中级电算化教程5凭证正向处理一.docx
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中级电算化教程5凭证正向处理一
在总账的模块中分为：
会计人员和出纳人员分两个不同的角色给大家作一个介绍。
在作总账处理日常处理的时候，以会计人员来作介绍。
总账日常处理流程
第一，凭证的填制
第二，凭证的审核
第三，记账
第四，账簿查询
第五，期末处理
1.凭证的填制
北京阳光公司股份有限公司，有三个操作员
001：
孙会计
002：
李出纳
003：
王处长
孙会计填制凭证，对孙会计填制好的凭证用王处长来执行审核。
然后再有王处长进行记账、结账等等一系列的后续处理工作。
总账日常处理
一、凭证的填制
1.一般凭证的填制
增加、修改、删除
会计科目的增加：
单击【填制凭证】
单击【增加】
首先【填制提现，借：
现金贷：
银行存款】
单击【增加】，显示凭证类别
单击【参照】，按Enter，跳到制单日期处，默认登录的日期，2005年1月1日，如果对日期更改
点击【日历】
点击【确定】。
例
（1）：
复单计数，是原始凭证的张数。
如：
存现金，提现金，还有别的进账单或者是报销餐费，还有餐费的一些发票，或者一些加油，汽油站所给的开据的汽油票，复单计数，可以输也可以不输。
比如：
输入一张
按【Eentr】
录入：
提现金
再按【Eentr】
输入：
借方科目
单击【参照】，选择资产下面的现金
注意：
凭证入账的科目一定要是最末级的明细科目提1000元钱输入【1000】，
按【Eentr】，会跳到第二行上面，同时保留上面单摘要的内容，贷方科目，选择资产下面的【银行存款】，用工行下面的【人民币户】
点击【确定】。
结算方式可以选择
如：
现金支票
输入：
10000
按【Eentr】
凭证上必须保证有借方科目、贷方科目，同时，借贷方的金额要一一对应相等。
点击【保存】。
（提示，凭证以成功保存）
点击【确定】。
例
（2）填制一张有外币科目的凭证科目：
在填制外币科目凭证之前，首先保证，到设置凭证的财物下，输入入账的记账汇率。
如：
输入【8.27】，然后才能填制有外币的科目凭证。
取得美元收入。
资产下面的【银行存款】，工行下面的【美元户】，点击【确定】
结算方式：
选择【票号】，会出现外币一栏，由于录入了入账的记账汇率是8.27，那么只需要在此处输入美元的外币数，1000美元，直接输入1000。
按【Eentr】后，自动根据录入的外币汇率的美元数折算出，本内币的金额。
再按【Eentr】
选择准银下面的【准银收入】
点击【确定】。
8270元钱可以，这就是美元在凭证科目上面的注意到的。
在录入之前一定要输入【外币入账的汇率】
点击【保存】。
例（3）挂了数量核算的：
单击【增加】
如：
采购商品/电脑
单击【确定】
体现，电脑是多少数量，单价是多少台，现在是10台，单价是5000元钱。
单击【确定】
自动折算出50000元钱的金额。
点击【保存】。
通过以上三个例子，填制记账凭证的时候，需要注意的是：
首先，点击【增加】，输入摘要，同时输入借方科目和贷方科目，并且输入金额，然后点击【保存】。
凭证的修改：
对于一张保存好的科目发现某些地方填制的是错误的，怎么执行修改？
（1）如：
第一张，提现金，应该提的是金额是1100元钱，但是错误的填制成1000元钱，怎么来更改？
直接点击要更改的地方Delete键删除
改成1100元钱，贷方也是如此，剩余的先删掉，然后再输入可以完成了。
除了对凭证上面的金额可以更改之外，日期，复单计数，也可以更改。
填加【摘要】，也是可以更改的，包括入账的会计科目，删掉，重新选择也是可以更改的，唯独有一个地方是不能更改的，凭证类别。
即，对一张填制好的凭证能够更改的内容是：
除凭证类别之外的所有的内容，都可以做更改的，更改完以后，最后【保存】。
提示：
凭证已成功保存。
（2）对于填制的库存商品，应该是11台，但是误输入成10台，怎样对数量进行更改？
首先，单击【库存商品】，然后，把指针停在下面的数量处，双击【鼠标左键】，直接在此处改成11，点击【确定】。
然后再把贷方对应的科目进行调整，更改完后，单击【保存】，凭证已成功保存。
凭证的删除：
凭证的删除：
1.点到带删除凭证上，点击【作废/恢复标记】
如：
想要删除第一张，点到凭证上面，单击【制单】下面的作废恢复。
2.整理凭证
当前删除凭证的月份是2005年会计结算第一个月份，点击【确定】，是否要删除这张凭证，在此处双击【鼠标左键】，打开删除凭证的标记，点击【确定】。
对于整理凭证的意义：
是否还需整理凭证断号，要删除的是这张凭证，是第一号凭证，但不是最大号的凭证，在这张凭证后面有第二张和第三张，如果在此处点击否，也就是不整理凭证断号，会在第一张凭证账号出现一个空号，那么，可以点击【整理凭证断号】，系统会把第二号的第三号分别往前提一个位置，提到第一号和第二号凭证处，整理凭证是避免出现凭证断号。
怎么样取消凭证作废标志：
点击【制单】
再单击【作废/恢复】。
至此成为恢复的状态。
注：
在凭证的界面处有几个提示：
首先：
余额，即便这张凭证填完之后，没有对它记账
点击【某一会计科目处】
点击【余额】，同样可以看会计科目的最新的余额。
接着，插入分录：
如果凭证想插入几条分录、
直接点击【插入分录】，可以输入分路的内容，删除分录是对应插入分路的。
点击【删除】（提示：
确认要删除插入的分录吗？
）
点击【是】。
2.常用摘要及常用凭证的设置
（1）摘要：
点击【摘要按钮】，把经常要用到的摘要中文说明输入到系统中。
单击【增加】
编码：
01，提现金
点击，执行选入。
把提款金作1001，1000，银行存款，工行下面的人民币符号
点击【保存】。
（2）常用凭证：
对于本单位，这张凭证是每一个月份使用频率除净率是最高的，那么在每次填制的进候，只是提现金的金额不同，对于摘要，入账科目基本都是相同的。
常用凭证的填制：
首先，手工填制一张经常要使用的凭证然后再点击制单下面让系统直接生成：
代号：
1号
说明：
提现金凭证
点击【确定】。
如：
打开提现金这张凭证，可以直接点击【制单】，点击【调用常用凭证】，完成操作。
注：
利用软件中已经安制好的常用凭证的时候，是不需要点击【增加】，直接在下面点击【调用常用凭证】，输入常用凭证的代号，选入，就可以完成了。
选入之后，需要将金额处做更改：
提100元钱，点击【保存】。
3.辅助科目凭证的填制
演示：
管理费用：
点击【增加】
报销办公费，发票一张，选择损益下面，管理费用下面的办公费，办公费260元钱是财务部为了购买打印机体现的，输入办公费后，点击【确定】。
即：
在什么位置处体现财务部发出的？
点击回车后，会弹出一个辅助窗口的显示，在此处输入部门，选中"财务部"
点击【确认】，260元钱完成
点击【回车】。
用现金支付，资产下面的"现金260元钱"。
点击【保存】。
对于凭证的预览：
虽然管理费用的办公费是挂了部门辅助核算的，但是打印出来的效果与手工上的是完全相同的。
（辅助科目错误，怎样更改？
如：
招待费，不是劳资科的，是财务部的，点中会计科目，双击，把原来错的信息删掉，重新选择正确的部门，财务部、点击【确定】。
然后点击【保存】。
）
凭证的编号：
打印出会不会影响装订？
在左边装订不会影响凭证号的。
如果有第六条和第七条怎么体现？
演示：
办公费：
报销一系列的费用，管理下面的办公费点击【回车】，财务部发生的，点击【确认】，100元钱，接着，管理下面的办公费，哪个部门是业务部门发生的，有财务部出现，点击【参照】，是看不到新的部门的选择，如果需要选择第二个部门时候，要把上一个部门Delete先清掉，然后，重新执行【参照】，可以选择业务部，点击【确认】。
200元钱，回车，再回车，还是管理费用下面的办公费，42，既不是财务部，又不是业务部，又不是办公室，它是劳资科发生的，劳资科在初始的部门中没有设置进去。
点击【编辑】，会直接切入到部门档案的窗口，
点击【增加】，
第四个部门，输入劳资科
点击【保存】
点击【退出】。
然后选择劳资科。
利用编辑按钮来完成操作。
300元钱，还是管理费用下面的招待费
点击【确认】
劳资科发生的是400元钱，接着回车，管理费用下面的招待费是业务部发生的，把劳资科先清掉，然后重新选择部门，业务部、点击【确认】，再点击【确认】，贷方科目输入现金支付1500元钱，点击【回车】，查看无问题，点击【回车】。
如果1500元钱是不想输入的，可以直接按键盘上的=键，自动把借贷差额匹配平的，
填制凭证的快捷的应用：
①"="全额找平
②"空格"金额借与贷之间切换
凭证保存。
同时会看到在左上角的凭证类别号处出现了一个分单，1/2，当点到现金会计科目的时候，它会提现的是2/2的分单。
执行预览：
预览出1/2的内容。
接着下一张现金的，预览出2/2的内容。
凭证上体现的是5行，但是显示的是2行，但是打印的时候想把它打印成一张凭证：
可以通过在总账的下面设置下面有一个选项，在账簿的页签下有一个凭证，可以双击改成6点击【确定】
然后在回到凭证里，对于凭证预览：
预览的效果是在一页上面显示出来。
可以通过选项把凭证的格式改成了，一张凭证6行的显示，可以完成操作。
按CTRL+L取消/设置千分符
③"Ctrl+L"/取消千分符
如再按下CTRL+L千分符又回上去了。
辅助科目辅助选项的修改
比如：
招待费不得劳资科的，是财务部的。
怎么来更改？
点击：
会计科目，点击部门双击，错误的信息删掉，从新选择正确的部门财务部确定，再确定，点击保存。
刚才我们进行了总账中凭证的填置，也就是我正向处理的第一步。
后续：
在日常操作过程中，凭证填完以后，在登记各种账薄之前，先审核凭证。
审核凭证举例：
孙会计填置的审核凭证，按照流程来讲，就不应该由本人来做审核，应该换另外一个人对孙会计填置的凭证来进行审核，那么我们这个软件上的操作和手工上的操作实物上是一样的。
（一）凭证的审核
1.凭证的审核包括两部分：
（1）更换操作员。
要换成非置单人；
（2）以非置单人的身份来进入总账中，执行凭证的审核。
举例：
假如当前的操作员是孙会计，点击“文件”下面的“重新注册”来更换操作员。
用王处长来执行对孙会计凭证填置的审核工作，点击“王处长”确定，通过“文件”下面的“重新注册”，就更换了一个操作员。
需要记忆：
如果想更换操作员或者切换不同的账套，都要通过“文件”下面的“重新注册”，在这个窗口中选择不同的账套号，选择不同的操作人员来执行登路。
审核：
点击“总账”，在此处审核凭证。
在第一次审核凭证时，只需要把月份选择正确就可以（2005年1月份）。
至于非凭证类别、凭证号、置单人、审核人都没有必要选择，这些内容是审核完以后，查询时才可用到。
但是第一次任何的凭证都没有经过审核的状态下，直接点击“确定”，切入就可以。
这是当前会计月份填置好的6张凭证。
2.对照式审核和取消审核：
对于金融行业来讲，在审核凭证之前，还要重新录入这张凭证的借方科目、贷方科目。
一般不用到这个功能，直接点击“确定”，进入到凭证审核的界面来完成。
这张凭证没有问题，点击“审核”按钮，翻到第一章处，看到审核人假设了一个“王处长”，用相同的办法翻到下一章，检查之后没有问题，再点击“审核”，再点击“下一章”，点击“审核”。
它除了提供单张的点击“审核”之外，在审核下拉菜单下面还有“成批审核”。
使用“成批审核”的前提，必须每一张凭证都确实经过合法性的检查，然后才能点击“审核”下面的“成批审核”，应相当于批签字，不是一张一张签字。
举例：
这月一共有6张凭证，其中前3张是用手工的单张点击审核的。
而这次审核成功的3张，是成批审核的。
那么这个是审核的操作。
在审核操作界面处，有一个“取消”，当对某一张凭证完成审核以后，突然发现这张凭证是错误的，那通过点击“取消”，可以取消签字。
并且在这张发现有错误的凭证处打上有错的信息，“退出”。
再到“填置凭证”界面处，找到第四章就可以看到这张有错的标识，那么它会通知我们的填置凭证的人员，对这张凭证执行更改。
对于有错信息的提示，在后续有一个专门的专题叫作软件操作的逆向处理，以后再做详细介绍。
通过审核，它的颜色是蓝颜色。
没有通审核的颜色是白色。
这里有一个颜色上的标识。
只有把有错的信息取消掉，再点击“标错”，然后才能重新的完成审核这个操作，“退出”。
这是我们说的正向处理第二步必须要完成的，第一步是填置凭证，第二个是凭证的审核。
那么刚才大家也流览到了，在第一步填置凭证和这个审核凭证之间，还有一张“ppt”，这是出纳签字。
实际上这个出纳签字是后续所说到的出纳这个角色专题里面的一个运用，在出纳人员工作里面。
出纳签字是出纳人员日常工作中必备的一项。
出纳签字的概念：
它是对于凭证来说的。
是对凭证中涉及到现金、银行存款这两类会计科目的凭证。
我们在凭证填完毕以后，对凭证执行审核在记账之前，必须由出纳人员在重新对这些涉及现金、银行存款的凭证执行签字，才能最终完成后续的记账工作。
那么对于出纳签字，各个单位使用效果是不一样的。
有的单位觉得有用，就用。
有的单位觉得没有必要，就不进行出纳签字。
是否用出纳签字，在软件中，在“总账”中“设置下面的选项”里面，我们看到凭证的页签，注意在“凭证控制”处有这么一条提示：
如果出纳凭证必须经由出纳签字，我们应必须打一个“√”，那么当这月的凭证填完，必须审核完成以后，没有通过出纳签字。
软件是不允许对这月填置好的凭证执行凭证记账工作的。
举例：
如果我们单位觉得这个出纳签字进行与否都无所谓，就可以把“√”取消，可以不进行出纳签字。
出纳签字：
要顺利的完成出纳签字。
首先必须保证一个前提。
我们回忆一下，在设置会计科目时，遇到现金和银行存款刚才已经完成了会计科目的指定。
回到会计科目温习：
“编辑”下面的“指定科目”，我们预置了现金总账科目和银行总账科目。
如果现金总账科目和银行总账科目不进行预置，那么将完成不了后续的出纳工作，同时也不能完成出纳凭证的出纳签字工作，这是前提条件。
出纳签字：
只需要把月份选择正确就可以，点击“确定”。
我们这个月份填置的是6张凭证，那么第2张凭证没有底线。
第二张凭证是采购商品，借“库存商品--电脑”，贷“商品采购”。
那么这张凭证处，借方和贷方科目均未涉及到现金和银行存款，所以第2张凭证不属于出纳凭证的范畴，也自然不会显示到出纳签字这个界面处。
出纳签字的方法很简单，就像审核凭证一样，可以单张的点击签字。
或者“出纳”下拉菜单这块“成批出纳签字”都是可以完成的，那么对于“签字”的取消，点击“取消”，来完成操作。
也就是说在处理流程中，并没有把出纳凭证签字这一项给显示在总账日常处理流程的界面处，说明出纳签字是可以选择的。
填置凭证必须要做的，紧接着做审核。
那么觉得单位有必要来完成出纳签字，就做出纳签字。
这里正向的。
（二）记账
1.记账就是平常我们根据凭证的汇总表、科目汇总表来登录总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账等一系列账薄的信息。
注意事项：
上一节课讲过，在期初记账前要保证期初余额录入正确。
我们在“期初余额”界面处，通过点击“试算”，就要求试算结果平衡，这就是期初余额录入正确，只有在试算结果平衡的前提条件下，才能够完成总账的记账工作。
提示：
上月未结账，本月是不允许记账的。
如果说我1月份的账没有结，现在就想借2月的账薄登账，这是不能完成的。
2.记账的操作：
刚才是“王处长”进行的出纳签字，现在取消。
现在是由02“李出纳”来完成。
现在演示出纳的成批取消签字，对于我们单位来讲，填完凭证就可以审核，就可以记账，出纳签字这部分跳过，完全没有问题。
我们点击“记账”，进入到记账窗口的选择，首先第一个是“选择本次记账的范围”，我们可以点击“全选”，代入1-6张凭证，点击“下一步”。
实际上这个记账报告，我们进行预览，其实就是平常手工上记账的依据科目汇总表。
系统是自动的把科目汇总表的内容整理出来，自动根据科目汇总表来完成后续的记账的操作。
点击“下一步”，点击“记账”，重复又提示了期初试算平衡表，大家想一下，如果期初结果不平衡，系统就不允许执行记账操作。
提示“记账完毕”，“确定”，就可以。
（三）账簿的查询
1.账簿的查询包括总账、明细账的查询、发生额及余额表的查询、多栏账的设置及查询、部门、个人、客户及固定商辅助站的查询。
2.账簿如何做查询
（1）总账：
我们点击“总账”，或者通过“总账”的下拉菜单，账簿查询点击“总账”，效果都是完全相同的。
科目不输，直接点击“确认”，那么这个是总账的显示效果，即便不输入总账的查询范围，进入总界面，也是每一个科目逐个显示。
可以通过科目的选择来执行科目之间的切换，然后“存款”，“物资采购”，这是总账的查询。
（2）明细账：
我们想查询“资产”下面的“库存商品明细账--电脑”，选中“科目”、同时选中“月份”。
在明细账查询窗口处有一个提示“是否按对方科目展开”，点击“是”。
这个对方科目指的是要查询的这个库存商品电脑所在的凭证的对方的入账科目，那么很显然是物资采购。
那么看“物资采购”的一级科目，点到一级科目处。
如果“物资采购”还有明细级的科目，点到末级科目处，就可以完成查看。
在“库存商品明细账”的界面处，还看到总账的标识“可以通过明细账联查总账”，同时“可能通过明细账联查所在的凭证”，也就是实现总账、明细账、凭证三者之间的查询。
现在重新选择查询条件，我们把“是否按对方科目展开”选项取消，再回到“库存商品明细账”中，就看不到对方科目这一列的显示了。
（3）发生额及余额表：
选择“科目”某一个科目，或者所有的科目都不选择。
如果我既想看所有科目的总分类科目、又想看明细级科目。
我们可以把“级次”执行选中，或者说我只想看末级科目，直接在“末级科目”点“√”也可以完成这个操作。
现金、银行应收账款等一系列的内容。
在“应收账款”下面，出现了一个“其他应收款”下面的明细科目“借款”。
那点击“专项明细处”，就可以切入到借款的8000元，它的一个组成是由孙会计借的5000元，和王秘书借的3000元来组成的，那么这个就是专项明细的内容。
我们在借款处只能看到8000元，但是看不到8000元是由谁来组成。
因为“其他应收款”，“借款”科目挂的是个人往来辅助核算。
体现的是孙会计的借款和王秘书的借款，由于这两个内容，孙会计和王秘书，并没有体现到“明细科目处”，所以通过发生额及余额表只能看到总科目的一个总的合计。
如果此时想看明细的内容就要进行辅助账的查询。
我们可以通过“总账”下拉菜单，有一个辅助查询，这个“辅助查询”查的就是挂了辅助核算会计科目的明细的内容信息，在个人往来明细账就可以查到了。
操作：
查询“个人科目明细账”，选择“借款”，点击“确定”。
又有个人，又有科目，又有个人的余额的信息。
通过上述例题告诉大家，查询账簿有两个地方可以查，一个是“账簿查询”，一个是“辅助查询”。
两者区别是：
所有的在会计科目一览表中体现的科目的内容都可以到“账簿查询”中来完成查询，那么在会计科目一览表中挂了辅助核算的内容，它的一些辅助的明细信息通过账簿下面的“辅助查询”来完成。
也就是说对于挂了辅助设计的会计科目有两个地方可以查，第一个在“账簿查询”处，可以查询总账科目的内容，那么在“辅助查询”处可以查挂了辅助账的明细账的项目的内容，两种方式不一样。
验证“管理费用”下的“办公费”，首先看余额表，看明细账，“损益”下面的“管理费用”、“办公费”到“招待费”，点击“确认”。
办公费、招待费，同时我们可以到总账下面的“辅助查询”查询“部门明细账”，看“部门科目明细账”、“办公费”、“财务部到劳资科”发生的情况，这个方式和“其他应收款”借款的查询方式是相同的。
明细账中可以查询“办公费”总账的情况，也可以查询这笔业务凭证信息的情况。
（4）多栏账：
多栏账和总账、明细账、发生额及余额表是不一样的。
多栏账没有内容，必须要通过手工定义来完成，这里涉及到多栏账的一个定义。
点击“增加”，选中“核算科目”，找到“管理费用”，多栏账名称会提示管理费用多栏账，“备注”输入一些辅助信息，考察单位管理费用，接着点击“自动编制”，系统会自动把“管理”下面的“明细科目”以不同的栏目来执行显示，然后点击“确认”。
这就完成了最初始的多栏账的设置，那查询时，可以点击“查询”、“一月份到一月份”，点击“确认”。
这就是多栏账操作的办法。
操作：
应交增值税多栏账。
点击“应交增值税多栏账”，查询单位增值税情况，点击“自动编制”。
注意：
在增值税多栏账里面，其中有一项叫做进项税额，它的方向应该是借方，如果在此处双击“方向”是不允许修改的。
对于多栏账中有一些个别的栏目，它的方向需要调整，如何完成？
通过点击“选项”，点击“分析栏目前置”来执行方向的更改，改成借方，“确定”。
这样就可以完成栏目的更改。
点击“选项”，当分析栏目选择“前置”时，栏目的方向是可以做更改的，是用这种方法来更改某一个多栏账里面某一个栏目的余额方向。
不再查询，因为应交增值税多栏账没有发生的情况。
那么给大家介绍了一系列账簿的查询，留心的用户肯定会注意到，在查询每一个账的时候，它在此处基本上都有这么一个标识“包含未记账凭证”。
如果我只是简单的把凭证填置完毕，没有通过审核和记账，也可以照样来查账，只不过打上“包含未记账凭证”就可以，那么它也可以把填置凭证中各个科目的信息放到相应的账簿中，那么那个信息的金额只不过是一个虚拟的显示，在账簿中其实金额是并不存在的，但是可以提供未记账凭证的登账查询。
（四）期末处理
1.期末处理包括自动转账凭证的运用和月末结账。
期末处理最终要完成的操作就是月末结账。
自动转账凭证可用、可不用。
比如：
这个月管理费用、主营业务收入都有发生，并且在月底都要把这些损益类的科目结转到本年利润中，才能真正完成当月处理的操作。
那么对于管理费用、主营业务收入转到本年利润中去的这个凭证。
可以有两种办法来完成：
（1）通过点击“填置凭证”，手工增加；
（2）用“ppt”中提到的自动转账凭证的应用。
自动转账凭证的应用：
如何执行自动转账凭证框架定义？
介绍两种：
汇兑损益结转和期间损益结转。
（1）汇兑损益结转是对于有外币的，在月底计算汇兑损益。
（2）期间损益结转是把损益类科目最后结转成本年利润。
通过这两种转账凭证来定义凭证的框架。
最后让系统自动的生成这两种凭证，通过转账生成这种方式来完成。
2.如何定义自动转账凭证
操作：
点击“总账”下面的“期末转账定义”，首先完成汇兑损益的转账凭证的设置。
通过这个设置，今后每一个月底要用到汇兑损益和期间损益框架时，直接“转账生成”，系统就会自动根据我在转账定义中设置的这两种类型汇兑损益和期间损益的凭证。
对于这两种凭证，在月底不用点击“填置凭证”手工增加。
汇兑损益结转：
输入汇兑损益的入账科目，点击“3M”，规入到财务费用中，点击“确认”。
是否计算汇兑损益，双击就完成了汇兑损益
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