采购员必知的18条军规详述.docx

1、采购员必知的18条军规详述采购员必知的18条军规 (2011-08-19 14:52:59)转载标签： 杂谈 1.采购作业要非常小心,因工作上的失误而造成公司重大的经济损失,采购是要负担全部责任的,所以做任何事情都不能有“随便”两字。2.与供应商的任何业务往来一定要在事情发生前沟通清楚，并将相关信息及时同业务沟通，严禁单方面进行操作。3.采购在接待供货商时,说话要有礼貌,要有好的形象,同对方交谈时,头脑要灵活,不知道尽量告诉对方,等清楚后再回复,公司其它的事情尽量少谈,找主题重点谈,会客时间尽量在十分至十五分钟之内,谈话时间长,会延误自己的工作,白天的时间是很忙碌的,要懂得善用时间。4.采购工

2、作是有一定的诱惑的,一定不要迷失自我,不要收供货商回扣或礼品(如有都交给上级做处理),这样对你对公司都不好,到时会害了自己。5.同供货商相处,要平等对待,不要认为自己是客户就了不起,这样是没有办法同供货商建立好关系的。6.采购不能以公司名私自开采购单购买自己所需的材料,或帮其它人采购材料,这样做是违法的,任何采购单一定要有客户的正式订单方可作业。7.所有的供货商都要有供货商调查表传真来后,采购自填写供货商评定表给上级批合格后,方可采购原料.然后再登记合格供货商记录。8.仓库每月应对仓存进行一次盘点,并交一份给采购部,采购负责盘亏、盘盈进行分析，并追踪材料的去向。9.后勤在发给供货商进料不良通知

3、时,采购了解情况后,(如有挑选所 所耗工时及损坏的材料都要写清楚由供货商承担一切费用).传真给供货商并追踪回复结果,并出具扣款资料给财务扣除货款。10.采购在作业时遇到困难,要立即告诉上级处理,不要等到没办法处理了再告诉上级,这样会影响货期,给公司造成损失。11.供货商提供的样品,采购员要先记录在样品登记明细表上,然后再给业务部门确认,结果回复供货商，让供应商做相关记录并存档以备用。12.供货商传来的报价单,采购要了解市场原料的最低价,才知道怎样降价,采购员要多同其它公司采购员和公司业务员多交流.才了解材料最低价。13.采购没有权力备原材料,需要备原料或安排库存,一定要有业务的备料通知单方可,

4、而且要把备料给上司知道。14.供货商在报价时,有三种方式:（1）、报可以转厂价，（2）开增值税票（注明是含多少点）。（3）、不用转厂也不用开税票（普通收据）。以上情况一定要在报价单上说明清楚，以防事后发生不愉快的争议。15.采购过程是一个很紧张的过程,有时会一边执行一边做文件,因为这是对外工作,切记要将文件做得清楚,否则会损坏公司的利益。16.若因时间紧迫关系，要求将物料直接从供应商寄客户时，采购员一定要获得上司的批准，且在事后不迟于第二天须将送货数量知会相关业务员开具销售单，采购员应该尽量减少此类事情的操作方式。17.由供应商直接寄客户的货物一定要求供应商不能开立任何单据放于货物当中，并要求

5、供应商写速递单时一定要写我司的名字和电话。18.对于利润过低的销售报价，采购员一定要给上司审核方可报给业务，以保持公司的利润空间。分享一采购员的工作总结 (2011-08-19 14:14:35)工作有计划：在每一天结束前我会在头脑里打旋我什么事没完成，明天的主要事情是什么，做个计划。很重要的，或事情较多，我会记录下来，逐个或交*处理。学会主动与人沟通：经常与车间，仓库，打样车间、品质的相关人员接触，这样便于自己了解产品，跟踪需要，减少工作失误，提高工作效率。对工作的难点重点要有总结：对工作中的难点，事后尽量做个简短的书面总结便于自己以后总结经验。要求厂家处服务处理事得交书面说明。尽量做好工作

6、总结：对所做的工作，每个月至少做个简短的总结。从工作量、工作内容、完成事项，要事处理，问题解决，工作失误，工作计划等方面做个简短的总结。做好供应商的管理：尽量用条款有效的文件去约束牵制他们，让他们能主动争取配合我们工作，及时解决问题，让其感受有压力又有动力。要持续对订单的跟踪：工作要有责任心，要严谨，要主动出击，不要寄希望于供应商肯定没有问题，要及时做好跟催工作，要分析供应商的每一次看似合理的理由，是否隐藏着丝丝供货风险或其它东西。要做好记录，便于查询和统计，及配合相关部门做好工作。问题处理：反应要快，汇报要及时、处理问题要敏捷果断，要有自己较好的处理建议提供，并能与供应商做个合适的谈判结论。

7、职业习惯：要让自己有一个好的职业习惯，有成本概念，有利润思维，有风险意识、有统筹能力、有交流沟通好习惯。这些都有助于自己向一个更优秀的采购靠近，做一名真正优秀的采购员。采购员，在进行业务联系时，打业务电话的要点。1、想好打电话的目的是什么？是询价、是讲价、是订价、是分析市场变化等。2、组织好自身谈话内容的概要，做到谈话流畅，语言丰富，用语专业，亲切自然大方，热情大度。3、对供应商所销售的这个品种及其它供应商（同种产品）的信息要了解，以此好回应对方的谈话。4、要记住对方所销售这个品种现在的大约价格，及你上次所订购价格，或上次你报给对方你购的价格及你虚拟报给对方的价格。5、在关心业务的同时，不妨多

8、给予客户出了业务关心外，工作身体等也做个善意问侯。6、对新客户多介绍并展示一下自己公司的实力和优势等。常用物料降价如何采购？如果你是一名采购人员，接到一个客户来电，对方的报价比上次报价更低了。此时的你接下来会做些什么工作？要确保做好这个品种的采购工作，为企业降低采购成本！首先应意识到此物料行情下降，价格下滑。接下会做如下事：1、 证实信息的准确性。具体就是去询问你所掌握的所有供此货的供应商，给他们以沟通方式的形式告知对方别人给你报价，如何如何的合适，价格降了。看他们的反应。2、 以订货的形式，强压价谈价，查知真实情况。如果真降了，没有不想有货不做点降价表示出货的商人。3、 找寻此物料的前生原材

9、料，从网上，从前生原材料的商家去查实是否有降。4、 证实物料价格真是降了。就得做到要这些天勤询价，讲价，了解行情走势，做到需货时能购到最低的价格。5、 如果你暂时不需要这种物料，你也千万别放松警惕，有很多时侯会出现在降价期间你没购进价格又因某些原因而回升哟！你做采购的要是错过这种时机购货那就是你的失责。采购应该有觉察物料降中见涨的征兆。7、 越是降价时期采购员应该更有信心购得更低的价格。越是降价，越要讲价还价，压价力度要加大，这时你完全可以这样规劝你的供应商：今天你这个价格不卖给我，别人先做了，说不定过两三天你的物料还没找到出路，价格比这个降得更低。没有不心动的。常用物料涨价如何购买？采购最基

10、本的职责就是保证所购产品的质量，和供应商的售后服务跟得上公司需要的前提下，能购得物美价廉的产品。最有能力体现的就是能把握好采购的度，能做好行情降价和涨价的物料供应。在大起大落的环境中能为公司降低直接原材料成本，搏得自己的产品多占领市场份额的机会，就是优秀的采购。涨价的征兆：1、 你打电话给供应商了解情况，供应商表现出惜售的状态。2、 有经常给你打电话询订单的供应商家（有长期业务的商家具有代表性）。近段时间变得在你的电话铃声中消失了。3、 你要订单，不是价格没给到位，对方对你的需货量打折的情况下。4、 你供应商对你大叫前生原材料涨得很多，或有什么意外情况，导致某一种市场走俏的原材料不能生产，或减

11、少。等很多情况下，可能物料要涨价的局势比较大，你作为一名采购员就是密切关心行情动态了。证明有涨，要做好如下准备工作。1、 分析现在行情涨，是你公司用量的淡季还是旺季，淡季有用就行，不给生产断货，旺季就得确保此时的低成本购进。2、 分析出涨价的具体原因：这种涨势会不会导致求大于供，有没有人为炒作，就是前生原材料紧张，能紧张多久。还波及的范围有多大，受不受国际因素的影响，与石油，人民币的兑付等问题关联有多大等到。3、 只有从根本找准的涨势的原因，才能对症想策。4、信息肯定是知道得越早越好，当然你能下手得越早也越好，你完全可能在有所觉察的情况下，先与信息不好，或对你公司合作很好的客户手中购上一担货。

12、这时你可以称你公司的用量加大，什么的，以能购得多点好，最好是价格不涨，或稍有表示。抓住时机，涨价时有时是需要分秒必争的。5、 涨价要沉得住气，不要一听供应要调价，马上就不知所措，或者说有的紧跟其上。要灵活运用，多家订购，越俏的货，越不能在一家做，万一供应商因为特别的原因推辞送货，或不送，到时急得人是你，卖了高价赚钱的是供应商。6、涨价时订购一定有必要采取多项选择，不要让你对供应商的信任导致你需要的产品迟迟不能到库，越是涨价，供应商的前生材料还是紧，说不定供应不可能在你这拿了订单，但是你可能对自己能不能购上原材料心中一点底都没有。这也很正常。你不耗不起与他们赌或者说事后来处理的，为此越是行情不正

13、常，采购人员越要警惕小心。一颗红心多手准备，胜多失少。采购中常见困难处理方法 - 1到货不及时影响生产签订订单同时要确定大致到货时间，了解供方发货渠道和发货信息，掌握到货的主动权，尽量避免到货不及时影响生产。如果供方说发货了一定要货运的联系方式，防止供方故意拖延发货时间。一定要做到货走到哪儿，大约什么时候到心里都要有数。防止到货时间造成影响还需要采购人员有一定的物流常识，发货需多久到，通过什么方式到货更便捷。偶尔因为供方失误或需方订单跟踪失误就需要和生产部门及时沟通做好调整生产尽量将损失降到最低。2到货后不合格处理（质量、数量）质量不合格时供方在保证质量合格的情况下紧急替换，或者就近少量采购、

14、或者同行换货；数量不符的情况，及时与供方沟通，确定是由于供方发货遗失或者是物流运输问题。商议赔偿结果确定是供方赔偿还是直接找物流公司赔偿。一般采购材料不负责运输把运输交由供方负责，出现问题处理由供方负责可以为采购工作争取更多的利益保障。如果运输由需方自己负责，三方确定是物流运输损伤或者遗失，核算损失直接向物流公司索赔。一般索赔的时间都是比较长手续也比较复杂，所以做好耐心处理的准备，同时也要尽量避免这种情况的发生。与供方强调质量和产品的外包装，避免出现到货后不合格。与物流公司也要强调数量和运输中的安全事宜及损失赔偿的权责利益。必须强调是设备采购中一定要留质保金，不能将货款全额付完，因为设备经常出

15、现维修问题，留部分质保金是防止供方不处理时需方自己维修所需费用，具体金额多少要示供需双方而定。3紧急采购的处理一般是由于销售计划紧急临时更改生产安排，材料的采购就比较紧急。两种解决方案：一是通过地理位置最近的生产厂家或者贸易商采购，成本放后，这需要市内采购的协助或者对周边城市的供货市场有一定了解。二是迅速找到供货厂家，加以最快的运输方式，这方面就需要熟悉物流市场，或者公司内部物流部门的帮助。4小试、中试采购困难处理因为是处于研发阶段，采购的稳定性和数量的多寡都处理比较被动，往往这种采购比一个大单的采购困难更大。因为量比较少，很多供货公司不愿意签单，这个时候采购就要考查采购人员能力。刚从事采购的

16、同行可能会觉得有难度，因为量不大而且可能这次要货下次就根本就不会再用了。两种方法一种是直接告诉供货方公司正处于小试或者中试阶段，但是试验通过计划采购量会固定在一个多大的范围，或者自己分析或者询问公司技术人员了解大致情况或者自己灵活的编一个量，但是即使是编也要有理有据，要不然底气不足供货方多问几次之后便没了下文，采购最终将以失败告终。另一种就是告诉对方自己一直在用只是量不大，需要扩产需要多添几家供应商（一般这种方法我不用，毕竟这是一个信誉问题，但是被迫无奈也只有用此方法了）。采购职业生涯五大“傻” - 职业生涯第一傻：得过且过典型症状：“得过且过”在字典上的解释是：只要勉强过得去就这样过下去，也

17、指对工作不负责任、敷衍了事。虽然现在社会竞争激烈，但总有人能超然物外、我行我素，领导再怎么急于出成绩、见效益，也跟我没关系。病理分析：这种人又分为两种：一种是真傻、也真懒，虽说也对生活有较高的要求，知道好日子过着舒服，但就是不愿意动脑筋、花心思，玩心太重。另一种是装傻，其实很聪明、有能力、也不乏思想，表面看是偷懒，实际上是捣浆糊，让人说深了不是、说浅了不是。实用处方：1、假如你是第一种人，“天上没有掉馅饼的”最适合你，即使你占过那么一两次小便宜，一旦遇到裁员风波，领导fire名单的第一行肯定有你。2、假如你是第二种人，也许工作只是个解闷的工具，你不指望靠它挣钱，那是个人生活观的问题，谁也无法改

18、变。3、假如你不幸有这样的属下，先看看有没有改进的可能，如果沟通多次，对方依然得过且过，别怕人背后说你不留情面，既然他不干活干脆fire了都省心。职业生涯第二傻：没有危机意识典型症状：热门职业者的通病。病理分析：每个人的职业生涯里都会遇到危机，有竞争的危机，也有失业的危机。所以，脑子里要时刻崩紧这根弦，早做准备、多做准备，才不会在危机来临之时抓瞎。实用处方：每天看看竞争对手的工作情况；常常关注行业热点和了解后起之秀。职业生涯第三傻：干耗不充电典型症状：“看似与本质工作无关的东西，学它干吗，又用不着！”病理分析：俗话说“技不压身”，同样的机会摆在面前，谁会得越多当然谁胜算越大。实用处方：1、职场

19、生涯没有一通到底的passport，充电是必须的。曾有人说，21世纪就业的3大基本技能是外语、电脑和开车。虽然不完全对，但如果这三样技能样样精通，那么找工作就不会那么困难了。2、不断追求更高目标：大学里面学的东西总有一天会被耗尽或者过时，如果不及时补充的话，最后可能只有江郎才尽的感慨了。3、充电不盲目：不要看着别人报班就跟着起哄，最好选择有实用价值、有针对性地去学习。4、“三人行必有我师”，充电是随时随地都可以的，读一本书、与同事探讨都是学习的过程。职业生涯第四傻：兼职兼到头晕典型症状：能干几份工作就干几份，总之看准机会就要兼职挣钱。病理分析：兼职既能把一个人的特长发挥到极至，又能最大限度地创

20、收，所以很多人愿意做兼职的工作。如果有这个能力，机会又合适，无可厚非(国家明令不允许兼职的人员除外)。但如果一人身兼四、五份工作，兼到头晕脑胀的程度，肯定会有得不偿失的一天。实用处方：首先得明白一个道理：兼一百个职，也不见得能兼成富翁。兼职太多，如果影响了本职工作，会不会影响到职业基础？假如你觉得现在的工作本不如意，不如直接找个称心的工作。建议兼职最好不要超过3个。职业生涯第五傻：事不关己高高挂起典型症状：凡事三缄其口，不问就不说，宁可让好想法烂在肚子里。病理分析：有些团队里就有那种明明极为聪明，好创意一个个往外面冒，可就是不说。开会的时候，不主动发言或者不会一次把所有想法都说出来。可让他做策

21、划的时候，又不得不承认他做得漂亮。实用处方：换位思考如果你是这样的员工，请替你的领导考虑：如果你处在他的位置上，你会怎么想？你是不是希望大家的劲儿往一块使？你是不是希望人人都有好创意？你是不是要讲团队意识？如果你手下有这样的员工，请把自己放在他的位置考虑考虑。他是不是怕话说多了让领导误会？你有没有及时跟他沟通自己的想法，让他知道你很在意、很看重他的意见和建议？建设一个好的氛围，让人人都发表自己的见解，对你的帮助会是最大的。采购成功的要素 1. 操守廉洁：面对各种供货商，有些供货商总会想办法以金钱或其它方式来诱惑采购人员，以达其销售目的。采购人员若无法把持，可能不自觉掉入供货商的陷井，而不能自拨

22、，进而任由供货商摆布，到底人类对财富之欲望是无止境的。有一句名言，很值得我们参考，那就是：“做事可以失败，做人不可失败。”我们深信大部分的采购人员都能洁身自爱，否则纸包不住火的，不应得之财富终会被曝光，这种人必遭公司与社会唾弃，而惹致个人身败名裂。2掌握市场：流通业是将各种民生消费品卖给最终消费者的产业，故商品种类繁多，且日新月异，采购人员必须努力透过各种管道及方式（包含检讨卖场人员的建议与反应，因为他们最接近客户），了解市场之需要及趋势，而非坐井观天，如井底之蛙，自以为秀才不出门，能知天下事，究竟市场的变量太多，我们应尽量利用一切资源，掌握它们，做好知已知彼，则必能百战百胜。3精打细算：有一

23、商场名人曾说：“会卖不如会买”，这句话在流通业已成为至理铭言，这句话的意思是：卖场人员若因为商品不对，或价格太贵，使再大的劲，也不如采购人员选对商品，又买到便宜的价钱，来得更轻松，因为顾客的眼睛是雪亮的，如果被仓库卖场人员说服买下该件商品，事后发现被骗，他是不会再光顾的。采购人员必须能精打细算，供货商虽然牺牲了一点利润，但若销售量增加，供货商还是喜欢与这种采购人员或公司来往的。4积极认真：现代流通业讲求的是速度及效率，否则就被淘汰出局，采购人员以积极认真的态度来工作，将可使本公司的商品能适时适地的推出，符合卖场的需要。与卖场的沟通更须要此种工作态度。5创新求进：商场如战场，不进则退，输家可能成

24、为羸家，赢家也可能变成输家。流通业尤其需要采购人员能有创新（非标新立异）的思考力，力求突破现状，随时以新点子或创意来改善个人的工作方法与效率，同时在商品组合方面也应力求创新，如此成功才可确保。6适应性强：采购是个机动性很高的职位，对市场及供货商均须随时掌握，开发新的商品或供货商也是采购的重要职责之一，故东奔西走，甚至远赴国外采购有时也是必要的。采购人员因此必须有很强的适应性，能够适应不同的环境、地区、或国家，否则一直坐在办公室是不可能把工作做好的。身为采购对其所负责之利润预算负全责，其压力可想而知，采购更必须能适应此压力。这是一项劳心劳力的工作，劳心指竭尽脑筋把工作做好的付出，劳力指辗转各地体

25、力负荷 ，要做好采购的工作，须事先有此心理准备。7. 团结合作：表面上采购工作似乎是单独作业，但人不可能脱离群居而单独生活，采购人员也不可能脱离公司的整体作业，采购必须与同事和谐共处，彼此合作，互相支持，采购的工作才可无往不利。身为采购应去除本位主义或独善其身的意识，凡事应以公司大局为重，待人处事，尤须注重团队的合作，并以公司的利益为前提。团结生力量，这是很容易懂的，我们挥公司的整体的力量，与竞争对手在市场上一争长短。覆巢之下无完卵，公司全体每一位同事都应有此忧患意识，公司才可在市场上永续经营，个人在公司的事业才可确保。以上七项成功的要素，请采购人员切记。做采购的10大痛苦 痛苦1：采购时间采

26、购的项目一到，我会不管晚上几点也要先放上ALIBABA。加班费当然是没有的。因为ALIBABA审核时间有时拖得太长(当然有时很快)，国外的贸易机会通常是从国外发到2-3家国外的贸易公司，然后公司会第一时间发到我们手里，然后这就考验我们这些采购要在最短的时间内拿到价格，类似图片，产品数据，然后核算好成本，回报公司。如果是大路货当然就快了，有些东西连停也没有停过，只好放图片了。工厂有多慢的反应呢?那就看人了，有时打7、8个电话连价格还没有出来，等出来了已经是参考价，BOSS看了都摇头，其实这价格是可以打败竞争者的，但晚出来的价格有什么意义呢，特别对一些招标的单。痛苦2：采购数量量大当然受欢迎了，但

27、有时象采购帐篷钉，只有3000PCS，工厂一听就没有兴趣了。有时后悔自己为什么不在WALMART做，那多好埃工厂有时候不明白一开始做生意，谁会马上给个大单给你，都是慢慢做起来的，只要价格质量服务好，任何人都会很高兴与你联络的。痛苦3：采购样品样品快递费我出一般是没有问题的，但有些工厂连目录也要到付，有时我寄过去的样品因为价格谈不拢，寄回来还要我付费。公司倒是不介意这些，但对工厂已经没有好印象了。我遇到两个做包的工厂，就是这样子。当然他会说忘了，不好意思之类的痛苦4：采购手续在ALIBABA的工厂，很多应该说很有经验了。有些不一定，我遇到一家公司，已经出口过了，但连商检都不会办，原来外贸公司是用

28、不正当手法报关出去的。他还一再跟我说这东西不用商检。痛苦5：采购内容现在经过我手的产品已经不下百种了(平均3柜/月)，公司才成立不是很久，属于我名下的产品还是没有起来，只好跑各种展览会，收集信息。我现在遇到的工厂，很少给我寄目录的。这样的工厂以为有个网站就什么都OK了，其实国外的买家是没有时间一家一家看的，如果这样看下去，他得请多少人埃如果有目录就比较方便了，翻翻就知道你的水平、档次、产品内容。我是很喜欢工厂给我寄目录的，因为采购的东西也许一不小心就找到了。痛苦6：采购工厂脸色工厂现在是越来越难配合了，数量少了，价格就疯长。答应好的价格，第二天就可以更改，答应好的交期，可以变来变去。特别是打样

29、，干脆就回答说太忙，没有时间，让你不知道如果再回复BOSS。痛苦7：BOSS的脸色有些产品是比较偏门的，特别对我这个行业，有时很幸运找到了，价格却不理想，于是BOSS就会认为你偷懒，没有好好找，有同事找的价格比你好，你就更惨了痛苦8：采购工作时间论采购的时间永远是没有办法固定的，无论你在什么地方，无论是周一还是周日，电话会在任何时间响起，工厂以为你是24小时待命的工人，打给你是他的权利。BOSS付了工资不假，但确实有时因为时差的缘故，影响了个人的生活。痛苦9：采购信誉其实做每一家公司，我认为信誉是很重要的。我一开始工作的时候就很注意及时答复邮件与电话，但后来让名片与网站淹没的时候，发现自己再没

30、有办法一一做到。加上公司有时后的信息不明朗，有时寄样品过去一点信息反馈也没有，自己不停的追也没有结果。只好这样了。痛苦10：做采购的命运总是觉得这个行当谁都可以做，而且做的比自己好，BOSS请我也许只是因为我英语讲的好一点，但我也很明白自己的处境。不好好做，很难混下去的。也许明天就下岗了，在工厂做，什么时候担心过呢。08年采购员工作总结从学校进从一个行业、新的环境后，就会发现同样是采购工作，现在与原来存在着很大的差异。很多的时间都忙于学习一些新的点点滴滴的知识。学习给自己充电，让工作更出色两大主题占满了我的整个生活。前几日接到领导指示要我们写年度工作总结,我从未写过类似的总结,只有把平时学的和

31、书上看的总结总结.尽量收集多一点产品信息：我不熟悉这个产品，但是我会尽我最大的努力寻找懂得这个产品信息的人，从别人那去学到自己本来不知道的东西。那怕是一丝丝信息都算是学习和进步。做事情要有条理：我基本上会每天记录下来，我所做过的工作，处理的事，对没有处理好的事，要求次日，或紧接处理，尽量做到问题不推迟，尽最快解决。工作有计划：在每一天结束前我会在头脑里打旋我什么事没完成，明天的主要事情是什么，做个计划。很重要的，或事情较多，我会记录下来，逐个或交*处理。学会主动与人沟通：经常与车间，仓库，打样车间、品质的相关人员接触，这样便于自己了解产品，跟踪需要，减少工作失误，提高工作效率。对工作的难点重点要有总结：对工作中的难点，事后尽量做个简短的书面总