档案管理学 档案管理学第四版pdfWord文件下载.docx

1、 档案实体管理 第一章 档案实体管理概论 第一节 何谓档案实体管理 一、档案实体管理的概念 档案实体管理是指针对处于实体状态的档案所进行的一系列管理工作。档案实体管理的基本特点：根据事物现实存在状态及情况对其实施管理。档案虚拟管理的基本特点：根据事物抽象的属性、特征所实施的管理。二、档案实体管理的内容 档案实体管理的内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管和统计 三、档案实体管理与内容信息开发利用的关系 档案实体管理与内容信息开发利用之间的关系是密不可分的但在具体管理上应有所侧重。档案实体是集载体与内容信息于一身的档案实体但是纯粹意义上的实体就不能成为档案。所 谓实体管理也必然包括对其内容信息的管

2、理。但档案的信息内容却可以借助一些媒介、方式和手段脱离其实体存在去单独发挥作用档案实体管理在方法上具有稳固、单一性的特点和要求而内容信息的开发利用在方法上具有灵活和多样的特点和要求从一定意义上理解档案实体管理是手段而档案信息的开发利用是目的。档案实体管理具有基础意义没有档案实体管理的支撑档案内容的开发利用、档案信息在社会生活中发挥作用的根本目的就无法实现。第二节 档案实体管理的原则 在档案实体管理过程中应遵循的原则：来源原则、全宗原则、有机联系原则以及保管和利用方便原则。一、来源原则从以下方面认识： 1、对同一机构、组织的认识 2、机构或组织职能的变化对来源原则的影响（1）职能取消（2）产生新

3、的职能（3）职能从一个机构移交到另一个机构或组织（4）临时性的职能 3、对来源原则可以简单理解为产生于一个特定机构或组织的全部档案应当集中保存不能把它与其它来源的档案相混合。4、总之遵守来源原则是档案实体管理的理论与实践的基础。二、全宗原则是来源原则的具体化。（一）全宗原则的理论意义 1、全宗原则是对客观存在的真实反映 2、全宗原则深刻揭示并维护历史活动的有机联系 3、全宗原则对实践具有普通的指导作用 4、全宗原则在方法上简便求实（二）全宗原则的实践价值 1、全宗原则维护了历史的本来面貌 2、全宗原则可以使分类方法简便易行 3、全宗原则不是万能的（三）有机联系原则（四）保管和利用方便原则 第三

4、节 档案实体管理的方法 档案实体管理的方法：历史的方法和逻辑的方法 一、历史方法与逻辑方法的不同 1、历史的方法：又称客观或自然的方法。其优势主要在实践领域尤其是档案实体管理的实践领域 2、逻辑的方法：就是对档案实体管理进行概念和抽象的管理。它具有对档案实体进行宏观管理的巨大优越性但要有其他的方法与其配合才能发挥更大的作用其中应用最多的就是历史的方法。二、历史的方法是由档案本质特性决定的 档案的本质：社会活动和社会生活的原始记录其根本价值在于真实地记录并再现人类社会生活的历史。三、历史的方法在档案实体管理中的应用必须注意： 1、尊重和突出档案的本质特性遵循档案的形成规律维护档案的有机联系从而维

5、护历史本来面貌的历史主义思想应该作为一种基本的管理思想贯彻于档案管理工作的方方面面。这是档案实体管理的基本立足点与出发点。2、历史的方法较多适用于档案实体管理逻辑的方法较多适用于档案内容信息开发利用这一基本结论是从宏观与总体上而言的并不是绝对的、无条件的。第二章 档案价值的鉴定 第一节档案价值鉴定工作的内容和意义 一、什么是档案价值鉴定工作 1鉴定的含义：广义上讲是运用专门知识或技能对某事物进行鉴别和判断的一种活动。档案鉴定一般是指区别与判定档案真伪和档案价值的鉴定。价值：因档案具有凭证作用与情报作用表现出对机关和社会的有用性和有用程度。档案鉴定是对价值的评价和预测。档案价值的鉴定工作：就是档

6、案馆（室）按照一定的原则、标准和方法判定档案的价值确定档案的保管期限的一项工作。档案鉴定工作的主要目的：在于正确的确定需要保存的档案提高保存档案的质量从而更充分地发挥档案的作用。二、档案价值鉴定工作的基本内定 1、制定档案鉴定的有关标准包括单行规定和档案保管期限表等。2、具体判定档案材料的价值有用性及有用程度确定其保管期限。3、剔除本无保存价值和保管期满和档案按规定进行的销毁或做相应的处理。三、档案价值鉴定工作的意义（一）便于发挥档案的作用。我们保管档案进行各项业务工作其主要目的是便于党和国家各项工作的利用把档案的作用充分发挥出来。我们通过鉴定工作去其糟粕留其精华剔除无价值的档案把有价值的档案

7、管好利用时就可以按照利用者的需求及时查找出来发挥档案应有的作用。（二）便于档案的安全保管。通过鉴定工作分清主次对价值大的档案给予良好的保管条件尽可能延长档案的寿命维护它的安全。（三）便于应付突然事变。只有经过鉴定才能及时、迅速地将重要档案抢救和转移。（四）档案价值鉴定是决定档案生死存亡的基本手段。档案价值鉴定工作担当的特殊使命使其成为现代档案管理的核心直接关系到档案工作其它各环节的开展也是一项难度最大的工作。 档案价值与档案鉴定标准 一、档案价值 档案价值：档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和情报作用而表现出有用性及有用程度。（主体：从事社会实践活动以各种方式和手段认识改造世界的

8、人。客体：主体进行的社会实践活动所指向和把握的客观对象。）二、档案价值的特点（一）档案价值的多维性。（二）档案价值的潜在性。（三）档案价值的相对性。三、鉴定档案价值的标准 （一）档案属性标准 1、档案的来源标准：档案来源是指档案的形成者。主要遵循以下原则：（1）分析文件的价值应站在本机关的角度。（2）分析文件的价值应看立档单位在社会上的地位和作用。（3）在本机关制发的文件中具体的撰写者制发机构也对档案价值产生影响。2、档案的内容标准:是分析判定档案价值的最重要、最本质、最关键因素。（1）看文件内容的重要性（2）看文件内容的独特性（3）看文件内容的真实性（4）看文件信息内容的综合性或集中性 3、

9、档案形成的时间与时效标准（1）文件形成时间对档案价值的影响具体表现在文件形成时间的远近文件形成于特别时期还是一般时期。（2）档案价值的时效性表现为档案可以在不同时期满足人们不同需要的阶段性即现实的使用价值、历史的参考价值和鉴赏的文物价值。（现实使用价值：就是看档案在现实的工作、生产活动中的行政效力与法律效力。历史的参考价值：是指档案是历史的产物在特定的历史条件下形成的是前人实践活动的信息积淀。鉴赏文物价值：年代久远的档案除本身的史料价值外还兼有文物价值。4、档案的形成特征标准（1）文件的名称。文件的名称具有特定的性质表示着文件不同的作用也在一定程度上反映出文件的不同价值。（2）文件的文本。同一

10、文件在撰稿、研制过程中可以形成各种稿本。（3）文件的外形特点。有些文件从内容上看并不重要但它的外形特点影响价值。总之鉴定档案的价值必须根据每份或每组文件的具体情况以文件的内容为核心全面联系地分析文件所属立档单位文件的责任者、产生时间、名称、可靠程度、有效性外形特点等诸种因素全面分析文件自身的有关特点以科学地判定档案的价值。（二）社会需求标准：从社会的利用需求和利益去评价档案价值是鉴定工作的核心社会需求和利用对档案的价值影响、调节和使用作用。1、社会需求方向：是指广大利用者需要利用哪些内容和哪些类型的档案把握住总的发展趋向。为了把握社会需要方向档案人员要加强对现有档案利用状况的统计和研究总结经验

11、摸索规律、开展预测尽可能使选留保存的档案能满足社会各方面需要。2、社会需求面。社会对档案的需求是多方面和多层次的。3、社会需求时间。近期利用需求和长远利用需求。（三）相对价值标准：在开展档案鉴定工作时一定要全面观察一个全宗和一个档案馆档案的整体状况既要分析档案本身的固有价值又要重视馆（室）藏档案质量的优化和减少重复。1、相关档案的保存状况（1）看档案的完整程度（2）看档案是否重复（3）看文件的可靠程度（4）看档案内容的可替代程度 2、保管条件和费用（1）现有保管条件（2）保管费用：是指保管档案过程中的花费。保存档案应考虑效益问题只有当档案发挥作用所带来的利益超过因保存档案所付出的代价时档案才具

12、有保存价值。第三节鉴定档案价值的原则和方法 一、鉴定档案价值的原则（一）从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值。这是鉴定工作总的指导思想也是档案价值评价的基础。（二）分析主体和主体本身的需要（三）全面的观点（四）历史的观点。这是由档案价值的时效性和社会历史性所决定的。（五）发展的观点。社会是不断前进的社会主义是不断发展的档案鉴定价值的标准和观念也要随着实践的发展而有所发展有所改变与时俱进。（六）效益的观点。保存档案必须考虑到社会的保存能力和保存效益问题效益的观点是指分析档案价值时要考虑收入与付出之比只有当档案发挥的作用超过因保存档案所付出的代价时才具有保存价值。二、鉴定档案价值的方法（一）

13、定性分析与综合的方法是判定档案价值的重要方法（二）定性分析与综合法同定量分析相结合是档案价值鉴定方法发展的必然趋势 1、比例鉴定法 2、选样鉴定法 3、系统优化法 4、模糊综合评价法（三）直接鉴定法是鉴定档案价值的操作方法 第四节 档案保管期限表 含义：档案保管期限表是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件。一、档案保管期限表的作用（一）能够保证鉴定工作的质量和提高鉴定工作的效率（二）能够有效地防止任意销毁文件 二、档案保管期限表的类型（一）通用档案保管期限表。它是由国家档案事业管理机关编制的供全国各机关、团体、事业单位鉴定档案时通用的保管期限表。（二）专门档案

14、保管期限表。它是由档案事业管理机关会同专业主管部门编制供各机关、团体、企业发、事业单位鉴定专门档案时使用的一种保管期限表。（三）同系统机关档案保管期限表。它是由主管领导机关编制的供同一系统各机关鉴定档案价值时的保管期限表。（四）同类型机关档案保管期限表。它是由档案事业管理机关或主管机关编制的供同一类型各单位鉴定档案时的依据和标准。（五）机关档案保管期限表。它是根据各机关档案的具体情况由本机关编制的供本机关鉴定档案时使用。三、档案保管期限表的结构 档案保管期限表的结构包括顺序号、条款、保管期限、附注以及说明等部分条款和保管期限是最基本项目。（一）顺序号。编顺序号的目的是固定条款的排列位置作为鉴定

15、工作人员使用档案保管期限表时引用条款的代号。（二）条款。条款是同一组类型相同的文件的名称或题名。（三）保管期限。它是编制档案保管期限表最核心的问题。它分为： 1、永久保管的文书档案 2、定期保管的文书档案（四）附注。附注亦称注释就是对某些条款及其保管期限所做的必要注释和说明。（五）说明 四、档案保管期限表中的若干问题（一）制定永久保存档案的独立评价体系一览表与实施比例控制法确保永久保存档案的完整与优化。理由：第一抓永久保存档案就抓住了要害。第二能防止对永久保存档案造成的不利影响。（二）分级分系统制定档案保管期限表构建有中国特色的档案鉴定工作体系。（三）档案保管期限表的期限、条款应明确和细化走划

16、限与标时（年）法相结合之路。当今各国两种不同的态度：一是保持灵活二是力求具体。划限与标时结合有以下好处：（1）有利于档案保管流程畅通。（2）责任分明。（3）方便及时处置可以较好的解决当前存在的“有期无限”“鉴而不毁”、一拖再拖直到不了了之的问题。（4）便于对号入座。（四）科学性、实用性、可操作性是评价档案保管期限表优劣的重要标准。为实现科学性的要求在制定档案保管期限表时一是要有科学的档案鉴定理论为指导二是要对鉴定对象档案有深入的研究与思索。而档案保额期限表的实用性和可操作性则应符合全面、系统、准确、明了的要求。第五节 档案鉴定工作的制度与组织 一、档案价值鉴定工作的制度。包括以下几个方面：（一

17、）确立统一的鉴定原则和标准（二）鉴定工作的组织领导。鉴定工作必须有组织、有领导、有计划地进行。（三）销毁档案的批准与监销制度。销毁档案应注意安全保密一般要有两人以下监销。销毁后监销人应在销毁清册上签字盖章并注明销毁方式和日期。（四）制定档案保管期限表实行审批制度。二、档案鉴定工作的组织（一）机关档案室的档案价值鉴定工作。主要由机关档案工作人员与文书立卷人员同时实施。（二）档案馆的档案价值鉴定工作。应当在鉴定委员会或鉴定小组的领导下进行。三、档案的销毁 含义：档案的销毁就是把经过鉴定对失去价值的档案毁灭性处置的过程。注：档案销毁清册应编制一式两份一份送有关领导审查批准一份留档案馆（室）保存。准备销毁的档案在未批准前应单独保管。