员不得参与宴请。（四）各部门要严格控制费用开支，如有超支费用，由经办部门负责人承担超支部分的20%。（五）经办部门要及时办

7、理招待费用的结算，对定点酒店的费用一个月结算一次。（六）严格控制对内部单位人员的接待，能在食堂接待的不去酒店，能在定点酒店的决不去其他酒店，能在低档酒店的决不去高档酒店。（七）招待费实行月度预算管理，单次审批制度，各部门根据本部门的工作计划，按月编制招待费支出预算，预算要经过分管领导的审批办理，在具体接待时要按规定标准进行审批。（八）财务部门对招待费按部门单独登记，每月与相关部门进行核对。六、财务控制与监督（一）经办部门要对接待情况建立台账，及时掌握是否符合标准等情况。（二）经办人报销招待费时，财务人员要严格审查有关票据，加强监督。一切未经办公室审核的票据及就餐费用，财务部不予办理报销。（三）

8、财务部对在本地发生的招待费进行集中支付，经办人员不得用现金结算，否则不予报销；异地发生的招待费用尽可能采用转账方式结算。（四）公司纪委会同有关部门，对招待费用定期或不定期进行检查，发现违规行为，要严肃处理。七、其他（一）招待费用要定期进行报告与公示。（二）原制度与本规定有冲突的，以本规定为准。（三）凡没有完善就餐手续而发生的招待费用一律自理。（四）招待来客时，严格控制陪餐人数，一般情况下，陪餐人员只限于分管领导、部门负责人及直接业务人员。陪餐人数一般不能超过来客人数。（五）公司主要领导可根据实际情况安排业务招待。第四节 会议费用管理制度为加强各种会议的管理与控制，使会议工作规范化，避免不必要的

9、开支与浪费，合理控制会议费用，结合公司原制定的相关规定，制定本规定。一、会议费用开支范围会议费是指公司组织召开的股东会、董事会、监事会、公司办公会、总经理办公会以及公司组织召开的技术评审会、专家研讨咨询会、地企合作协商会、上级单位邀请或要求参加的会等会议产生的费用。二、召开会议应遵守以下要求（一）各部门召开会议应本着工作需要、切实有效的原则办理。（二）召开会议应有书面通知并明确时间、地点、内容、目的、标准、费用承担方式等有关事项。（三）会期要尽量缩短，实际会期不超过一天。（四）各种会议原则上在本单位会议室举行，大型会议也可选择在单位定点酒店举行。（五）参加上级单位和主管部门组织召开的会议以及参

10、加外部会议必须有参会通知书或邀请函等。三、会议费开支标准（一）公司组织的会议原则上每人每天费用不超过280元。（二）以上会议费标准只包含会议的食宿费，租赁会议室费用和资料费等另行计算。（三）上级单位组织的邀请或要求参加会议的费用以通知为准。四、管理措施（一）公司组织召开的各种会议的费用实行预算审批管理。预算金额超过3万元的要经过集体研究决定。（二）会议期间，参会人员用餐尽可能采用自助餐形式。（三）减少会议次数，在条件允许的情况下，采取集中开会的方式。（四）财务部门核算会议费开支，并定期公示与公布。（五）会议期间不得发生烟、水果等招待性质的费用开支。第五节 印章管理办法一、公司印章、办公室印章由

11、办公室负责管理。二、各部门印章由办公室统一负责刻制、启用；部门印章应指定专人保管。三、公司印章使用实行登记制度，登记的项目包括：时间、部门、经办人姓名、内容、用印份数、签批人等。四、公司印章由办公室专人负责保管，并做好登记工作。一般不得随意带出单位，更不得供他人使用，如发生遗失，应及时报告单位领导并声明作废。五、印章使用要严格履行用印审批手续，凡需加盖公章的内容或文书，都必须经过有关领导批准。六、印章停用或作废并启用新印章时，要发作废旧章、启用新章的通知。七、旧印章停用后，要清查回收，并将清查结果报告领导，请领导审定旧印章的处理办法，根据批示分不同情况上缴或销毁。八、凡未经领导批准私用印章的，

12、追究当事人责任并给予处罚。第六节 固定电话费用管理办法一、为进一步加强固定电话费用的管理工作，更好地厉行节约，制止浪费，本着工作需要，方便生产，节约开支的原则，结合公司实际情况，制订本办法。二、本办法所指的电话是公司内的办公、生产等工作场所使用的固定电话。三、未开通长途功能的电话，因工作需要需开通长途功能的，须向办公室申请，经总经理批准后，安排开通使用。四、因工作调整或其他原因不再需要市话或长途功能时，使用部门必须及时向公司办公室提出，由公司办公室安排取消。五、各部门应严格按话费限额标准执行，话费限额标准详见附表。六、电话费用的支付由公司后勤保障中心统一办理。七、电话费使用规定（一）每月初，由

13、办公室对各部门上月度电话费使用情况进行统计核对，对完成月度限额情况提出考核意见。（二）当月话费支出超出限额，所超部分由单位负责人自付。（三）使用部门未能及时报告应取消功能的电话而造成额外费用支出的，由责任部门负责人承担话费。（四）电话仅限公务用途。使用电话办理私事的，一经发现，每次罚款50元。（五）值班人员要精心爱护值班电话移动终端，如有人为破坏，除照价赔付外，并处以500元罚款。八、每月各部门的话费使用情况，由办公室统计核对后公布。九、本办法由公司办公室负责解释。第七节 文件管理办法一、公司所有文件统一由办公室管理，文秘人员具体负责。二、公司文件印制，每份文件必须留两份存档。下发给各部门文件

14、由各部门自行妥善保管。三、上级、地方政府及政府职能管理部门来文，应按类别进行签收，填写公文处理卡，按文件种类使用不同文件夹，呈报办公室主任批示。四、文件收发人员要及时跟踪文件动向，按照办公室主任的呈报意见及时呈报领导批示，然后再根据领导的批示依次传阅处理。五、文件收发员要按照收文登记及时跟踪每个文件的走向，直至文件处理落实完毕后归档，杜绝文件中途停滞或走失。六、文件在处理途中，如遇承办人不在要及时反馈办公室主任处理；承办部门（人）处理文件时间较长时，可复印文件给承办部门（人），原件由承办人签署处理结果后及时归档。文件处理程序为：办公室主任呈报意见-领导批示-承办部门领导处理承办部门签字归档。七

15、、机要文件的范围。（一）机要文件范围：中共中央文件、国务院文件、中共中央办公厅文件、国务院办公厅文件等。（二）省、市政府以及上级公司的密级文件。（三）阅读范围为矿长助理级以上的期刊或资料。八、机要文件设专人收发、及时收回。文书根据上级机要部门的规定，做好文件清退工作，清退时要向上级机关送清单一份，凡经上级部门同意不必回收的机要文件，也应定期清理并按保密规定自行销毁。文件回收完毕后，如缺文件要向上级机关报送经领导审定的缺文情况报告，并认真检查文件丢失原因。九、单位领导阅读机要文件，由办公室主任送阅。十、密级为秘密以上的国务院文件，按规定的阅读范围阅读。十一、秘级为秘密以上的中共中央文件、内部参考

16、，如需要复印或传达扩大范围，须请求上级机要部门批准后方可复印，其他机要文件复印须经公司领导或办公室负责人批准，并登记备案。第八节 机关保密制度为做好机关保密工作，根据公司有关规定特制定如下制度：一、文电在起草、收发、承办、立卷、归档或销毁等工作中，严格执行公文处理的各项规定。二、文件印制应严格履行手续，承办人按规定的分数验收，废页要及时销毁。三、复印文件应指定专人负责，并严格签批手续。四、坚持在办公室或阅文室阅读文电，私人不得留存秘密文件，也不得将密件携带外出。五、查办案件过程中的全部材料应该严格保密。六、公司内部召开的各类会议记录及会议文件要严格保存。七、宣传报道稿件应严格把关。八、未经比准

17、，微机中存储的内容不得为外单位调阅，微机软件不得外借。九、使用普通电话时，不得谈论涉密事项。十、对上级及公司内部规定的保密事项应严格保密。第九节 办公电话接听管理办法一、总则电话联系是公司经营活动以及与外界沟通和联系的重要手段，是展示公司形象的重要窗口之一。为了树立公司良好的形象和声誉，员工在接听和处理相关业务时，应遵守以下规定。二、接听电话（一）上班时间各部门要有人员留守接听电话，特殊情况要委托他人代接。（二）接听电话人，应于铃响4次内接听，并向对方说：“您好！XXX部门”。（三）接听电话应语言温和，不能大声叫嚷。（四）当对方所要找的人不在时，应询问对方，是否留言并转达。（五）接听电话实行首

18、接负责制，即第一个接听者要帮助来电者实现其来电目的。三、电话记录（一）接听电话应根据需要留有记录，以便归档备查。（二）电话记录主要包括如下内容：通话时间、来电者单位和姓名、通话内容与事项、记录人姓名等。（三）电话记录事项应及时转告有关部门和负责人进行处理。（四）电话记录凡涉及公司秘密的要注意保密。四、拨打电话（一）拨通电话后，对方接听时应说：王家岭煤业。”（二）在确认对方身份后，简述需办事由。（三）电话交流要表现温文而雅的气质，不要过分客套和含糊其词。（四）对方告知的重要细节，如号码、金额、时间、地址等，要随手记下或重述一遍，以免差错和遗忘。（五）委托对方留言或转达时，一定要记下他的姓名和所在

19、部门。（六）通话完毕后，要道别，静候对方挂断电话。第十节 计算机管理办法第一条 计算机是员工办公的必要工具，为了强化计算机管理，保证工作效率，特制定本办法。第二条 计算机原则上专机专人专用，未经允许不得擅自使用他人电脑、偷看他人资料。第三条 使用者要妥善保管和维护设备，不得随意调换他人计算机的部件，如鼠标、键盘等。第四条 计算机使用完毕后要按照正常的关机方法关机，不得强行关闭电源，无特殊原因下班后必须关机。第五条 计算机使用人要做好计算机资料的保密工作，计算机必须加开机密码，使用人离开机器时要及时锁定。第六条 不得在办公时间利用计算机上网聊天；不准上班时间使用计算机玩电子游戏。第七条 不得在办

20、公时间下载电影、游戏及与办公无关的软件。第八条 不得私自修改系统配置、拷贝系统使用的软件。第九条 要加强计算机病毒管理，严禁使用带有病毒的软盘、光盘或其他存储设备。第十条 要养成备份重要文件的习惯，防止因系统损坏而丢失公司重要数据。第十一条 财务、人劳等专用计算机要专机专用，严禁安装其它无关软件。第十二条 计算机在使用中出现问题，应联系信息科专人维修，禁止私下处理。第十一节 机关办公场所管理制度一、公司机关各办公场所的卫生均实行责任承包，各承包部门必须按时清扫，经常保持室内外卫生清洁、干净、符合标准。二、办公人员要衣冠整洁，仪表大方，岗位工要穿工作服上岗，待人要谦和，与同事和睦相处，团结一致。

21、三、办公人员要作风正派，对工作认真负责、一丝不苟，及时按标准完成各项任务。每日上班前将办公室清扫干净，办公用品要摆放整齐，做到整洁、美观，给人一种舒适感。四、办公楼卫生责任部门在员工上班之前要将楼道、楼梯、扶手、痰盂、厕所等公共场所、设施清扫干净，给职工创造一个良好的工作环境。五、办公楼服务人员要服务周到，待人热情、礼貌，坚守工作岗位，做到随叫随到，不得脱岗、串岗、离岗。六、办公楼服务员每日上班半小时前将领导办公室整理干净，要经常擦沙发、茶几、地板、办公桌、窗户、玻璃、床头、衣架等，保持领导办公室窗明几净、一尘不染。对领导办公室的办公用品要摆放整齐、合理，做到美观大方，同时要供足饮水。七、办公

22、楼服务员要保持会议室清洁干净，上班前要给会议室准备好开水，备好茶叶。开会时要给参会人员泡好茶，并及时添水。泡茶、添水时要保持茶水不溢满、不外倒，杯壶响声较小，不影响会议正常进行。会后要及时清理会议室，以便下一个会议正常安排。保持水壶干净、茶杯无垢。洗饮具时要用开水进行清毒处理。八、办公楼服务员礼仪接待要符合标准。第十二节 立卷归档制度为保证本单位档案的完整性与及时性,加强文书档案立卷工作,特制定本制度。一、各单位各部门在工作活动中形成的各种具有保存价值的材料, 都要按年度分别立卷归档，具体包括：重要会议材料，重大活动材料，上级发文及与本单位工作有关的决议、决定、指示、命令、条例、规定、计划等文

23、件材料，重要领导讲话、典型材料、会议简报、会议记录、录音带、录像带、照片等，收发文件、管理文件、技术文件等。二、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整，结案后及时交专（兼）职档案人员归档， 工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚, 不得擅自带走或销毁。三、凡公司缮印发出的公文（含定稿和两份列印的正件与附件、批复、请示、转发文件，含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理，一项工作由几个部门参与办理,在办理过程中形成的档案材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。四、立卷质量要求:（一）为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部室兼职档案员配合,档案室

24、档案员负责组卷、编目。（二）案卷质量总的要求是:遵循档案的形成规律和特点,保持档案之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。（三）归档材料的种类、份数以及每份材料的页数均应齐全完整。（四）在归档的材料中,应将每份的正件与附件,印件与定稿,请示与批复,转发件与原件,多种文字形成的同一档案,立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单立卷, 少数普通文电如果与绝密文有密切联系,也可随同绝密文电立卷。（五）不同年度的档案一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷; 没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文

25、件放在会议开幕年。（六）卷内材料应区别不同情况进行排列,密不可分的材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其他材料依其形成规律或特点, 应保持档之间的密切联系并进行系统的排列。（七）卷内材料应按顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角和背面的左上角列印页号。五、案卷的装订和案卷各部分的排列格式:案卷装订前,卷内材料要去掉金属物。六、对破坏的材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷, 案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。七、归档。（一）每年度的文件材料必须在次年的六月底前立卷，然后编制档案移交清册，一式三

26、份，连同有关资料，向档案室移交归档。（二）归档时，交接双方必须根据移交清册核对案卷，交接双方必须在移交清册上签字。（三）移交清册一份移交单位留存备查，一份归入档案，一份作为检索目录。八、案卷各部分的排列格式:软卷封面（含卷内档目录）一档一封底（含备考表）,以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。第十三节 档案库房管理制度一、档案库房是档案资料保护和储存的重要基地，是提供利用档案的中心，除领导批准外，非本室工作人员不得入内。二、保管档案必须有专用库房，并设专人负责管理。库房内应采取有效的防护措施，保证档案安全。三、档案进出库房，要建立严格的登记制度，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的

27、调阅、归还。四、档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光的措施。五、对新接收入库档案要严格检查，对有蛀虫、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。六、库房内安置温湿度计，每天定时测记。库房的温度应控制在14-24之间，相对湿度应控制在45-60之间。七、库房内应保持清洁，不得堆放与档案无关的物品。八、每年初，要对上年度案卷进行总清点，检查帐、卡、物是否相符。九、每天下班前，应关闭库房门窗，切断水、电源，确保档案安全。十、定期打扫库房卫生，保持库房与档案的清洁。第十四节 档案收集制度一、档案员对各部门所有形成资料和外来文件都要及时收集，防止失散。二、接收范围主要指行政

28、管理档案、经营管理档案、基本建设档案、科学技术研究档案、会计档案等。三、档案收集工作要求（一）齐全完整。文件资料形成后，应将文件底稿、清样、附件收集齐全，随同文件资料一并保存。（二）主动及时。档案员要经常、主动、及时地将各部门形成的文件资料收集归档，不等不拖，防止失散。（三）宁宽与勿严。档案收集是为文件资料归档立卷服务的，有些材料在形成时的存在价值难以看准，部门在收集过程，宁宽一些，不可过于严格，以防在鉴别时需要立卷的材料散失而造成无法弥补的损失。第十五节 档案整理制度一、档案整理的内容党群工作文件材料的整理。行政管理文件材料的整理。经营管理文件材料的整理。生产技术管理文件材料的整理。地质勘探

29、文件材料的整理。基本建设文件材料的整理。产品文件材料的整理。设备仪器文件材料的整理。会计档案文件材料的整理。干部、职工档案文件材料的整理。声像档案文件材料的整理。实物档案整理。底图整理。二、档案整理工作原则（一）档案的整理必须保持文件之间的历史联系。（二）档案整理应该充分利用原有基础。（三）档案整理必须便于保管和利用三、档案整理工作必须在办公室主任的领导下，认真实施整理工作的全过程。第十六节 档案保管制度一、档案资料管理在专用的库房设施下存放。二、严格执行防火管理，档案库房必须具有消防器材。消防器材要时刻保持灭火功能正常，能随时发挥其灭火作用。三、严禁易燃、易爆品（煤油、汽油、雷管、火药、爆竹等）带入库房，一经发现除写书面检