用户使用说明书.doc

1、临沂必达电子有限公司 酒店智能卡锁管理系统用户使用手册临沂必达电子有限公司2007年05月第1章 系统简介1.1 系统概述智能卡锁管理软件是临沂必达电子有限公司开发的一套面向各种酒店的客人及客房管理的综合性软件软件，系统易学易用，实现了酒店的计算机化的管理，代替了传统的人工管理方式，在降低成本的同时提高了酒店的工作效率。软件包括强大的数据存储、查询和汇总功能，提供多角度的数据查询；严谨的权限和发卡流程控制、系统自动维护和备份功能确保数据的安全性；智能化的管理确保酒店经营的正常进行。相信使用了本系统，一定会为您酒店的经营管理带来更多的便捷，使酒店的优势在激烈的市场竞争中日益显现。1.2 系统目标

2、提高工作效率，降低成本。1.3 适用范围本软件适用于各大中小型酒店的客房及日常管理和维护。1.4 系统特点l 本系统的初始用户名为“admin”，密码为“admin”。进入系统后请及时更改密码，以保证系统内数据的安全。l 界面美观友好、信息查询灵活、方便、快捷、准确。l 强大的库存功能，在意外中将损失降到最低。l 发卡记录及客人往来详细浏览。l 对用户输入的数据进行过滤，当输入有误时提示用户。l 数据保密性强，用户对应不同的操作级别。l 系统最大限度地实现了易安装性、易维护性和易操作性。l 直接调用计算器、记事本软件。l 系统运行稳定、安全可靠。l 系统自动生成数据编号且编号唯一不可以更改，增

3、加了系统的可维护性。l 系统大部分功能按钮都使用图标，使系统更加美观。l 第2章 软件安装及产品获得2.1 运行环境操作系统：Windows 98/ME/2000/XP数据库：Access硬件配置：CPU：Pentium 800MHz 以上内存：64MBRAM以上硬盘：200MB以上磁盘空间显示分辨率：最低800600像素 建议1024768像素颜色：256色2.2 数据库配置及安装一、酒店智能卡锁管理系统采用Access数据库开发，减少了程序在运行时进行手动配置数据库的麻烦。二、软件的安装： 1，双击Setup.exe文件，直到出现如图2.1所示画面，单击【下一步】，出现如图2.2所示画面。

4、图1图 2选择“我接受该许可证协议中的条款”后单击【下一步】，出现如图3所示的类似画面。用户姓名为您电脑操作系统的用户姓名，单位也为你操作系统所设。建议使用安装默认即可。图 3根据自己的需要选择是“使用本机的任何人”还是“仅限本人”后单击【下一步】，出现如图4所示画面。根据自己的需要更改安装路径后单击【下一步】，出现如图5所示画面。建议使用安装默认路径。图 4图 5单击【安装】，出现如图6所示画面。这里会显示安装状态，等几秒钟即可完成，完成后它自动弹出如图7所示的完成安装画面。单击【完成】，即可完成安装。图 6图 7第3章 系统登录双击酒店智能卡锁管理系统图标，会出现欢迎画面后进入系统登录界面

5、，如图3.1所示。图3.1 酒店智能卡锁管理系统登录界面具体的操作方法：单击用户名及密码的文本框，输入用户名和密码，单击【登录】按钮，系统自动进入如图3.2所示的进入智能卡锁管理系统的主界面。图3.2 酒店智能卡锁管理系统主界面 这样，我们就可以进行智能卡锁和客房等的所有操作了。第4章 系统管理4.1 系统设置选择【系统管理】或按快捷键Alt+S键，打开【系统管理】菜单下的【系统设置】进行系统的基本设置，如图4.1：图4.1 系统设置各界面根据酒店的需要进行设置，设置完成后点击【运用】按扭，后点【保存】按扭，会弹出图4.2的界面，单击【确定】按扭后退出手动重新启动系统。图4.2 系统设置完成界

6、面4.2 数据管理数据的备份恢复，删除添加等操作，是每个系统必备的功能。在酒店智能感应卡锁管理系统中，数据的管理功能实现的方便和有效，功能强大，但操作一定要小心，防止带来不必要的操作。下面，我们将详细来介绍在这个系统中是如何来管理数据的。选择系统菜单的【系统管理】或按快捷键Alt+S，我们可以打开【系统管理】菜单的下拉菜单，选择“数据管理”即可进入如图4.3所示窗体。图4.3 数据管理操作界面在这个窗体的上方有两个按扭，一个为【备份数据】按扭，另一个为【恢复数据】按扭，单击【备份数据】按扭可以打开选择备份路径的另存为选择框，如图4.4所示。在这个选择框中，请您选择您要备份的路径和输入您要备份的

7、数据库名称，建议使用当前备份数据库的日期和时间为文件名。点击【保存】出现“数据备份成功”提示框，【确定】即可。单击【恢复数据】按扭打开是否进行数据恢复操作的询问框，【确定】开始恢复操作，【取消】放弃恢复数据操作。【确定】可以打开选择恢复数据路径的选择框，选择以前所备份的数据文件的路径和文件，单击【打开】出现数据库恢复成功信息提示框，重新启动系统，确保数据库恢复使用。图4.4 另存为选择框在数据管理窗体的下房，放置了“入住记录、楼栋信息、制卡记录、客房信息、登录记录和客房类型”六个单选框。选择其中一个，单击其下方的【清除】按扭，会有确认是否清除记录的提示框，【确定】删除，【取消】放弃，确定后会有

8、“删除成功”的提示框。下面对这几个选项分别作一介绍是删除那些内容：1， 入住记录：表示所有客人入住贵酒店的所有记录。2， 楼栋信息：表示在这个系统中您所添加的所有楼，即在客房管理里增加的楼栋管理信息。3， 制卡记录：表示这个系统运行后的所有发卡记录，包括设置卡、管理卡和客人卡。4， 客房信息：表示贵酒店添加的所有房间信息。5， 登录记录：表示所有用户登录和推出这个系统的时间记录。6， 客房类型：表示贵酒店增加的所有客房类型。建议：1. 在所有客房资料添加完成之后进行第一次备份数据；2对于各种记录非必要不要去删除； 3如果可能，最好每天进行数据备份操作。4.2 日志管理选择系统菜单的【系统管理】

9、或按快捷键Alt+S，我们可以打开【系统管理】菜单的下拉菜单，选择“日志管理”即可进入如图4.5所示窗体。图4.5 日志管理窗体在这个窗体中，你可进行如下操作：1，查询：在姓名选择框中选择要查询操作员的姓名，再选择要查询的时间段，单击【查询】按扭即可。2，删除：在下面表中选择要删除的记录，单击【删除】按扭即可。3，打印：查询到要打印的记录，单击【打印】按扭即可。第5章 用户管理5.1 用户设置选择系统菜单的【用户管理】或按快捷键Alt+U，我们可以打开【用户管理】菜单的下拉菜单，找到第一项“用户设置”即可以打开用户的添加管理等操作的界面如图5.1所示。图5.1 用户设置界面1 添加用户：在“用

10、户名”的文本框中输入用户名（建议为英文字母），此用户名用于登录系统；在真实姓名文本框中输入用户的真实姓名，为了便于管理，建议用真实姓名；在“密码”文本框中输入用户密码，牢记此密码，这里只有输入一次密码的机会，此密码用于登录系统，再输入其他文本框的信息后单击【添加】按扭，出现添加成功提示框如图5.2所示，同时在上方表格中即时显示您所添加的用户的用户名和真实姓名，单击【确定】按扭即用户添加完成。图5.2 添加用户成功界面2 删除用户：在“用户管理”界面上方的表中单击要删除的用户，在下方“用户名”文本框和“真实姓名”文本框中会分别显示你选取用户的“用户名”和“真实姓名”，其他文本框显示对应的其他信息

11、，单击【删除】按扭，弹出如图5.3所示确认删除界面，单击【是】即可删除。【否】取消删除。注意：在输入密码时，文本框中以明码的形式显示密码，而不是传统的使用“*”显示，这是因为只有一次输入密码的机会，为了使用户更好的记住密码而设的。建议酒店管理员在设置用户的时候使用统一的密码，让用户自己第一次登录系统之后去修改密码。图5.3 删除用户确认对话框5.2 权限设置 选择系统菜单的【用户管理】或按快捷键Alt+U，我们可以打开【用户管理】菜单的下拉菜单，找到“权限设置”即可以打开为各用户分配权限操作的界面如图5.4所示。图5.4 权限设置界面在界面上方的下拉列框中选择要分配权限的用户名，在可选权限中会

12、显示此用户名已有的权限，在已有权限左方框中已经打上勾。如果还需增加权限，可以在所要分配权限左框打上勾，然后单击【保存】按扭，弹出保存成功提示框，确定即可。说明：1，“admin”用户为系统默认的超级管理员，它拥有所有的权限，而且这些权限不可修改。2，界面中用红色注明了“制卡权限”、“一级菜单权限”和二级菜单权限。下面分别对这三类权限作一简单的说明。a，制卡权限：这里的权限包括了所有设置卡和管理卡制作的权限，但不包括发行客人卡的权限。可根据不同的需要给不同的用户分配制作设置卡和管理卡的权限，建议此类中的权限只有管理员才有。b，一级菜单权限：这里的权限包括了系统主界面里的所有一级菜单的权限，建议此

13、类的权限分配给所有用户。c，二级菜单权限：这里的权限包括了系统的二级菜单和部分其他权限，比如“无卡退房”等，建议这里的权限分配时要谨慎。3，为了系统的更好运行和管理，有些通用功能并未进行权限的分配，比如辅助工具中的计算器和记事本等，系统设置其为通用权限，即所有用户都具有此功能使用的权限。依次输入要更改密码的用户名，旧密码和输入两次新密码，单击“保存”按扭，弹出“密码修改成功”对话框，点击【确定】即可。5.3 修改密码 选择系统菜单的【用户管理】或按快捷键Alt+U，我们可以打开【用户管理】菜单的下拉菜单，找到“修改密码”即可以打开为各用户修改密码操作的界面如图5.5所示。图5.5 修改密码界面

14、依次输入要更改密码的用户名，旧密码和输入两次新密码，单击【保存】按扭，弹出“密码修改成功”对话框，如图5.6所示，再点击【确定】即可。图5.6 修改密码成功界面第6章 客房管理6.1 楼栋管理 选择系统菜单的【客房管理】或按快捷键Alt+R，我们可以打开【客房管理】菜单的下拉菜单，找到“楼栋管理”即可以打开添加楼栋信息等操作的界面如图6.1所示。图6.1 楼栋管理界面进入楼栋管理界面后，楼号、楼名、层数和备注各文本框不可用，同时删除、修改和保存按扭也不可用。1 添加楼栋信息：单击【增加】按扭，楼号、楼名、层数和备注各文本框变为可用，分别在楼号，楼名，层数和备注的文本框中输入相应的信息，输入完成

15、后单击【保存】按扭，即可将输入的楼栋信息添加到表中且及时在上方列表中显示出来。2 修改楼栋信息：修改某栋楼的信息，可在表中选择您所要修改楼栋的楼号，这时，你所要修改楼栋的信息就显示在下方的各文本框中，再单击【修改】按扭，文本框变为可编辑状态，在文本框中更改您所要修改的楼栋信息后按【保存】按扭即可。3 删除楼栋信息：删除某栋楼的信息，可在表中选择您所要删除楼栋的楼号，单击【删除】按扭，弹出如图6.2所示的对话框，单击【确定】即删除成功，【取消】为不删除。图6.2 删除楼栋确认界面注意：楼号只能是07之间的数字且不能重复，层数只能是063的数字。6.2 客房类型选择系统菜单的【客房管理】或按快捷键

16、Alt+R，我们可以打开【客房管理】菜单的下拉菜单，找到“客房类型”即可以打开添加客房类型信息等操作的界面如图6.3所示。图 6.3 客房类型操作界面对客房类型的操作跟楼栋管理的操作差不多。进入客房类型界面后，客房类型、可住人数和价钱各文本框不可用，同时删除、修改和保存按扭也不可用。1 添加客房类型信息：单击【增加】按扭，客房类型、可住人数和价钱各文本框变为可用，分别在客房类型、可住人数和价钱的文本框中输入相应的信息，输入完成后单击【保存】按扭，即可将输入的客房类型信息添加到表中且及时在上方列表中显示出来。2 修改客房类型信息：修改某客房类型的信息，可在表中选择您所要修改的客房类型，这时，你所

17、要修改客房类型的信息就显示在下方的各文本框中，再单击【修改】按扭，文本框变为可编辑状态，在文本框中更改您所要修改的客房类型信息后按【保存】按扭即可。3 删除客房类型信息：删除某客房类型的信息，可在表中选择您所要删除的客房类型，单击【删除】按扭，弹出确认删除的对话框，单击【确定】即删除成功，【取消】为不删除。注意：客房类型不可以重复。6.3 客房状态选择系统菜单的【客房管理】或按快捷键Alt+R，我们可以打开【客房管理】菜单的下拉菜单，找到“客房状态”即可以打开添加客房状态信息等操作的界面如图6.4所示。图 6.4 客房状态操作界面对客房状态的操作跟楼栋管理的操作差不多。但打开界面的时候不同的是

18、客房状态中已经有了5种不同的客房状态，这是系统默认的，不可修改和删除。进入客房状态界面后，房间状态和状态说明文本框不可用，同时删除、修改和保存按扭也不可用。1 添加客房状态信息：单击【增加】按扭，房间状态和状态说明文本框变为可用，分别在房间状态和状态说明的文本框中输入相应的信息，输入完成后单击【保存】按扭，即可将输入的客房状态信息添加到表中且及时在上方列表中显示出来。2 修改客房状态信息：修改某客房状态的信息，可在表中选择您所要修改的客房状态，这时，你所要修改客房状态的信息就显示在下方的各文本框中，再单击【修改】按扭，文本框变为可编辑状态，在文本框中更改您所要修改的客房状态信息后按【保存】按扭

19、即可。3 删除客房类型信息：删除某客房状态的信息，可在表中选择您所要删除的客房状态，单击【删除】按扭，弹出确认删除的对话框，单击【确定】即删除成功，【取消】为不删除。建议：如没有特殊需要，不需要添加任何客房状态，使用系统默认的就可以，如果确实要添加其他的，请与软件开发商联系。6.4 客房资料选择系统菜单的【客房管理】或按快捷键Alt+R，我们可以打开【客房管理】菜单的下拉菜单，找到“客房资料”即可以打开添加房间信息等操作的界面如图6.5所示。如果是第一次运行，那么在弹出图6.5的界面之前会弹出“未找到记录”的错误对话框如图6.6所示。本系统在房间信息的添加修改等各种操作中，进行了很多系统自动设

20、置的功能，非常简单快捷。具体体现在：1，在“楼号”下拉框中选择你所要添加房间的楼号，这里所以的楼号就是您刚才在楼栋管理中添加的。选择完楼号之后，在下面的“层号”下拉框中就显示你所选楼的所有层，这些层是在你添加楼栋信息的时候添加的，如果您在添加楼栋信息时输入的层数是20，那在这里的“层号”下拉框中就出现从120的层。2，在“门牌号”中输入房间的门牌号码后，单击“客房编号”的文本框您会发现，这里已经有编号了，那就是“门牌号”的后面两位数，建议不要修改，如果酒店有特殊需要，请与程序开发商联系。3，在“类型”下拉框中选择您所想要添加房间的类型，这里所有的类型就是您刚才在客房类型中添加的类型。选择完后您

21、会发现，在“价钱”的文本框中就出现了您刚才添加客房类型时给客房类型定的价钱。4，在“状态”下拉框中，您可以选择所有刚在“客房状态”中添加的各种状态，在这里，强烈建议选择“可用房”。图6.5 客房资料操作界面图6.6 错误提示框 下面对客房资料的各种操作作详细说明：1 增加客房资料：增加客房资料的方法有两种，第一种为一间房一间房的增加，还有一种就是快速的自动增加。下面分别介绍：A，在右边各文本框中输入或选择各客房资料等信息，单击下方的【保存】按扭，弹出添加成功信息提示框，单击【确定】按扭，即可在表中看到新增加的客房资料。B，在右边各文本框中输入或选择各客房资料等信息，单击下方的“自动增加房号”按

22、扭，即可以快速的增加客房资料。这里，系统自动增加的是门牌号和客房编号，如果要对其他楼或层自动增加时，要重新选择楼号和层号。2 修改客房资料： 在左边表格中选择您要修改的房间，在右的各项中会及时显示出您所选的房间信息，层号要您正确选择楼号下拉列表框后才可正确选择。全部信息显示后，您在右边各文本框中修改某个或某几个值后单击下方的【修改】按扭，可弹出修改成功的提示框。 3 删除客房资料：在表中选择你要删除的客房资料，单击下方的【删除】按扭，弹出确认是否删除信息的提示框，【是】删除，【否】取消删除。注意：1，客房编号只能是0-127之间的数值，层号只能是0-63之间的数值。自动增加时，只增加客房编号和

23、门牌号，其他信息不变。2，增加完一层或一栋楼的客房资料后要增加其他楼层的资料时，应先选楼号后再选层号，否则您选层号的时候会发现层号的下拉框为空。6.5 前台管理选择系统菜单的【客房管理】或按快捷键Alt+R，我们可以打开【客房管理】菜单的下拉菜单，找到“前台管理”即可进行客人入住等一系列操作了，界面类似图6.7所示。进入这个界面中，我们就可以进行客人入住等的发卡工作了。系统默认运行的时候就已经打开前台管理。图6.7 前台管理界面在前台管理的界面中，我们可以看到，各系统菜单、在一片黄色区域中的所有房间列表，每种图表代表不同状态的房间。把鼠标放到各房间图表上，即可以显示这个房间的信息，包括：房号、

24、楼号、层号、类型、状态和价格。在下方的状态栏中，显示了总房间数、空房间数、入住率、操作员的名字、系统登录日期、登录时间以及软件是否注册等情况，显示的信息完全且准确。在房间信息的图表区域，我们可以按照不同的排列方式来排列房间图表。点击鼠标右键，选择“查看”可以有平铺、小图标、列表和详细方式等四种方式。在鼠标右键中，还增加了刷新等功能，特别是把“设置房态”功能放在这里，让房间状态的设置变成非常简便快捷。双击这些图标或通过鼠标右键就可以进行宾客的入住和退房等操作，非常的方便，大大的增强了酒店的管理效率。6.7 客人查询选择系统菜单的【客房管理】或按快捷键Alt+R，我们可以打开【客房管理】菜单的下拉

25、菜单，找到“客人查询”即可进行客人入住等一系列操作了，界面类似图6.8所示。如果还没有客人入住记录，则会先弹出如图6.6一样的“未找到记录”的错误提示框。在这提供了查询客人的三种方法：1 状态查询：在状态查询中点击选择你要查询客人的状态，再单击其下方的【查询】按扭即可在表中显示符合查询条件的客人信息，如没有找到记录会显示“没有找到符合条件的记录”提示框；2 时间段查询：这是按照客人入住的时间进行查询的。在时间查询中选择客人的入住时间段，再单击其下方的【查询】按扭即可在表中显示符合查询条件的客人信息，如没有找到记录会显示“没有找到符合条件的记录”提示框；3 姓名查询：这是按照客人的姓名来进行查询

26、的。在姓名查询的文本框中输入要查询客人的姓名，单击其下方的【查询】按扭即可在表中显示否和查询条件的客人信息。打印功能： 单击【打印】按扭，会出现一个页面，那里显示出了当前在表格中的所有记录，点击左上角的“打印”标志即可以打印。在这里可以先查询符合条件的记录再打印出来，这就实现了查询打印的功能。图6.8 客人查询界面6.8 客房查询选择系统菜单的【客房管理】或按快捷键Alt+R，我们可以打开【客房管理】菜单的下拉菜单，找到“客房查询”即可进行客人入住等一系列操作了，界面类似图6.9所示。如果还没有客人入住记录，则会先弹出如图6.6一样的“未找到记录”的错误提示框。在此窗口中，单击表中的任何一行，

27、即可在左边“客房资料”各文本框中显示楼号、层号和房间号。在“客房查询”信息框中，点击选择客房状态，单击【查询】按扭，即可在表中显示所选状态的客房信息。【确定】和【取消】两个按扭有其他用途，在后面的章节中我们会介绍。图6.9 客房查询界面第7章 发卡管理7.1 发客人卡选择系统菜单的【发卡管理】或按快捷键Alt+D，我们可以打开【发卡管理】菜单的下拉菜单，找到“发客人卡”即可进行客人入住等一系列操作了，界面类似图7.1所示。在此窗口中，房间号是不允许选择的，可以通过右上角的“查询客房”按扭，弹出图6.9所示窗口，在表中选择客人要入住的房间（会在客房资料信息框中显示），单击左下角的【确定】按扭，图

28、6.9的窗体将关闭，回到图7.1的窗口，这时可以发现，房间号的文本框中已经填充了刚才选择的房间号码。图7.1 发客人卡界面很重要的一点，在“新客入住”文本选择框中，如果是新客入住，一定要勾上（此处默认是打勾的），当一间房同时发两张卡以上时，发第二张卡开始，应取消“新客入住”前的勾。接着依次输入或选择客人姓名、性别、证件资料、退房时间和说明等信息后，单击【发卡】按扭，如果发卡器没连或是发卡器感应区没有卡时，将会出现如图7.2所示错误提示框。每发一张客人卡，在“已发卡张数”下方数值加1，打开这个窗口就可以直观的看到某个房间发了几张卡。当要开钟点房时，在“钟点房”选择框前打上勾，并且选择小时数发卡即

29、可。图7.2 错误提示框请正确连接发卡器和输入全部信息后，单击【发卡】，将会得到如图7.3所示的发卡成功信息提示框。单击【确定】即发卡成功。发卡成功之后，桌面上对应的那个房间图标相应改变，同时也把客人的入住时间等资料写入了数据库。图7.3 发卡成功提示框7.2 团队发卡选择系统菜单的【发卡管理】或按快捷键Alt+D，我们可以打开【发卡管理】菜单的下拉菜单，找到“发客人卡”即可进行客人入住等一系列操作了，界面类似图7.4所示。1 在此窗口中，左边的“宾客入住信息”栏跟发个人卡（发客人卡）一样操作。2 在“宾客入住信息”栏输入完整信息后，开始选择房间，默认右边的“房间号”文本框是不可选的。单击【客

30、房查询】按扭，弹出如图6.9所示窗口，按住Ctrl键用鼠标选择多个房间，单击【确定】按扭（跟发客人卡是一样操作），客房查询窗口关闭，回到发团队卡界面，这是，房间号文本框中显示了刚才选取的所有房间中的第一个选择的房间号码，再点击【发卡】按扭，即可开始进行发卡操作。第一张卡发卡成功之后，会提示是否发下一个房间的卡并选择房间号码，类似如图7.5所示，单击【是】按扭继续发卡，单击【否】按扭停止发显示房间的卡，并马上询问是否发下一间房，知道所选房间全部发完。图7.4 团队发卡界面图 7.5 是否发下一张卡询问框 4 发卡过程的错误提示和发卡成功提示，参照上节“发客人卡”。7.3 宾客续住选择系统菜单的【

31、发卡管理】或按快捷键Alt+D，我们可以打开【发卡管理】菜单的下拉菜单，找到“宾客续住”即可进行客人续住操作了，界面类似图7.6所示。图7.6 宾客续住操作窗体在这个窗体弹出之前先进行读卡，如果发卡器感应区没有有效的卡等提示跟发行客人卡的错误提示相同，同时增加一个判断是否为客人卡的功能，如果不是客人卡将不执行宾客续住。进入这个窗体以后，房间号是不可选的，读卡正确后，房间号文本框中自动会显示卡所属的房间号码。选择退房时间，并输入说明内容后点击【发卡】按扭，直到出现“发卡成功“的提示框，说明发卡成功，完成宾客续住操作。7.4 宾客退房选择系统菜单的【发卡管理】或按快捷键Alt+D，我们可以打开【发卡管理】菜单的下拉菜单，找到“宾客退房”即