安徽医科大学电子政务系统.docx

1、安徽医科大学电子政务系统安徽医科大学电子政务系统用户操作手册安徽医科大学党政办公室2017年12月第1章 登录系统1.1 登录系统为保障网页显示的完整美观，建议选择ie浏览器或者360极速浏览器。1.1.1 用户登录打开IE 浏览器，输入电子政务系统的网址，在提示的用户登录接口中， 输入用户名和密码即可登录，用户名为教职工10位工号，初始密码为ahmu321。或点击校园网首页 “办公系统”快速链接。 注：因初始导入的人事数据滞后，可能会有部分新入职的教职工没有帐号，请与校党政办公室联系（洪瑶 65161004，章镜 65161000）1.1.2 安装客户端需要进行公文编辑、流转处理的用户初次使

2、用系统时，请下载登录页面底部的“pc客户端”并安装到计算机。安装完毕后会在电脑桌面产生图标，这是客户端自带的一个即时通讯工具，不建议使用（会读取系统内近2000名用户信息，加大服务器负担）。请直接访问系统地址通过页面登录。客户端安装的最后一步的“Launch电子政务安装包”请勾选，完成Activex插件的安装，否则系统不支持除IE之外的浏览器:安装过程中如有360安全卫士或其他的杀毒软件出现安全提醒时请允许程序所有操作。电子政务系统同时提供了手机等移动设备的客户端，请根据具体设备情况在登录页面底部下载相应的客户端安装。安卓手机使用安卓，也可以直接使用移动通用版，苹果使用移动通用版。1.2 首页

3、1.2.1 首次登陆的首页不同的用户，首页显示的版面都是相同的，但显示的业务功能模块个数不一定相同，因为每个用户能够使用的功能范围不尽相同。此外，首页中显示的待办公文、公告通知等内容与当前用户的权限相关。1.2.2 待办事宜待办事宜中记录了用户当前需要处理的所有公文、信息、外单位来文以及来自个人的信息，是一个事务处理提醒中心，避免了用户操作查看各个功能模块信息列表等繁琐操作。首页显示的待办事宜，可以通过点击“更多”或快速通道中“待办事宜”查看：待办事宜条目用户可以删除，但在各相关模块中仍保留原始记录。如图:注：未处理事项将显示为红色，点击标题进入查看。1.2.3 公文阅读校内最新发文可在首页的

4、公文阅读中出现，红色标题表示尚未打开查看。点击更多后会出现如上图类似的页面，可“输入关键字回车”进行查询。1.2.4 日程安排可通过点击首页右侧的信息快递查看一周工作安排。 1.3 个性化设置1.3.1个人资料点击系统管理个人信息【个人信息修改】，可以修改用户信息。1.3.2 修改密码点击系统管理个人信息【修改密码】，可以修改用户密码。初次登录后请将初始密码修改为：大小写字母+数字形式，如：Abc123456。第2章 公文处理2.1 公文处理栏目页面说明公文处理是单位日常办公的主要内容之一，也是行政办公系统的核心功能。系统采用独立的工作流引擎和图形化的工作流设计，可实现多路分支，选择分支，汇聚

5、等复杂流程。界面菜单说明菜单项说明待办事宜记录了用户当前需要处理的所有信息。起草公文发文流程的开始收文登记收文办理流程的开始（仅机要秘书可用）其他文件除正式公文外其他审批流程公文处理(发文)记录走发文流程处理的公文（包括未处理、已处理）公文处理(收文)记录走收文流程处理的公文（包括未处理、已处理）公文处理（其他）记录走上述“其他文件”种的审批（包括未处理、已处理）公文处理(所有文件)记录所有公文，方便查找，并可以废除文件。公文清理彻底清除已废除的文件系统菜单界面如下图：2.2 发文流程介绍典型的发文流程顺序依次为：拟稿、部门审核、外部门会签、校办核稿、校办主任核稿、校领导会签、校领导签发、排版

6、、校对、编号成文、分发按照各个环节顺序的不同，我校根据实际情况，包括2种典型的发文流程。分别是校级文件流程和处室文件流程流程。分别如下图所示：2.2.1校级文件流程：2.2.2处室文件流程：处室文件流程与校级文件流程的区别在于：不需经校党政办审核，在各部门负责人核稿后，可由部门秘书直接发送至校领导批示。2.3 发文各步骤说明 起草公文是发文审批流程的开始,是办公系统使用最频繁的功能之一 。系统默认情况所以用户都有起草公文的权限，但一般都是由机关部门各科室或者学院办公室相关人来起草公文（拟稿）。起草公文按以下步骤进行：2.3.1起草公文（拟稿）（各单位秘书均可操作）第1步：选择“发文流程（工作流

7、）”。 用户点击“起草公文”菜单后，右边会出现当前用户具有权限的发文流程，如图： 点击流程名称，进入发文流程。 第2步 填写拟文稿纸单 点击“流程名称”进入发文审批单界面，如图：上图发文审批单各字段说明（*为必填项）字段名称说明流程名称流程名称是第1步用户选择的流程，不可更改。模板名称模板名称是第1步用户选择的流程对应的模板，管理员预设，不可更改。文号文号是成文后由专人负责编写的，拟稿人不能操作。* 标题必填项，主要用于后续处理跟踪、查询、汇总统计。*主送是指公文的主要受理单位，即对公文负主办或答复责任的单位。抄送是将文件在主送的同时发送给与公文有关需要知晓或遵照执行的单位。密级分为：普通，秘

8、密，机密，绝密4种；普通指无保密要求，其他三种文件阅读的范围不同，只有相应职务级别者，才能阅读相应密级的文件。因本系统为非涉密系统，故在本系统内起草的文件一般都为普通。缓急指公文送达和办理的时限要求。分为：普通、急、特急。公开属性依据相关规定决定是否予以公开，分为：主动公开、以申请公开、不公开拟稿单位指拟稿人所在单位，由系统自动产生，不能更改。拟稿人由系统自动产生，不能更改。拟稿日期由系统自动产生，不能更改。联系电话指拟稿人联系电话，可以为空。附件点击“上传附件”按钮，上传附件，一次只能上传一个文件。校对指对公文进行核对的人，一般都是拟稿人本人，可以没有。份数指公文印发份数。办公室核稿人需要办

9、公室核稿的文件由办公室最终核稿的人，可以没有。意见指对公文的意见，一般是后续审核人员才用到，拟稿人一般为空。 第3步 编辑正文。 发文审批单下面紧接公文的正文，如图： 工作流预设了公文模板，在编辑正文时，只需在模板上将“(*标题*)”替换成相应的标题，将“(*正文*)”替换成相应的正文即可。（其他元素待成文时处理或系统自动填充） 第4步 发送至下一节点。 用户拟好公文后点击“保存”返回到拟稿界面，依次拟文稿纸界面上方的“保存”“发送”按钮，发送给下一节点处理人（本单位负责人，进行审核），分别如图： 这里的“发送的步骤”、“发送的部门”、“发送的角色”是由管理员在工作流中设定的，在这里，拟稿人只

10、能根据已定义的选择进行选择。 发送给下一节点处理人后，系统将提示“发送成功”。之后将显示公文预览效果，至此，草拟公文全部结束，并可预览文件，如下图：2.3.1.1 如何查看已起草文件 用户可以通过事务处理公文处理【公文处理（发文）】，查看当前用户已拟稿的文件。 未处理指用户草拟文件后，未发送给下一节点。已处理指用户已经拟稿成功公文。2.3.1.2 收回与废弃文件用户可以通过事务处理公文处理【公文处理（发文）】【已处理】，点击公文标题进入公文处理界面，点击【回收】按钮，回收自己草拟的公文。 废弃文件可通过事务处理公文处理【公文处理（发文）】【已处理】，点击右上角“废弃文件”后选择文件，点击“放入

11、回收站”注意： 如下一节点经办人已经在处理该公文，将无法收回。2.3.2 核稿（拟稿单位负责人操作） 机关（部门）领导及学院（部）分管负责人根据分工不同，具有不同类型的审批权限，这些权限是由管理员初始化工作流时设定的，包括：审核、签发、会签等动作。根据工作流不同，可能会出现同一用户同时具有审核、签发、会签等权限。2.3.2.1打开待核文件 当有新的文件需要用户处理时，文件标题用户可以通过两个通道得到待办消息： （1）待办事宜 用户可以通过快速通道的提醒、系统桌面的推送等查看待办事宜中的待审批公文。注：以“红色”显示的文件，表示用户还没有打开、签收的文件。（2）公文处理（发文） 单击事务处理公文

12、处理【公文处理（发文）】菜单，将显示所有文种类型为”发文”的未处理公文。单击上方【已处理】按钮，将显示已处理的公文。2.3.2.2 审核正文 在正文编辑窗口，用户可以对拟稿人提交的正文内容进行修订。在修改过程中，系统会自动记录用户的修改内容、作者、时间，不同修改人的痕迹将以不同颜色另以区分。修改完成后，单击【保存】按钮，完成正文修订操作。并自动为正文形成一个新的版本号。2.3.2.3签署审核意见 文件正文修改完毕后，进入审批表单页面，根据“操作提示”处理公文。注：有些用户可能具体很多不同身份的权限，而打开某个公文后“操作提示”会提示用户当前文件到底需要做什么操作。在填写审批意见的区域，用户可以

13、自定义设置了几个常用审批意见，直接选择引用。2.3.2.4保存退回文件签署审核意见完毕后，即可点击保存按钮保存拟文稿纸单中的信息，并点击退回，文件即退回起草人，由文件起草人将文件按照流程发送至下一个文件处理人进行处理。如正文错误太多或不符合要求，审核人也可以不点击审核按钮而直接点击退回，让拟稿人重新修改文件。处理表单的按钮功能说明如下表：按钮说明备注【保存】保存表单信息。【退回】将此节点处理的文件，退回到上一节点的处理人那里。【内部流转】将正在处理的文件，选择本单位人员继续流转，而主流程不变。一般不需要点【流程查看】查看该文件详细办理步骤、每一节点的办理人、时间及状态。【接受修订】接受上一节点

14、人员对文件的修订。【预览并打印】网页的方式显示拟文稿纸，并可下载打印。【返回】返回上级菜单文件列表。2.3.3 外单位负责人会签（外单位负责人）文件经拟稿单位负责人审核后即可由拟稿人直接发送至外单位负责人进行会签，此步骤非必须环节，可根据实际情况跳过。发送操作如图：如有会签，则会签操作与前述审核文件类似。2.3.4党政办核稿（处室发文忽略此环节，校党政办公室秘书、副主任、主任操作）党政办核稿有三个环节，分别为党政办秘书核稿、党政办副主任核稿和党政办主任核稿。文件履行完部门审核和外单位会签后由文件拟稿人由“校办收文”发送至党政办公室秘书（洪瑶或章镜）进行核稿。由党政办秘书发送至副主任、主任核稿。

15、2.3.5 校领导会签或签发（校领导操作，其他用户可忽略）文件履行完核稿后由党政办秘书发送至校领导进行会签或签发，具体操作与审核文件类似。2.3.6 排版、校对成文（各部门秘书或校党政办公室秘书操作，其他用户可忽略）由各部门秘书（处室文件）或校党政办秘书按照公文规范操作。2.3.7成文（各部门秘书或校党政办公室秘书操作，其他用户可忽略） 成文是发文流程的最后一步。2.3.7.1 清稿这里的清稿指的是清除公文的修改痕迹，当不同的审批人、核稿人、会签人都完成文件的批示后，成文前需要确定并接受这些修订。如图所示，点击“接受修订”按钮即可！当然，如果没有修订，则无须此操作。2.3.7.2 生成文号 打

16、开需编号、成文的文件，生成文号界面如下图所示。 首先，选择字号(需要有字号分配的权限，在系统管理中文号管理中设置)，其次选择年份，选择后，编号会根据字号、年自动出现(如果需要调整，可在编号下拉列表中选择)，然后点击生成，文号中即得到规范的文号。2.3.7.3 替换正文要素 一般用户在拟稿是都使用模板，这时文件已经形成，相关元素已经确定，我们需要用实际信息替换模板中的 (*文号*)、(*成文日期*)等元素。2.3.7.4 成文 最后点击成文按钮，结束发文流程，至此，发文流程全部结束。但在“分发归档”之前，用户是无法查看到该公文的。2.3.8分发（校级文件由校党政办秘书操作，部门、学院字号由各单位

17、办公室主任、秘书操作）文件分发需具有分发权限。系统设定学校字号的文件分发权限为校党政办秘书，部门和学院字号的文件由各单位办公室主任（秘书）分发。2.3.8.1 打开所需分发文件2.3.8.2 选择相应的角色、人员公文分发有按单位和角色分发两种，按单位分发流程如下图：按个人分发流程如下图：选好人员后点击“保存”即可分发2.3.8.3 查阅文件阅读情况在公文阅读里找到文件，点开标题，可查阅文件阅读情况。蓝色显示的名字表示该人员已点开文件查看，并有查看时间，灰色名字表示尚未点开查看。第3章其他说明3.1 关于流程查看在文件流转的各个节点，只要有“流程查看”的地方，均可点击查看文件流转的具体情况。3.

18、2关于内部流转用户在公文处理的各个环节也都能看到“内部流程”按钮，如图：点击“内部流程”按钮，将出现内部流程界面，如图：当文件处理人需要其他人员协助或将文件转给其他人办理时，可以通过内部流转将文件处理权移交给本单位其他人。 内部流转只能在文件处理人的本单位内流转。3.3关于内部传阅在外来文件收文处理过程中，可将文件通过“内部传阅”发给内部其他人员阅知或办理。3.4“内部流转”与“内部传阅”的区别“内部流转”是将文件、相应的流程及操作一并转给选择的内部流转人，相当于移交，且选择内部流转人时只能一对一选择。“内部传阅”是将文件的副本转发给选择的内部传阅人，不影响文件流程及操作，相当于给了份复印件。选择内部传阅人时可有一对多选择。