A8表单操作指南.docx

1、A8表单操作指南A8表单操作指南A8智能表单系统基于以人为本的思想和XML技术，通过支持单据定义、流程配置、人员和资源的直观描述等多种手段，以图形化、透明化、可视化而完成制度的控制执行，保证制度执行的准确、高效、可跟踪和追溯，并将执行结果全息集中存储，保证了制度的有效执行。功能菜单：包括【表单制作】、【枚举管理】、【流水号管理】、【表单查询】、【表单统计】、【业务配置】六个子菜单。其中表单管理员才能具备使用【表单制作】、【枚举管理】、【流水号管理】的权限。1.表单制作: 支持表单导入（结构化单据录入）、数据项独立控制、操作控制、支持表单统计查询设置、表单流程设置。2.枚举管理：单位枚举的管理和

2、公共枚举的查看。3.流水号管理：同一表单统一编号。4.表单查询：按条件进行查询,支持查询穿透。5.表单统计：按条件进行统计，支持统计穿透。6.业务配置：将常用的、彼此密切相关的表单使用，转化为 “业务”，以栏目挂接或菜单挂接的形式展现出来。操作步骤：点击菜单【表单应用】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。 图表单应用1.表单使用步骤操作步骤如下：表单制作前准备 制作表单 调用表单 表单查询统计。第一步：表单制作前准备。表单制作前的设置工作，设置工作有多步，分别由系统管理员和单位管理员以及表单管理员完成。1.系统枚举设置：这是对表单填写中需用到的枚举值进行设置。该操作由系统管理员完成

3、。2.表单应用设置：这是对表单模板进行分类存储的设置。该操作由单位管理员完成。3.表单管理员设置：表单管理员是设计表单样式、确定表单审批流程和分配使用者的一种角色。由单位管理员指定一人或多人担任。第二步：制作表单。由表单管理员完成表单制作。1.表单制作：由表单管理员设计表单样式、定义数据类型、确定录入方式、定义操作权限、指定审批流程，以及对使用者授权等。2.查询与统计设置：由表单管理员定义查询或统计条件、确定列显的数据项，以及对使用者授权。该操作可以在新建表单的时候同时进行，也可以以后单独进行设置。3.流水号设置（可选）：由表单管理员对流水号进行新建、修改、删除操作；操作设置中设定字段初始值时

4、，可在系统变量中来调用流水号。该操作由表单管理员完成。第三步：调用表单：由被授了权的普通用户通过新建协同，调用表单模板，完成表单单据的填写和提交审批。第四步：查询与统计：由被授了权的用户执行查询或统计，查看结果。2.制作前准备在制作表单前，要进行多项设置工作，分别由单位管理员和表单管理员完成。准备工作包括：枚举设置、表单管理员设置、表单应用设置。2.1枚举设置操作说明：对表单填写中要用到的枚举数据进行设置。单位管理员登录系统，单击菜单【基础应用设置-枚举管理】，选择【单位枚举】，进入操作界面，如图2.1-1。图2.1-1 表单枚举设置页面1.功能键【新建】建立枚举类型和枚举。【修改】修改枚举类

5、型。【删除】选中节点中某个枚举类型，点击删除，则将此枚举类型从列表中清除。【移动至】移动枚举类型。2.数据项【枚举名称】枚举类型的名称。【引用】枚举是否被引用的标识。【排序号】该枚举类型在树型结构中的排列位置。【描述】对枚举信息的简单描述。各种具体操作新建枚举关于枚举值：1. 枚举值与枚举显示值：前者表示在数据库中存放的值，后者表示在界面上展现的值。可以设为一致，也可以不一致。2. 排序号：其值的相对大小决定了枚举类型在结构树上或枚举值在列表上显示的先后次序第一步：在单位枚举页签，点击【新建-枚举类型】，填写枚举类型名称，排序号，单击确定。第二步：在结构树上，选择枚举类型，点击【新建-枚举】，

6、建立枚举，填写枚举名称，排序号单击确定，如图2.1-2图2.1-2 枚举设置第三步：录入枚举值，单击确定保存枚举值。如图2.1-3图2.1-3 新建枚举值删除枚举单击系统枚举定义，选择要删除的枚举类型，单击【删除】，弹出提示信息，单击【确定】删除枚举类型，单击【取消】，取消删除操作。注意：被引用的枚举类型和枚举值不能删除2.2表单管理员设置操作说明：设置可以进行表单制作的用户单位管理员登录系统，单击菜单【组织信息管理单位角色设置】，进入操作界面，如图2.2-1。图2.2-1 单位角色设置操作步骤第一步：在角色管理页面，选择表单管理员，单击文本框，弹出选人界面。第二步：选择表单管理员，并确定。如

7、图2.2-2。图2.2-2 表单管理员设置注意：表单管理员是预置的一个系统角色，自建一个角色并起名叫表单管理员是不起作用的2.3表单应用设置操作说明： 对新建的表单进行分类存储，以便于调用该表单模板时方便查找。单位管理员登录系统，单击菜单【应用功能设置-表单应用设置】，进入操作页面，如图2.3-1。图2.3-1 表单应用设置1.功能键【新建分类】新建表单模板分类。【修改分类】对表单模板分类信息进行修改。【删除分类】对选中的且没有被调用的表单模板分类进行删除。【修改所属人】修改表单的所属人。2.数据项【表单名称】表单模板分类的名称。【所属应用】表单模板所属的分类。【所属人】表单模板的所属人。各种

8、具体操作新建分类第一步：树形结构上选中表单模板，选择【新建分类】，弹出新建页面，如图2.3-2。图2.3-2 新建表单分类第二步：在新建页面中填写名称、排序号和描述信息。第三步：单击确定，新建的分类信息将显示在表单模板树形结构中。修改分类第一步：在表单模板分类中选择要修改的分类，单击【修改分类】，弹出分类修改页面，如图2.3-3。图2.3-3 修改表单分类第二步：在修改页面中依次填写要修改的信息。第三步：单击确定，修改的信息被保存。删除分类在表单模板分类树形结构中选择要删除的分类信息，弹出提示信息单击确定按钮，可以删除选中的分类，单击取消按钮，撤销删除分类操作。注意：被调用的表单分类不能删除，

9、删除时系统会给提示信息修改所属人在结构树上选择分类，勾选一条或多条表单模板，点击【修改所属人】，弹出设置表单所属人页面，如图2.3-4。图2.3-4 设置表单所属人3.表单制作表单制作用于表单管理员制作表单，生成表单模板，供有权限的用户新建协同时调用。表单制作过程大致如下：表单管理员在InfoPath中设计好表单样式 上传至A8系统 确定各数据项的数据类型 定义数据项的录入方式 设计对数据项操作的各种权限 查询条件设置 统计条件设置 确定表单工作流程、各节点的操作权限并授权表单调用者 发布表单。表单制作前置条件为能灵活控制表单样式，A8的表单编辑器是借助Microsoft Office Inf

10、oPath进行的。因此表单制作前，必须先设计InfoPath表单格式。第一步：表单管理员在InfoPath中，设计出表单格式，在要录入数据的地方，插入文本框控件，并重新指定文本框的数据项名称，保存成本地文件，如图3-1。图3-1 设计表单样式第二步：登录系统，单击菜单【表单表单制作】，进入表单制作界面。如图3-2。图3-2 表单制作注意：在InfoPath中设计表单样式时，控件只能使用文本框和重复表功能键【新建】将表单样式从InfoPath导入到系统中，表单管理员可将该表单制作成可以调用的表单模板。【编辑-修改】可以对选中的表单信息进行修改。【编辑-从InfoPath导入】假如想更改表单样式或

11、表单字段名称等信息时，可以先在InfoPath中进行修改，然后导入到要修改的表单中。【删除】可以将没有被调用发送过协同的表单模板删除。【发布表单】将新建的状态为草稿的表单进行发布，只有【已发布】的表单才能被调用。【停用】假如某表单作废，可以将该表单停用，停用的表单不能被调用，将显示在停用列表中。【帮助】可以查看制作表单时的一些注意事项。【列表切换-本人停用表单】列表中显示状态被【停用】的表单。【列表切换-他人启用表单】列表中显示其他表单管理员管理的状态为【启用】的表单。注意：从InfoPath导入时，只能增加表单字段，不能减少字段3.1新建表单操作说明：将表单样式从InfoPath导入到系统中

12、，表单管理员可将该表单制作成可以调用的表单模板。单击菜单【表单制作】，选择新建，上传要制作的表单样式，进入表单制作页面， 如图3.1-1。图3.1-1 新建表单操作步骤：第一步：进入表单制作页面后，单击【新建】,在弹出的上传本地文件对话框中，单击浏览，选择做好的InfoPath表单文件，单击确定。如图3.1-2。图3.1-2 上传InfoPath表单文件第二步：基础信息设置。根据实际需要，修改表单各数据项的字段类型、长度，以及表单名称和所属应用类型等信息，数字字段还可填写小数位数；对于必填的数据项，勾选【不能为空】。最后单击下一步。如图3.1-3。图3.1-3 表单基础信息设置1.字段类型分文

13、本（字符）、数字、日期、日期时间、备注和签章。数字类型可以设小数位数。备注类型无长度限制。2.字段类型选择签章时，在录入定义中只能选择签章，调用表单发送协同时该字段支持盖章和手写批注。3.表单所属人只能单选。4.假如从infopath中设计的表单是多视图表单，基础信息的数据项中显示所有表单视图。第三步：录入定义。修改数据项的用户输入方式。对于字段类型为数字的，还可以设定它的计算公式。对于字段类型为文本框或标签的，可以设置该字段为某数字字段货币符号的大小写转换，该字段将显示货币符号大写。其这里需要逐项设置，最后单击下一步。如图3.1-4。图3.1-4 录入定义1.输入类型分文本框、标签、文本域、

14、单选按钮、复选按钮、下拉列表框和扩展控件。其中：1)文本框：是供用户直接键入的框。为单行显示，可以设置该字段为某数字字段货币符号的大小写转换，该字段将显示货币符号大写。如图3.1-5。2)标签：只供显示不可编辑，故只有在设了初始值才有意义，可以设置字段的货币 符号大小写转换，该字段将显示货币符号大写。3)文本域：较文本框多了一个垂直滚动条。为多行显示；在操作设置中设置了该字段为追加，调用表单发送协同时，流程节点中对该字段有编辑权限的用户单击文本域字段可以弹出输入页面，可以向该文本域中追加信息。4)单选按钮和下拉列表框：都是从弹出的枚举选择页面绑定枚举，只是展现形式不一样。5)复选按钮：复选所有

15、的项目都必须在InfoPath中设计时单个表示出来，支持复选项的分支条件设置。6)扩展控件：借助于选择器完成录入的一种方式。设置时需要指定所绑定的选择器。目前提供了选择人员、选择部门、选择岗位、日期时间选择器、选择职务级别、选择日期这6种选择器。图3.1-5 货币符号转换2.计算字段设置仅对数字型数据项、文本框有效。表示该数据项的值是通过其它数字型数据项的计算所得。例如，总预计价格可以设为sum(预计价格)，如图3.1-6。还可设置日期差计算，单击日期差按钮即可设置。 图3.1-6 计算字段设置第四步：操作设置。新建或修改表单的操作权限，供表单流程的节点使用。目前系统提供了三种缺省操作权限：填

16、写、修改、只读。填写仅可用于表单流程的起始节点，修改和只读可以用于表单流程的处理节点和结束节点。用户可以为每一种操作权限针对表单不同数据项分别设置不同的访问权限，如浏览、编辑、隐藏和追加。每修改完一种操作权限后需单击一下【确认】按钮进行保存，最后单击下一步。如图3.1-7。图3.1-7 表单操作设置1.修改操作权限1)列表中选择要修改的单据操作权限，此时数据项权限区域进入编辑状态。2)修改各个数据项的访问权限。浏览表示该操作权限节点对数据项只有读访问权。编辑表示该操作权限节点对数据项有修改访问权。隐藏表示数据项对该操作权限节点不见，以*号显示，支持隐藏域的分支条件设置。追加表示该操作权限节点可

17、以在保留原数据项内容不变的情况下增加新内容至数据项中。3)单击【确认】保存。注意：1.只有当数据项的录入方式为文本域时，追加才可用。2.多视图表单可以针对不同视图设置节点操作权限。2.新增操作权限1)单击【增加】按钮，如图3.1-8。2)填写操作名称，选择操作类型。操作类型分新增、修改、只读。这是对整张表单而言的，并非指数据项。所以，新增只能用于表单流程的起始节点，修改和只读只能用于表单流程的处理节点的结束节点。3)修改数据项的访问权限。4)单击【确认】保存。图3.1-8 新增操作权限3.删除操作权限：列表中选择要删除的单据操作权限，单击【删除】按钮。只能删除用户自定义的操作权限，系统默认的操

18、作权限不能删除。4.数据项的初始值设置1)列表中选择单据操作权限，单击要设定初始值的数据项的【初始值设置】，弹出该数据项初始值设置页面，如图3.1-9。图3.1-9 初始值设置2)设置初始数据值。初始值可以是手工录入的，也可以从系统变量中选择，并单击确定。3)单击【确定】，再次单击【确定】。注意：1.数据值和显示值：前者表示在数据库中存放的值，后者表示在界面上展现的值。 数据值必须设置，显示值可以不设置。2.数据值和显示值都勾选时，其手工和系统变量必须成对选择，如数据值中选择系统变量：登录人员ID,显示值中也必须选择系统变量：登录人员姓名。5.重复表设置：设置重复表增加或删除功能（调用该表单发

19、送协同或审批节点使用）。【重复表】按钮，弹出设置页面，根据实际情况勾选【允许增加】或【允许删除】，如图3.1-10。表单样式中有重复表时，该功能按钮才可用，否则置灰。图3.1-10 重复表设置第五步：查询设置。单击【增加】按钮，输入查询名称，设置查询条件，输出数据域，显示明细中的视图按复选框显示，可以进行多选。授权查询使用者，预览格式正确后，单击保存，最后单击下一步。（具体详见查询设置章节），如图3.1-11。图3.1-11 查询设置第六步：统计设置。单击【增加】按钮，输入统计名称，设置查询条件，统计分组项，授权统计使用者，显示明细中的视图按复选框显示，可以进行多选。预览格式正确后，单击保存，

20、最后单击下一步。（具体详见统计设置章节），如图3.1-12。图3.1-12 统计设置第七步：应用绑定。设置表单的填写审批流程,形成表单模板。在应用绑定界面，单击【增加】，弹出绑定协同对话框，如图3.1-13，输入流程模板名称，单击【新建流程】，弹出编辑流程对话框，点击发起者节点，点击增加节点，弹出选人界面，完成流程上各个节点的设置（同协同模板制作）。通过点击节点属性，可以修改节点权限、执行模式和表单的操作权限。单击确定，退出编辑流程对话框 。设置了预归档的流程需要设置显示视图明细，也可以设置当前流程模板的关联表单。对表单模板使用者进行授权，单击确定退出绑定协同对话框。最后，单击完成，完成整张表

21、单的制作。图3.1-13 流程绑定1.一张表单可以与多个流程绑定，形成多个表单模板供选择调用，但在查询统计时这些数据是合并的。2.流程绑定对话框中的一些属性，如重要程度、关联项目、预归档等，以及节点属性对话框中的节点期限、执行模式、督办人员和授权等，请参见协同模板说明。3.表单流程节点除了可以使用协同的节点权限，也可以使用表单审核节点权限，该节点权限在处理页面上提供了两个按钮：审核通过与审核不通过，点击审核通过时，会将【已审核】写入该表的单据状态中，点击审核不通过时，会产生回退操作。4.一张表单绑定了多个流程的话，就可以在修改流程时的单人节点设置新流程，形成分段流程，不同的视图可以共用字段以实

22、现各个分段的信息共享，如图3.1-14。图3.1-14 新流程设置点击新流程弹出新流程设置页面，可以设置新流程对应的表单模板流程、流程发起人、触发条件等，设置完毕后确定，该节点出现绿色图标标识新流程，如图3.1-15。当流程流转到该节点，就会根据设置的触发条件是否满足来发起新流程且新流程中的节点不能进行撤销、回退、取回操作。新流程的应用场景案例请参考相关文档。图3.1-15 新流程绿色标识5.一张表单绑定了多个流程的话，就可以设置当前表单模板的关联表单，用于调用表单模板选择插入-关联表单，可以关联设置模板的已发、待办、已办的协同。6.模板编号只是用于外部系统调用。3.2发布表单操作说明：表单制

23、作好后，通过发布，被授了权的用户才能在新建协同时，调用表单模板。可以在制作完成后直接发布。操作步骤：第一步：进入表单制作界面，从列表中选择状态为草稿的表单，单击【发布表单】，系统弹出提示信息。第二步：单击【确定】按钮，表单状态变为【发布】，单击【取消】按钮，撤销发布操作。3.3编辑表单操作说明：对表单中的信息进行修改。草稿状态下的表单可以修改，不受限制，发布状态下表单若已有数据，则不可以修改基础信息中的字段类型、缩减字段长度和录入定义信息；表单修改后即生效，无需做发布。各种具体操作修改表单操作步骤：第一步：进入表单制作界面，从列表中选择要修改的表单，单击【编辑修改】，页面显示如图3.3-1。第

24、二步：根据要修改的内容，单击对应的页签，进行设置修改。第三步：单击【全部保存】按钮。图3.3-1 表单修改1.对于已调用发过协同的表单，假如想修改表单字段类型或缩减长度，只能选择【另存为】另存一表单。2.另存的新表单只保存原表单的基础信息设置、录入定义设置和操作设置信息。如图3.3-2图3.3-2 另存为修改表单样式操作步骤第一步：在InfoPath中修改表单样式。第二步：进入表单制作界面，从列表中选择要修改的表单，单击【编辑从InfoPath导入】。上传新的InfoPath表单文件，从InfoPath导入时，只能增加字段，不能删除字段。第四步：单击确定，如图3.3-3。单击【全部保存】。图3

25、.3-3 从InfoPath导入新样式3.4表单查询设置操作说明：设置表单查询条件。查询设置可以在新建表单时一并完成，也可以先跳过，以后通过修改表单进行。操作步骤：第一步：进入查询设置页面，单击【增加】按钮，输入查询名称，如图3.4-1。图3.4-1 查询设置第二步：单击输出数据项右边的设置按钮，可以设置输入数据项，如图3.4-2图3.4-2 输出数据项第三步（可选）：单击排序方式右边的【设置】，设定查询列表的排序方式。如图3.4-3。图3.4-3 查询结果排序第四步（可选）：单击系统查询条件右边的【设置】，弹出查询数据范围对话框。通过双击表单中的数据域或系统变量，并借助算术运算符、条件运算符

26、和逻辑运算符、以及扩展控件选取函数extend,组成所要的查询条件。如图3.4-4；也可通过表单数据域和系统变量之间的关系设定查询数据范围，如图3.4-5。图3.4-4 查询介于某时间段内的单据图3.4-5 查询流程被终止的单据第五步（可选）：单击用户输入条件右边的【设置】，弹出用户输入条件对话框，单击【增加】，在弹出的参数设置对话框中，输入条件名称、相对应的显示标题、缺省值，以及条件值的输入类型，确定后退出参数设置对话框。如图3.4-6；双击所设的条件名称，通过运算符与表单数据域或系统变量组成所要的条件。如图3.4-7；用户也可直接将表单数据域和系统变量组成条件。如图3.4-8。图3.4-6

27、 用户输入参数设置图3.4-7 输入条件设置图3.4-8 表单数据域和系统变量关系注意：查询数据范围和用户输入条件均定义查询条件，但前者的条件值是事先可确定的，后者的条件值是在用户执行查询操作时再录入的。这为查询提供多样性和灵活性。第六步：单击查询数据域右边的【设置】，在弹出的对话框中，将要在查询结果中显示出来的数据项从左边选至右边，如图5.3.3.4-9；双击查询数据域内的某项标题可以修改标题名称。如图3.4-10。图3.4-9 查询数据域设置图3.4-10 修改查询数据域标题第七步：勾选需要显示的视图，缺省勾选第一个视图，可以多选。查询结果穿透时按多页签进行展示，设置时选择几个视图，就按几

28、个页签展示，可以切换页签查看协同。 第八步：在查询描述框中，录入查询条件的文字描述。第九步：单击查询授权右边的【设置】，在弹出的选人界面上，选择可执行本查询的用户。第十步：单击预览，格式正确后，单击保存。注意：1.因查询条件的不同或输出数据项的不同，一张表单可以定义出多种查询。2.系统变量中的单据状态分草稿、未审批、审批通过、审批不通过。表单调用时，如果表单协同处在待发中，则单据状态为草稿。如果表单协同已被节点权限为表单审批的处理人做了审批通过，则单据状态为审批通过。3.5表单统计设置操作说明：设置表单统计条件。统计设置可以在新建表单时一并完成，也可以先跳过，以后通过修改表单进行。操作步骤：在

29、统计设置页面，单击【增加】按钮，输入统计名称、统计分组项、统计项、最后一行合计、系统统计条件、用户输入条件、统计描述和授权统计使用者，预览后单击保存。 如图3.5-1，具体步骤可参见查询设置。图3.5-1 表单统计设置1.因统计条件的不同或输出数据项的不同，一张表单可以定义多种统计方式。2.统计数据域：用于设定统计的对象。对于数据项字段类型为文本型的有计数方式，字段类型为数字的有求和、计算、平均、最大值和最小值。如图3.5-2。图3.5-2 统计数据域设置3.报表类型：统计的报表格式有普通报表和交叉报表。普通报表的数据列由设定的行头和统 计数据域组成。如图3.5-3；其数据行是按照行头内容的不

30、同分别给出统计值。如图3.5-4；交叉报表的数据列是由设定的行头、列头与统计数据域的复合列组成，如图3.5-5；其数据行是按照行头的不同内容，分别针对不同的列头内容给出统计值。如图3.5-6。图3.5-3 普通报表统计定义图3.5-4 普通报表统计结果图3.5-5 交叉报表统计定义图3.5-6 交叉报表统计结果3.6分支流程设置操作说明：根据条件设置，让表单流程自动走不同的审批分支。实现同一个表单流程能解决多种情况。实际业务中，经常需要根据表单的内容走不同的审批流程。例如金额超过多少的需要总经理审批，反之只需要部门经理审批即可。操作步骤：在表单流程编辑对话框中，将鼠标定位在要做分支处理的流程线上，这时流程线变为橙色，光标形状变为手形。点击之后弹出菜单项。根据需要，选择条件进行设置。如图3.6-1。图3.6-1 分支流程设置1.自动条件：自动条件是根据发起人或当前节点的状况设置分支条件。点击之后弹出条件设置对话框，目前提供了两种判断条件：1)选择发起人：按照发起人的所在单位、部门、所在岗位、职务级别、所在组和副岗做条件判断。2)选择当前节点：按照当前处理节点的所在单位、部门、所在岗位、职务级别、所在组和副岗做条件判断如图3.6-2。图3.6-2 自动条件设置2.数据条件：数据条件是根据表单中数据项的值设置分支条件。点击之后弹出条件设置对