会议准备工作WBSWord文档下载推荐.doc

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成立会务相关组织

1.5.1

确定总负责人

1.5.2

成立策划组

1.5.3

成立接待组

1.5.4

成立文秘组

1.5.5

成立会务组

1.5.6

成立宣传组

1.5.7

成立应急组

1.6

开会确定各组职责分配

1.7

开会讨论会议规划

1.8

发布会议筹备工作计划

1.9

确定会议日程安排

1.10

确定会议预算

1.11

会议方案审批发布

1.12

发布会议通知文件或邀请

2

接待工作

负责人——接待组

2.1

落实与会人员信息

2.1.1

了解与会人员的不同需求

2.1.2

性别、年龄、人数、行政级别

2.1.3

抵达时间及抵达地点（航班、车次）

2.2

酒店确定

2.3

接站安排

2.4

会议期间车辆安排

2.5

返程安排

2.5.1

登记返程回执单

2.5.2

订票

2.5.3

送站车辆安排

2.6

会议礼品

2.6.1

确定礼品数量、标准、样式

2.6.2

采购

2.6.3

发放

2.7

向与会人员发送当地手机天气预报

3

会议文件准备

负责人——文秘组

3.1

各项目汇报材料汇编成册

3.1.1

确定材料汇编封面、内容

3.1.2

联系专业公司制作

3.1.3

收集需制作的各类资料

3.1.4

电子版审核无误后要求专业公司制作

3.1.5

专业公司印刷样本

3.1.6

样本确认无误后制作

3.2

准备会务指南

3.2.1

确定会务指南内容

3.2.2

会务指南制作

3.3

资料袋准备

3.4

会议纪要编发

4

会议执行准备

负责人——会务组

4.1

会场准备及布置

4.1.1

会场选择

4.1.2

会场确定

4.1.3

签定会场使用协议

4.1.4

准备会议条幅

4.1.5

设置会场指示牌

4.1.6

确定人员就坐位置摆放桌牌

4.1.7

准备好演讲台（公司徽标、花）

4.1.8

测试麦克风、音响

4.1.9

准备好电脑

4.1.10

准备好投影仪

4.1.11

会议桌椅摆放布置

4.1.12

开会前及休息期间的背景音乐、视频（公司宣传片）

4.1.13

领导讲话稿及会议主持词

4.2

服务相关

4.2.1

桌布、椅子清洁

4.2.2

会场地面清洁、吸尘

4.2.3

准备好笔、本并保证能用

4.2.4

准备好茶水、饮料

4.2.5

准备好休息期间的果盘、糕点

4.2.6

会议期间茶水服务准备

4.2.7

会议前音响师就位

4.2.8

会议前电脑专业人员就位

4.3

合影留念

4.3.1

留念时间、场所确定

4.3.2

摄影师确定

4.3.3

领导座次确定

4.3.4

打印领导名签并张贴在椅子上

5

会议期间活动安排

5.1

现场参观

5.1.1

参观路线确定

5.1.2

讲解词准备

5.1.3

劳保用品准备（工作服、鞋、安全帽）

5.1.4

讲解工具准备

5.1.5

车辆准备

5.1.6

换衣间准备

5.1.7

5.1.8

陪同人员确定

5.1.9

办理出入证

5.1.10

5.2

参加项目举办的联谊活动

5.2.1

确定晚会时间，并确定出发时间

5.2.2

晚会现场布置（水、水果、桌椅、桌牌）

5.2.3

征求参会人员是否出节目，并与晚会负责人联系，调整节目表

5.2.4

征求参会领导是否讲话，并与晚会主持人联系，调整顺序

5.2.5

5.2.6

参会人员去会场（陪同）

5.2.7

晚会后返回酒店

6

宣传工作

负责人——宣传组

6.1

会场摄影、摄像

6.2

宣传稿件编写

6.3

会议期间的采访

6.3.1

确定采访人，被采访者

6.3.2

确定采访话题时间、地点

6.3.3

准备采访的摄像机

7

应急准备

负责人——应急组

7.1

应急预案准备

7.2

应急资源准备

7.2.1

备用车辆准备

7.2.2

备用电脑准备

7.2.3

备用投影仪准备

7.2.4

空白桌牌、打印机、纸

7.3

应急演练

七、WorkBreakdownStructuredictionary（WBS）辞典

序号

任务

责任人

过程指导

经验教训

完成标准

输出

模板名称

备注

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5