记录控制程序.docx
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记录控制程序
记录控制程序
目录
前言II
1目的-1-
2适用范围-1-
3管理职责-1-
4术语和定义-1-
5管理程序-2-
5.1工作流程-2-
5.2记录控制的范围-3-
5.3记录的管理原则-3-
5.4记录的建立与产生-3-
5.5记录的收集、整理、归档-4-
5.6记录的编号和标识-4-
5.7记录的贮存与保护-5-
5.8记录的检索和借阅-5-
5.9记录的修改和处置-6-
5.10公司归档保管记录范围-6-
6引用/支持文件-7-
7记录-7-
8附则-8-
前言
本程序依据GB/T19001-2008IDTISO9001:
2008《质量管理体系要求》和公司2009年D版《质量手册》编制。
本程序是对2008年07月20日实施的TD/CX09-07《记录控制程序》C/0版的换版修订。
本程序自实施之日起替代TD/CX09-07《记录控制程序》C/0版。
本程序由品质部提出、归口并负责起草。
本程序由品质部、综合管理部、技术部、物资部、营销部、设备部、产品服务部、生产部各生产部门会签。
本程序起草人：
品质部刘文佳
记录控制程序
DJ1-ZG005-01
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
1目的
记录是产品质量形成和质量管理体系运行过程的真实记载。
为证明产品满足规定质量要求的程度和证实质量管理体系运行有效并符合选定的质量管理体系标准，应对记录进行严格管理。
2适用范围
产品质量形成的全过程和质量管理体系运行过程中产生的记录，包括来自供方的记录。
3管理职责
3.1品质部是记录的归口管理部门，对各部门记录的控制进行监督，并负责质量管理体系建立、运行和审核记录的控制与管理；负责产品质量记录的控制与管理；负责接收和管理来自供方的质量记录；
3.2技术部负责按归口管理部门和档案管理规定，接收并归档保管产品设计、开发形成的文件，负责各部门移交归档的技术文件的控制与管理，并对各部门记录的档案管理进行指导。
3.3综合管理部负责按归口管理部门和档案管理规定，接收并归档保管各部门移交归档的行政公文、接收的外部管理文件和管理体系重要运行记录；负责按档案管理规定，接收和归档保管人事档案资料。
3.4营销部负责按档案管理规定，归档保管合同、合同评审和合同执行过程中与顾客沟通的记录。
3.5各部门负责与其相关的记录的建立、标识、贮存、保护、检索、归档、保管和处置工作，并按规定向保管部门移交。
4术语和定义
术语采用GB/T19001-2008idtISO9000:
2005《质量管理体系基础和术语》规定的术语。
缩写采用《质量手册》的规定。
5管理程序
5.1工作流程
记录控制程序流程
5.2记录控制的范围
a）产品记录：
证明产品质量符合标准、法律、法规和顾客要求；
b）质量管理体系运行记录：
证明质量管理体系符合标准和质量管理体系文件并有效运行；
c）来自供方的记录：
证明供方有满足分包合同的能力和其提供的产品符合本公司采购技术文件要求。
5.3记录的管理原则
5.3.1记录的管理分为公司和部门两级管理。
5.3.2各部门按质量管理体系文件要求和企业管理部发布的《****机械制造有限责任公司记录清单》填写、建立记录，并按规定传递到相关部门和归档、保存。
5.3.3按记录的重要程度，具有长远参考价值和一定时期内具有参考的重要记录，由各部门负责收集、整理后，在每年3月底以前将上一年度的记录移交给归档保管部门，或者在记录涉及的相应活动结束后一个月内将记录移交给归档保管部门。
5.3.4产品设计、开发、生产、交付、安装、服务全过程和质量管理体系运行过程中形成的其他记录，由各部门收集、整理后自行管理，并建立本部门记录清单。
5.4记录的建立与产生
5.4.1记录所使用的各种固定表格，由主要使用部门设计报综合管理部审批并统一编号和登记，批准后由综合管理部或申请部门组织印制、发放，该记录表格的设计部门即为记录的归口部门，印制数量不得超过一年的用量。
5.4.2记录使用的表格文件编号方法是：
JLxx-xx-xxxx
┬┬┬┬
│││└─年号（版号）
││└────该管理分类的表格顺序号
│└──────管理分类编号
└────────“记录”拼音的声母
例：
JL09-03-2000为产品检验类的第三种表格
5.4.3各部门员工按职责权限及工作程序要求填制与其活动相关的记录，并在相应活动结束一个月内将应归档的记录交本部门专（兼）职的文件资料员集中管理。
属于应移交归档保管的记录由其归口部门的文件资料员移交并履行交接手续。
5.5.4记录应使用圆珠笔或钢笔填制，归档保管的记录不得用铅笔等字迹易退色或消失的笔填制。
5.5.5记录填制人员保证记录的真实性，并对其真实性负责。
5.5.6记录的媒体形式有书面的文件和微机系统的软件，进入微机管理的记录应有备份。
5.5记录的收集、整理、归档
5.5.1各部门的文件资料员按公司发文件、有关程序文件、作业指导文件要求，进行本部门记录的收集和整理工作。
5.6.2记录应按系统性、成套性及自然规律原则收集和整理，并且层次要分明。
5.6.3归档的记录要齐全、整洁、无破损、无腐蚀、无变质、无遗失。
5.5.4归档的记录经部门领导审核签字，组成保管单位（盒、册、袋）后归档保存。
需移交归档保管的经接收部门校对、审核，符合要求后由移交部门移交人、接收部门接收人签字，方可由接收部门入库归档。
5.5.5移交归档的记录不得用铁钉类金属物装订。
5.5.6各部门文件资料员和技术开发中心档案员、应负责及时将归档的记录进行登记造册，填入本部门《记录清单》或《档案台账》、《档案室分类登记簿》。
5.6记录的编号和标识
5.6.1记录的编号、标识与编目应便于使用人员查阅。
5.6.2记录由首位填写人进行编号。
5.6.2.1有固定表格的记录编号采用以下方法：
a）有合同号的记录
xx-xx-（xx）xxxx-xx
┬┬─┬─┬
│││└顺序号（当有可能重复时填写）
││└────（年号）合同号
│└────────该管理分类的表格顺序号
└───────────管理分类编号
b）无合同号的记录
xx-xx-xxxxxx-xx
┬┬─┬─┬
│││└顺序号（当有可能重复时填写）
││└───填写日期（年、月、日各两位数）
│└──────该管理分类的表格顺序号
└──────────管理分类编号
5.6.2.2无固定表格的记录编号按以上原则执行，但略去前面的“管理分类编号”和“该管理分类的表格顺序号”。
5.6.3记录归档后，由保管部门的文件资料员或档案员进行分类标识和编目。
对记录进行分类标识和编目的主要方法和依据是：
a）合同号或顾客名称；
b）记录名称、编号；
c）记录的产生日期。
5.7记录的贮存与保护
5.7.1记录保管期限分永久、长期（十六年至五十年）、短期（十五年以下）或标识具体的保存年限；记录密级分为“绝密”、“机密”和“秘密”三级。
具体规定按现行有效的《****机械制造有限责任公司记录清单》执行。
新增加的记录的保管期限、密级、归档部门由记录审批人签发时确定并报企业管理部进行登记。
5.7.2记录的贮存地点和环境应保持清洁、干燥，存放地点应防水、防蛀、防变质。
5.7.3记录的保管人员必须做好防火、防盗和防丢失工作，以保证记录完整和安全。
5.7.4记录的保管方式应便于检查和存取。
5.8记录的检索和借阅
5.8.1无密级和密级为“秘密”的记录，本公司人员在借阅时填好借阅登记表，经管理人员同意可在记录保存部门查阅。
如需带出时，由借阅人所在部门领导或记录保管部门领导批准，期限不超过一个月。
借阅人必须保证记录的完整和安全，不得丢失和污损，送还时当面点清交还。
5.8.2密级为“机密”的记录不经保管部门领导批准不得查阅；密级为“绝密”的记录不经公司领导批准不得查阅。
查阅的方式按领导批准的方式执行。
一般不允许带出档案室和抄录，借阅人应承担保密的责任。
5.8.3当顾客或其他第三方要求查阅与其相关的记录时，应在合同中规定或签订相应的协议，并要求查阅人出具承担保密责任的书面材料。
5.8.4当没有相应的合同条款或协议时，有密级的记录不向顾客或其它第三方提供或出示。
5.8.5当合同有要求，顾客在商定期内查阅与其相关的记录时，经销部门负责提出书面申请并附相应合同或协议，经主管公司技术工作的领导审批后进行。
5.9记录的修改和处置
5.9.1产品检验记录不得涂改，记录修改应采用划改的方式，即用2道细直线划掉错误的数据，然后再在错误数据的后面或上面填写正确的数据（例如：
D＝15501650毫米）。
与产品质量检验有关的记录归档后不得修改。
5.9.2与设计有关的记录，如产品图纸归档后需更改时必须办理修改手续，填写修改通知单。
5.9.3修改实施人应采取措施保证所有使用、保存的待修改记录都能同时得到修改和标识，并撤出修改前的记录（属档案管理需要已归档保管的除外）。
5.9.4超过保存期限及确无保存价值的记录经鉴定后由记录保管人员填写销毁清单一式两份，属于部门保管的区域性记录由部门的主管公司领导批准，属于技术开发中心保管的整体性记录由主管档案管理的公司领导批准，指定专人进行销毁并及时在台账、簿卡上记录。
5.9.5进入微机系统的记录在接到销毁通知单后由微机操作人员负责销毁。
5.9.6确因特殊情况需保留的作废文件和记录，经文件或记录的批准人批准后由保管人员负责加盖明显的“作废留存”字样印章予以保留（属档案管理需要已归档保管的除外）。
5.10公司归档保管记录范围
应移交归档的文件和记录名称、保存期限、密级、移交部门和接收部门分别是：
文件和记录名称
保存
期限
密级
移交部门
接收部门
各次修订的质量手册和程序文件
二十年
秘密
品质部
综合管理部
设计确认形成的文件
永久
秘密
技术部
技术部
产品设计、开发形成的底图
永久
机密
技术部
技术部
工艺设计、开发形成的技术文件
永久
机密
技术部
技术部
生产用设备的技术文件和资料
永久
设备部
技术部
国家、行业产品质量监督检查结果和报告
永久
秘密
品质部
技术部
外部质量审核形成的文件
永久
秘密
品质部
综合管理部
公司发文件和上级文件
永久
秘密
综合管理部
综合管理部
总经理办公会议记录
永久
机密
综合管理部
综合管理部
管理评审报告
二十年
秘密
综合管理部
综合管理部
产品质量档案
永久
机密
品质部
技术部
销售合同及评审、变更与顾客沟通记录
永久
绝密
营销部
营销部
6引用/支持文件
6.1《技术文件控制程序》
6.2《管理文件控制程序》
6.3《产品记录管理规定》
7记录
7.1JL08-02-2004文件/记录移交登记表
7.2JL08-03-2004文件/记录销毁登记表
7.3JL08-17-2004记录清单
7.4JL08-22-2004文件/记录借阅审批表
7.5JL07-31-2004底图修改登记表（档A-8-8）
7.6JL07-32-2004科技档案借阅登记（档c-3）
7.7JL07-33-2004科技档案台账
7.8JL07-34-2004借阅档案登记表
7.9JL07-35-2004接收材料登记表
7.10JL07-36-2004归档文件目录
8附则
8.1本程序由品质部负责解释。
8.2本程序自2009年7月31日起执行。
JL08-02-2004
文件/记录移交登记表
编号：
接收部门：
接收人签字：
移交部门：
移交人签字：
第页，共页
日期
文件/记录名称
编号
管理
部门
状态/
时间
份数
备注
移交日期：
年月日
JL08-03-2004
文件/记录销毁登记表
编号：
销毁部门：
文件/记录名称
文件/记录编号
文件/记录收回和销毁原因说明：
待销毁册数及文件受控编号/持有人登记：
填报人：
年月日
主管负责人审批：
审批人签字：
年月日
销毁人签字：
监毁人签字：
销毁日期：
年月日
JL08-22-2004文件/记录借阅审批表
借阅部门：
编号：
文件/记录名称
文件/记录编号
用途及归还时间：
借阅人签名：
年月日
文件/记录归口部门负责人审批：
审批人签字：
年月日
受控编号登记、归还时间及说明：
文件/记录管理员年月日
JL08-17-2004唐山盾石机械制造有限责任公司
记录清单
部门：
编号：
日期：
第页，共页
序号
名称
编号
归口部门
保管部门
保存期限
密级
归档部门
备注
JL07-31-2004
底图修改登记表
产品名称：
第页
序
号
原图号
更改图号
数量（张）
更改原因
原图处理意见
更改人
日期
技档号
备注
JL07-32-2004
科技档案借阅登记簿档C—3
序
号
图号
名称
数量
借阅
归还
备份
张
本
份
套
日期
单位
借阅人
日期
注销人
I02179002第页
JL07-33-2004
科技档案台帐
序号
图号
名称
技档号
存放位置
类别张数
总
数
备注
箱号
屉号
图纸
文件
目录
明细
1
2
3
4
5
6
7
8
9
JL07-34-2004
借阅档案登记表
单位：
借出日期
档案名称
份数
借用人
归还日期
签收人
JL07-35-2004
接收材料登记表
日期
材料名称
份数
交材料人
签字
备注
JL07-35-2004
归档文件目录
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
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