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1、档案工作简报档案工作简报档案工作简报 第6期上海财经大学档案馆编印 2010年3月31日本期内容：专题：（摘选自2009年OA系统电子文件归档工作总结报告）2009年OA系统电子文件归档工作总结一、OA系统电子文件归档工作简述2008年4月1日，校OA系统正式运行，相关纸质文件不再流转，根据这一情况，我馆开始着手研究OA系统有关电子文件的归档工作。技术方面，我馆与信息办沟通、协商，在OA系统中设置了档案管理模块，构建了OA系统与档案管理系统对接平台。文件归档规范和管理方面，我馆与两办沟通、协商，确定了发文、收文、内请、纪要、信访、督查督办六类电子文件作为归档内容，明确了归档责任部门和具体要求。

2、图1：OA电子文件归档流程2009年3月，在试用测试的基础上，我馆对各部门兼职档案员进行了OA系统电子文件归档工作培训，对2008年4月至12月间产生的发文、收文、内请、纪要四类OA电子文件进行了归档操作。截止2009年6月，此项工作全部完成，2008年度OA电子文件按要求顺利归入档案管理系统。二、拟制的有关办法、细则为保证此项工作顺利开展，根据我校实际情况，我馆拟定了一系列OA电子文件归档的办法和细则，规范了OA电子文件的归档范围、归档时间、归档方式、归档手续及归档整理等。相关制度如下：上海财经大学电子公文归档管理实施办法（试行）2008年度OA系统电子文件归档具体要求和办法从上图可以看到，

3、在归档的四类OA文件中内请所占比例最大，其次是发文、收文。也就是说归档的OA电子文件中，内请占了一半多。图4：某类OA文件归档数/某类文件归档总数从上图可以看到，发文、纪要、内请的比例均较高，也就是说OA运转已处于一种常态，排除OA系统于4月开始运转这一因素，此三类文件比例理论上应为100%，收文因涉及涉密文件不经OA流转等原因，比例较低。（二）各部门/各类部门（机关、教辅、院系所等）归档情况分析1、部分部门OA归档文件数占OA归档总数比例分析列举归档数前5位的五个部门：序号部门部门OA文件归档数占全校OA归档文件比例序号部门部门OA文件归档数占全校OA归档文件比例1人事处27032.49%4

4、教务处637.58%2财务处799.50%5研究生部475.66%3组织部728.66%总计53163.90%图5: 上述五部门OA归档比例分析从上图可以看到，5个部门仅占全校部门总数的9.1%,却产生了63.89%的OA归档文件。2、各类部门OA归档文件数占OA归档总数比例分析部门类型归档数占比例部门类型归档数占比例机关74089.05%教辅部门141.68%院系所597.10%直属单位40.48%独立学院141.68%总计831图6：各类部门OA归档文件和比例从上图可以看到，OA归档文件90%产生于机关。四、效果（一）归档效率提高，文件全文数量大幅增加在此之前，通常是由兼职档案员或专职档案

5、员在输入归档文件条目后，再将对应的文件全文上传至档案管理系统中的“全文”项，以实现条目检索和全文阅览。因归档工作的滞后性，难以保证全文的数量，且效率较低。在档案管理系统与OA系统对接后，文件条目和全文同时导入档案管理系统，大大节省了条目输入和全文上传时间。2008年产生并归档的831件电子文件全部导入档案管理系统，电子文件全文数较2007年度增加566件。具有查询权限的人员只要在办公室就能在线、异地查询归档文件全文，大大提高了查询利用效率。图7：近三年档案管理系统电子全文数量（二）归档文件遗漏情况减少，归档流程更加规范化OA系统运行至今，在外界环境的强制与自身信息化意识不断提高的情况下，学校越

6、来越多的文件经OA系统流转，专职档案员对于自己分管部门在OA平台上流转的文件一目了然。按照规定的归档范围，专职档案员可以很清楚地看到相关部门是否存在遗漏归档的现象，以此可以对归档文件进行把关，使档案收集更加完整。因归档文件需要专、兼职档案员进行多次检查，使归档流程更趋完善严谨，同时也提高了归档文件的质量。（三）实现多途径档案信息资源共享原来的档案系统只能提供单机检索，档案管理系统自2006年使用以来，为档案查阅利用提供了极大的方便，实现了档案异地查询的可能性。档案管理系统与OA系统的顺利对接为各部门增加了一个查阅档案信息的平台，实现不同渠道的信息资源共享。（四）大大推进了档案信息化进程在高校档

7、案信息化建设过程中，档案管理系统与OA系统的对接是档案信息化的一个重点，也是一个难点，国内很多高校一直都在尝试着进行两者的对接，2009年我校OA电子文件顺利归入档案系统意味着两者对接的成功，也意味着我校档案信息化建设取得了关键性突破。在使用“南大之星档案管理系统”的高校中，我校关于此项工作，可以说是走在了全国高校档案馆的前列。五、问题与建议（一）调整归档文件类别。根据档案工作实际，建议撤消此“督查督办”和“信访”两类。鉴于各部门每年的计划总结已全文上传至OA相应模块，建议增设“计划总结”类别。（二）规范文件标题。在2008年度归档的OA电子文件中，存在文件标题不完整、不准确问题，对档案管理（检索工作）带来一定困难，建议拟稿人员在拟稿时按要求规范、准确拟写完整题名及其他相关字段。