重要空白卡凭证管理流程资料.docx

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重要空白卡凭证管理流程资料

重要空白卡、凭证管理流程

1目的

本文件规定了XX农村银行（以下简称“本行”）重要空白卡、凭证管理的操作规范和风险控制要求，旨在规范重要空白卡及凭证的管理，强化会计业务操作流程的合规管理、内部控制和风险管理，保障本行资金安全。

2适用范围

本文件适用于本行总部及营业机构办理重要空白卡及凭证的管理。

3定义、缩写与分类

3.1定义

1）金农卡借记卡：

指AH农村合作金融机构发行的，符合中国银联的发卡标准，卡内设立个人人民币结算账户，可以在中国银联和本行的受理网络进行交易具有银联标识的人民币磁条借记卡。

2）重要空白凭证：

是指由本行或单位填写金额并经签章后即具有支取款项效力的空白凭证，如支票、汇票、存单、存折、借款借据、贷款收回凭证、银行本票、报单等，是本行凭以办理收付款项的重要书面依据。

3.2缩写

无

3.3分类

无

4职责与权限

部门/岗位

职责与权限

不相容职责

总行/分管行长

负责审批重要空白卡及凭证的销毁。

会计结算部/经理岗

负责对全辖销毁的重要空白卡及凭证进行复审报批。

会计结算部/重空凭证管理岗

1）负责全行重要空白卡和凭证的订购、领用和调拨；

2）负责重要空白卡及凭证的销毁工作。

内部审计部/现场审计岗

负责监督重要空白卡及凭证的销毁。

支行/支行行长

负责对本机构上报销毁的重要空白卡及凭证进行审批。

支行/会计经理岗

负责对本机构重要空白卡及凭证的定期和不定期检查。

支行/库管员岗

1）负责保管机构重要空白卡及凭证的出入库管理；

2）负责本机构柜员的重要空白卡和凭证的领用、上缴、调剂和监督管理。

支行/综合柜员岗

负责本人尾箱重要空白卡及凭证的保管和使用。

5原则与基本规定

5.1原则

1）统一印制原则：

重要空白卡、凭证由总行统一组织印刷和采购；

2）专人管理原则：

重要空白卡、凭证必须指定专人管理；

3）双人领取原则：

重要空白卡、凭证的领取必须双人以上，总量控制，且证明材料齐全。

4）入库保管原则：

重要空白卡、凭证管理必须入库保管；

5）人离证收原则：

重要空白卡、凭证的使用必须坚持“顺序使用、即时销号、人离证收”。

5.2基本规定

5.2.1重要空白卡及凭证的管理

1）重要空白卡及凭证的保管登记：

建立重要空白卡及凭证保管库（柜），及时登记登记簿；

2）重要空白卡及凭证的出入库：

a）各级机构要在上一级单位留存印鉴以备核对；

b）重要空白卡及凭证的领取必须双人现场领取，其中一人必须是指定的重要空白卡及凭证领取人员且保持相对稳定；。

3）重要空白卡及凭证的签发：

a）分支机构综合柜员签发重要空白凭证时，应逐份销号。

重要空白凭证作废时，应加盖“作废”戳记，作当日销号业务交易单的附件；

b）属于本行签发的重要空白卡及凭证，严禁由客户签发，不得预先盖好印章备用；

c）使用计算机打印重要空白凭证时，只能在原有重要空白凭证上填空打印，不得自行打印凭证格式。

4）重要空白凭证的核算：

重要空白卡及凭证一律纳入表外科目核算，以一份一元的假定价格记账。

5）重要空白卡及凭证的注销：

开户单位（个人）销户时，必须将剩余空白支票交回开户机构注销，并进行登记，不得短缺。

营业机构对交回的重要空白凭证剪角并加盖“作废”戳记，作当日销号业务交易单的附件。

开户单位（个人）对领用的空白支票和其他重要空白凭证负全部责任，如有遗失或未交，由开户单位（个人）出具责任承诺书，由此产生的一切法律责任，应由领用单位（个人）负责。

5.2.2其他管理规定

1）对于重要空白卡及凭证的印制，应严格按照规定在指定印刷厂订购。

若中国人民银行另有规定的，应严格遵守其规定。

2）对印刷厂发运的重要空白卡及凭证，应认真核对样本，抽验质量后入库。

3）重要空白卡及凭证按号码顺序发售和使用，不得跳号。

4）非业务人员不得领用重要空白卡及凭证；严禁将重要空白卡及凭证移作他用。

5）综合柜员营业时间临时离岗，应将重要空白卡及凭证入箱加锁保管，营业终了入库保管。

6）综合柜员对重要空白卡及凭证坚持每日碰库。

7）重要空白卡及凭证的保管人岗位调动，应填制移交清单办理交接手续，登记会计人员交接登记簿，并由监交人监交。

8）重要空白卡及凭证销毁清册应作为会计档案永久保管。

6流程描述与控制要求

阶段

环节

风险点

6.1领用保管

环节名称:

购入

适用部门:

会计结算部门;

适用岗位:

重空凭证管理岗;

职责要求:

负责总部重要空白卡及凭证入库，登记、保管。

操作规范:

会计结算部凭印制厂家的发货清单或上级主管部门的调拨单办理入库手续，认真核对重要空白卡及凭证起讫号和份数，要做到严密手续、账实相符。

对印刷厂发运的重要空白凭证，应认真核对样本，抽验质量后入库。

同时凭印制厂家的发货清单或上级主管部门的调拨单在综合业务系统中登记入账，打印账务信息，并登记重要空白卡及凭证库存登记簿。

重要空白卡及凭证纳入表外科目核算，按假定每份一元的价格记账。

环节名称:

申请

适用部门:

支行;

适用岗位:

库管员岗;

职责要求:

负责本机构重要空白卡及凭证的领用。

操作规范:

根据本机构业务需求，按要求填写《重要空白凭证领用单》（附件一），载明领用凭证的种类及数量；领用单加盖预留印鉴。

环节名称:

审查

适用部门:

会计结算部门;

适用岗位:

重空凭证管理岗;

职责要求:

负责审查支行重空凭证申请领用手续。

操作规范:

核对预留印鉴、领取人证件及《重要空白凭证领用单》内容。

风险描述:

没有核对预留印鉴及领取人证件,造成非本机构人员或非业务人员冒领有价单证及重要空白凭证,导致案件发生。

风险等级:

高风险

控制措施:

营业网点领用重要空白卡及凭证必须在会计结算部预留印鉴，并指定凭证领取人，在会计结算部备案；凭证管理员受理必须核对申领单位的预留印鉴及领取人的证件。

控制部门:

会计结算部门;

控制岗位:

重空凭证管理岗;

环节名称:

配备调拨

适用部门:

会计结算部门;

适用岗位:

重空凭证管理岗;

职责要求:

负责配备调拨重要空白凭证。

操作规范:

根据领用凭证种类及数量配备凭证，并在综合业务系统中做出库处理。

环节名称:

领取核对

适用部门:

支行;

适用岗位:

相关人员;库管员岗;

职责要求:

负责领取核对重要空白卡及凭证。

操作规范:

领用重要空白卡及凭证必须坚持双人领用，核对重要空白卡及凭证种类、数量、号码与领用单是否一致。

环节名称:

入库

适用部门:

支行;

适用岗位:

库管员岗;

职责要求:

负责将核对正确的重要空白凭证入库保管并登记。

操作规范:

将领用的重要空白卡或凭证入库，登记《重要空白凭证登记簿》（附件二）。

风险描述:

入库收点时,对凭证数量不符或号码不符的情况未及时发现,导致凭证无法使用,影响业务开展。

风险等级:

低风险

控制措施:

严格核对手续，确保重要空白卡或凭证入库正确。

控制部门:

支行;

控制岗位:

会计经理岗;库管员岗;

6.2使用

环节名称:

领用

适用部门:

支行;

适用岗位:

综合柜员岗;

职责要求:

负责重要空白卡及凭证领用。

操作规范:

1）按照业务需求向库管员领用重要空白卡及凭证，坚持对重要空白卡及凭证实行每日碰库，确保账实相符；

2）根据综合柜员领用凭证种类及数量配备凭证，并在综合业务系统中做出库处理。

环节名称:

发售签发

适用部门:

支行;

适用岗位:

综合柜员岗;

职责要求:

负责重要空白卡及凭证发售和签发。

操作规范:

1）发售：

开户单位（个人）购领重要空白凭证，应填写《重要空白凭证领用单》，加盖预留印鉴，出售数量原则上控制在每次一本；综合柜员受理后，通过交易办理系统记账处理和登记登记簿后向客户收取手续费、工本费等费用，并打印“收费凭证”；

2）签发：

根据客户要求办理需签发重要空白凭证的业务，综合业务系统自动销号。

风险描述:

客户销户时,未使用凭证未及时收回,可能导致风险。

风险等级:

中等风险

控制措施:

客户销户时必须要求缴回未使用或作废凭证，如未能缴回的，必须要求客户出具责任承诺书。

控制部门:

支行;

控制岗位:

综合柜员岗;

6.3销毁

环节名称:

清点登记

适用部门:

支行;

适用岗位:

库管员岗;

职责要求:

负责填列本机构待销毁重要空白卡及凭证清册。

操作规范:

严格核对本机构待销毁重要空白卡及凭证，确保清册和实物一致。

环节名称:

上缴

适用部门:

支行;

适用岗位:

库管员岗;

职责要求:

负责上缴待销毁的重要空白卡和凭证。

操作规范:

负责将待销毁重要空白卡及凭证上缴会计结算部，并在综合业务系统表外业务中做上缴处理。

环节名称:

核对

适用部门:

支行;

适用岗位:

会计经理岗;

职责要求:

负责核对清册及凭证实物。

操作规范:

核对凭证种类、数量、号码是否一致。

环节名称:

签署意见

适用部门:

支行;

适用岗位:

支行行长;

职责要求:

负责审批清册及凭证实物。

操作规范:

审批清册及凭证实物一致，并签署意见。

环节名称:

清点登记

适用部门:

会计结算部门;

适用岗位:

重空凭证管理岗;

职责要求:

负责填列本部门待销毁重要空白卡及凭证清册。

操作规范:

对本部门的待销毁重要空白卡及凭证严格核对，确保清册和实物一致。

环节名称:

审核

适用部门:

会计结算部门;

适用岗位:

重空凭证管理岗;

职责要求:

负责审核销毁重要空白卡及凭证。

操作规范:

严格审核支行待销毁重要空白卡及凭证准确完整，手续齐备，核对账实相符报经理签署意见。

环节名称:

复审报批

适用部门:

会计结算部门;

适用岗位:

经理岗;

职责要求:

负责对全辖待核销重要空白卡及凭证进行复审报批。

操作规范:

严格审核支行和本部门待销毁重要空白卡及凭证准确完整，手续齐备，核对账实相符签署意见后报分管行长审批。

环节名称:

审批

适用部门:

行长;

适用岗位:

分管行长;

职责要求:

负责应销毁重要空白卡及凭证的审批。

操作规范:

根据会计结算部的审核意见进行销毁审批。

环节名称:

监督

适用部门:

内部审计部门;

适用岗位:

现场审计岗;

职责要求:

负责监督销毁重要空白卡及凭证全过程。

操作规范:

协同会计结算部人员监督销毁重要空白卡及凭证全过程。

环节名称:

销毁

适用部门:

会计结算部门;

适用岗位:

重空凭证管理岗;

职责要求:

负责在综合业务系统做作废账务处理，并进行实物销毁。

操作规范:

1）负责在综合业务系统中对待销毁卡和凭证做作废账务处理，组织实施销毁重要空白卡和凭证，内部审计部必须全程参与监督；

2）在登记簿上登记备查。

销毁清册应作为会计档案永久保管。

风险描述:

应销毁的重要空白卡及凭证,出库后未得到销毁,导致案件发生。

风险等级:

高风险

控制措施:

会计结算部认真清点实物，与销毁清册核对一致；内部审计部严格审核后并对销毁凭证封存；会计结算部及内部审计部对销毁过程进行全程监督。

控制部门:

会计结算部门;

控制岗位:

重空凭证管理岗;

7检查监督

牵头检查部门

检查内容

检查频次

报告路线

检查结果利用

会计结算部

重要空白卡及凭证管理制度执行情况，保管、操作规范性，核算正确性，账实相符情况等。

每季1次

经营管理层

持续改进

内部审计部

重要空白卡及凭证账实相符情况，核算正确性，保管规范性。

不定期

董事会、监事会、审计委员会

考核、评价、问责

8附件

附件一：

《重要空白凭证领用单》

附件二：

《重要空白凭证登记簿》

附件一：

《重要空白凭证领用单》

重要空白凭证（领用/交回）单

AH农村合作金融重要空白凭证（领用/交回）单

ANHUIRURALCREITUNION

机构名称：

××××年××月××日流水号：

类型：

领用/交回

客户号/记账号：

户名/记账名：

账号：

序号凭证种类（名称）起始号码终止号码金额

…………………

合计……

库管员/复核：

记账：

会计分录：

收/付：

101

库管员/记账签章

领用单位（人）

签章确认

单位预留印鉴

会计：

事后监督：

规格：

（19cm*10cm）

第一联管证员作凭证出库凭据或入库（交证）记账交易（客户）凭据（回单），紫红色

第二联出库（领证）记账交易凭据或管证员作凭证入库凭据，黄色。

压感纸。

附件二：

《重要空白凭证登记簿》

AH农村合作金融空白重要凭证登记簿

ANHUIRURALCREITUNION

凭证名称：

记账单位：

面额：

记账日期

摘要

起讫号码

收方

付方

结存

领用人

记账员

复核员

数量

金额

数量

金额

数量

金额

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

规格26.5*19cm，内框22.2*14，双面印刷，50页装订。