食品公司官方主管部门检查接待与联络管理程序文档格式.docx

1、在不损害公司的合法权益和商业机密的前提下，实施有效的控制和沟通，确保卡夫食品的 运作符合地方法律和主管食品管理机构的检查和联络有关的规定。2.0 适用范围：食品管理机构检查与往来程序适用于卡夫食品公司在全球的所有食品业务，而且对与该类 机构进行的往来活动提供了指导。在视察中，很可能会发生该QPE中未涉及的情况。在 这种情况下，必须向大中华区质量部门/或法人代表请示，并且将结果记录下来。3.0 引用文件GB/T 19001-2000 5.1 管理承诺QCMS QPE 5.1-01 Food Regulatory Agency Inspections & Contacts4.0 定义4.1 预警向

2、大中华区质量部报告食品管理机构检查或往来可能导致特殊情况发生的第一次警报。4.2 特殊情况凡可能对产品、企业或员工产生如下结果的事件或情况：-使顾客、员工或其他个人或组织受到损伤、损失、或损害。-致使卡夫国际食品公司及其员工、产品、有形或无形资产承担法律责任，或产生不良社 会影响或舆论。5.0职责5.1 质量管理部5.1.1 制定食品管理机构检查和联络的处理和报告程序5.1.2 为检查提供便利，负责卡夫食品的要求与官方的要求保持一致5.1.3 当出现问题时，向卡夫大中华区质量部或法人代表咨询。5.1.4 对检查或联络中发现的问题采取的纠偏措施进行跟踪并负责关闭不符合项。5.2生产运筹部5.2.

3、1 负责接待当地管理部门的检查与往来，并将情况记录备案。5.2.2 为检查提供便利，负责卡夫食品的要求与官方的要求保持一致。5.3月艮务、安全、环境部5.3.1 负责接待当地环境及食品管理部门的检查与往来，并将情况记录备案。5.3.2 为检查提供便利，负责卡夫食品的要求与官方的要求保持一致。起草人：审核：批准：生效日期：6.1 工厂作业程序6.1.1 工厂须制定程序对指定员工进行培训，以便其对食品管理机构检查与联络事务进行有效管 理。6.1.2 当发生以下检查与联络情况时，须向卡夫大中华区质量部报告：A）有迹象表明：预警或特殊情况可能存在；B）官方从工厂采集原料、产品或环境样品，进行非常规分析

4、；C）由第三方向食品管理机构对工厂严重或非常规问题提出投诉。6.2 接待事项6.2.1 食品管理检查机构提前与工厂预约，工厂将指定合适陪同人员陪同。6.2.2 当检查官员到达工厂时应通知指定陪同人员。并准备好相关的文件和程序以被审查任何相 关卫生及安全的信息都应提供给检查官员。6.2.3 陪同人员必需十分熟悉访问路线和卫生、安全程序，并全程陪同来访官员，在陪同过程 中，若发生了超出自己工作范围之外或无准确答案的问题时，应立即寻求相关人员帮助。6.2.4 每次来访的检查人员应核对他们的名字、职位、单位、地址及其它联系内容。询问来访人 员的目的，以及此次检查是否对本公司造成不必要的负面影响，如果是

5、所有的常规检查，在 确保检查工作完成的前提下，不得透露其他的额外信息。6.2.5 未经预先的批准不得对KFI工厂的操作程序及设施进行拍摄。给予授权的官员只能在相关 检查区域内进行拍照。若不与我方合作者将诉诸法律。官员希望我方提供操作流程图表 时，与其交涉承诺保密此文件。6.2.6 在不能确认的情况下，不要和他们签署任何文件，除非有足够的把握。6.3 记录与报告6.3. 1是该质量控制程序中所要求进行的食品管理机构检查与联络均应予以记录，并将相关记录 保存在工厂内。所有由检查官员发布的报告，以及相应部门的答复意见和/或采取措施均应 作为检查记录的一部分予以保存。6.3.2 当检查官员发出书面报告

6、，并要求我公司对其进行书面答复时，应同该官员及指定的答复 负责人共同确定答复时间。如果须由一个以上部门进行答复，那么对口部门应对这些答复 进行内部调整，以保证提交给该官员的答复内容统一。6.3.3 如果需对本工厂或QPE要求以外的问题进行答复，卡夫大中华区质量部和/或法律部将协 助该部门，进行答复的准备工作。6.4 样品6.4.1 食品管理机构取样样品6.4.1.1官方取样样品包括原料或包装材料、成品或半成品、环境样品。6.4.1.2询问检查的官员取样目的，及相关事项并记录食品管理机构检查记录。6.4.2 公司存样6.4.2.1当官员取走部分原料、包装、产品或环境样品时，工厂应进行复制取样，并

7、保存 到问题解决。6.4.2.2样品需贴标签应包括：A）取样目的B）取样机构和官员姓名C）产品名称、批号、规格和其他明细D）取样日期、时间和取样地点6.4.3 在以下情况下，检查机构样品未得出最终检查结果，产品和/或原料必需存放待处理，检查 不合格品，应报送卡夫大中华区质量管理部。例如：A）在检查过程中，外观上能明显看出的不符合项或缺点。B）根据政府的规定而必须做的抽样测试，这种测试会影响公司品牌。（例如：GMO 测试）C）地方政府特殊规定。6.5 纠偏计划；对丁食品管理机构检查与往来过程之中出现的问题，各部门内部程序中应有对 应措施。6.6 培训；工厂质量部和其他指定人员均应接受处理食品管理机构检查与联络程序的培训7.0相关文件无8.0质量记录食品管理机构检查记录9.0 附件食M管理机构检查与联络Page 3 of 3