试谈疫情背景下的OA系统应用文档格式.docx

1、OA 办公系统（Office Automation System，即办公自 动化系统），主要是基于工作流协同理念，利用先进的 网络技术和软件技术使企业工作人员方便快捷地共享信 息，克服时间和空间的限制能在任何地点开展高效协同 工作；彻底的改变了以往线下手工办公的低效、办公成 本高的工作模式，信息数据的共享和利用率得到显著提 升，为企业管理与决策提供科学的数据支撑。OA系统 在提升个人办公效率的同时，更具优势的是实现了办公 的协同。在面对不同的使用层级中OA系统具有着不同 的应用场景：对企业决策层来说，办公自动化（OA） 是一个能提供决策支持，展示公司运行概况的平台。它 结合与管理企业相关的各类

2、信息，为企业领导的决策提 供参考和依据；对于企业中层管理者来说，它提炼出各 个业务环节有用的管理信息帮助管理者提高经营效率、 降低运营风险；于企业普通员工来说，它为员工提供快 捷、规范的办公模式，使之准确、高效地工作。在突如 其来的疫情下OA系统的3个特点为实现远程居家办公 提供强有力的支撑。2.1连续性OA办公是依据时间的线性顺序或者逻辑关系将业 务的流程清晰地制定出来的前提下，在多个因素的共同 作用下处理公务的过程。对于在办公进程中产生的文 档、信息以及数据需要在一定权限的限制下在员工之间 进行处理式传播，这种模式一般称为工作流。它是对工 作过程进行描述的一个模型，整个过程保障了业务的连

3、续性。工作流中所包含的信息主要包括：工作流程、工 作内容以及工作模式。疫情下人们能在家通过互联网以 OA工作流进行办公，实现工作的连续运转，避免直接 接触，降低了病毒感染的风险。2-2信息快速传递因为疫情防控是一种紧急状态，必须与时间赛跑, 政府各级管理部门的防控政策和企业紧急制定的各种措 施都能通过OA系统快速、准确地传递到每一个人；同 时，为了及时、精准和全面掌握各类群体的健康状况、 所在位置、旅游探亲情况、同住人员信息等，OA系统 能通过线上信息采集方式和统计手段来分析、研判当前 需要采取的措施。信息的快速传递能让人们更加了解病 毒的知识，能更好的保护自己不被病毒感染。2.3协作性往往一

4、个项目的进行并不能由某一个人单独完成， 而是需要多人相互配合，共同协作才能完成。比如说在 企业内部公文流转的过程中一般就分为拟稿、审核、签 发和办理等几个步骤，这项工作的每一个步骤都需要由 专人对其进行处理。在工作开展的过程中，如果遇到工 作人员外出的情况，往往导致工作不能正常进行。使用 OA办公系统可以无视物理位置与时间的阻隔，实现事 务处理快速响应，每一个流程的参与者不需要考虑时间 与空间的问题，办理完毕自己职责范围内的流程即刻就 能转交到下一个办理人，实现流程在各个环节之间的高 速流转昱疫情期间这一特性克服了物理空间隔离给人们 工作带来的影响。3疫情下OA系统的应用3.1实现信息系统的自

5、动化处理工作流技术成为当前实现OA办公自动化系统的关 键技术，用来解决办公环境中的协同问题，提升办公效 率和节约办公成本。为工作流建模是实现OA的自动化 处理的必要步骤。这样做的目的是为了让工作流在自动 化处理过程中准确无误流转来满足高效的业务需求。建 模过程一般先是收集分析实际的业务流程，然后将其转 化成计算机所识别的数据存入系统中。工作流建模一般 包含了流程的类型、基本属性、流转过程这3个方面的 内容。流程类型是对业务流程进行一个分类，阐明了 流程的适用场景。基本属性主要涵盖了工作流程的流 水号、名称等用来描述工作流程执行的基本情况昱流 转过程是指工作流程内的节点按照预先设置的顺序、 出口

6、条件进行退回或提交到下一步的操作昱工作流建 模中最核心的步骤就是对业务和过程的定义。（1）业 务定义，文中用一个起始节点表示流程的开始，用一 个归档节点表示流程的完结，以办理公文下发的流程 为例来讲解OA系统中的工作流建模。公文下发一般包 含文件的起草、部门负责人审核、领导批示、办公室 下发、单位（部门）办理、意见反馈、归档这几个节 点，其中的某些节点根据实际情况是可以进行跳过的。 为准确进行业务定义我们需要梳理出业务的基本属性， 例如：流程标题、类别、流转条件、起始时间、参与流 程的人员范围；业务操作者：定义操作人员；操作者权 限：权限是用来确保操作者在授权范围内进行合理的操 作来保证流程中

7、信息的完整、有效，例如某个流程的流 转过程中操作者能对什么样的字段进行什么样的操作都 需要有清晰的设定。（2）过程定义。工作流业务描述： 描述工作流中每一步节点的内容；主要字段包括：工作 流节点名称、模板、属性定义。工作流对应表单：流程 信息的主要载体，包含表单字段、计算规则、明细表。 过程定义： 描述各个节点中事务间的时间顺序关系与流 转条件，主要有：当前工作流流转执行条件、后续工作 流出口条件。在企业信息管理中往往有很多的请示、申请和合同 需要领导的审核和批示，一旦领导外出工作有些业务就 会产生停滞，也造成了送签人员反复找领导签字的窘 境，在签字的过程中浪费了较多时间。如果把流程信息 化后

8、在OA系统中进行文件和信息的审批，这无疑将大 大提高办公效率缩短审批时间昱由于权限的差异使得员 工在OA系统中处理事务的时候只能按照预设规则进行 操作，这样既避免了代办和越级办理的事件发生，又明 晰了员工自身的权责。每个步骤的办理人完成自己的工 作后， 把需要保存的数据信息和文件保存到系统后提 交，下一步的办理人就能紧接着继续处理工作流程，无 缝的流程处理过程极大地提高了办公效率，也让信息数 据与文件处理自动化在OA中得以实现昱此外，使用 OA系统还能够对企业文件处理情况与系统中的重要信 息进行跟踪和统计，通过实时查询和监控流程的运行状 态，能及时地处理流转过程中出现的问题，极大地提高 了数据

9、和文件的处理效能，实现了企业信息管理真正的 自动化。3.2实现企业的知识管理OA系统中的知识管理是将企业内各种纸质化的知 识通过电子化后转换为电子化知识库。OA办公系统可 以分门别类地有效整合各类知识，打造企业资料中心， 例如形成知识共享中心、规章制度中心、个人资料库 等，分类的管理便于员工自主学习，探究问题，为自己 赋能提升个人素质。以知识管理为重点的OA平台，通 过帮助企业完善知识管理的手段，提高企业的生产效 率、创新能力、技术水平，最终实现企业竞争力的显著 提高。将企业员工头脑中有用的知识按照一定的逻辑关 系有形化、规范化、实用化、系统化，通过运用OA系 统协作和交流，挖掘、创造企业隐形

10、知识；分类整理、 储存、更新管理显性知识，让知识来源于工作、分享于 工作，并能在工作中得以实践运用。3.3信息收集与发布 OA系统能搭建一个统一的信息发布平台，实现信 息的准确、快速、大范围播报，提升信息的管理效率。 疫情其间OA系统通过通知、论坛、公共等工具，将各 类疫情信息、企业消息及时地传达给相关的单位、部 （下转第94页）全。智慧校园教育作为当前信息化、创新化管理方式， 可以为开展实验与教学管理提供支持，并且培养出大 批具备高超技术的工程专业人才，为学生日后步入社 会、参加就业打下扎实的基础，使其成为高素质的综合 性人才。参考文献1赖家望.物联网与云计算构建学校智慧校园的研究 J.福建

11、电脑，2020, 3606： 44-48.（上接第91页）门、人员；及时获取的消息，使得公司的领导和员工之 间能够做更多、更广泛、更有效的沟通；通过数据收集 功能把员工的健康、工作情况进行汇总分析。管理员通 过发布采集及任务，相关人员就可以收到需要填写的采 集信息，填写完毕以后直接提交到采集任务发布人，接 收办理查看，也可以对未提交的用户进行单独调办或者 批量调办，采集内容可以是一般数据的采集，也可以是 文件采集。管理员可以对已发布的采集任务进行监控管 理。应用架构为：（1）任务发布：可以发布各类数据 采集任务；采集标题、填报人、类别、数据源、采集日 期、填报状态；（2）数据填报：填报人根据表

12、单填写 完成需要采集的内容；（3）在线监控：监控采集任务 各个阶段的运行情况；（4）事后查阅：对已完成的历 史采集任务进行统计分析；（5）文件采集：发布文件 采集任务。如图1所示。消息系统流程审批在线感知消息提醒在线消息视频会议公文管理消息回调信息关注手机短信网络传真知识管理工作跟踪消息记录外部邮件任务管理工作催办消息分类即使通讯车辆管理门户引擎数据引擎消息引擎表达引擎流程引擎协同工作图1信息收集与发布应用架构3.4为领导层提供有效决策支持领导科学决策的基础是依据及时、准确、有效的数 据做支撑。OA系统可以整合企业内所有有效的信息数 据，通过对系统内外部数据的整合、统计、联机处理分 析，为企业

13、管理者提供全面、即时、精准的报表和图形 化工具，一目了然的让管理者了解真实、有效的资讯, 为决策管理提供支持，杜绝拍脑袋决策的事例发生。3.5电子签章电子签章是电子签名的另外一种表现样式，与数字2李新锋.信息化背景下智慧校园建设及相关技术设 计探讨J.淮南职业技术学院迎报，2020, 2003： 143-145.3孙猛.基于“安物大智”平台的高校后勤管理智慧 化建设探索J.创新创业理论研究与实践，2020, 310: 122-123.证书一样都是用来做身份验证的技术。人们利用图像处 理技术将电子签名所呈现的样式转换成与传统纸质文件 ）的印章可视效果一致，再以电子签名技术确保电子文 件信息的真实

14、、准确、完整以及签名人的不可抵赖性。 一般来说，都是从技术角度来对电子签章的真假进行鉴 别的。主要是通过特定的技术手段来甄别当事人的身份 信息及确保提交的资料内容没有被非法篡改的安全保障 措施。从目前应用范围上讲，电子签章不仅包括通常意 义上讲的非对称性密钥加密，也包括计算机密码、 指纹识别、生物笔迹辨别，以及近年演变出的眼虹膜透 视辨别法、面部识别等。电子签章技术就目前而言是最 为成熟的数字签章，它是以公钥及密钥的非对称 型密码技术制作的。OA电子签章通过集成电子签名 来解决OA系统中电子文件的真实性、完整性、安全性 和不可抵赖性等问题的一个功能。OA办公系统的电子 签章支持多种网络环境下应

15、用，采用安全加密口令对电 子印章信息进行加密传输。电子签章也支持多种办公环 境下的应用。在线电子签章应用主要是在流程发起或审 批时，对文档加盖签章、手写批注。同时，也可以离线 环境下使用电子签章对文档盖章或批注，然后通过及时 通信软件发送给其他人在OA系统内发送或流转，任何 接收人对该文档将无法修改，成为无法编辑模式，如若 想要修改必须通过授权才能更改文档内容，这就保障了 文档的内容安全。4结语疫情期间，为了保证健康和安全，选择在家办公; 通过OA系统维持高效的办公，节约时间和精力，还能 让员工在工作学习中快速成长，使企业更具活力和发展 力，这体现了 OA系统的高效、协同。OA系统就这样 成为疫情中维持企业正常运转的利器，只要有网络无论 何时、何地都能快乐高效工作。