采购内控制度汇总终板.docx
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采购内控制度汇总终板
第一章采购需求计划
第一节采购计划管理制度
一、目的
为加强采购计划的管理，规范采购计划的编制、执行与调整等工作事项，保证公司各部门的采购需求按时按质的完成，确保公司生产经营活动顺利有序的进行，特制订本制度。
二、适用范围
采购计划制度适用范围如下
1、作业信息的起点：
需求部门的申购信息以及公司历史采购信息。
2、作业信息的终点：
采购计划任务的分解信息。
3、采购计划作业的起点：
采购需求的收集与分析。
4、采购计划作业的终点：
采购计划的下达与执行。
三、管理职责的明细分工
1、采购部经理负责年度、季度、月度采购计划的审批与控制，以及采购预算的编制工作。
2、采购计划人员负责年度、季度、月度的单项采购计划的编制，以及临时采购的申请。
3、采购人员需要严格按照采购计划来执行采购活动，遇临时采购、紧急采购需执行相应程序。
四、采购需求的分析与确定
（一）采购需求预测
采购部在进行采购需求分析之前，采购计划人员应收集采购历史数据、市场销售计划和生产计划等各类资料，并将收集到的资料进行分类、整理和分析，并对公司的采购需求做出预测。
（二）物资请购
各请购部门应当及时汇总部门内部的物资需求，编制物资请购单，并在规定的提前期内将物资请购单及时提交采购部。
（三）物资需求汇总
采购计划人员需将各部门的物资请购单进行汇总并及时编制物资需求汇总表，并与历史数据进行对比，查看需求是否存在异常。
（四）确定物资需求量
1、采购人员应首先根据需求预测以及各部门的实际需求状况，确定独立需求物资的需求数量。
2、独立需求物资订购批量和订购点的确定，可以采用定量订货和定期订货。
3、确定独立需求物资的需求数量之后，采购计划人员应当进一步确定相关需求物资的需求数量。
4、相关需求物资数量的确定可以用传统的订货法处理，也可按照相关产品的需求数量进行分解。
5、确定上述两类物资需求数量后，应当根据库存状况及在途物资的状况，确定好采购需求数量。
6、采购需求数量可以由净需求数量减去可用库存数量、扣减即将到货的物资数量后确定。
五、采购计划的编制与审核
（一）采购计划的编制
1、采购计划人员在编制采购计划时，应该考虑经营计划、需求部门的采购申请、物资库存状况、公司现金流状况等相关因素。
2、采购计划人员要分析和掌握公司市场营销部根据经营目标、客户订单意向、市场预测等资料做的市场销售预测情况。
3、采购计划人员要明确公司的生产计划和库存状况，及时掌握生产部根据销售预测计划制定的生产计划和物资需求计划。
4、采购人员在汇总各种物资需求和请购单的基础上，结合库存数据，编制采购计划。
（二）采购计划的审核和审批
1、年度采购计划和月度采购计划需报请公司主管采购副总进行审批；短期采购计划由采购部经理批准后执行；急需物资，应填写“紧急采购申请表”，经部门负责人审核签字后报公司主管采购副总核准后列入采购范围。
2、采购计划应同时报送财务部门审核，以利于公司各项资金计划工作的完成。
（三）采购计划审核内容
采购或财务的相关领导在审核采购计划时，采购计划审查重点如下：
1、各项采购计划的口径是否一致。
2、采购计划与销售计划、生产计划是否相符。
3、制定采购计划所采用的物资需求计划与物资清单、库存状况等资料是否准确。
4、采购计划中的各类物资数量、计划单价、金额等是否合理。
六、采购计划的分解与下达执行
（一）采购计划的分解
采购计划人员应将审批后的采购计划按照时间、职务、部门等分解成单项采购任务。
（二）采购计划任务的下达
1、采购经理需将采购任务分配到个人，并落实责任，向采购人员传达采购任务的内容，并说明采购的品种、数量、价格、期限和供应商情况等内容。
2、采购部经理需判断采购作业是否属于大额采购，对不同的采购作业采取不同的执行方法。
大额采购，需由采购经理签发采购控制书，报请主管副总审批后，再按照采购作业计划执行采购任务；小额采购，可由采购部经理直接安排采购工作。
（三）采购任务执行
采购人员应按照采购计划进行采购工作，并做好采购过程中的情况记录工作；采购计划人员应对采购人员的采购过程进行进度监督。
第二节采购需求计划流程
总经理财务总监采购经理采购员相关部门
第三节采购需求计划表格
一、采购申请表
申请部门：
填报日期：
年月日
采购类别：
□设备□材料□工程□服务□低值易耗□其他
购置原因：
序号
名称
规格型号
数量
估价（总价）
交货期
备注
1
2
3
4
5
6
备注：
编制人：
部门负责人：
总经理：
二、采购数量计划表
编号：
填写日期：
物资编号
物资名称
规格型号
月
月
月
供
应
商
备注
期初存量
已购未入量
总
存
量
计划用量
期末结存
期初存量
已购未入量
总
存
量
计划用量
期末结存
期初存量
已购未入量
总
存
量
计划用量
期末结存
编制人：
审核人：
批准日期：
年月日
三、年度采购计划表
编号：
填写日期：
物资名称
规格
需求部门
需求总量
单价
金额
每月采购计划量
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
编制人：
审核人：
批准日期：
第二章采购价格管理制度
第一节采购价格管理制度
一、目的
为规范采购价格管理流程和采购价格审核管理，确保所采购物资高品质、低价格，保证采购物资质量的同时，实现降低成本的目标，特制定本制度。
二、适用范围
采购价格管理作业规范的适用范围如下：
1、作业信息的起点：
采购物资的价格调查信息。
2、作业信息的终点：
采购物资的价格确定信息。
3、采购价格管理作业的起点：
采购部对采购价格资料进行调查。
4、采购价格管理作业的终点：
采购部进行采购价格管理工作。
三、职责划分
1、采购部经理负责审核与批准采购价格。
2、采购部负责执行采购价格管理工作。
3、其他相关部门负责提供相关资源，协助采购部实施采购价格管理工作。
四、采购价格调查
1、采购部相关人员必须进行必要的采购价格调查，经常分析或收集资料，明确采购物资的实际成本，以确定采购价格。
2、公司各相关部门具有协助提供价格信息的义务，协助采购部开展工作，以便进行采购物资的比价参考。
五、物资询价与议价
1、采购人员应选择三家以上符合采购条件的供应商作为询价对象。
2、供应商提供报价的物资规格与请购规格不同或属替代品时，采购人员应送采购需求部门确认。
3、专业材料、用品的采购，采购部应会同使用部门共同询价与议价。
4、已核定的材料，采购部必须经常分析或收集资料，作为降低成本的依据。
5、议价应注意品质、交期、服务兼顾。
六、采购价格制定
1、物资价格包括物资的到厂价、出厂价、现金价、净价、毛价、现货价及合约价等。
2、采购人员通过科学计算物资价格可以精确确定供应商的价格底线，协助进行采购谈判。
3、公司所采购物资价格的制定可采用成本加成法、市价法以及投资报酬率法等方法来确定。
七、采购价格审核
1、采购人员询价、议价完成后，在《比价、议价记录单》上填写询价或议价结果，并附《价格审核单》呈采购部经理进行审核，并交主管副总进行审批。
2、采购部经理和主管副总均可视需要再进行议价或要求采购员进一步议价。
八、采购价格变动处理
1、已核定的物资采购单价如需上涨或降低，采购人员要提供《采购价格分析表》、物资价格行情走势、同类产品其他供货渠道的价格信息，并以书面的形式说明原因，上报领导审批。
2、当公司物资采购数量或频率有明显增加时，采购人员应要求供应商适当降低单价。
九、采购价格整理存档
采购人员整理并归档物资的采购价格后，在价格档案中详细描述物资的价格变动情况、价格制定过程及审议记录等。
第二节采购价格管理表格
一、采购询价单
（）购字第号
物资名称
规格说明
单位
需求数量
质量要求
报价须知
交货期限
□需于年月日以前交清□订购后天内交清
交货地点
付款方式
□交货验收合格后付款□试用合格后付款
订购方式
□分项订购□以总金额为准
报价期限
报价截止日期
以上报价请于年月日以前惠予报价以便采购为荷。
报价保留时效
请保留报价有效期至询价截止日期起天以上。
报价途径
以上报价请填制完成后，邮寄至╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳
二、议价记录表
编号：
日期：
年月日
项目
供应商
原询单价
货币类别
议价后单价
议价后总价
付款条件
价格条件
交货日期
交运方式
采购拟购
核准
检核
承办单位主管
承办
备注
第三章采购控制管理
第一节采购控制制度
一、目的
明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定，确保采购过程透明化。
二、权责单位
1、采购部负责本制度的制定、修改、废除等工作。
2、主管副总负责本制度的制定、修改、废除的审批。
三、采购方式分类
1．订单采购方式
（1）采购部根据批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等，送交供应商并表明购买意愿。
（2）供应商按照订单上面的要求生产和供应商品或劳务。
（3）订单在提交给供应商之前应由主管副总检查订单的合理性。
2．合同订货方式
（1）采购部与供应商通过谈判就采购的货物的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致，并且以购销合同的形式确定下来。
（2）供应商按合同提供货物并取得货款，公司按合同验收货物并支付款项。
3．直接采购方式
采购人员根据批准的请购单，就其所列货物直接向供应商购买的一种采购方式。
4．比质比价采购方式
选择三家以上的供应商，就其质量、价格、供货期等进行对比分析，在符合质量标准的前提下，选择价格最低的供应商。
5．紧急采购方式
因紧急情况，需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。
紧急采购方式一
般只有在临时性、突发性需要时方可采用。
四、采购方式选择
1．根据商品或劳务的性质及其供应情况确定采购方式。
2．一般商品或劳务的采购应采用采购订单或合同订货等方式。
3．小额零星商品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。
4．重要的商品或劳务以及政策性采购等应当经过决策论证和特殊的审批程序后，采用订单或合同方式或者比质比价方式。
5．大宗原料、然料和辅料的采购、基建或技改项目主要物资的采购以及其它金额较大的大宗物资采购采用比质比价采购方式。
五、采购数量应该严格按照采购计划进行确定。
六、采购员应审查每一份请购单的请购数量是否在控制限额的范围内。
七、检查使用商品和获得劳务的部门负责人是否在请购单上签字同意。
八、对于需大量采购的原材料、零配件等，必须做各种采购数量对成本影响的分析，将各种请购进行有效的归类，然后利用经济批量法来测算成本。
九、对于请购数量不大，或者零星采购的商品，采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。
十、采购时间包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。
十一、根据请购性质和采购方式确定具体的采购时间。
1．现用现购商品或劳务从实际使用或需要日期算起，倒算出合理的采购时间。
2．以最佳成本为原则确定最经济的订货方式采购时间通常是按照库存量控制的方法确定采购时间。
3．保险储备量和定量当某一商品达到订货点时就是采购时间。
十二、对采购时间的控制是防止正常的业务活动被推迟，或者过早地使现金被使用而形成过大的存量资产。
十三、采购时间的控制由仓库管理部门运用经济批量法和分析最低存货点来进行，但当请购单已经提出，采购员应及时处理请购单，并将处理结果
及时通知仓库管理部门。
十四、供应商初步评价
1．采购部与使用部门根据公司实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表”。
2．采购员对“供应商基本资料表”进行初步评价，挑选出值得进一步评审的供应商，填写供应商候选名单，交采购经理审核。
3．选择供应商标准
（1）供应商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。
（2）供应商按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证。
（3）有良好的售前、售后服务措施和服务意识。
（4）具有足够的生产能力，能满足本公司经营需要。
（5）同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。
4．采购员在对供应商进行初步评审时，需确定采购的物资是否符合国家法律法规的要求和安全要求，对于有毒品、危险品，需要求供应商提供相关证明文件。
十五、供应商现场评审
1．采购部会同使用部门、请购部门、生产部门、质量管理部门、技术部门以及财务部门共同进行供应商的现场评审，并提出相应的意见和建议。
2．供应商评价内容
（1）采购部主要负责评价供应商的资质、经营状况、信用等级及服务等方面。
（2）财务部主要负责评价供应商要求的付款条件等。
（3）使用部门、质量管理部门主要负责评价供应商提供商品的质量。
（4）上述所有部门共同对采购的价格、交货时间进行评价。
3．适用范围
（1）根据所采购物资对公司经营的重要程度，将采购的商品分为关键、重要、普通三个级别，不同级别实行不同的等级控制。
（2）必须对提供关键与重要材料的供应商进行现场评审。
（3）对于普通物资的供应商，无需进行现场评审。
（4）紧急、小额零星的采购，由使用部门直接提出申请，采购员进行市场调查后，直接选择供应商，经采购经理审批后，进行采购。
十六、供应商质量保证协议”的签定
1．采购部负责与现场评审合格的关键、重要材料的供应商和普通物资供应商签定“供应商质量保证协议”。
2．“供应商质量保证协议”一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格物资的一种契约。
十七、样品需求与供应商送样
1．如有样品需求，由采购员通知供应商送交样品，使用部门、质量管理部门等相关人员需对样品提出详细的质量要求，如品名、规格、包装方式等。
2．样品应为供应商正常经营情况下的具有代表性的商品，数量应多于两件。
十八、样品确认
1．样品在送达公司后，由验收人员及使用部门完成样品的质量、性能、尺寸、外观等方面的检验，并填写“样品签样试用回单”。
2．经确认合格的样品，需在样品上贴“样品标签”，并注明合格或不合格，标识检验状态。
3．合格的样件至少为两件，一件返还供应商，一件留在采购部作为今后检验的依据。
十九、确定合格供应商名单
1．采购员根据现场评审结果和样品检查结果选择合格供应商，无需进行现场评审的，直接填写合格供应商名单后，交采购经理审核。
2．采购经理审核无误后，交主管副总审核。
3．原则上一种商品需两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。
4．唯一供应商或独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。
二十、选定合格的供应商后，采购员在合格的供应商名单内找出合适的供应商进行采购。
二十一、采购价格审核
1．财务部、使用部门等相关部门负责审核采购价格，并报财务总监、主管副总审批。
2．对所有超过规定价格的订单必须经过主管副总特殊审批。
二十二、条款审核
财务部门对采购订单进行审核，特殊条款必须由法律办公室或专业法律顾问把关。
二十三、合同审批
根据《采购授权审批制度》的相关规定，报相关人员按权限进行审批。
二十四、登记采购订单
1．采购员应该按编号编制采购订单。
一式四联。
（1）一联提出请购部门，以便让请购部门验证订单的内容是否符合他们的要求。
（2）一联提交质量管理部门，一联提交仓库保管部门，作为验收的标准。
（3）一联提交财务部，作为入账凭证。
2．采购员要及时对采购订单进行归档，在采购订单每月存档时应检查已处理的采购汀单是否连续编号。
3．定期汇总所有被取消和修改过的订单，并编制报表。
4．定期汇总所有未完成的采购申请，并编制报表。
二十五、本制度经主管副总审批后，自颁布之日起执行。
二十六、本制度由采购部负责解释。
第四章采购申请审批管理
第一节采购申请审批制度
第1条公司为明确商品或劳务采购的申请与审批规范，特制定本制度。
第2条本公司内所有部门的请购，除另有规定外，均依本制度的规定办理。
第3条责权单位。
1．采购部负责公司所需物资的采购工作。
2．财务部负责采购物资的货款支付工作。
3．物资使用部门和仓库部门提出采购申请。
4．财务总监、主管副总根据权限审批采购项目。
第4条原材料或零配件的请购。
1．需求部门请购。
（1）原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购单。
（2）仓库材料保管员接到请购单后，查看材料保管卡上记录的库存数，将库存数与生产部门需要的数量进行比较。
（3）当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，则同意请购。
2．仓储部门请购。
（1）仓库部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。
（2）仓库主管签字的请购单需要通过两方面的审批。
①采购员审查请购单，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。
如果采购员认为请购申请合理，则根据所掌握的市场价格，编制采购预算。
②经采购员签署同意的请购单交财务部进行审核，如果该项请购在经营目标和采购预算范围内，财务部签字确认后可交采购部门办理采购手续。
③采购部应将处理过的请购单归档备案。
第5条临时性商品的请购。
1．临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。
2．使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述，解释其目的和用途。
3．请购单须由使用部门负责人审批同意，并须经财务部和主管副总签字后，采购部方可办理采购手续。
第6条资本支出和租赁合同。
1．对于资本支出和租赁合同，应该由经办部门提出请购，股东大会进行决策。
2．对重要的、技术性较强的请购项目，应当组织专家进行论证，集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。
第7条请购单的开列和递送。
1．请购单的开列。
（1）请购经办人员应根据库存量管理基准、用料预算以及库存情况开立请购单。
（2）请购单分为计划内采购请购单和计划外采购请购单。
（3）各部门在生产、基建、维护工作中需采购的各类物资、工具、仪器仪表以及房屋装修、维修等各类开支，都必须按计划内采购请购单和计划外采购请购单所列内容填报。
（4）请购单经使用部门负责人审核后，依请购核准权限报有关领导签字批准，并根据内部管理要求编号，送采购部门。
2．需用日期相同且属同一供应商提供的统购材料，请购部门应根据请购单附表，以一单多品方式，提出请购。
3．紧急请购时，由请购部门于请购单中注明原因，并加盖“紧急采购”章。
4．材料检验必须经过特定方式进行的，请购部门应于请购单上注明要求。
5．物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况填制请购单，提出请购申请。
第8条请购事项的撤销
1．撤销请购事项时应由原请购部门立即通知采购部门停止采购，同时在请购单第1、2联加盖红色“撤销”的标记并注明撤销原因。
2．采购部门撤销请购时，注意办理以下事项。
（1）采购部门在原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。
（2）原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门通知撤销，并由物料管理部门将原请购单退回原请购部门。
（3）原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。
第9条本制度经主管副总审批，自颁布之日起执行。
第10条本制度由采购部负责解释。
第五章物料采购跟催方案
一、目的
为控制采购交期、确保生产顺利进行、规范有效的实施物料跟催，特制定本方案。
二、适用范围
本方案适用于采购物料跟催的管理工作。
三、管理职责
采购部为采购物料工作的归口管理部门。
四、制定跟催工作规划
（一）跟催工作准备
1.确定交货日期及数量。
2.了解供应商主要生产设备利用率。
3.要求供应商提供生产计划表或交货日程规划。
4.了解供应商物料管理及生产管理能力。
5.在采购条款中规定加重违约罚款或解约责任。
6.准备替代物料来源。
（二）拟定采购进度时间控制表
1.规划合理的购运时间。
采购部需对请购、采购
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