归档文件整理规则PPT文件格式下载.ppt

1、常多归档的文件材料：党政机关的非法规性的一般文件，上级、同级、不相隶属的机关不需办理的文件、抄件，本单位一般文件的草稿，内部抄送的文件材料，这些不属归档范围，不应归档。常漏掉的文件材料：A、机关内部及直属单位的专门文件材料，如统计部门的普查材料、科委机关的成果材料、纪检监察部门的纪检监察文件材料，审计部门的审计文件材料，财务部门的会计材料，劳动部门的劳动保险,文件材料，专利部门的专利文件材料、技术监督部门的标准文件材料，工商部门的企业登记、商标文件材料，税务部门的税收征管文件材料，民政部门的社团登记、地名、复退军人、优抚、救灾文件材料，编辑部门的书稿材料、职称评聘的文件材料等专门（业务）文件材

2、料。B、白头文件材料：合同、协议、简报、刊物、情况报告、历史沿革、大事记、剪报、重要文件的修改稿、党组（党委）或行政会议记录等。C、会议文件材料，如本机关召开的专业会议，到外单位参加的有关本机关主管业务的会议文件材料。3归档文件整理,将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。3.1 归档文件整理的意义：一是归档文件编号后，能方便排架管理。二是归档案文件经分类、编号后，能按年度、问题、保管期限、卷、件等进行档案的统计。三是归档文件划分保管期限后，档案的鉴定、销毁工作更加方便。四是归档文件装订、装盒后，能防止灰尘及库内热量、水份很快地渗透到档案文件材料中，从而能

3、对档案进行较好的保护。五是归档文件分类、编号后，在利用档案时，档案的存取更加方便。如果不对零散的归档文件进行整理，档案管理便无从谈起,3.2 整理方式：应选择分散整理，即由文书处理和业务部门分别整理各自形成的归档文件。这样做的优点是：能发挥文书和业务部门熟悉本职工作及文件材料办理过程的长处；文书和业务人员易在整理归档文件过程中找到散失的文件材料。3.3 整理时间：最好采用随办随归方式，能够将年终集中整理归档文件的时间，分散到平时每一份文件形成的过程中，将一份文件的整理、归档作为文件形成或承办的一部分。3.4 归档文件整理新方法与传统立卷方法相比工作量、经费的节约：,传统立卷方法一般有分类、组卷

4、、卷内文件排列、编页号、填卷内目录和备考表、拟写案卷题名、划分保管期限、填写案卷封面、装订、编案卷号、编案卷目录等十几个工作环节，装订在形成案卷之后。归档文件整理新方法只需装订、分类、排列、编号、编目、装盒等六个工作环节，装订一般在其他整理环节之前。简化了一半的工作程序和环节。传统立卷方法一般每50页用一个硬卷皮，新的归档文件整理方法每400页用一个档案盒，可节省很多装具费用。,所以建议一些使用传统立卷方法的企业尽快采用新的归档文件整理方法。3.5整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.6质量要求 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模

5、糊或易褪变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。4整理方法及步骤,4.1装订装订前的处理工作：A拆除金属物、主要是为了防止金属物氧化、腐蚀，损害归档文件的纸张，影响其寿命。（短期保存的归档文件不必去掉金属物，黄河以北及西北内陆地区，因气候干燥，在具备较好库房条件的情况下，对不需要移交进馆的归档文件可不拆除金属。已装订成册不便拆除金属物的出版物不必拆除金属物）B修裱破损文件。,C复制褪变文件。复制的对象是发生字迹模糊、字迹易扩散或褪变的重要归档文件。如热敏纸传真件上的文字，用铅笔、彩色笔书写或修改的文字。D折叠超幅面纸张，折叠后应尽量将文件的首页标题露

6、出，折痕应尽量在文字及图表之外，折叠后的纸张应容易打开，如采用手风琴式折叠方式。装订的单位：归档文件应按件装订。一般每份文件为一件。正本与定稿一般为一件。正文与附文一般为一件。,原件与复制件为一件。转发文与被转发文为一件。请示与批复为一件。内容反映多个单位的报表、名册、图册等由于它们的内容相对完整，按其本来的装订方式，一册（本）为一件。当请示（包括本单位的请示、外单位的请示）没有复文时，视其是否有处理结果，如有处理结果，在发文用纸或收文纸上注明，将请示作为一件。如没有处理结果，不必存档。装订时文件排序：装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；,转发文在前，被转发文

7、在后；请示与复文作为一件时，复文在前，请示在后。装订的材料、部位及对齐方式：统一要求用不锈钢夹，左侧串开装订，归档文件左、下侧对齐。4.2分类归档文件的分类是对全宗内的归档文件进行分类。全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。设立全宗的主要资格是立,档单位具有独立法人资格。当机构发生变化时，就应考虑重新划分全宗。划分全宗有几种情况：新成立的机关一个机关几块牌子无人员编制的委员会乡、镇、场、办事处设立汇集全宗内部机构不建立全宗，距离较远的、专业档案数量特别多的内部机构和不设立全宗的派出性机构，其档案可单设目录管理。全宗名称用机构全称或规范化的简称。4.2.1 分类方法：归

8、档文件可以采用以下几种分类方法：,年度机构保管期限分类法。这种方法适用于单位较大、内设机构较稳定、归档文件数量较多的立档单位。优点是按这种分类方法排列档案时，档案柜架不必留空位，避免库房的倒架。一般单位可采用此方法。年度问题-保管期限分类法。适用于单位较小、内设机构不稳定、分工不明确、没有内设机构或内设机构少、同一机构归档文件少的立档单位。优点是档案柜架不必留空位，避免库房的倒架。不适用机构分类法的单位，一般可采用此方法。,年度保管期限分类法。这种分类方法适用于内设机构少、归档文件数量少的小单位或基层单位。优点是操作方便，便于档案的管理，缺点是不能集中同一机构或问题的归档文件。目前我市基层单位

9、采用的就是这三种方法。4.2.2与这三种方法对应的分类方案如下：与“年度机构保管期限分类法”相对应的分类方案。如：2001年：办公室-永久、长期、短期；业务一科-永久、长期、短期；业务二科-永久、长期、短期。2002年：办公室.业务一科.业务二科,与“年度问题-保管期限分类法”相对应的分类方案。党群类永久、长期、短期；业务类永久、长期、短期；行政类永久、长期、短期。党群类业务类.行政类与“年度保管期限分类法”相对应的分类方案。永久、长期、短期；2003年 4.2.3 还有两种我们未采用的分类方法：保管期限年度问题分类法。对应的分类方案：永久：2001年党群类、业务类、行政类；,2002年,长期

10、:2001年2002年.短期:2001年2002年这种方法适用于内设机构不稳定、分工不明确、没有内设机构或内设机构少、同一机构归档文件少的立档单位。缺点是要预留三种保管期限的空间、会出现倒架情况。保管期限年度机构分类法。对应的分类方案:2001年办公室、业务一科、业务二科；2002年,长期:2001年2002年适用于内设机构较稳定、归档文件较多的立档单位。缺点是要预留三种保管,期限的空间、会出现倒架情况。其实这两种分类方法分到最低一级类目时，和“年度机构（问题）”保管期限分类方法的结果是一样的，即都会出现有：2001年，永久，业务一科或2001年，永久，业务类的局面，只是在档案装盒后排列上架的

11、顺序有所不同。4.2.4年度：文件的形成年度。4.2.5分类机构：即单位的内设机构名。“办公室”“业务一科”等4.2.6问题：即问题的名称。“党群类”“业务类”“行,政类”等。4.2.7文件归类的一般规定:内容原则.即主要根据归档文件的内容及其所反映的活动领域归类.如反映的是某个内设机构职能的归档文件应归入该机构;反映党务工作的归档文件归入党群（党务类）类。一致性和规律性原则。即在一个立档单位归档方法应一致，即便归错了类，也要将其他相同文件归到一个类，以便在利用档案时，查全这类归档文件。,综合性文件应归入综合类（按问题分类的类目）或综合机构类（按机构分类的类目），专门性文件应归入业务类（业务部

12、门或业务问题的有关类）涉及到两个以上机构或问题的文件，如有侧重，应将其分入主要问题的类目中；如无侧重，则归入综合类（按问题分类的类目）或综合机构类（按机构分类的类目）优先归入本专业类。如一份文件包含本专业和其他专业的内容，可将其归入本单位的本专业有关类目。,归类时务必明确类目含义。分机构应按文件内容所属机构的职能归类，不是一律按文件署名的机构归类。整体原则。围绕某一形成的一套文件材料是一个不可分割的有机整体、归类时应维护其完整性。如围绕贯彻党的十六大形成一定数量的文件材料，这些文件材料应从整体原则考虑，统一归入某个类。归类的优先顺序。归类的优先顺序是：有最适合的类就归入该类，无最适合的类则考虑

13、归入相关类（即靠类归类）；无相关类，则考虑归入“其他”类；无“其他”类则考虑归入综合类。如同一类归档文件多，又无专门类时，可考虑增加类目。,工业企业档案分类一级类目名称:1、党群工作类2、行政管理类3、经营管理类4、生产技术管理类5、产品类6、科学技术研究类7、基本建设类8、设备仪器类9、会计档案类10、干部职工档案类（1）、党群工作类下设二级类目有党务工作，党务工作包括党委综合性工作、党员代表大会或党委其他有关会议，党委办公室其他事务性工作等。组织工作，组织工作包括组织建设，整党建党，党员和,党员干部管理，党费管理等。宣传工作，宣传工作包括理论教育，各种工作活动宣传，政治思想工作与精神文明建

14、设等。统战工作，统战工作包括民主党派工作，无党派人士工作，港澳台工作，华侨工作，民族事务，宗教事务等。纪检工作，党风治理，纪检检查，案件审理，信访工作等。工会工作，工会工作包括职工代表大会，职工民主管理，劳动竞赛，劳保福利，女工工作，文化艺术和体育活,动等。共青团工作，共青团工作包括组织建设，政治思想教育，团员大会，团员管理，团费管理，青少年工作等。协会工作，协会工作包括各专业学会、协会工作，各群众团体活动等。（2）、行政管理类下设二级类目有行政事物，行政事物包括企业综合性行政事务工作，厂务会议，厂长（经理）办公室工作，文秘工作，机要保密工作等。公安保卫，公安保卫包括社会治安，武装保卫,枪支弹

15、药管理，民兵工作，消防，交通管理，刑事案件审理，人防工作等。法纪监察，法纪监察包括法律事务，政纪监察，违纪案件审理等。审计工作，审计工作包括各项审计工作活动等。人事管理，人事管理包括干部管理，工人招聘、录用、调配工作，企业劳务出口工作等。教育工作，教育工作包括普通教育，中专和职业教育，高等教育，职工在职培训，幼儿教育等。医疗卫生，医疗卫生包括卫,生监督管理与管理，职工防病治病，计划生育工作等。后勤福利，后勤福利包括职工生活福利，食堂，商店，幼儿园，农牧副业，职工住房，企业第三产业等。外事工作，外事工作包括企业涉外活动。（3）、经营管理类下设二级类目有经营决策，经营决策包括企业改革，重大经营战略

16、性决策，企业发展规划，方针目标管理等。计划工作，计划工作包括企业中、长期计划，年（季）度计划，各项专业,发展计划，全面计划管理工作等。统计工作，统计工作包括各种统计报表，企业综合性统计分析工作等。财务管理，财务管理包括资金管理，价格管理，会计管理，自己流通等。物资管理，物资管理包括物资供应，仓库管理，废旧物资回收与修旧利废等。产品销售，产品销售包括市场分析，用户调查，产品销售，广告宣传，售后服务工作等。企业管理，企业管理包括企业普查，企业整顿和企业升,级，经济责任制管理，企业管理现代化工作等。（4）、生产技术管理类下设二级类目有生产调度，生产调度包括生产组织，调度指挥工作等。质量管理，质量管理

17、包括企业全面质量管理，产品质量检测和质量控制工作等。劳动管理，劳动管理包括劳动定额、定员，劳动调配，劳动工资，劳动保护等。能源管理，能源管理包括能源消耗定额管理，节能降耗工作等。安全管理，安全管理包括安全生产，工伤事故处理，职工安全教育等。科技管理,科技管理包括新产品开发，科技成果管理，技术引进，技术革新和采用新技术，合理化建议等。环境保护，环境保护包括环境保护检测与控制，污染治理等。计量工作，计量工作包括各种计量检测工作。标准化工作，标准化工作包括企业标准化管理工作，各种标准档案。档案和信息管理，档案和信息管理包括企业档案工作，各类数据管理，电子计算机系统，情报工作，图书资料工作等。,（5）

18、、产品类，产品档案二级类目按产品的种类或型号设置；产品档案基本范围包括同一产品型号内，包含产品从开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程。（6）、科学技术研究类，科研档案二级类目按课题设置；科研档案的基本范围包括同一科研项目内，包含课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程。,（7）基本建设类，基本建设档案二级类目按工程项目或建筑项目设置；基本建设档案的基本范围包括同一工程项目内，包含工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程。（8）、设备仪器类，设备仪器档案二级类目按设备种类或型号设置；设备仪器档案的基本范围

19、包括同一设备仪器内，含设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程。,（9）、会计档案类，会计档案二级类目凭证帐簿报表其他（10）、干部职工档案，干部职工档案二级类目包括干部档案、工人档案、离退休职工档案、死亡职工档案。企业职工档案的内容和分类：履历材料自转材料鉴定、考核、考察材料评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料政审材料参加中国共产党、共青团及民主党派的材料 奖励材料处分材料,招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料其他可供组织参考的材料 在企业档案十个基本大类中的产品类、科研类、基建

20、类、设备仪器类四个大类按科学技术档案整理归档；党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类四大类考虑到它们是以文书档案为主体的，其文件材料的收集、整理、立卷、归档等环节可参照机关档案工作的有关业务规范执行；会计档案类按照会计档案管理办法执行。,4.2.8 保管期限：文件保管的具体期限。机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。4.2.8.1 永久保管的文书档案主要包括：（一）本机关制定的法规政策性文件材料；（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批,复、

21、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。4.2.8.2定期保管的文书档案主要包括：（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；,（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料；（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、

22、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；,（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。4.2.8.3 文书档案保管期限表新的保管期限表和旧的相比,大致就是原来的长期改为30年,短期改为10年,还有一些期限调高、降低的，期限调整的会做特别说明，详细规定如下：,1 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报

23、告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料 永久1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报 永久1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程,中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料 30年（强调了重要的）小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料原为短期1.4 讨论未通过的文件 10年（原为长期）2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料,2.1 公报、决议、决定、记录、纪

24、要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册 永久（增加了两处）2.2 讨论未通过的文件 10年3 本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久（减掉了讨论通过的文件）4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、,讲话、总结、决议、决定、纪要永久（增加了两处）4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 减掉了小组会议记录、参考材料。专题改为专业，更注重专业工作职能。专业会议不再区分一般或重要。原一般专业会议文件材料的典型材料、代表发言材料、简报改为30年。5 机关联合召开会议的文件材料（细化、增加部分）,5.

25、1 本机关为主办的5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 5.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 5.2 本机关为协办的 5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年,5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年 6 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料 6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计 永久 6.2 代表发言材料、交流材料、

26、简报、新闻报道 30年,6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排 10年7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料7.1 重要的 永久7.2 一般的 30年7.3本地区、本机关工作汇报材料 30年8 本机关业务文件材料8.1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料永久（增加了三处）,8.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示8.2.1 重要业务问题的 永久8.2.2 一般业务问题的 30年减掉了事务性有参考价值的8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料8.3.1 重要业务问题的

27、永久（改变了，原为方针政策性的重要问题的，现在强调业务）8.3.2 一般业务问题的 30年（增加）,减掉了事务性有参考价值的8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 30年（增加）减掉了其它的8.5 机关联合行文的文件材料（增加、细化部分）8.5.1 本机关为主办的8.5.1.1 重要业务问题的 永久8.5.1.2 一般业务问题的 30年8.5.2 本机关为协办的,8.5.2.1 重要业务问题的 30年8.5.2.2 一般业务问题的 10年8.6 本机关编辑、编写的文件材料8.6.1 大事记、组织沿革等 永久8.6.2 简报、情况反映、工作信息等 10年（原

28、为长期）8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料（增加、细化部分）8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久,8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等 永久8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料 永久8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 永久8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期,的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 永久8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 30年8

29、.7.4 行政管理工作中形成的备案文件材料 10年8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料8.7.5.1 重要的 永久,8.7.5.2 一般的 30年8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料8.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 永久8.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料 10年（概括性强，原本单位形成的为长期）8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久（细化）8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年（细化）8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待,来访等外事活动形成的文件材料（细化）8.9.1 发表的公报，签订的协

30、议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等 永久8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录 30年减掉了其它文件材料，即以上范围以外的出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料不归档9 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料,9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久9.2 人事工作制度、规定、办法等文件 30年（原一般为永久）9.3 人事任免文件 永久（原内部机构负责人为长期）9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料9.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的永久（原为省级）,9.4.2 受县级以下表彰、奖励的 30年（原为地、县级）9.5 对本机关有关人员的处分材料（细化）9.5.1 受到警告（不含）以上处分的 永久9.5.2 受到警告处分的 30年9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久（原为长期）9.7 人事考核、职称评审工作文件材料 永久（原