南京大学会议费管理暂行办法.docx

1、南京大学会议费管理暂行办法南京大学会议费管理暂行办法第一章 总则第一条 为进一步加强和规范我校会议费管理，精简会议，改进会风，提高会议效率和质量，节约会议费开支，根据中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见（中办发201650号）等文件要求,结合我校实际情况，制定本办法。 第二条 本办法适用于学校、各院系、各单位及项目课题组举办、承办或联合举办的各类国内会议，包括业务会议和行政会议。项目经费管理办法中对会议费标准和报销有明确要求的按其相关管理办法执行。第三条 会议举办者是会议费使用的直接负责人，对会议经费收支的真实性、合规性、合理性、相关性承担直接责任

2、；会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理办法，依法、依规据实报销会议费。各院系、各单位对本院系、本单位所举办会议涉及的经济事项承担管理和监督责任。第二章 会议管理与审批第四条 会议实行分类管理，根据会议内容和性质分为两类：第一类业务会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议，包括学术论坛、研讨会、咨询会、论证会、结题与验收会、评审会、答辩会、暑期学校等。第二类行政会议是指除学术会议之外的其他会议，包括学校和各单位召开的工作研讨会、工作布置会议、传达类会议、总结表彰会、座谈会等。第五条 加强会议管理，坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则。严格控制行政会议数量、会期、规模

3、，各类行政性会议会期一般不得超过2天，包含会议报到和离开时间；按照教学科研活动需要确定业务会议数量、天数、规模，注重会议质量，提高会议效率。第六条 学校实行会议审批制度，各类会议审批程序如下： （一）各院系、各单位、项目(课题组) 根据学科发展、教学、科研等工作的实际需要举办或承办的业务会议由院系、单位负责人审批。（二）机关部处、直属单位召开的各类行政性会议报分管校领导批准。（三）各院系召开的表彰会、庆祝会、纪念活动等，报院系联系校领导批准。 第七条 会议召开前，会议举办者应编制会议预算，填写南京大学会议审批及会议费支出预算表，列明会议的名称、主要内容、举办会议时间、地点及场所、参会人员范围及

4、人数、工作人员数，受托承办会议或联合举办会议的，还应提供委托单位相关文件；编制会议经费来源及支出预算，使用财政专项经费、纵向科研经费和其他实行预算控制的经费召开会议的，应在经费批复的会议费预算额度和标准内开支会议费。会议预算按会议审批程序审批后报财务处审核。第八条 各单位召开会议应当改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。第九条 各类会议应优先安排在学校内部或者本系统内的会议室、礼堂、宾馆、招待所、学术中心等场所。确需安排在以上场所以外的，应当在纳入政府采购范围内的定点酒店、宾馆等会议场所举办。不得到高档宾馆、会所、度假村和党中央、国务院明令禁止

5、的风景名胜区等地方举办会议。第十条 严格控制到外埠举办各类会议。与外埠学校、单位（如协同中心、项目首席单位、子课题单位、项目所在地或项目甲方指定等情形）联合举办会议的需提供项目任务书或预算书等相关材料。其他因特殊事由确需在外埠举办会议的，提交相关说明材料经经费管理部门审核后提交分管校领导或院系联系校领导批准。 第十一条 会议费的使用应遵守学校招投标管理或合同管理的相关规定和要求执行。第三章 会议费开支范围、标准和报销第十二条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室和会议器材设备租赁费、交通费、资料印刷费、医药费及其他等。交通费是指用于会议代表接送站、往返驻地与会场的用车费、会议统一组织的

6、代表考察、调研等发生的交通支出。第十三条 会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下：会议类别住宿费伙食费其他费用合计业务性会议400150100650行政性会议34013080550（一）其他费用包括会议室和会议器材设备租赁费、交通费、资料印刷费、医药费等。（二）综合定额标准是会议费开支的上限，各单位应在综合定额标准以内据实结算，超支部分不予报销。如有特殊情况，应在申报会议预算中提出申请，由经费主管部门审核后提交分管或联系校领导批准。（三）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后

7、的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。第十四条 会议费综合定额标准根据市场价格水平等因素进行动态调整。第十五条 会议特邀代表城市间交通费、专家咨询费、讲课费、劳务费、专项业务考察费、文集出版费等费用纳入会议预决算，但不计入会议费综合控制定额和会议费支出，根据经济用途从相应的支出科目中据实列支：（一）会议代表的旅费。会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法的规定原则上回原单位报销。对确因工作需要，邀请专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费，可以作为国内外专家学术交流来访费用按照学校相应标准在差旅费中报销。（二）根据工作需要发放的专家咨询费、讲课费、劳务费等，按照相关经费管理

8、办法规定执行，在相关科目中列支。发放要求按学校相关规定执行，填写南京大学校外人员劳务费发放表。（三）专项业务考察费、文集出版费等按照相关规定在相关科目中列支。业务性会议安排专项业务考察在编报会议计划和会议预算时必须单列，对考察的必要性、行程安排、费用支出等做专项说明。第十六条 无外地代表，且会议规模能够在学校内部会议场所安排的会议，原则上在校内召开，不安排住宿；本校代表人数超过50%的，原则上安排在校内召开，严格控制本地代表住宿安排。因特殊情况确需安排在校外召开的需经经费管理部门审核后报分管校领导或院系联系校领导批准。会务工作人员一般不支付劳务费，如确属工作日以外加班的，可根据情况适当支付劳务

9、费，标准控制在每人每天100元以内，发放要求按学校相关规定执行。第十七条 对全部使用财政性资金举办的会议，不得再向参会人员收取费用，严禁转嫁摊派会议费；使用多渠道资金举办的会议，按照成本补偿的原则，可以适度收取会议费等，收取的标准不能超过综合定额标准，且应在会议通知中明示。取得的各项收入，应使用合法票据，及时解交财务处，专户核算，实行收支两条线管理，不得坐收坐支。对于收取会议费的会议，或者获得专项资助的会议，应首先使用收取的会议费和专项资助经费。第十八条 对确因需要通过专业会展公司或其他单位代办会议的，需在会议预算中明确提出，费用控制在定额标准内，并按第十一条相关规定执行。 第十九条 会议举办

10、者可以在会议开始前根据实际需要和相关协议、合同的规定，办理部分款项的借款预付手续，借款时应提供会议通知、会议费支出预算表、借款单。因联办或协办会议而需支出的会议费，按照上述管理要求和程序办理。会议结束后，会议经费如有结余，应及时转回学校，不得滞留在学校之外。第二十条 会议费的支付应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡等方式结算，禁止以现金方式结算。第二十一条 会议举办单位应在会议结束后及时编制南京大学会议费支出决算表，办理会议费的报销和领用票据的核销手续。与会议相关的会议费支出及其他支出应一次性集中报销，不得分次拆零报销。第二十二条 会议费报销时需提供南

11、京大学会议审批及会议费支出预算表、南京大学会议费支出决算表、会议通知（包含会议、活动议程、参会人员等）、实际参会人员签到表（如无法提供签到表，可提供参会人员名单、联系方式）、与会议相关的有效发票（收据）和其他单据、会议费合同或协议、会议服务单位提供的费用原始明细单据（需票据开具单位签字盖章）、电子结算单（支付凭条）等凭证。第四章 监督检查和责任追究第二十三条 各院系、各单位应加强本单位会议管理，建立健全本单位会议审批制度，对会议费报销进行审核把关，督促办会人员合理、合规使用和报销会议费。第二十四条 严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁预存、套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公

12、务接待费。第二十五条 各单位应严格执行会议费开支范围及标准，力求简朴、节约，降低会议成本，严格执行国家相关规定。会议用餐以自助餐为主，严禁提供香烟和高档酒水；会议期间不得组织旅游以及安排与会议无关的参观，严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品和礼品；不得使用会议费购置固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用。第二十六条 会议费的公示按照学校相关规定执行，非涉密会议公示的内容包括会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况。第二十七条 学校纪委、监察、审计、财务、经费管理部门等要严格会议经费管理，加强对会议费支出的检查与监督，主要内容包括：（一）单位会议审批制度是否健全，会议活

13、动是否按规定履行审批手续；（二）会议费开支范围和标准是否符合规定；（三）会议费报销手续是否符合规定；（四）会议费管理和使用的其他情况。对发现问题的单位，由学校纪检监察、审计、财务等部门责令改正，违规资金应予追回，并视情况予以通报。对直接责任人和单位负责人，按学校相关规定处理。第二十八条 会议举办人员违反本办法规定，有下列行为之一的，依照学校相关规定追究相关人员的责任。涉嫌违法的，移送司法机关处理。（一）预存、套取会议费设立“小金库”的；（二）以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的；（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；（四）违规报销与会议无关费用的；（五）其他违反本办法规定的

14、。第五章 附则第二十九条 本办法由财务处负责解释。第三十条 本办法自2016年9月1日起执行，南京大学会议费管理实施细则（南字发2015184号）同时废止。附件：1.南京大学会议审批及会议费支出预算表 2.南京大学会议费支出决算表附件1南京大学会议审批及会议支出预算表主办（承办）单位： (校外协办单位： )会议名称会期及时间 年 月 日 至 年 月 日共 天（含报到及离会时间）举办地点及场所项目经费号会议主题及相关说明参会对象会议规模（人数）共 人，其中外地代表 人，本地代表 人，工作人员 人。会议费支出及相关支出预算合计 元伙食费 元/天* 人* 天= 元印刷费交通费住宿费 元/天* 人*

15、天= 元场租费其他 会议费支出小计 专家 咨询费 元/人* 人= 元特邀代表城市间交通费专项业务考察劳务费 元/天* 人* 天= 元 文集 出版费其他 相关支出小计会务费收入预算合计 元收取会务费 元；合作单位汇款 元；专项资助 元各单位、部门 审批意见项目负责人签字单位财务负责人审签（盖章）财务处 审签（盖章）国际合作与交流处审签特殊事项审批：1.职能（经费）管理部门审批；2.主管或联系校领导审批 （请在相应数字打勾）1、职能（经费）管理部门审批2、在外埠举办会议（需另附情况说明）3、机关部处或直属单位召开的工作性会议4、各类庆典、庆祝、表彰、纪念会会议经办人： 联系电话： 填报时间： 年

16、月 日填表说明： 1、各单位应于会议召开前履行报批手续，使用各类项目（专项）经费召开会议的，需附项目（课题）预算书或项目任务书（合同）等复印件 。 报销时须附本表原件；办理预借款时请附本表复印件 。 2、与外埠学校、单位联合举办会议的需提供项目任务书或预算书等相关材料。特殊事项需经经费管理部门审核后报分管校领导或院系联系校领导批准。 3、业务性会议安排的专项业务考察必须单列，对考察的必要性、行程安排、费用支出等作专项书面说明。4、在校外举办会议，会议场所应是纳入政府采购范围内的定点酒店、宾馆等。 附件2南京大学会议费支出决算表主办（承办）单位： ( 校外协办单位： )会议名称会期及时间 年 月

17、 日 至 年 月 日共 天（含报到及离会时间）举办地点及场所项目经费号会议主题及相关说明参会对象会议规模（人数）共 人，其中外地代表 人，本地代表 人。会议费支出及相关支出决算合计 元伙食费 元/天* 人* 天= 元印刷费交通费住宿费 元/天* 人* 天= 元场租费其他 会议费支出小计 专家 咨询费 元/人* 人= 元特邀代表城市间交通费专项业务考察劳务费 元/天* 人* 天= 元文集出版费其他 相关支出小计 会务费收入 合计 元实际收取会务费 元；合作单位汇款 元；专项资助 元。各单位、部门 审批意见项目负责人签字单位财务负责人审签（盖章）财务处 审签职能（经费）主管部门审签（盖章）国际合作与 交流处审签 （国际会议）会议经办人： 联系电话： 填报时间： 年 月 日填表说明： 1、各单位会议结束后应在30天内到财务处办理报销手续。 2、会议费报销时须提供南京大学会议审批及会议费支出预算表、南京大学会议费支出决算表、会议审批文件或项目预算批复件、会议通知（包含会议、活动议程、参会人员等）、实际参会人员签到表、与会议相关的有效发票（收据）和其他单据、会议费合同或协议、会议服务单位提供的费用原始明细单据（需票据开具单位签字盖章）、电子结算单（支付凭条）等凭证。3、会议费支出与其他相关支出应集中一次性报销，不得分次拆零报销。4、国际会议需国际合作与交流处审批。