费用支出管理办法.docx

1、费用支出管理办法费用支出管理办法第一章 总 则 1第二章 费用审批管理 1第三章 费用报销管理 2第四章 办公用品支出管理 4第五章 印刷品支出管理 4第六章 差旅费支出管理 5第七章 会议费支出管理 7第八章 宣传费支出管理 7第九章 招待费支出管理 8第十章 租赁费支出管理 8第十一章 修理费支出管理 9第十二章 汽油费支出管理 9第十三章 附 则 9财务部第一章 总则第一条 为规范鸿黛控股股份有限公司（以下简称公司）财务行为，加强财务管理和经济核算，落实公司全面预算管理制度，严格控制各项费用支出，保证公司利润最大化，特制定本管理办法。第二条 本办法适用于包括总公司与各分公司在内的全公司费

2、用支出,包括资本性费用支出。除费用之外的业务支出以及投资结算等不适用本办法，在其他相关办法中另行规定。第二章 费用审批管理第三条 所有费用支出应严格控制在规定的预算额度内，严格按照规定的审批制度办理。预算外的费用开支事项和超预算情况下应严格按照预算变更、预算追加的审批程序办理。第四条 预算内集中控制项目，包括招待费、差旅费、培训费、会议费、宣传品、资本化费用等，以及价值总额在10,000元以上的支出项目，需要事前起草内部请示报告，最后经总裁或总经理审批后，方能进行项目开展和费用支出。对于资本化费用，包括购置固定资产、装修等，需实行招投标办法，由其他相关规程规定。第五条 审批流程1、经办人在发生

3、前填写内部请示报告单向预算持有人提出申请，申请中要注明拟开支的金额。预算持有人指公司下达的部门预算的拥有者，其对部门预算的控制应向总裁或总经理负责，预算持有人通常是部门负责人，也可以是管理层成员。如预算持有人非本部门负责人，则需本部门负责人同意；与电脑设备及程序软件有关的费用申请须总公司信息技术部负责人或其授权人的认可。2、经预算持有人同意后，交财务部审核相关费用是否是预算外的费用、是否超预算等。3、之后由财务部根据审批权限交相关领导审批。4、付款经办人根据内部请示报告，填写相关单据，经审批后财务部作出支付安排。第六条 费用审批有权签字人员为各级机构财务负责人及机构负责人。机构负责人可在一定限

4、额内将其签批权授权其他经理室成员（1-2人），各级机构签字人明确后，将费用支出有权签字人签字样本报上级财务部门。有权签字人资格每年评定一次，上级机构有权调整限额和更换签字人。如果本单位签字人临时变动，应事先报上级单位同意并备案后方可行使审批职权。分支机构实行总经理和副总经理的费用互签。第七条 经首次有效批准后的但仍须在以后期间按固定金额按期支付的日常费用（如已经管理层批准的合同项下的租金、物业费和水电费等支付）由预算持有人及财务部主管批准后即可支付。但超预算则要另行审批。在此项下,财务部有权要求相关负责部门提供其认为审核该项费用所须的相关资料。对此,负责部门有向财务部提供这些资料的义务。第八条

5、 预算持有人可以将其部门预算进一步分派给其直接下属，但其就部门预算对总裁或总经理的责任不转移。预算持有人在其有效权限内通过书面授权备忘录通知财务部并抄送总裁或总经理来授权其他职员代其审批费用。授权将持续生效直至该授权到期或授权人提前撤消授权。经有效被授权人审批的费用支出视同已经授权人本人审批并由该授权人对相关费用负审批责任。授权的提前撤消必须以书面形式通知财务部并抄送总裁或总经理第三章 费用报销管理第九条 各部门经办人员到财务部门办理报销时，依财务工作的要求，分别填写不同的报销凭证。1、借款，使用“借款单”（三联式）。2、报销差旅费，使用“外埠出差费报销单”（单联式）。3、报销其他费用，使用“

6、费用报销单”（单联式）。4、转账付款费用，使用“转账付款申请书”（单联式）。相关单证格式见附件。第十条 所有报销的原始单据必须符合国家有关规定并粘贴整齐、书写清楚、内容真实、合法完备，并在发票后签字。假发票、私人白条以及发票无财务章、数字内容涂改、大小写金额不符等，财务部门一律不予报销。凡不符合国家规定的支出，一律不予报销。若丢失票据，须取得开票（据）单位证明并提供替代票（据），否则不予报销。第十一条 费用报销要严格遵守现金支付管理规定，不符合现金支付的，要采用转账支付。第十二条 业务经办人员需要借款，应提前三天将借款凭证及审批制度规定的主管领导签批单交到财务部门申请用款，以便财务部门安排资金

7、。支付当天经办人员到财务部门领取借款，经财务部门审核签字后支付。第十三条 业务经办人员在业务办理完毕后7个工作日内到财务部门办理报销手续。如发生借款，在规定期间没有办理报销，财务部门下发催款通知单（格式见附件），超期不还从员工当月工资中扣回，借款不清者，财务部门以后不再给予办理借款。第十四条 财务部门对费用支出实行监控制。对于各项费用支出，财务部门将视情况抽查函证对方收款单位以确认实际支出与原始凭证的一致性。如有差异，费用支出部门负责人和经办人员要作出合理解释。第十五条 报账流程1、报销人员按规定粘贴原始凭证、填写报销单据，交部门负责人及预算持有人签字后，交财务部；2、财务部收到报销单据后，审

8、核票据是否合法合规、是否超预算等，如属须事前审批或办理入库手续的，还须提供内部请求报告和入库单等；3、财务部审核后，依审批权限交相关领导审批；4、审批完成后的报销单据交财务部出纳处，由出纳通知报销人领款或转账支付相关费用。第四章 办公用品支出管理 第十六条 单位价值在500元以下的物品为办公用品。 第十七条 办公室对办公用品的采购采取集中购买的原则。办公室在决定最终购买厂家时，至少要提供三家单位的厂家报价。 第十八条 各部门在每月25日前将本部门下月需用的、经部门负责人签批后的办公用品申领单报办公室，由办公室核定各部门办公用品用量，并结合库存情况集中购买。各部门应本着节约的原则，适量申报。 第

9、十九条 办公室购买办公用品后，填写一式三联入库单办理入库手续，库房保管员在物品购物发票上加盖“已入库”印章，入库后在入库单上签字。办公室经办人员在发票后签字，填写报销单，并经办公室负责人签字，在三日内将购物发票连同入库单的第二联（记账联）交到财务部门报销。财务部门凭经办公室负责人签字的报销单、购物发票、入库单办理报销手续。 第二十条 各部门领取办公用品时，先填写办公用品申领单，由部门负责人签批后到办公室领取。库房保管员填写一式三联出库单，注明使用部门、经办人等，其中第三联交使用部门，每月25日前将所有第二联（记账联）交财务部门，财务部门据此摊销各部门管理费用。 第二十一条 各部门因特殊情况须自

10、行购买办公用品时，须先报经办公室负责人批准后方可购买，金额应控制在200元以内。报销时如实填写报销单，经办公室负责人审批，办理入库、出库手续后，到财务部门办理报销手续，财务部门凭物品购物发票、入库、出库单、办公室负责人及该部门负责人签字办理报销手续。第二十二条 为科学管理办公用品的库存和领用情况，办公室要为办公用品的采购、领用以及库存情况建立台账，采用电子化管理。办公室应定期在月末结账时对库房进行盘点，发现账实不符的情况，库房管理人员和经办人员要如实填写物品损耗单，并分别原因做出处理。 第五章 印刷品支出管理 第二十三条 印刷品指各种印有公司标志的单证、稿纸、信封等。 第二十四条 印刷品印刷由

11、办公室统管。各部门有印刷需求时，应先填写印刷品申印表，写明印刷品名、数量、预计金额（直接写在申印表中），经本部门负责人签批后，提前5日报办公室。办公室负责联系厂家、确定价格等对外事宜。如印刷新版或改版的印刷品，需提前10日报办公室。办公室盘库后提出建议，经财务部负责人和主管总裁或总经理签批后，由办公室根据公司印刷品管理制度办理。 第二十五条 印制完成后，办公室经办人员填写入库单，办理印刷品的入库手续。办公室经办人员在发票后签字，填写报销单，并经办公室负责人签字，在三日内将发票连同入库单的第二联（记账联）交到财务部门报销。财务部门凭经办公室负责人签字的报销单、发票、入库单办理报销手续。 第二十六

12、条 各部门领用印刷品时，先填写印刷品申领单，由部门负责人签批后到办公室领取。库房保管员填写一式三联出库单，注明使用部门、经办人等，其中第三联交使用部门，每月25日前将所有第二联（记账联）交到财务部，财务部据此摊销各部门管理费用。第二十七条 办公室应为印刷品的申印和领用建立登记簿，并由具体经办人员签字。 第六章 差旅费支出管理 第二十八条 差旅费指由于公务出差国内异地城市时所发生的差旅费用。第二十九条 公司员工出差前须填写差旅审批单(格式见附件)并经审批。各类出差均需报人力资源部备案。因公出差如需借款，先填写借款单，经审批后财务部门予以办理。借款额度原则上不超过往返路费和住宿费的1.5倍。借款时

13、需将差旅审批单和会议通知复印件交财务部留存，作为借款和核销的依据。第三十条 乘坐交通工具标准人员火车飞机备注董事长总经理软席车公务舱总经理室成员软席车经济舱特殊情况可坐公务舱或头等舱。部门负责人软卧车经济舱其它员工硬卧车1、其它员工出差如确因公务紧急，或特殊情况如携带大额现金、支票或重要文件等，需坐软卧或飞机的，必须经分管领导批准后，方可乘坐软卧或飞机经济舱。2、订票费用、航空人身意外险凭有效凭证报销（若由公司统一办理年度保险则不予报销）。 第三十一条 差旅费标准人 员住宿费标准其他费用标准总裁或总经理室成员不超过600元/天不超过300元/天部门负责人不超过450元/天不超过160元/天其它

14、员工不超过300元/天不超过100元/天1、部门负责人及以上人员允许一人一间。2、男女双人出差、部门负责人与其它员工出差，出差标准各按单人出差标准分别执行；同性别人员原则上应两人同住一间。3、住宿费报销时需提供酒店结算清单，除住宿费、市话费及总裁或总经理室成员的洗衣费外，其他酒店消费不得报销。4、其他费用仅指市内交通费和误餐费。5、员工参加各种统一安排的培训或会议，若住宿由会议统一安排，根据会议费发票予以报销。6、上海、北京、广州、深圳四地上述标准上浮20%。7、上述费用若有超标，需经总裁或总经理室分管副总和财务总监批准后方可报销。总裁或总经理室成员超标由财务总监和总裁或总经理审批报销。 第三

15、十二条 交通费凡因公出差人员允许报销从家或单位到机场或火车站的交通费及从异地住宿地到机场或火车站往返而发生的交通费。据实报销，不在“其他费用标准”之内 第三十三条 会务费如果会议组织者规定有会务费，并且经部门负责人或分管领导审批，据实报销。 第三十四条 差旅费报销 1、出差费用一律由出差员工自行结账，不允许分支机构代垫，以便审核出差费用。借款必须在回公司后7个工作日内报销，超过一周，财务部门下发催款通知单，超期不还从员工当月工资中扣回。 2、预算额度内的差旅费报销，且符合上述标准的，经财务部门审核后报销；超过标准的除经领导批准，否则不予报销。第七章 会议费支出管理 第三十五条 会议费指公司为召

16、开会议发生的相关费用支出，包括场地租金、食宿费、材料费、宣传品等。 第三十六条 总部安排的会议具体由办公室负责各项会务。 第三十七条 会议费用原则上按每人150元/天的标准由主办部门会同办公室在预算额度内提交详细预算方案，经财务部门审核后，按审批制度办理审批手续。各项费用的具体支出按相应规定办理。 第三十八条 经办人在会议或活动结束后7个工作日内填写报销单，在预算内由办公室负责人签批，持发票办理报销手续，发票后附费用支出明细，经财务部门审核后办理报销。 第三十九条 会议原则上在本地举办，如果需要在外地举办，则由部门填写异地召开会议申请报告，部门负责人审核，经办公室、财务部门会签后，报主管总裁或

17、总经理或总裁或总经理审批。 第四十条 会议费应严格控制在预算额度内。对总部安排的会议或活动发生超预算情况时，要严格按照预算追加程序办理。对部门内部的会议费发生超预算时，原则上一律不予报销。第八章 宣传费支出管理 第四十一条 宣传费支出指购买公司宣传品或礼品、制作宣传资料、广告、海报、在媒体上发布信息等发生的费用。 第四十二条 公司购买宣传品或礼品由办公室统一招标订购。购买时必须提供三家以上厂商的同类产品报价。 第四十三条 办公室购买宣传品或礼品后，办理入库手续，填写入库单，三日内办公室经办人员在凭相应票据到财务部门办理报销手续。 第四十四条 各部门根据预算领取宣传品或礼品时，先填写礼品申领单，

18、说明送礼单位及人数，经本部门负责人、办公室负责人签批后到办公室办理领取。 第四十五条 严禁各部门未报批或超预算购买宣传品或礼品，特殊情况须经主管总裁或总经理签批，报办公室备案后，按上述流程办理相关手续。 第四十六条 办公室应将宣传品或礼品的具体使用情况设立登记簿，并由具体使用人员签收。在季度（或年度）核算时分摊计入部门费用。第四十七条 制作宣传资料、宣传海报、广告、在媒体上发布信息等，由办公室根据公司形象宣传的需要在预算额度内，提交详细预算报告，经主管总裁或总经理审批后安排使用。第九章 招待费支出管理第四十八条 招待费指因公务或工作需要进行招待而发生的相关费用。第四十九条 日常宴请客户应遵循必

19、需、节俭的原则，在规定的宴请标准范围内予以报销。报销时，应如实填写报销申请单并在招待费明细表上注明所招待的单位、时间、来宾及陪餐人数。第五十条 总裁或总经理室领导及各部门负责人有宴请权限，业务招待费在预算范围内标准如下：1、总裁或总经理室成员根据业务发展需要，业务招待费由财务总监和总裁或总经理审批据实报销。财务总监和总裁或总经理的费用互签审批。2、总公司各部门负责人业务招待费，标准如下：（1）招待外部客人标准为不超过150 元（含）/人，一次性消费最高不得超过1000 元；（2）招待内部人员标准为不超过80 元（含）/人，一次性消费最高不得超过800 元。第五十一条 对超标准和重大业务招待活动

20、的，各部门需在事先签报中注明，经分管副总、财务总监和总裁或总经理审批后实施。第五十二条 此项费用支出必须在发生后7个工作日内凭发票及主管领导签字后到财务部门报销。第十章 租赁费支出管理 第五十三条 租赁费指因工作需要而租赁营业场所、汽车、电脑设备等而发生的相关费用。 第五十四条 对公司营业用房的租赁，公司成立由总裁或总经理室和办公室、财务部等部门参加的管理小组，办公室具体提交可行性方案及预算方案，经总裁或总经理室签批后，到财务部门凭相关凭据办理支票支付手续。 第五十五条 对公司员工住宿用房的租赁，由办公室具体办理，提交预算方案，经审批后办理支付手续。 第五十六条 对于经批准租赁的汽车、电脑设备

21、，办公室在具体办理租赁事宜时至少要提供三家同类设备的租赁报价。 第五十七条 其他需要租赁的设备，须经分管领导审批后参照上述规定办理租赁手续。 第五十八条 租赁设备管理必须落实到个人，设立登记簿，电子化管理。 第五十九条 财务部门根据租赁协议的规定支付租赁费。第十一章 修理费支出管理 第六十条 修理费是指因修理公司使用的汽车、电脑设备、办公电器、办公桌椅等发生的费用。 第六十一条 汽车修理费由办公室负责审批汽车修理厂及修理养护费用明细，经办公室负责人、财务部门负责人审核后，经办人员凭修车发票办理报销手续。 第六十二条 其他修理费电脑设备修理由信息技术部负责，办公电器设备和办公桌椅等由办公室负责，

22、但修理费用均由办公室负责人审批，经办人员凭修理发票及修理明细单办理报销手续。 第六十三条 选择修理厂商时必须提供三家以上修理厂商的报价，择优选择。第十二章 汽油费支出管理 第六十四条 汽油费指因交通需要而购买的汽油票支出。 第六十五条 办公室采用油卡的形式将购油费存储于油卡中，不允许现金加油。若特殊情况需要现金加油，报销时须持正式发票，经办公室负责人签批后报销。 第六十六条 办公室应对汽车的具体使用情况设立登记簿，并由具体使用人员签收。在季度（或年度）核算时分摊计入部门管理费用。 第六十七条 财务部不定期将油卡的加油清单与财务账面核对，若核对有误，相关人员需作出解释。第十三章 附 则第六十八条 本办法应遵守相关法律法规以及公司章程的规定。本办法中任何与上述法律法规以及公司章程相背离的部分将被视作无效并被相关条款替换。第六十九条 经财务总经理提议，本办法可以根据相关法律法规的变更以及公司经营环境与状况的变化进行修订。任何修订自发布之日起生效。本办法中的未尽事宜，由财务总经理与相关领导协商后解决。第七十条 本办法自发布之日起生效。总公司财务部负责本办法的解释。