秘书处岗位职责.docx

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秘书处岗位职责

秘书处岗位职责

院学生会秘书处工作职责

秘书处是院学生会的职能部门之一，是主席团与其他部门联系的桥梁和纽带，是学生会不可或缺的重要部门。

为此特制定本职责作为秘书处工作的参考标准。

1、

起草院学生会各种规章制度。

2、

管理院学生会档案、书刊等文字

资料。

3、

管理院学生会固定物资

及流动物资。

4、

管理院学生会电脑档

案。

5、

对各部门物资申请进行

申报与下发。

6、

与主席共同出席院学生

会会议，并做会议记录。

7、

与主席团共同做院学生

会工作总结和计划，出版各类工作简报

9、负责安排各部长日常值

班，并做值班记录。

10、负责各系工作文件的收取及下发。

11、监督帮助各系秘书处完成档案资料的整理工作。

12、负责学生会内部及院系学生会协调工作。

秘书处

秘书处是学生会正常运转的保障，也是各职能部门背后默默的奉献者；它是学生会主席团的重要组成部分，维系着各部门的相互联系，是学生会对外交流合作的窗口，为学生会更好的服务大家贡献着自己的力量。

同时秘书处也是友情传递的驿站。

我们将会用我们的实际行动去传承这份友情；用我们的心灵去呵护这份友情。

秘书处具体工作有：

1协助主席加强与各部门之间的联系和管理；协助主席定期召开班长例会。

2负责学生会的活动记录、会议记录及有关会议

的通知。

3负责整理和保存学生会日常各项工作计划、总结及其成员档案材料。

4通知各部门召开紧急会议。

5具体抓好分管部门的工作，协调和督促学生会各项活动的筹备和总结。

6合理安排各部门人员进行学生会办公室的值日工作；

学生会秘书部职责

1、协助学生会主席工作，做好每次大型的活动前的准备工作。

2、学生会固定资产及各类物品的保管，使用及分配。

3、学生会各类文件的收发与管理，起草有关文件通知。

4、学生会经费的使用与管理。

5、学生会宣传材料及报刊，杂志的分发及保管。

6、学生会人员考勤，会议通知，会议记录。

7、负责学生会工作大记事。

我们注重创新精神和团队合作。

在学生会中我们将作为新理念新思路的代表，积极探索发展之路，通过组织各类活动向广大同学介绍新科学、新技术，普及科学知识，培养大家广泛的兴趣，提高同学们参与能力、组织能力、动手能力等综合素质。

协同其他各部及社团开展工作，完成上级交给的任务。

同时也为学生会的发展提供和培养后备力量。

在本届学生会的任期之中，我们将工作的重点放到了以下的几个方面：

一、加强部内、与其他各部以及其他学生会、社团的协同合作。

二、新生入校后的纳新工作。

三、部内成员素质的培养。

四、参与迎新晚会的制作及演出工作。

五、组队参加学校组织的“挑战杯”比赛。

六、创新/科技创想大赛。

七、学校布置的工作及其他活动。

具体操作详述如下：

一、初步计划、预算、可行性分析及风险和应对

1、按照时间的计划，我们近期将与学生会的其他部门进行沟通，了解其他部门的计划，并把我们的工作向他们介绍，加强彼此之间的了解，缩短“磨合期”，提高工作效率。

与宣传部联系，了解出板周期，提交近期的出板计划。

以后每次将提前5~7天递交出板计划。

与学习部、实践部联系，提出本学年工作计划和需要的预算，联系合办辩论赛的事宜。

与文艺部联系，对即将举行的迎新晚会进行了解，提前为协办工作做好准备。

同时与体育部、女生部等进行沟通了解他们的工作方式，商讨共同举办活动的计划，并分析可行性。

从长期的计划，我们将对假如我部等其他同学进行团队合作的培训，并在以后的工作中及时沟通，积极合作。

紧密联系社团，积极组织和配合社团的活动。

2、接下来我们将对01、02级的同学进行筛选，将适合从事我部工作的同学纳入我部。

具体标准将在成员招收及组成这一部分进行叙述。

3、对于进入我部的新成员我们将针对每个人的差异，有针对性对团队合作、语言表达、活动组织、科技知识、创新能力、动手能力等方面进行培养。

主要通过每周举行的例会时间进行培训。

4、在今年10月中下旬我们将与学生会的其他部门一起举办迎新晚会。

根据学院对创新的要求，以及结合了历年晚会的经验，我们计划在今年的迎新晚会中采用投影的方式增强现场感，活跃现场气氛。

在晚会开场前，播放学院简介、专业介绍、学院机构设置、主要部门情况、学生会介绍、赞助商广告等，进行中播放演职人员名单、节目相关内容。

力争做到展示学院风采，为晚会添彩，同时不过多地吸引观众注意力的统一。

幻灯片采用Flash或Powerprint制作，制作人员主要包括科技部成员、学生会秘书处，同时我们还将根据实际情况，临时招用学院的其他同学参与制作。

制作器材我们计划使用学院机房中的机器，这样一方面可以方便大家作品的收集和保存，更可以节省宝贵的经费。

投影机属于比较贵重的物品，这里需要学院老师帮助解决。

因为具体的晚会举办时间还没有确定，这里只能制定初步的时间表（以最终确定的晚会时间为基础）时间

任务

参与人员

备注

五周前选拔人才，联系设备学院的老师，科技部晚会组，秘书处

计划由5~7人完成制作任务。

四周前

集体讨论，确定初步制作方案，制作部分模块学院的老师，科技部晚会组，文艺部，其他制作人员

方案提出后经由老师批准后实施

三周前

完成初期制作，对晚会的内容进行制作学院的老师，科技部晚会组，文艺部，其他制作人员制作进度主要由文艺部送交资料的时间确定

二周前

进入细节制作

，文艺部，其他制作人员一周将制作结果送交学院进行演示、审核学院的老师，科技部晚会组对于没有通过的细节进行修改

2-4天前进行实地彩排学院的老师，科技部晚会组，文艺部，其他制作人员

1-2天前

进行二次彩排

学院的老师，科技部晚会组，文艺部，其他制作人员，

争取与其他演员同步进行

具体的计划书我们将于九月下旬送交院办。

可行性分析：

采用投影的方式是历年所没有的，其必引起轰动。

风险及应对：

制作效果方面可以由制作人员的水平保证。

晚会现场可能会出现技术、机器等方面的不确定因素。

我们将用大量的训练来减少和消除这方面的影响，在操作的过程中采用并联的系统，减少资料丢失、机器故障等因素的影响。

投影机请学院的老师安排，如果可能准备两台以应不测。

资金预算：

本活动基本不需要学院拨专款。

5、挑战杯（创业大赛）今年将举行第二届，在总结上一届的经验教训的基础上，我们在本届将于以下几个方面开展工作：

人才选拔：

主要考察参加人员的语言表达能力、临场应变能力、书面表达能力人员组成：

以01级为主，相应加入00、99级，安排02级参与以培养后备力量。

项目来源：

根据上届的经验，参赛作品最好是专利项目，这样更容易取得效果。

材料制作：

精美细致的材料制作可以在初赛时给评为留下深刻的印象，在后期的评比中可以给评委及观众以强烈的视觉、听觉冲击，营造良好的现场气氛。

时间安排：

本活动本着提早准备的原则，计划在10月份进行人才选拔、培训，11月份立项、制作参赛作品，第二学期参加复赛及决赛。

其时间主要由学校的安排而定，我们将在收到通知的3~4天内上交计划并及时完成初期准备。

另外还将由专人安排协调工作。

可行性分析：

挑战杯是我校的一项大型活动，很多同学对此都十分感兴趣，因此活动具有参与性。

我院在上届挑战杯中取得了第二名的成绩，可以说具有一定基础和实力。

组织形式：

本活动采用学生会指导，各团队自行实施的原则。

在活动初期由学生会负责宣传、组织和解答相关问题。

尔后，各队进行立项，在这个过程中，科技部将负责其中比较优秀（在人员组成、素质等方面）的队伍进行项目重点培养，例如与系里沟通，联系专利或比较具有竞争力的项目。

以上活动争取在一个月内完成。

接下来我们将对各参赛队的参赛资料制作提供指导，同时对其制作的成果进行再评估，做到重点突出，个别培养与统一培训相结合，以达到有一、两个项目具有一定竞争力的目的。

作品制作完成后将送交指导老师处审核经过反复修改后上交。

寒假期间由各个通过初赛的队伍进行再制作，下学期开学后，工作重点将转移到队员的表达能力、对资料的深入了解和互相之间的协调性。

之后，我们将对参赛队的演示文稿和现场发言稿进行修饰，使其能够达到具有强烈视觉冲击的水平。

通过决赛的队伍将进入陕西省的“挑战杯”比赛，届时我们将针对省级比赛的特点对其进行专项培训，例如：

电梯间式问答的方法等。

在整个项目的实施过程中，我们将对每个项目进行阶段性评估，及时提出缺点和不足，对于优势项目重点扶持。

团队采用自由组合与制定相结合，为了保证质量也将会根据实际情况组建一至二支系队参赛，人员将优中选优。

另外科技部还将负责向各个团队及时传达信息，包括比赛时间，地点的等。

资金预算：

因为采用比较松散的组合方式，因此可大量节约经费，故只需要150~200元，资金将用于培训材料购买、专家培训等。

风险及应对：

本活动的效果主要通过成员水平、作品科技含量决定，我们将采取严格选拔、精心培训、采用专利技术或较好的创意的方式进行保证。

6、创新/科技创想大赛是我们计划与其他社团共同举办的活动，这个活动将根据其他活动的情况而决定是否举办，力争使活动少而精。

其举办时间初步安排在下个学期，参与人员为汽车学院的全体学生。

与科幻俱乐部等社团联办，以征集作品的方法实施。

其目的是活跃同学的课余生活，展示我院学生的创新能力。

可行性分析：

低年级的同学比较喜欢参与活动只要进行适当的宣传即可，高年级的可以采用选择合适的精神奖励，抓住他们的心理，结合素质教育来促进他们的参与性。

科幻俱乐部有举办这类活动的经验，可以方便活动的举行。

风险及应对：

参赛作品的质量可能出现差异，因此评选时我们将尽量采用透明的方式评选，同时对其控制，以保证数量和质量。

资金预算：

本活动主要资金支出为奖品，预计200~300元。

7、因为科技部是第一年成立，故有很多不确定因素，学校有可能组织相关的活动例如于11月份举办的科技节、过一段时间的参观北郊试车场等，我们将积极进行组织，在活动下发的3~4天制定出计划，并完成相应的初期准备活动。

同时也将与其他部门进行沟通，寻求帮助。

8、按照以上的计划，我们预计本学年的资金需求约为400~500元。

（不包括可能出现的类似于承办大型活动指出的经费。

）二、成员招收及组成我部拟招收部员五至八名，其中三名02级，二名01级，三个备用名额

考虑到新生入校，电脑方面的技能水平，在02级中招收1名电脑方面具有专长的学生，2名组织、语言表达较为优秀的学生。

01级两方面个一名。

其余三名根据实际情况分配。

招收的方式采用报名和介绍相结合，之后通过公开考核录用。

时间定为10月以前完成。

工作组织方式

为了能够成为一个团结高效的集体，我们制定了科技部的工作纪律和章程。

1、对于学生会内外要保持团结，通力合作。

在活动中坚决服从项目负责人的安排，努力完成任务，并为其他成员的活动开展提供便利。

2、遵守时间，凡在例会及其他集体活动中迟到、早退2次或无故不到场1次者，开除科技部。

3、如果临时有事不能参加活动必须安排好相应的负责人，并直接与项目负责人联系说明原因，批准后方可离开。

4、奖罚分明，能者优先，不分级别，积极开展批评与自我批评。

5、每周召开例会，总结工作，布置任务，培训人员。

6、活动前有计划，活动后有总结，均有项目负责人完成。

项目实施前必须经相关部门批准。

7、合理安排时间，提高效率。

注意把握工作与学习的关系。

8、虚心听取学院领导、老师和其他同学的意见和建议，坚决完成上级交给的任务，为做好工作、服务同学、加强学生会建设、提高学院影响力贡献自己的一份力量。

理工学院学生会秘书处内部规章制度

学生会秘书处，是学生会的重要有机组成部分，是与其他部门联系的桥梁

为了让大家更加了解秘书处的工作、监督秘书处，特制定本制度：

秘书处成员工作职责

一、秘书处部长职责：

1、负责秘书处的日常全面工作的协调与开展，制定秘书处学期总体工作计划及工作安排，并在各方面带好头。

2、主持召集秘书处工作会议和相关活动所需班级干部会议；

3、负责检查、督促秘书处各项工作的实施和总结；

4、深入了解干事心声，适时的交流谈心，检查秘书处具体工作情况，学期终结合各部做好工作鉴定与考核。

5、及时的总结工作经验，负责秘书处的自身建设，并支持指导秘书处成员开展工作，认真协调与各方的关系。

6、根据学生会阶段性的具体情况和工作重点研究安排各项相关工作，并制定相关工作计划，并与副部长和干事适时地进行沟通交流，及时的发现并解决问题。

二、副部长职责：

1、对部长负责；在各方面带好头；

2、分管指定的各项工作；

3、认真协调各部门之间的关系，主动配合部长搞好秘书处的各项工作；5、积极开展对外交流，适时结合实际，针对性的开展各种活动；6、部长不在时，行使部长权力，主持秘书处的全面工作。

三、干事职责：

1、认真及时地完成分配的工作，在活动时发挥创新意识；

2、团结互助，注重团队协作精神；

3、始终保持着对工作的热情；工作态度要求良好，做到心平气和，耐心周

4、秘书处成员要严于律己，遵守学生会的管理制度，互助共勉，在履行职责时，不与同学发生正面冲突，要正确处理发生的意外情况，树立秘书处良好的形象和声誉；

5、秘书处成员不得以权谋私，不得以秘书处或学生会的名义有越权行为，一经发现，视情节轻重，分别处以批评，警告、直至辞退；

6、秘书处成员在执行任务中，出现错误应追究该组负责人及当事人的责任；

7、在分配到工作时如果有事及时说明但不得撒谎，如有发现立即辞退。

8、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作，可以向部长或副部长提出辞职。

四、会议制度：

1、秘书处根据实际工作需要召开工作会议，干事应准时参加例会，会前专设一名干事登记本次例会的出勤情况；

2、部内成员应遵守例会纪律，不得讨论与会议无关的话题，保证讨论的工作顺利进行；

3、干事应认真完成会议记录，对于有异议的地方可以会后讨论解决，或向部长或副部长提出；

4、如遇特殊情况应事先向部长或副部长请假并说明理由，事后明确会议内容，干事迟到、早退达五次或无故缺席三次者，予以辞退处理。

五、成绩规定：

秘书处全体成员考试成绩必须过半，连续两次不过半者予以辞退。

六、其他：

对做好事获得表扬或奖励者给予部内奖励，既适当的加工作量及工作分；对做坏事获得批评或处罚者给予部内惩罚，即适当的减工作量及工作分。

本制度只对部内成员有效，最终解释权归学生会秘书处，自公布之日起实施。

物理科学与信息工程学院

学生会秘书处

1、在主席指导下，抓好学生会的具体实施工作。

2、掌握各部的工作进展情况，并及时向主席与秘书长汇报工作

情况。

3、做好会议通知，考勤记录，对无故迟到，早退，缺席的人员

提出处理意见。

4、做好每次的会议记录，并保管好记录本。

5、做好学生会日常工作记录。

6、收发文件，资料等并摘抄有关内容以备主席、副主席及各部

长翻阅。

7、完成或协助院团委、院学生会交给的其他工作。