职场租赁工作指引.docx

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职场租赁工作指引

XXXX保险股份有限公司工作通知书

合保物工作通知〔2013〕5号签发人：

向英

关于发布《职场租赁工作指引（2014版）》的通知

各分公司：

为指导各分公司职场管理工作，提高职场管理水平、工作效率和资源配置效果，根据《职场租赁工作指引（2013版》实施效果以及职场系统正式上线的实际情况，特在《职场租赁工作指引（2013版）》的基础上进行相应更新，现将《职场租赁工作指引（2014版）》发布实施，请遵照执行。

特此通知

总公司物控部

2013年12月10日

经办：

联系电话：

职场租赁工作指引

（2014版）

编制日期

审核日期

批准日期

职场租赁工作指引

（2014版）

为指导各分公司职场管理工作，提高职场管理水平、工作效率和资源配置效果，特制定本指引。

本指引包括租赁管理、租赁实务、租赁申请、价格调查和资料管理等五部分内容。

第一部分租赁管理

租赁管理工作包括为满足公司日常办公、经营需求而合理配置职场资源所进行的计划、执行、控制和反馈等活动。

职场管理岗在整个职场管理工作过程中起着重要的作用，须参照本指引完成相应工作。

1.1计划管理

职场管理岗负责编制分公司职场租赁工作计划，包括：

《分公司年度租赁工作计划》（见附件1）、《单一职场租赁执行计划》（见附件2）。

物控部会根据年度工作计划和单一计划的时间节点，对各职场计划完成情况进行统计和追踪。

《单一职场租赁执行计划》是职场系统中“行事历”环节中必备上传资料。

《分公司年度租赁工作计划》。

根据分公司存量职场使用情况，并结合职场租赁合同、机构发展计划、外部监管环境等因素制定《分公司年度租赁工作计划》，每年年中根据实际情况进行调整。

《单一职场租赁执行计划》。

根据《分公司年度租赁工作计划》制定《单一职场租赁执行计划》。

执行计划包括自租赁需求确认至职场投入使用的全部工作，同时规划职场装修、监管检查、证照办理等相关工作。

对于总、分公司共同参加的分公司管理本部职场租赁工作，分公司须根据计划，在重要时间节点向总公司物控部报告工作进展。

1.1.1计划编制时间

每年1月1日至15日将《分公司年度租赁工作计划》、7月1日至15日将年中进行调整的《分公司年度租赁工作计划》签字扫描后以邮件方式发至总公司物控部。

1.1.2计划编制要求

。

ai确的、指导：

1.1.2.1新筹机构

新筹机构的租赁工作宜采用正排时间的方式编制计划，各时间节点如下：

租赁工作时效。

自批筹文件下发之日起至租赁合同正式签订，工作时间周期为中支60天之内、营销服务部30天之内。

需求确认时间。

自批筹文件下发之日起5个工作日内完成需求确认。

租赁合同生效时间。

租赁合同实际生效日期不得早于租赁申请审批通过日期；尽量争取租赁免租期，免租期开始时间必须在租赁合同正式签订之后。

需合理利用租赁免租期，在免租期内完成职场租赁装修、证照办理等工作。

正式租赁计费时间。

该时间不得早于合同正式签订日期。

租赁报备时间。

职场租赁合同用印后15个工作日内完成租赁报备。

1.1.2.2非新筹机构

非新筹机构的职场租赁包括续租、换租、扩租、缩租等方式，其中后三种租赁工作宜采用倒排时间的方式编制计划，各时间节点要求如下：

租赁合同生效时间、正式租赁计费开始时间、租赁报备时间等要求同上述1.1.2.1新筹机构。

需求确认时间。

自原职场租赁合同到期日向前倒推，中支职场至少提前60天时间，营服职场至少提前40天时间。

须合理规划租赁申请审批、合同用印、职场装修、证照办理、搬迁等各项工作时间。

租赁重叠期。

须严格控制新旧租赁合同中重叠支付租赁费用的时间，租赁重叠期费用计入合同期职场费用。

1.1.2.3特殊情况

当出现城市拆迁改造、出租方违约等特殊情况时，可以对以上时间节点要求进行调整。

同时邮件上报物控部备案，提供证明材料，明确经济损失和其他风险。

1.2制度管理

职场管理制度是职场管理工作的依据，通过完善、宣导、培训、监督、检查、指导等形式保证职场管理制度被正确地理解并执行。

1.2.1制度完善

根据总公司的职场管理制度，结合分公司的实际情况，补充、完善分公司范围内职场管理制度体系。

职场制度体系包括：

组织管理：

明确各参与部门和人员的职责、权限；动态跟踪管理：

建立职场评价指标、过程监控和改进措施；内部检查和沟通管理：

明确内部检查规定，建立分公司内部各部门、各机构的沟通机制；考核管理：

制定职场管理考核办法；资料管理：

建立职场资料建档、人员异动工作交接等工作指引。

1.2.2制度宣导培训

在总公司及分公司新的职场管理制度颁布后，对分公司决策层、操作层等所有相关人员进行宣导，重点是对新旧管理制度的差异和有效期。

在分支机构职场管理相关人员发生变动时，组织制度宣导，使新到岗人员尽快了解、熟悉公司制度。

职场租赁业务较多的分公司，每年至少组织一次租赁工作培训。

培训内容可包括职场管理制度、职场系统操作、工作指引、专业技术知识等。

1.2.3监督、检查、指导

对制度执行过程中出现的问题进行监督、检查、指导。

1.3过程管理

过程管理包括：

租赁风险点检查、租赁合规性检查、租赁数据质量检查等。

1.3.1租赁合规性检查

工作程序。

职场租赁按照“需求确认”—“市场调查”—...—“合同用印”的顺序实施，客观选择备选职场，不得人为改变实施顺序，特别是不得按照“结论—调查—申请”的顺序实施租赁。

人员管理。

租赁决策人、执行人、参与人等均应符合公司职场管理制度规定，未获得授权人员不得参与；有关人员对租赁过程资料实行双人双部门签字确认，并对其真实性负责。

外部资料。

外部单位提供的资料需经加盖公章、有权人亲笔签名，并提供有效联系方式。

1.3.2租赁风险点检查

租赁过程中须关注各种租赁风险点（见附件3）。

对各风险点进行评估和判断，对于“不可补偿性风险点”实行一票否决，对于“可补偿性风险点”须提供优势条件，不得瞒报。

1.3.3租赁数据质量检查

租赁数据质量检查包括数据的真实性、准确性、完整性。

数据真实性检查内容包括：

严禁编造、篡改租赁调查关键数据；数据应来源于本次专项调查活动；数据应真实、有效，必须自出租方处获取第一手数据，不得使用未经证实的二手数据代替；职场调查工作应真实、客观，不得为了主观目的而虚构数据，或者使用无代表性的数据以引导主观性结论。

数据准确性检查内容包括：

按现行职场管理制度，准确测算面积和预算标准；对各种租赁风险点和关键数据认真核实；对统计数据结果进行检查，防止出现逻辑性错误（如月租金大于年租金等）、计算错误等；使用客观标准对不同职场信息进行对比、分析、决策。

数据完整性检查内容包括：

租赁申请的项目内容完整，包括租赁费用范围内的所有项目，不得将范围外的项目列入；对租赁对象的描述、评价应该完整，对于“不可补偿性风险点”信息不得隐瞒、删除；租赁审批的各种附件资料应完整无遗漏；职场租赁过程提供的标准表格中的各项数据须完整，不得出现空格（无数据内容填写“—”或“/”）。

1.3.4检查结果处理

在租赁决策时，必须对职场租赁合规性和租赁风险点做重点说明，并将说明内容列入《租赁采购纪要》，对不符合公司制度的做法应责令参与人员进行改正。

1.4日常管理

除对职场租赁项目进行严格管理外，还应该掌握分公司整体的职场资源使用情况、机构职场管理工作情况，包括以下内容：

1.4.1报表管理

每月对职场管理工作结果进行检查，编制《职场管理台帐》（见附件4）、《职场租赁工作进度月报表》（见附件5）、以了解、掌握分公司整体职场情况。

1.4.2职场动态跟踪

跟踪、监测职场使用情况，分析判断职场资源配置，逐渐提高职场使用效益。

分析指标可以使用“职场人均建筑面积”、“职场超标面积”、“职场超标费用”“百元保费职场费用率”等，按季度、月度进行横向、纵向对比分析，重点关注的对象包括效益分析中排名靠后和排名靠前的职场。

对进入“关注”范围的职场，应与使用单位进行沟通、提醒，并向分公司领导层报告，提供决策依据。

1.4.3常规检查

常规检查是对分公司各机构的职场管理工作的现场检查或特殊问题抽查，既包括职场资料类检查也包括职场使用效益的检查，每半年至少检查一次，并做出评价与考核。

检查结果应在检查结束后一个月内汇总整理向分公司领导报告，同时向总公司物控部进行报备。

检查内容、检查方式、评价与考核办法等由分公司自行确定。

1.5沟通管理

职场管理岗作为租赁管理工作中联系分公司与职场需求部门、总公司物控部与分公司的纽带，必须做好日常管理工作中的沟通、反馈工作。

本指引中仅做出职场管理岗对总公司物控部的反馈要求，分公司内部反馈要求由分公司自行确定。

1.5.1制度执行反馈

分公司制度执行过程中出现的情况、问题可及时总结并向总公司进行反馈，做为调整、更新制度的参考依据。

1.5.2《工作通知书》反馈

总公司物控部根据工作需要以《工作通知书》、邮件通知等方式下发通知，要求分公司提供相关职场租赁管理工作的反馈信息，职场管理岗应在接到通知后按照要求的内容、格式、时间等完成工作，并将结果报主管领导审核后按时上报总公司物控部。

1.5.3《工作联系函》反馈

职场管理岗须在《职场租赁合同》正式签订完成后15个工作日内向总公司提出报备申请，如出现特殊情况不能在规定时间内提交报备申请的，必须以邮件方式向总公司物控部做出书面说明。

总公司物控部通过报备申请对租赁工作实行检查，发现工作过程中出现问题时将向分公司发出《工作联系函》（见附件8）。

职场管理岗在收到《工作联系函》后，应认真检查问题的原因，制定整改措施并整改，并在10个工作日内向总公司物控部做出书面回复。

待总公司物控部再次做出《工作联系函》回复后，职场管理岗将完整资料作为附件添加至职场系统报备申请中重新提交。

1.5.4《工作整改通知书》反馈

总公司物控部每年度对机构组织定期或不定期的工作检查，在检查结束后，对于出现的问题，下发《工作整改通知书》。

职场管理岗应对《工作整改通知书》内容制定整改计划、整改措施，并按时将整改结果上报总公司物控部。

第二部分租赁实务

2.1租赁计划

职场租赁工作须提前规划，根据《分公司年度租赁工作计划》和机构筹建计划合理安排职场租赁工作计划，统筹资源，分配工作，在职场系统中创建租赁项目后，编制《单一职场租赁执行计划》（见附件2）。

分公司行政部根据《计划》监督执行情况，加强对工作节点的检查，保证工作时效。

各工作参与人员应了解所负责工作的内容和时间要求。

2.2需求审核

租赁工作正式开始之前，须首先进行职场需求审核。

职场需求由需求单位提交，需明确职场需求面积、大致预算、拟投入使用时间以及其他要求的，并非对租赁方案的确定。

需求单位预测未来发展趋势和需求，填写《租期内各季度有效人力、业绩发展规划》（见附件7）。

《规划》应对租赁期内各季度的月均有效人力、月均标保收入进行预估及承诺，规划目标应切实可行，具备操作性，承诺人对规划的内容承担责任。

总公司将在年终考核时参考规划内容与机构的实际达成情况进行打分。

分公司行政部在征求分公司总经理、企划部对《规划》的意见后，

根据需求单位有效人力、开业年限等情况测算职场面积标准、合同期预算。

分公司综合机构发展规划、机构实际情况、职场合同期预算等因素合理确定拟选职场类型，参照下表：

职场选择类型

说明

对应机构类型

1.量价均衡型

职场面积、位置、档次、形象等与标准类似

正常发展机构

2.量高价低型

职场面积需求大，对职场位置、档次、形象等要求不高

人均保费低；

出勤人力多而有效人力相对较少；

人力发展上升期；所在地区职场资源丰富，可选择性大。

3.量低价高型

职场面积需求小，对职场位置、档次、形象等要求较高

人力和业绩发展较稳定；保险市场竞争异常激烈；

当地职场资源匮乏，可选择性小。

4.特殊规划型

职场面积、单价等与标准偏差较大，需调剂入（出）合同期职场预算

重点扶持机构；弱体机构。

提前换租的职场，还应提前与原职场出租方约定解约工作，如：

双方确定退租时间，明确违约责任，核实退租损失等。

在审核新职场需求时必须计算因提前换租而造成的损失。

需求审核结果由分公司行政部反馈需求部门《职场租赁需求审核表》（见附件8），需明确回复需求部门进行调查的职场类型、面积、租期和合同期预算等，作为后续工作指导意见。

2.3租赁市场调查

租赁调查工作应按照《职场租赁需求审核表》的结果进行，调查人员不得少于两人。

调查方式为现场调查，调查人员与出租方或其代表人直接沟通，不得通过电话、网络等方式获取信息，填报的价格不得采取比较随意的初次报价，应根据报价以及可能优惠的幅度大致估算实际成交的价格；调查对象不能仅限于当地办公楼租赁市场，还应包括当地与我公司市场规模、地位类似的两家以上同业公司职场情况。

调查结果应形成《租赁调查报告》，由调查人员签字确认，对《报告》的真实性负责。

分公司行政部对《报告》审核，对结论负责。

调查信息应包括详细地址、面积、租赁单价、租赁起止日期等信息。

如有可能，还需提供调查职场不同时期的历史租赁数据。

报告采用文字或表格的形式，由分公司自行确定，在分公司范围内统一格式。

2.4合格职场选择

调查人员应综合考虑监管部门及公司对职场规定、职场需求审核结果、建筑物实际情况等因素，依据当地监管部门颁发的《保险机构办公场所相关规定》和公司的《职场租赁风险点汇总表》筛选出合格职场。

调查人员此阶段需要完成的工作包括：

审核职场房屋产权证明、消防合格证等重要证书的原件，取得各类权属文件复印件；确认职场租赁面积、价格、租期等关键信息；现场调查、评价职场地段、交通、形象、环境等适用性；分析、评估各职场存在的风险及出现概率。

2.4.1产权证明

必须为当前有效的《房产证》原件的复印件，不得使用原有的复印件。

取得复印件时应将内容与原件对比，保证一致。

调查职场如无房产证，应参照《房屋出租证明材料明细表》（见附件9）对其他权属文件进行查验，能够有效证明职场无产权风险。

2.4.2消防合格证明

在正常情况下，应取得由当地保险监管部门认可的消防合格证明。

如当地保险监管部门认可用二次装修工程的“消防验收、备案手续”代替租赁职场的消防证明的，需要在公司租赁审批申请中做出说明，并必须保证在装修工程竣工后半个月内取得“消防验收、备案手续”，否则视为不合格职场。

对于老旧建筑、当地政府监管限额以下建筑等特殊原因，不能取得消防合格证明的，应“由行政许可申请人（即我司）出具已经加强新营业场所消防安全措施、确保消防安全的书面承诺”。

书面承诺的方式需要事先征得当地保险监管部门认可，而不是对总公司的承诺和保证。

如当地保险监管部门对书面承诺不予认可，则视为不合格职场。

2.4.3租赁面积复核

租赁调查中应注意区别“建筑面积”、“使用面积”、“实用面积”、“净面积”等概念的不同含义，公司内部管理统一使用“建筑面积”作为唯一面积单位。

调查人员必须现场测量、计算、核实租赁区域建筑面积。

未经面积复核所了解的职场总价信息均属无效信息。

严禁采取目测、估算、与出租方协商等方式确定租赁区域面积；出租方同意在出租区域之外另外赠送的区域，也必须进行面积复核，租赁区域建筑面积应包括赠送面积；面积复核的结果仅用于公司内部管理使用，允许复核结果与合同约定面积不同，但复核结果不得低于合同约定面积。

同时，经复核职场实际使用率（使用面积/建筑面积）低于65%的，视为不合格职场。

调查人员应根据现场测量数据绘制《租赁区域平面图》，并据此详细记录建筑面积复核过程，形成《建筑面积复核计算书》，由实际复核人员签字确认，要求结果准确，能够清楚表明面积计算公式和过程。

赠送面积需如实写入合同或者补充协议中，并在《租赁区域平面图》和《建筑面积复核计算书》中完整体现。

2.4.4合格职场租赁报价书

所有合格职场，应取得由出租方有权人签字确认的《租赁报价书》（见附件10），书面确认租赁价格信息。

《租赁报价书》资料应真实、有效，具有有效的联系方式，严禁我方代签名。

调查人员应与出租方有权人充分沟通，落实该职场租赁的各种费用种类和明细，包括职场租金、物业管理费、暖气费、空调使用费、租赁税费（房产税、营业税、土地增值税、个人所得税等）。

凡需付费的项目和服务，均需在租赁报价阶段核实清楚，避免漏项或者不完整，杜绝先使用后定价。

租赁合同签订后如发生漏项或者未核清的收费项目，属于出租方原因的由出租方承担，属于调查人员原因的由分公司自行承担。

出租方因故不能提供报价书的，调查人员可根据现场调查结果自行填写，并说明出租方不能签字或者用印的原因，并由两名以上参与调查的人员签字确认。

各项费用必须有明确的计算依据，如物业管理费应有《物业管理协议》或政府部门核准的物业管理费收费标准文件。

对于由我方承担的取暖费、租赁税费等政府统一性收费，应有政府相关文件作为依据。

特殊情况下发生必须发生中介费的，需事先将相关资料以邮件形式发物控部审核，物控部同意后方可列入职场费用。

2.5备选职场确定

分公司根据调查结果进行综合分析，确定不少于三个备选职场（分公司管理本部不少于五个备选职场），备选职场应有可比性。

调查人员需填写《备选职场情况分析表》（见附件11）中的全部信息，如无实际数据，可填写“无”或“/”，不允许出现空格。

调查人员应对分析表内容真实性、准确性签字确认。

职场需求单位负责人对备选职场是否满足使用要求给出书面意见，但不允许直接确定租赁意向。

2.6租赁合同谈判

备选职场确定后，分公司应指派专人分别与各备选职场出租方进行谈判，参加谈判的人员不得少于两人，其中一人应做好谈判记录，形成谈判纪要。

谈判中应就租赁费用、免租期等内容与对方进行协商，还要尽量争取免费的停车位、户外广告位等项目，并就租金支付方式、房屋维修责任、违约责任等内容与对方达成一致意见。

市场报价与最终成交价可能差异巨大，因此应与各备选职场出租方均进行深入谈判，为公司争取最大利益。

2.7租赁方案确定

分公司应组织相关部门比较租赁方案，做到整体可用、规划可行、费用可调、风险可控，并形成《采购纪要》（见附件12），采购纪要需说明各备选职场所做出的优缺点、选择过程、选择依据等，相关人员签字确认，最终确定租赁方案。

2.8租赁合同审核签订

根据分公司确定的租赁方案与出租方商洽合同内容。

租赁合同应尽量使用我司合同范本（见附件13。

注意合同中约定的“租金内包含其他费用”与“出租方代收代缴其他费用”的差异，前者是包含变动风险的固定总价，各项费用全部包含在房屋租赁发票中，正常履行合同时无需调整；后者是不包含变动风险的预估总价，根据实际情况不同，总价可能有所变动，如有变动，须提供文件或证明。

租赁合同约定起租日期不得早于公司批筹文件下发日期，合同中不得有“租赁期满装修恢复原状”条款。

如有免费职场的情况，需在租赁合同中进行约定。

《租赁区域平面图》等做为合同附件，不得使用房产证中的平面图代替。

如租赁区域不足整层的，可在该楼层平面图基础上对所租赁的范围明确标注。

合同文本正式用印前，须经总公司法律合规部审核或者审批，在租赁申请中提交的拟签订的合同文本为未经修改的范本或者经过法律合规部审核修改并且批注有修订意见的版本。

经审批通过的租赁合同附件是合同内容的一部分，与正文一并用印、保存，不得随意删减。

正式合同文本中不允许出现空白项目，包括合同签订日期、签名栏、用印栏等。

合同中各方签字人员均应为该方有效授权人员。

除租赁合同外，如果所租赁职场发生物业管理、中央空调等其他服务的，必须签订服务协议，就所提供的服务内容、标准和双方权利义务等进行约定。

杜绝在租赁合同中约定费用但不约定服务内容的行为。

严禁在租赁合同之外就本次租赁及相关事项私自签订其他协议或达成其他口头约定。

租赁合同文本和相关服务协议确定后提交租赁申请，执行审批流程。

第三部分租赁申请

无论是总公司审批权限还是分公司审批权限的项目，均须在审批通过后由分公司按审批意见签订合同和执行。

所有的租赁项目均需在租赁合同签订后向总公司报备。

租赁申请和租赁报备均在职场系统中完成，合同用印通过OA系统进行申请。

为方便租赁报备时对签报附件资料的审核，以及电子类资料的有效，租赁申请签报的“密级”为“无”。

3.1任务描述

任务标题和任务描述的内容应该完整、准确，要素包括机构名称、拟租职场概况、租赁标准、预算结余情况、合同基本信息、特殊情况说明等。

任务标题标准模板为“关于××分公司××中支××营销服务部续租（换租、扩租、缩租、提前退租）的（报备）申请”

任务描述可参照以下标准模板进行：

1、××分公司××中支××营销服务部现申请续租（换租、扩租、缩租），租赁地址为××市××路××号××大厦××层，合同面积××平米，租赁期限为×个月，房屋产权证明和消防证明齐全。

2、合同期职场租赁费用为××元，其中包括：

租金为××元、物业费××元、暖气费××元、空调费××元,税金××元，申请空调购置费××元。

预计发生装修费××元。

该职场面积标准为××平方米（超标面积为平米，超标比例××%），合同期租赁预算为××元（超标金额为元，超标比例××%），分公司本年度合同期职场预算累计节余（透支）××元。

3、租赁合同为公司标准版本，未作修改（在公司标准版本基础上做了修改，法律合规部修改意见见拟签订合同的修订批注）/（租赁合同为出租方提供范本）。

4、（本次租赁需要特别说明的是：

）

现提交租赁申请（现提交租赁报备）妥否？

请批示。

3.2附件明细

3.2.1租赁申请附件

职场不同的租赁类型，租赁申请要求提供完整的附件：

序号

附件分类

附件明细职场调整类型

新筹机构

正常租赁

提前退租

1

机构发展类

总公司下发的批筹文件

√

2

租期内各季度有效人力、业绩发展规划

√

√

√

3

职场租赁需求审核表

√

√

√

4

职场费用类

租赁市场调查报告

√

√

√

5

租赁报价书

√

√

√

6

备选职场分析表

√

√

√

7

租赁采购纪要

√

√

√

8

租赁面积复核书

√

√

√

9

暖气费和其他与租赁相关的收费项目政府文件

√

√

√

10

职场权益类

拟签订的租赁合同（带修订批注）

√

√

√

11

拟签订的物业合同（带修订批注）

√

√

√

12

产权证明资料

√

√

√

13

退租资料类

退租情况统计表（见附件14）

√

14

拟签订的退租协议（带修订批注）

√

15

原租赁合同

√

3.2.2租赁报备附件

报备申请的附件包含：

合同用印OA申请签报、用印租赁合同扫描件、用印物业合同（协议）扫描件。

第四部分价格调查

为准确了解各地区职场租赁价格，利于职场管理工作安排和计划，总公司物控部每年组织定期或者不定期的价格调查。

4.1调查部门

分公司行政部为调查负责部门，行政部负责人为调查责任人，职场管理岗和相关人员执行，现场调查人员不得少于2人。

4.2调查方案

分公司行政部负责组织营销、企划、财务等相关部门和人员，根据下一年度职场调整计划、机构开设计划、租赁价格水平变动等因素确定调查范围，制定分公司调查方案，并报分公司负责人批准。

调查方案包括人员分工、调查内容、工作时限等要求。

分公司行政部根据调查方案召开调查宣导会，使所有调查人员都充分理解调查方案，并根据实际情况给予的支持和指导，确保能够在规定时限高质量地完成。

4.3调查要求

4.3.1调查对象

调查对象包括调查地区内满足当地监管部门要求，同时符合公司职场定位要求的3处以上职场价格信息，以及当