采购与供应关系的定义与分类.docx

1、采购与供应关系的定义与分类第一章 采购与供应关系的定义与分类1.1 核心术语关系：采购与供应关系：一种商业关系，紧密程度有所不同，出现在两个或两个以上组织人员之间，为了货物、工作、物料和服务的供应，目的是双方获得利益或通常至少有一方获利。 关系紧密程度存在区别 有人员参与 所有参与人员都应获益 在这种关系中通常存在利润驱动供应商：指货物和服务的各种供应商，无论这些货物是购买的还是获取的。全面定义“供应商”，必须包括下列相关内容： 供应商给采购组织带来的好处 区分现有的关系 供应商从与客户关系中寻求获得的好处 供应商和采购组织不同的商业目标 供应商是，而且能够成为采购组织的资源 质量的要求1.2

2、 买方/卖方关系图谱（relationship spectrum）松散关系 紧密关系1.3 定义并区分不同的关系关系类型类型定义对立关系买卖双方都在给定的供应机会中寻求各自地位的最大化，甚至不惜损害对方。特征：冲突、对立和很低的信任度松散型关系买方不频繁地从供应商进行购买，数量不大，或不需要进一步发展关系。特征：只有在需要时才使用该供应商；争取更加紧密的关系没有意思交易关系关注胜任的供应商向买方交付低价值、低风险的产品或服务的普通交易的成功完成。较紧密战术关系即与胜任的供应商之间的关系，这样的供应商注重低风险交易的成功完成，协调其他（二级）供应商对低风险产品和服务的供应。优势：值得在上下游进行

3、适时的投资单一供应源关系外包关系即采购组织与某供应商针对某范围的特定产品所形成的排他性协议，通常在特定的时间段内拥有固定的单位价格。特征：为买方双方提供了规模经济的好处。采购组织保留服务责任，但是通过商定的标准、成本和条款的合同，将这些服务的日常运作转包给一个外部组织。特征：战略决策，应用供应商的专业技术，而不是自行完成服务或生产产品战略联盟关系两个组织为了双方的利益而协同作业以提供产品和服务的关系伙伴型关系买方双方之间的一个长期关系的承诺。建立在相互信任和明确的双方商定目标上。通过下列目标，共但风险和分享汇报是根本基础： 持续发展 提高竞争地位 杜绝浪费 加快革新 市场扩张 利润增长共同命运

4、关系一种战略关系，相关组织为了双方的利益共享商业所有各方面的命运。特征：依赖于全面的信任，双方组织都相互依存，以至于共同成功或一起失败。1.4 供应定位模型供应定位（supply positioning）是一种分析产品、工作、原材料和服务的工具，许多不同类型的组织用这种工具来确定采购战略战术。使用供应定位模型进行分析采购组织可以得到很多重要的结果： 清晰理解采购产品的相对重要性，从而区别重要和不重要产品的关系管理 识别为完成组织目标所需要的各项采购的风险 理解指定产品对不同利益相关者的重要性 考虑采购组织是否自制产品或实施服务，还是使用供应商或外包整个业务。 认识采购战略，从而导致不同电子工具

5、的使用，以及供应商关系的发展、中止或者修改来管理电子采购的引进。 对于库存管理、采购过程、特定产品组采购团队的人员配置和时间配置等的影响。使用：根据2个参数： 风险、脆弱性、风险发生的可能性在y轴上体现 组织的相对成本在x轴上体现Y轴是对采购组织在采购中使用特定商品和供应源时内部和外部风险的评估。这些风险可能包括： 技术进步的速度 产品生产周期 普通/特定规格 在采购过程中、采购源、客户处、整个供应链中的企业社会责任 规格和制造过程的复杂性 前置期 供应商市场、供应能力、领导者和竞争力 可供选择的可用货物和服务数量 PESTLE，对自己和供应商的影响 我们的竞争对手的活动 供应链 我们客户的需

6、求 我们与特定供应商的关系问题：“此项物品或服务可能导致工作停滞的潜在可能性是什么？X轴是组织在货物、工作、物料和服务的总花费中对某物品所处位置的评估。X、Y可以划分4个象限： 战略关键 战略安全 战术利润 战术获取供应 模型（supply positioning model）战略安全战略关键战术获取战术利润 低 相对成本 高各象限分析战略关键（strategic critical）: 风险高、成本高此范畴的产品对企业的成功至关重要。重点在于开发和管理与供应商的长期、紧密的关系，通过协作行为，寻求双方利益的最大化。这种关系包括建立持续改进的双方目标、关系价值和做法的认同和企业管理框架。从品项数

7、目的角度看，这个象限是最小的，而从花费多少的角度看却是最大的。此象限的主要目的是检查和探求。战略安全（strategic security）：风险高，成本低低成本产品的根本特点就是这些产品很有可能使“工作停滞”。这类产品的可获得性受限于某些因素，比如有限的供应源、较长的前置期、或独特和复杂的技术特征，这类产品对成本降低或利润提高几乎不起任何作用。这类物品本身的价值与其供应商失败给组织带来的潜在成本相比，几乎微不足道。这个象限的主旨就是确保供应安全。这类产品的供应安排管理方法是寻求其可获得性限制的最小化。可通过以下方式实现： 开发备选供应源或产品 将特殊产品变为通用产品 建立安全库存或寄销库存

8、发展紧密关系，提高更高的供应安全性另一种方法与供应商建立长期合同和/或长期关系协议。一个困难：买方对卖方的谈判地位相对弱势。扩大采购量电子反向拍卖战术利润（tactical profit）:风险低，成本高这类物品是那些可以通过市场及时和明智的行为提供可观的节省成本的机会，从而增加利润/或延伸公共部门预算。特点：存在大量的备选供应源，不需要在供应源管理或选择方面作任何特殊的行动。通常被看做具有中等或高价值的“日常品”此象限的主旨是“交易和利润驱动”。也可以采用电子反向拍卖的区域。在这个象限中，和所选择的供应商开发紧密、长期的关系没有太大的价值。重点在于和供应商的短期承诺，保持从提供最好条款的任何

9、供应源进行采购的灵活性。“短期承诺”并不一定意味着短期关系。战术获取（tactical acquisition）：低风险、低成本产品通常是大量的、低风险和低价值的，是多数企业满足日常运行的需求。这类产品占采购物品总数约70%；但该象限产品的总价值可能只是公司总花费的2%。这些物品通常可以从大量供应源获得，存货用完后可以在很短的前置期内获得，一般都是标准的设计，不会影响质量安全问题。这类产品供应管理的方法是简化采购流程，从而减少其购置成本，以免相对产品重要而言购置成本比例偏高。方法： 采购卡 网络产品目录 互联网 供应商择优/优化 框架合同 系统外包 订单支票 电子反向拍卖这些方法的一个主要特点

10、是由采购部门安排，使客户与供应商进行日常直接交易。这个象限的主旨是“组织和放行”。在可能的情况下，应该将产品集中起来，以便增加谈判杠杆。第二章 关系和过程利益相关者2.1 利益相关者stakeholders：定义： 是在组织的不同职能中工作、对采购过程有持续兴趣和影响的人们。制造组织的利益相关者： 直接参与组织基本业务职能的人 供应链职能中与采购相关的人 其他支持基本业务过程的职能 外部各方如供应商和客户管理不同组别之间的关系是采购职责的重要部分。服务组织中的利益相关者当地政府组织的利益相关者2.2 外部客户利益相关者的典型需求定义：外部客户（external customers）：是不属于买

11、方组织的，但准备为买方组织交付产品、工作、原料或服务的组织 。关注点： 交付：正确的地点、准时、无损坏 成本：绝对更低 总持有成本 价格：如果还没接近总持有成本 质量：符合目的 数量：全面交付 服务响应度 时间安排的变化 主动性：供应问题的早期预警 主动性：提供新的产品和服务 我们的组织代为持有存货这些要求可能会通过多种形式对采购过程产生影响。2.3 内部非技术利益相关者的需求定义：在其他职能中使用所采购产品或服务的人们；或在决定采购什么、使用什么采购程序时具有顾问权利的人们。可能包括： 负责货部分负责项目的业务经理 对预算/项目成本有控制权的财务部门 负责搬运、存储或运输产品或原料的物流部门

12、 所采购的产品或服务的内部客户或使用者 质量和标准控制人员 制造或运作部门业务经理（business managers）尽早参与，让采购人员了解必要的主要采购领域，以及他们的客户需要采购的市场。财务部门finance：设定和报告预算、供应商财务评估和拦截不符合预期的发票。现金管理。物流部门logistics: 物流小组必须和采购小组沟通，以便了解货物接收和发送时遇到的有关的任何困难和供应搬运或包装方面的困难。终端用户the end user：让终端终于参与规格或需求陈述： 他们需要什么 什么有用或什么没用 怎样才能改进2.4 技术专家利益相关者的需求定义：那些拥有知识可以进行建议，甚至可以制定

13、诸如产品、工作、物料或服务需求的人员。技术专家的驱动： 质量驱动：最好的质量（与价格权衡孰轻孰重，关注总持有成本而不是价格） 安全驱动：使用可以奏效、不会让他们失望的产品、服务和资源 创新能力和技术革新：（约定的频率与专家见面，了解项目的进展情况，主动搜寻需求与技术专家有效合作的方法： 派遣一名专家到采购小组作为一种资源 开展与技术专家的定期会议，了解他们的需求，关注项目和计划 明确客户和采购小组的主要联系渠道可以减少正式会议的必要性，使沟通保持恰当水平， 为包含重大采购的项目设立综合小组 在需要持续采购支持的专家小组内定位资源2.5 内部供应商利益相关者定义：Internal supplie

14、r stakeholders生产和供应产品或服务的买方组织的一部分。买方组织本身也制造部分产品或服务，并通过你的组织提供给外部客户。选择模型（choice model）：指的是组织包括内部供应商在选择资源中所拥有的选择自由和限制：1. 根据指令，内部客户只能从内部供应商按照给定需求进行采购2. 当内部客户需要按照给定需求从内部供应商进行采购时，应该首先予以否定。如内部供应商无法或不愿提供产品或服务，那么内部客户可以随便挑选其他供应商。3. 如内部供应商的价格高于外部价格，那么内部客户只能从开放市场购买4. 如内部供应商不能满足内部客户的时间限制，那么内部客户可以只从开放市场进行购买5. 没有义

15、务一定要使用内部供应商。他们要去其他外部供应商相互竞争为内部客户服务采购政策也允许这五个选择模型的变化支付模型（payment model）：1. 内部供应商可以不用支付，他们被看做成本中心或管理成本，是销售成本的一部分。2. 内部供应商可能以成本价“传递”生产的部件或提供的服务3. 内部供应商可能以成本加小额利润“传递”生产的部件或提供的服务4. 内部供应商可能以协商的价格“传递”生产的部件或提供的服务5. 内部供应商可能以市场价格“销售”生产 模型选择时应考虑的因素：1. 强制使用内部供应商的逻辑通常是，“肥水不流外人田”，以便组织资源的使用最大化，而不允许其他组织赚我们的钱。2. 使用最

16、初拒绝和时间限制是选择普通自制或购买决策的一部分3. 两种力量驱使买方进入价格对比系统。4. 有些内部供应商组织在竞争中发展，给无论是内部还是外部客户一概提供优秀的服务。5. 去除作为一个成本中心的内部供应商将减少一个冲突源6. 转移定价导致组织中的成本重复计算7. 除非可以自由选择，否则按“市场价值”的内部销售会遭受到同等的对外销售的损失2.6 外部供应商利益相关者定义： 一个独立的商业组织，不同关系类型中作为一种资源，根据客户要求和界定的恰当质量交付产品、工作、物料和服务，以支付、利益和实现自己的商业目标作为回报。采购人员要确保供应商： 完全了解需要他们做什么 了解他们要把什么产品、在什么

17、时间、往什么地方交付需求 了解交付的回报 对于双方组织共同运营的条款达成共识 了解他们需要在关系方面做什么，是否为一次性的关系还是持续关系了解供应商具有的利益和影响的基本要素： 采购组织必须准时全额支付 增加采购商的业务 与赢利的客户合作 交付符合意愿的质量产品和服务 建立信任 与客户保留一定的缓冲量，避免卷入竞争 考虑其他客户第三章 战术关系中的挑战，供应商观点和风险管理3.1 战术关系的风险和挑战什么决定了采购组织对关系的看法？ 信息交换质量 信任 公开 承诺 持续时间 风险评估 风险管理战术关系分析对立关系：定义：地位最大化，甚至不惜伤害对方的一种关系。在供应定位背景下：通常出现在关系图

18、谱中的战术利润象限；风险低，供应市场有许多潜在供应商，需求标准化，采购组织在此领域花费较大因而试图使用竞争性选择方法（招标、电子反向拍卖）采购组织会寻求短期的关系。关系因素：对立关系是交易比关系更加重要的一种关系。因此双方： 供应商信息是基于“需要才提供”的基础，竞争程序开始前只需少量预警。 只按他们已“认定”的从事。 仅限于关心自己的需求 展示出前后不一致的态度/行为 对待对方毫不在乎，甚至直接对立/或逼迫 在一定程度上对信任存在不确定，感觉需要查证对方的承诺产品和服务的标准特性意味着由于可以更换供应商而使风险最小化。对采购组织的挑战：是确保指定产品和服务的最低总拥有成本。采购组织并不追求长

19、期交易，因为他们会希望在变化的市场中可以自由更换供应商来确保更好的交易。松散型关系定义：采购次数不大，采购量不大，或没有建立更紧密关系的需要。通常出现在关系图谱中的战术利润或战术获取象限；低风险，供应市场有许多潜在供应商，需求标准化，采购组织在这个领域有重大或不经常的花费。采购组织试图使用竞争性选择方法，诸如招标或电子反向拍卖。采购的低频率是这里的决定因素，它限制了采购组织在市场中的势力。采购组织会寻求短期关系。关系因素：特定的交易比关系更重要的一种关系。双方将： 保留信息，只在需要时提供，在竞争程序开始前只需少量预警。 与供应商的关系只到协议为止。 只限于自己需求的关注，却希望供应商在未来随

20、时可用 尊敬对方，但认为业务可能是暂时的 相信对方遵守议定的价位，但不希望对方超越这个范围。对采购组织的挑战：是获取产品和服务，没有对立关系，对没有利益的长期关系也不作出承诺，从而显得没有响应或真该破坏关系。产品和服务的标准特性意味着由于可以更换供应商而使风险最小化。买方将风险局限于基本的管理因素，例如价格、交付、指定质量和所需数量。交易关系：定义：注重合格的供应商向买方提交低价值、低风险的产品和服务的普通交易的成功完成。在供应定位背景下：通常出现在关系图谱中的战术获取象限。采购组织寻求能够“交付产品”和不产生麻烦的供应商，即所谓战术获取的含义“组织并放行”。某些情况下采购组织会寻求短期关系。

21、关系因素：交易关系是交易和关系几乎同等重要的一种关系。双方将会： 希望供应和关系都成功，并准备投入时间和精力获得成功。 体现一致的、恰当的行为。 在制定和计划与供应商的合同上投入一点时间，确保实施后正常工作 更看好长期关系 信任对方会遵守议定的价位对采购组织的挑战：采购组织的挑战是满足“自私的”目标，同时确保产品和服务的持续供应，尽可能减少安排工作上的精力，也要避免冒犯供应商。这种挑战引导采购组织不使用逼迫来管理这种关系。在合理范围内采购组织在这种关系中对价格不应过于敏感。采购组织将采取风险评估和风险管理，并按特殊情况进行检查。较紧密的战术关系定义：与那些有能力的供应商之间的关系，这些供应商注

22、重成功地完成低风险的交易，并协调其他（二级）供应商对低风险的产品和服务的供应。实用性：采购组织可以选择他们最好的、特别是具有良好工作关系的供应商，邀请他们接管或参与协作其他一组交易型或松散型关系的供应商的产品和服务的供应。需要考虑2个因素。首先，这个供应安排的选择程序可能具有竞争性。其次，如果供应商以其在市场中的地位能采购到比采购组织更低价格的部件，向该供应商提供管理费是合适的。在供应定位背景下：通常出现在中心区域。这种过程的本质是关系处于战术区域和战略区域的分界线上。采购组织需要的关系不是伙伴关系或者战略联盟；单一供应源和外包关系也不适合。关系因素：这种关系的需求来源于减小供应商基础和降低保

23、持与供应商关系相关的成本。双方： 准备努力创造持续的供应和相应的关系 在将关系发展到需要的状态的过程中及应用此关系的过程中，共同投入时间和资源 通过展示一致的、恰当的行为，体现对客户或供应商的重视和尊敬。 实行在关系周期内发展和交付的“持续改进” 共同考虑风险和风险管理，并反映在服务水平协议和关键绩效指标中。 相信对方提供的商业信息，以及他们如何看待关系的发展。对采购组织的挑战：采购组织的挑战是让其他组织无偿或以尽可能低的回报做额外的业务。额外业务的提供必须足够吸引供应商，从而他们可以忍受采购组织所提供的不能完全抵消附加成本的附加费用。单一供应源关系定义：通常以固定价格和特定时间，就某一系列特

24、定部件与供应商签订排他性协议情况下形成的关系。在供应定位背景下： 通常位于战略安全或战术获取象限。但有些高风险战术利润关系也属于单一供应源。双方需要长期的安排才能产生关系利益。关系因素;单一供应源本身完全是一种风险，即对供应商孤注一掷。单一供应源主张与供应商关系的观点包括量大、排他性和采购组织与供应商的合作，更强的合作、最低的成本和交付方面的优惠待遇、卓越的服务和从供应商到采购组织的持续改进。关系的失败的原因： 买方感觉供应商对待他们如同“终于逮到他了” 卖方有时候在数量上被误导。单一，单一供应源关系是交易略微重要的一种关系。双方： 投入时间和资源让供应和关系有效满足关系目标 展示前后一致恰当

25、的行为 对方优先 信任对方，关照对方的需求对采购组织的挑战：挑战是从供应商独特地位获得更多结果，包括最低成本和交付、卓越服务和持续发展的优惠待遇。采购组织需求的利益是充分的资源利用和长期经得起考验的业务。3.2 卖方对关系的看法：供应商偏好模型：X轴：代表买方获得的关于客户相关价值的业务规模Y轴：代表卖方对采购组织吸引力的评估作一个有吸引力的客户 采购组织、与销售组织或销售人员沟通的采购人员直接导致了吸引力和非吸引力的一些因素。 某些吸引力和非吸引力的因素与采购组织并没有联系，采购组织无法改变他们。 采购组织的吸引力随着时间便哈，由于： 组织和人员的行为 关系核心的需求变化 关系需求的生命周期

26、 关系生命周期 其他供应商客户的需求和行为客户的相关价值：当大型客户对于销售组织具有吸引力时，销售组织用X轴确认从指定的采购组织获得的销售收入。买方必须了解自己的业务额相对于供应商的总业务规模的比例。核心（core）核心客户是对于销售组织的业务很重要的采购组织。属于现有销售组织赖以供应的组织类型。开发development：开发性客户是销售组织的未来潜力。销售组织的基本目标是将采购组织推入核心领域。盘剥exploitable：客户并不是很有吸引力，但是他们仍然拥有大的交易量。采购组织对销售组织行使进攻型的势力，或采购组织不能承诺销售组织寻求的长期关系。躁扰nuisance;是低价值且低吸引力的

27、，对于这类业务，销售人员会问自己“我们为什么要做？”3.3 市场管理矩阵market management matrix将供应定位与供应商偏好结合到一个单一模型中去。市场管理矩阵是一种工具，帮助买方检验并管理市场。它指导： 创建战略联盟 识别哪里能够找到额外业务 指出将来在哪里会出现商业预警 说明何时必须变更供应商 说明何时必须改变关系而不是变更供应商。3.4 战术关系的挑战采购组织通常低估战术关系。战术领域意味着单调的日常采购过程，但是我们需要整体地对其考虑。低风险、高价值的战术利润产品，挑战是在预算内节约成本或创造利润。低风险、低价值的战术获取产品，挑战是确保问题最小化战术获取（低风险、低

28、价值）与供应商建立信任关系。通常供应商不会滥用我们在这种情况下对他们的信任，否则我们不需要太多成本即可更换供应商。战术利润（低风险、高价值） 挑战：要做到寸步不让，但同时还该是据理力争、中规中距，而不是咄咄逼人和拔拳相向。买方必须认识到，一些情况下，双方的动机都是相同的3.5 改进不利的战术局势采购组织有战术获取需求的情况下，视采购组织为可开发客户的供应商不一定会发生供应失败；可能存在成本问题，但是区域中的成本问题占总花费的2-5%，因此所有采购组织都可能对价格不敏感，从而在适当的时候需要采取下列行为（如供应商视他们为躁扰象限的情况）： 提高采购组织的吸引力 更换供应商，因为在此领域有许多供应

29、商。拥有战术利润需求的采购组织和将采购组织看作为盘剥客户的供应商可能面临一种对立关系。在适当时候可以采取下列行动： 提高采购组织的吸引力 更换供应商，因为在此领域有许多供应商。采购组织会需求短期关系。 根据这种形势认可它。3.6 基本风险管理程序风险管理Risk management：是风险识别程序，使特定风险发生的可能性以及风险发生对组织产生的影响最小化。风险管理过程第一步：识别风险来源包括： 可预见风险 不可预见风险 风险可能是技术的，涉及机器和系统；非技术的，涉及人员，或法律识别风险的方法包括： 前任采购小组、内部客户的同事、供应商的综合协作小组的工作经验 局势和情形的具体调查 使用专家

30、对潜在风险提出建议和调查 车间进行“模拟”情景，分析和评估不同情景的结果。第二步：确定个体可能性和影响采购组织必须评估其采购，考虑任何风险发生的可能性和影响。在风险影响重要产品和服务交付的情况下，需要采取更多的步骤防止风险成真。第三步：评估整体风险多种不同风险能影响任何一次的产品和服务的需求采购。所以必须考虑所有的风险。方法： 风险产生的可能性分为5个范围（15，5表示风险最高，依次降低） 风险产生的影响可分为5个范围 这些分数汇总（相乘）划分等级： 525之间，风险非常低 2650之间，风险低 5175之间，风险中等 76100之间，风险高 101125之间，风险非常高第四步：调查风险的降低在总体风险