秘书实务.docx

1、秘书实务第一章 绪论一、秘书的定义： 秘书是以综合处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员。二、秘书概念的古今异同： 1、区别：古代的“秘书”一词指物，即秘密收藏的图书文献；现代“秘书”一词则指人，即为领导者提供特定服务的人员。 2、联系：“秘书”一词由“秘”和“书”二字组成，由物及人，职能相同。三、秘书学的研究对象、内容与范围 1、研究对象：秘书学就是研究秘书工作和秘书活动的特性与规律的科学。秘书、秘书工作、秘书机构是秘书学的研究对象 2、研究内容与范围： （1）理论秘书学：其任务是从丰富的秘书工作和秘书活动中抽象出科学的秘书学范畴系统，建立严密的有内在逻辑联系的理论体系。（2）应用

2、秘书学： 研究如何促使秘书工作和秘书活动的价值实现，充分发挥秘书机构的功能。是秘书能否有效进行“辅助管理，综合服务”，促使组织协调运转的重要环节,是秘书工作和秘书活动的意义所在。此外,应用秘书学还研究如何运用现代科技成果提高秘书工作效率等问题。 （3）历史秘书学：通过对中外秘书工作和秘书活动发生、发展规律的研究，一方面总结中外秘书历史上的经验教训，为今天的秘书工作和秘书活动提供参照；另一方面，又可从历史规律预测和展望未来，建立秘书学研究的超前意识，为未来作准备。这一研究兼有基础理论和应用研究的双重意义。（4）秘书教育学：秘书教育学研究各层次秘书人才培养的目标、内容、方式、方法等。如各级各类秘书

3、学专业的设置、课程结构、教学特点与方法研究。秘书教育学是秘书人才队伍发展和秘书职业化不断深化的重要基础,是秘书学发展和进步的内在动力。四、秘书学与文书学、档案管理学的区别： 1、秘书学、文书学、档案管理学都是独立的、密切相关的学科。 2、从学科产生的时间来看，档案学的产生已有七十多年历史，文书学与档案学产生的时间大致相当，隶属于档案学的档案管理学产生的时间也相对较早，而秘书学的产生距今只有30年。从研究对象来看，秘书学研究秘书工作与秘书活动及其规律，文书学研究文书现象及其规律，档案管理学研究档案形成、发展和档案工作实践。这是它们各自成为独立学科并相互区分的主要标志。秘书学作为一门独立学科，有自

4、己独特的研究对象和研究范畴，比如秘书学研究文书与档案,不能混同于文书学和档案管理学。“秘书学不能一般性地去研究这些内容，应当从秘书工作的特点出发，根据秘书工作的需要和要求，研究与秘书工作有密切关系的那部分文书工作与档案工作的内容。”所以说，秘书学、文书学、档案管理学既是密切相关的学科，也是有明确分野、各自独立的学科。五、1、广义层面上的秘书学主要包括 （ABC） A.理论秘书学 B.应用秘书学 C.历史秘书学 D.当代秘书学 2、秘书学的学科性质包括？（AB） A.综合性 B.应用性 C.选择性 D.开放性 3、学习秘书学，采用理论与实践相结合的方法，要注意理论学习与哪些方面的结合？ （BCD

5、） A.案例学习 B.现实经验 C.现实问题 D.现实需求 4、我国秘书职业的分类标准不属于在横向上的是（ D ） A.服务对象和经济支取的不同 B.秘书所从事的行业特征 C.组织内部分工 D.承担的职责范围大小和工作任务轻重 5、秘书职业发展现状主要包括（ABCD） A.秘书工作职业化 B.秘书技能专业化 C.秘书办公科学化 D.秘书从业资格化 6、秘书职业的基本特点 ( ABC） A.广泛性 B.近身性 C.从属性 D.服务性 第2章 秘书机构一、秘书机构的含义及特点：（1）秘书机构的含义：秘书机构是指在各级各类组织中为领导机构和领导处理综合事务、辅助管理的综合性办事机构。（2）特点：.综

6、合性、附属性、辅助性1综合性。秘书机构属于综合性机构，虽然不承担具体业务，但组织中大量的综合协调、辅助管理、人事沟通、事务服务等工作，都需要秘书机构承担。并且，由于秘书机构所处的枢纽地位，使它成为除领导人之外唯一把握全局的机构。这一特殊地位，使它能从组织系统的整体利益出发，对各职能部门的关系进行协调，把各部门的工作有机地联系在一起，从而，促进组织系统工作效能的整体提高。因此，可以说，秘书机构不同于各职能机构，工作非专项职责范畴，而具有全局意义。2附属性。从所处的位置看，秘书机构具有明显的附属性特点。任何一个秘书机构都直接隶属于组织的领导机构，在领导机构之下设置，处于特殊的位置。秘书机构虽与其它

7、职能部门居于同一层级，但它附属于省政府、市政府、集团公司、公司。凡社会组织，必附设秘书机构，围绕组织领导人的工作从事辅助性管理工作和综合性服务工作。3辅助性。从活动性质看，秘书机构具有辅助性特点。秘书机构不同于决策机构，也不同于机关内其他业务性机构。 既无权做出决策，也不是某方面业务主管，其工作基本上是围绕领导集体或领导人的工作而展开的一些辅助性活动。二、秘书机构设置的原则： 适应性原则、科学合理原则、统一高效原则、相对稳定原则三、怎样理解秘书机构设置的科学合理性？答：科学化原则就是遵循客观规律，科学合理设置秘书机构。具体体现在以下三方面：（1）组织结构要科学，（2）职责确定要科学，（3）团队

8、人员配备要科学。四、1、秘书团队群体的特征： 秘书团队要有共同的行动目标； 每个成员在群体中都有一定地位、责任和义务； 有共同遵守的群体规范和行为标准； 成员之间有相互依存的关系，并能相互影响。2、“优化”组合：一要异质结合，合理分工；二要遵循动态原则，使秘书团队成员保持相对的运动状态。（1）秘书团队的“异质结合” 类型结构优化：智囊型、秀才型、公关事务型、技术型 智能结构优化：（1）有的侧重于理论知识（2）有的侧重于实践经验（3）不同的专业、行业知识 年龄结构优化：（1老秘书阅历丰富、功底深厚（2中年秘书年富力强、判断准确（3青年秘书精力旺盛、思维活跃 个性结构优化：（1）协调的性格结构和相

9、容的气质结构（2）避免同种气质类型（3）防止因相同相似思维方式、行为导致极端化倾向 性别结构优化：（1）一般而言，男性长于逻辑思维，分析、比较、概括能力较强，有竞争性、独立性和支配性 （2）女性长于形象思维，温文尔雅，感情细腻，善于体贴，有程序性、周密性5、秘书机构的名称有哪几种？秘书机构的组织类型有哪些？（一）机构的名称： 1、办公室或办公厅：党政机关的秘书机构 广义：机关、单位或首长名称 + 办公室（厅） 狭义：办公室 2、秘书处 社会团体以及临时性的秘书机构 办公厅或办公室的下设机构 “秘书局”、“秘书科”、“秘书室” 3、以秘书机构承担的具体职能命名：信访办公室、保密局、政策研究室 4

10、、企事业秘书机： 除称做“办公室”外，还有称做“行政部”或“综合部”、“综合办公室”，其部门负责人称做“行 政总监”、“行政助理”、“行政部部长”、“综合办主任”等。（二）秘书机构的组织类型： 1、综理制：又叫总体办公室机构模式。是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的统一的办公机构。 2、分理制：又称职能分工式结构。是为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而形成的秘书机构组织形式。 3、单一制：又称职能统兼式结构。是指只设有一名专职或兼职秘书直接为领导和其他职能部门提供辅助管理和综合服务的组织结构模式。六、从建立秘书规范的角度，谈谈规范的作用。答：秘书机构的规范实际就是为

11、秘书机构及其人员提供一个可以这样做、应该这样做、不能这样做的模式。其作用具体表现在： 一是规范指示了秘书机构及其人员的工作方式和行为准则，具有导向作用； 二是规范作为秘书工作的标尺，用来衡量秘书机构及其人员工作是否合法、高效，为评判和鉴定秘书工作提供了客观标准，具有评价作用； 三是规范的形成将秘书工作纳入规范化管理轨道，由主观随意的“人治”转为依章办事的“法制”，具有提高秘书工作效率的作用。从机构设置、人员配备、职责权限、工作程序等方面建立规范，使秘书有法可依，克服推诿扯皮，从而促使机构高效运转。第三章、秘书职能一、秘书职能的含义： 秘书职能，是指在组织管理过程中，秘书所承担的职责和应发挥的作

12、用与总体功能。从宏观上规定了秘书的工作方向、活动范围和办事标准。 二、秘书的基本职能有哪些？怎样认识和理解秘书的基本职能？1、秘书的基本职能包括办理事务、沟通协调、辅助决策、督促检查。2、所谓职能，是指“人、事物、机构应有的作用；功能”。 秘书职能，是指在组织管理过程中，秘书所担负的职责和应发挥的作用与总体功能。秘书职能具有较强的概括性，从宏观上规定了秘书的工作方向、活动范围和办事标准。秘书职能的主体是秘书，而不是其他。秘书以独特的秘书工作，促进组织管理职能的实现，提高组织管理效率。 秘书职能区别于秘书业务与秘书实务。秘书业务主要强调秘书工作的专业性。秘书实务是与秘书学理论相对的概念，包括秘书

13、工作的具体内容与方式方法。秘书业务与秘书实务二者均属于“操作层面上的具体秘书事务，且因主管或组织的需要不同而各有不同。” 秘书职能与秘书工作也是两个不同层面的概念。秘书工作是秘书职能的具体体现，秘书职能是对秘书工作的抽象概括。因此，把秘书职能划分为一般职能、基本职能和某项具体职能是不可取的。 20世纪突出强调秘书机构的参谋助手作用、督促检查作用和协调综合作用。而秘书职能不仅要概括地体现秘书活动的基本内容，也要体现秘书职业的功能和作用。三、怎样理解秘书职能与秘书工作的关系？ 秘书职能与秘书工作是两个不同层面的概念。秘书工作是秘书职能的具体体现，秘书职能是对秘书工作的概括与抽象。因此，把秘书职能划

14、分为一般职能、基本职能和某项具体职能是不可取的。 秘书职能，是指在组织管理中，秘书所担负的职责和应发挥的总体功能。秘书以独特的秘书工作，促进组织管理职能的实现，提高组织管理效率。 根据秘书职能特征，可以把秘书工作分为四类：一是日常事务工作，二是专项工作，三是领导授意工作，四是参谋辅助工作。 秘书四大职能，即办理事务、沟通协调、辅助决策、督促检查。秘书四大职能以办理事务为基础，以辅助决策为核心，相互联系、相互渗透，形成一个有机的不可分割的整体。四、秘书工作的内容有哪些？ 根据秘书职能特征，可以把秘书工作分为四类：一是日常事务工作，二是专项工作，三是领导授意工作，四是参谋辅助工作。第四章 秘书职能

15、环境一、秘书职能环境的内涵是什么？ 秘书职能环境是指秘书发挥职能作用的环境。它是秘书职能活动的基础。其内涵十分深广，包括秘书所在组织的外部环境、秘书所在组织的内部环境和秘书机构的内部环境。外部环境包含国际国内政治、经济、科技、文化等大环境，又包含行业系统环境、地区环境等小环境。内部环境是指秘书所在组织内部影响秘书职能活动的各种条件和因素的总和。二、秘书职能环境的作用有哪些？ 秘书职能环境对秘书工作具有规定作用、导向作用和激发作用。（1）规定作用：第一，社会环境决定了秘书工作与秘书职业的存在。第二，行业环境决定了秘书工作特定的辅助对象、工作内容及运作方式以及对秘书素养的不同要求。第三，不同层次的

16、组织环境决定了秘书工作的不同运作方式与工作任务的深度、广度。第四，不同的岗位环境决定了秘书工作的不同服务对象和工作目标。（2）导向作用：不同的职能环境有不同的组织目标和领导工作目标，且在发展变化中。秘书工作必须适应职能环境的需要，遵从组织目标和领导工作目标，并且顺应职能环境变化发展的趋势。（3）激发作用：人们从事社会工作的动力来自于社会组织对其需要的满足。秘书职能环境能具体地满足秘书的需要。因此，秘书职能环境对秘书工作具有激发性。三、秘书如何适应职能环境？ 秘书适应职能环境要从适应职能环境特点、满足职能环境需求、顺应职能环境发展和开发职能环境资源几个方面着手。（1）适应职能环境特点:一要适应国

17、际国内的宏观社会环境特点及其发展趋势。二要适应所在组织的行业环境特点。三要适应所在组织的内部环境特点。四要适应秘书机构的内部环境特点。五要适应具体秘书工作岗位的环境特点。（2）满足职能环境需求:首先，秘书要满足领导工作的需求。其次，秘书要满足组织日常办公事务的需求。 （3）顺应职能环境发展:在秘书适应职能环境特征、满足职能环境需求的实践过程中，存在着顺应职能环境发展趋势的问题。（4）开发职能环境资源:第一，合理开发领导机构及领导人的影响力资源。第二，注重开发职能环境中的信息资源。第三，注重从协调各方面关系中开发职能环境中的能量整合资源。四、论述秘书处理人际关系的重要准则。答：秘书在处理人际关系

18、时要遵循以下准则： 第一，尊重。秘书一定要尊重人际交往中的所有对象。尊重别人，才能够得到别人的尊重。秘书要正确运用尊重原则，在尊重别人的意见和要求时又不轻易放弃自己的原则和看法；不强人所难，不把自己的观点强加于人。 第二，礼貌。礼貌准则要求秘书在与领导、同事和客人交往时，服装整洁，表情自然，举止文雅，用语得体。在各种交际场合自觉注重和严格遵守各种礼仪礼节。 第三，诚实守信。诚实，一要态度诚恳，不虚伪，不做作；二是要讲真话。守信，也就是讲信用。人际交往中，秘书一定要注意守信，言行一致。言而无信，往往被视为品质不好的表现，是秘书处理人际关系的大忌。 第四，平等待人。平等待人是秘书建立和处理人际关系

19、的前提条件。具体来说，在公务接待活动中注意地位对等、同级接待；在待人态度上要一视同仁、热情周到；在处理物质关系时要注意等价交换。五、简述秘书与领导的多维关系。答：秘书与领导的多维关系主要包括工作上的主辅关系、角色上的从属关系、组织上的上下级关系、事业上的同事关系和人格上的平等关系。（1）主辅关系：秘书作为领导的助手，最重要的是为领导的管理工作提供全面服务。这种职责主要体现在辅助领导处理一些日常事务性工作方面.（2）从属关系：从职业特点看，没有领导就没有秘书，离开了领导，秘书这一角色也就失去了存在的依据。从秘书所处的社会地位看，秘书角色从属于领导角色。（3）秘书与领导具有一种组织上的上下级关系。

20、这种关系决定了秘书在工作中必须接受领导的指挥，尊重组织上赋予领导的权力 。（4）秘书与领导虽然职责分工不同、地位不同，但都是为了国家和人民的事业而工作的，是目标一致的同事关系。（5）秘书与领导都是国家的公民，在法律面前是平等的，没有贵贱之分。因此，秘书与领导在人格上是完全平等的。六、论述秘书处理与领导关系的方法。答：秘书处理与领导关系的方法主要有：第一，了解领导，有的放矢；第二，尊重领导，维护权威；第三，正确领会和贯彻领导意图；第四，加强沟通，联络感情。七、秘书如何处理与同事的关系？答：秘书处理好与同事的关系必须做到： 第一，尊重同事。 尊重是秘书处理好同事关系的基础。秘书作为领导信任的助手，

21、消息灵通，人际关系广，比起办公室其他同事地位要高。为此，要防止傲慢、优越感。当秘书向同事传达领导指令时，要注意态度和语气，不能以“二首长”自居。秘书对同事的尊重可表现在多方面，如对同事的思想、观念、态度、需求有较强的认识，敏锐地洞察别人的真正需求和真实动机，使别人感到自己善解人意。又如尊重同事的隐私也是尊重同事的一个方面。 第二，关心同事。 秘书必须认识到，工作要顺利进行并取得成果，领导的信赖固然重要，但同事的支持和合作也必不可少。秘书要取得同事的支持和合作，就应该主动地、真诚地关心同事。工作上应多体谅同事的难处，尽力给予帮助。还应关心同事的生活，多与同事接触，增加了解，消除隔阂，促进友好关系

22、的形成。 第三，宽容随和。 办公室同事年龄、性别、学识、专长、能力、性格各异，导致一方面同事之间通过相互合作，取长补短，可发挥群体智慧和力量，做好工作；另一方面，同事之间在生活和工作中的分歧在所难免。对此，秘书要宽容，在工作中要耐心倾听同事的意见，采纳正确意见，对不妥的意见应以诚恳的态度与同事商讨，争取使同事接受自己的观点。同事一时不理解，要允许其保留意见，不应该把自己的见解强加于人。这样有助于相互之间形成平等、融洽的关系。 第四，乐于助人。 秘书应当乐于助人，平时要与同事互通信息，关注同事的工作进展，必要时热情相助。在领导面前要多讲同事的优点、长处，避免议论同事的缺点。当同事与领导或他人发生

23、矛盾时，尽力帮忙疏通化解，不应袖手旁观。秘书还要多关注同事的工作条件和福利，发现问题，及时向领导提出建议，以改善大家的工作条件和福利待遇。第五章 秘书修养一、秘书的精神素养包括哪些内容，如何提高秘书的精神素养？答：秘书的精神素养包括秘书的思想政治素养和秘书的职业道德与作风修养两大部分。 秘书要想提高精神素养，首先要加强自身的思想政治修养，通过学习马克思主义理论提高政治理论水平；熟悉国家的各项法律法规，树立法制观念；了解政府的各种方针政策，准确把握政策导向。其次要加强职业道德修养，在实际工作中默默奉献，甘当配角；严守机密，守口如瓶；在日常工作中实事求是，不弄虚作假；与人交往一视同仁，不卑不亢；待

24、人接物诚实守信，一诺千金。再次，要加强自身的工作作风修养，养成办事雷厉风行、严谨细致、谦虚谨慎、勤奋耐劳、思路清晰的良好工作习惯。二、秘书的知识结构由哪几部分内容组成？答：秘书的知识结构包括基础知识、专业知识、相关知识三大部分，其中：（1）基础知识主要包括：马克思主义理论知识、语言文字知识、历史知识、法律法规知识以及办公自动化知识等。（2）专业知识主要包括：秘书学、文书学、应用写作学、档案管理学、公共关系学等知识。（3）相关知识主要包括：领导科学、管理学、经济学、心理学以及社会学、伦理学、决策学、咨询学、统计学、新闻学、传播学、文学、美学等方面的知识。 三、秘书的能力素养的具体内容是什么？答：

25、秘书的能力素养包括:基础能力、专业能力、基本技能三部分，其中： （1）基础能力主要包括：观察力、注意力、记忆力、思维力等。（2）专业能力主要包括：表达能力（含书面表达能力和口头表达能力）、办事能力、管理能力、应变能力、社交能力等。（3）基本技能主要包括：现代化办公设备的操作技能、常用的办公软件使用技能和网络办公技能等。四、秘书应该具备哪些心理素质和性格特征？答：秘书应该具备的心理素质有：正确而高尚的工作动机，对本职工作浓厚的兴趣，坚强、果断的意志，积极、乐观的情绪，要克服自卑、自负、嫉妒、焦虑、厌烦的工作情绪。秘书应该具备的性格特征是：开朗豁达、坚忍顽强、宽容友爱、幽默风趣、稳重自制。五、联系

26、以下企业秘书的职责，谈谈秘书应该具备的职业素养。答：秘书应具有全局意识，凡事能从单位整体利益出发，要具备良好的沟通协调能力、一定的组织管理能力、较强的辅助决策能力以及一定的领导能力和优秀的写作能力，要成为领导得力的助手。第六章 文档管理一、简述收文和发文的办理程序？1、收文办理程序：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。2、发文办理程序：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等。二、哪些文书需要立卷并归档？P188三、机关档案工作的基本任务有哪些？ (一)对本机关文书归档工作进行指导和监督。 (二)负责管理本机关的全部档案。 (三)制定制度，对所属地区或下级单位的档案工作指导、监

27、督和检查。 (四)确保档案和档案机密的安全。4、怎样进行归档文件整理? 答:归档文件的整理主要包括:装汀、分类、排列、编号、编目、装盒及编制归档文件说明等一系列工作。 归档文件以“件”装订，固定页次。装订时，“件”内文件的顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。五、电子文档的保管有什么要求?答：对电子文档的保管，档案管理部门应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案特点等综合条件。（1）对电子档案物质载体的保管，保管环境要求较高，除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：一是归档载体应进行防写处理

28、，避免擦、划、触摸记录涂层。二是单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。三是存放时应远离强磁场、强热源，井与有害气体隔离。四是环境温度选定范围为17至20；相对湿度选定范围为35至45。（2）对电子档案内容的有效性保管 对保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。主要做到以下儿点：一是归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。二是对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10，如发现问题应及时采取恢复措施。三是对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次，原载休同时保留时间不少4年。四是

29、要求档案保管部门应定期将检验结果填入归档电子文件管理登记表。归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。第七章 会务工作一、简述几种常见会议中秘书工作的重点。2、会议有哪些构成要素？1、会议议题 2、会议名称 3、与会人员主持人、出席人员、辅助人员三部分组成 4、会议时间包括会议召开的时间和会议结束的时间（会期长短） 5、会议地点包括会议召开的所在地和会议召开的具体会场 6、会议组织形式 7、会议成本预算3、简述会前准备、会间服务、会后处理各阶段会务工作的内容。 会前准备一、制订会议预案（一）会议预案的内容和格式1.明确召开会议的目的、任务 2.会议的规模 3

30、.会议名称、时间、地点4.会议材料的组织和大会发言安排 5.其他事项的安排（二）拟订会议议程和日程二、编制会务工作程序表三、准备会议材料(一)会议文件的起草 主题报告、决议、决定、开幕词、闭幕词、参考材料、候选人情况介绍等(二)会议文件的审校(三)文件材料的印制和分发会前分发 报到、入场时分发 按座位发放四、发出会议通知五、布置会场与检查六、落实后勤服务(一)预订住宿客房 (二)安排会议餐饮 (三)落实交通保障 (四)印制有关票证 会间服务一、统计到会人数 常用的签到方式有：(一) 簿式签到 (二) 卡片签到 (三) 电子签到二、做好会议记录 (一)会议记录的结构 一般包括会议基本情况和会议主

31、体内容两部分。 1.会议基本情况 2.会议主体内容(二)会议记录的方法1.详细记录 2.择要而记 3.灵活使用省略法 4.用简便的写法代替复杂的写法 5.做好记录整理工作(三)会议记录注意事项1.实事求是 2.注意保密三、编印会议简报 会议简报的正文，大致有三种结构模式和写作方法：综述法、重点报道法、言论摘要法四、会间后勤工作(一) 会议现场服务 (二) 会间生活服务 (三) 会议文体活动 (四) 会议卫生保健 (五) 会议值班工作 会后处理一、会后文字工作 (一) 会议纪要 会议纪要是召开比较重要的会议时，用于记载、传达会议精神和议定事项，要求与会单位或其他相关单位遵守和执行的指导性公务文书。 (二) 会议新闻报道会议新闻报道对于加快会议精神传播的速度和范围，扩大会议的影响，提高会议的透明度，贯彻落实会议精神具有重要作用。二、会议文书归档(一) 会议文书材料的收集 也称会议文件的清退。机密程度较高的会议，要求参加重要会议的与会人员，在会议结束时，根据规定将会议上发放的文件清理并退回会议秘书处。收集的重点：1.会议形成的各种稿本 2.会议的选举