会议资料和物品.docx

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会议资料和物品

准备会议资料和会议物品

会议筹备小组

2012-3-22

一、会议资料

1.来宾资料

资料袋：

会议文件资料（发言提纲）、会议手册（含会议日程表、注意事项）、笔记本、文具、代表证、旅游地图

2.会务资料

会议报名表、接站一览表、会议签到表、住宿登记表、用餐分组表、会议讨论分组表、专车分组表、订票登记表、与会者名册、会议节目手册等。

3.沟通资料

会议宣传资料、会议参考文件、与会议相关的各种记录和协议书、合同书等。

二、会议物品

1.会议证件

来宾资料袋

笔记本、文具

就餐券、房卡

代表证

会议手册

2.会议指示标志

指示牌

会场区域图

主席台

一区

二区

三区

四区

五区

六区

旁听

台签

3.设备和用品

类别

物品

已准备

备注

仪

器

笔记本电脑

√

投影仪、数码相机

打印机、复印机

音响、灯具

配

件

接线板、多功能插头

麦克风

红外线显示笔

检测仪及配套物品

书

面

资

料

来宾资料袋

√

登记表

满意度调查表

标

识

代表证

√

会场区域图

√

指示牌

√

海报

易拉宝

√

台签

√

其

他

物

品

胶带

√

大头针

√

圆珠笔、便笺纸

√

剪刀

√

一次性水杯

√

纸张夹

√

礼品（景点门票、赠品）

4.注意事项

1、横幅悬挂周正、牢固

2、会场指示牌显眼，会场指示明晰；

3、无线话筒（3支以上）已充电；

4、音响设备能正常使用；

5、投影仪与笔记本电脑调试正常；

6、笔记本电脑中PPT文件准备妥当。

7、讲台摆放应靠近与会人员；

8、易拉宝摆至显眼位置。

9、台签摆放整齐，并标注有坐位号，检查是否有重号（或者在座位粘贴座位号）

10、座位上摆放必要的纸张与笔，摆有茶杯或矿泉水。

11、签到台是否摆放就位。

12、易拉宝摆放在进口处；

13、会前1小时，将来宾资料袋放在签到处；

14、签到台、特殊服务台水牌放至签到桌上。

15、会前清点以下物品：

签到表、笔、相机（是否已充电）、电脑、充电器、插座、糕点、矿泉水。

16、餐巾纸、茶水是否准备；