物资采购和管理程序.docx
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物资采购和管理程序
13物资采购和管理程序QB/JTGS-CX-13
1目的
通过对物资采购、搬运、储存、发放过程的管理与控制，确保物资质量符合规定的质量标准，并满足环保与职业健康安全管理的要求。
2适用范围
适用于济铁工程有限公司质量体系覆盖范围内，物资采购、搬运、储存与发放的管理与控制。
3职责
3.1济铁工程有限公司生产副总经理对本程序负责。
3.2济铁工程有限公司物资设备部是本程序的主责部门。
负责供方调查、评价选择及复评、物资供方环境和职业健康安全控制等管理工作，对项目经理部进行监督检查，并形成检查记录。
3.3各项目经理部负责本程序的执行、检查落实。
3.4物资部门负责物资采购、运输、搬运、验收、储存与发放。
3.5劳动防护用品的采购、验收、发放执行公司劳动防护用品管理办法。
3.6试验室负责进场物资的抽样检测工作。
4工作程序
4.1工程备料单
各项目经理部工程技术部门依据技术管理的有关规定确定物资需求，编制工程备料单。
工程备料单要准确表述工程所需物资的名称、规格、型号、技术标准、质量要求、需求数量等内容。
工程备料单按规定程序审核批准后交项目部物资部门。
批准后的工程备料单不得随意改动。
由于设计及施工组织设计变更、核算错误等原因，需变更工程备料单内容时，应另外编制工程备料单进行追加或核减，也可先将原工程备料单作废，重新编制。
为确保物资采购人员正确理解采购要求，必要时工程技术部门应就工程备料单向物资部门进行技术交底。
4.2物资采购权限的确定
4.2.1甲供物资由建设单位组织采购。
甲控物资由项目部按照建设单位的要求，并在建设单位的指导下采购。
4.2.2自购物资中适合集中采购的，按照《中铁十局集团济南铁路工程有限公司物资集中采购招议标管理办法》进行集中采购，不适合集中采购的由项目部进行议标比价采购。
4.2.3劳动防护等用品的采购验收、发放执行公司劳动防护用品管理办法。
4.3编制物资申请计划
4.3.1项目部应按照建设单位的要求编制甲供物资申请计划报送建设单位。
4.3.2由济铁工程有限公司进行集中采购的物资，项目部应编制物资申请计划报济铁工程有限公司物资设备部。
4.4编制物资采购计划
4.4.1对于权限内采购的物资，物资部门应按月编制物资采购计划（JCX13-1）。
物资采购计划经物资部门负责人审核，报分管领导批准后实施。
4.4.2需要采购的劳动防护等用品，验收、发放执行公司劳动防护用品管理办法。
4.5评价供应商
采购物资前，物资采购部门应对供应商提供合格物资的能力进行评价。
顾客以文件形式指定的供应商可以不评价。
4.5.1评价权限的划分依据
根据“谁采购谁评价”的原则，物资由哪一级负责采购就由哪一级物资部门负责评价供应商。
4.5.2合格制造商标准：
a）工业品制造商应具有营业执照，且业务内容在其经营范围之内。
实行了生产许可证制度的产品，制造商应有生产许可证；实施强制性认证的产品，制造商应具备ccc认证证书；实施认证的铁路专用产品，制造商应具备铁路产品认证证书；实施制造特许证制度的铁路专用器材，制造商应具备制造特许证书。
b）具有生产合格产品的能力；
c）具备一定的生产规模和供货能力；
d）信誉良好；
e）价格合理；
f）服务良好。
4.5.3合格销售商标准：
a）有营业执照，且业务内容在其经营范围之内。
实行专营（或特许经营）的物资，销售商应有专营（或特许经营）许可证。
代销、特约经销要有相关协议；
b）有可靠的货源和资金保证；
c）信誉良好；
d）价格合理；
e）服务良好。
4.5.4评价程序
a）成立供应商评价小组。
供应商评价小组由物资、施工技术、安质等部门的人员组成，组长由物资部门负责人担任。
b）供应商评价。
评价小组应根据货源情况确定评价对象，收集能够反映供应商提供合格产品能力的资料和证据，必要时进行现场考察，填写供应商评价表（JCX13-2），初评合格后报分管领导审批。
c）分管领导审查批准。
经分管领导审查批准后，该供应商即为合格供应商。
4.5.5劳动保护用品的合格供应商必须是符合安全生产资质条件的生产厂家。
4.6编制合格供应商名录
物资采购部门根据供应商评价表，编制合格供应商名录（JCX13-3）。
合格供应商名录应当及时更新，保持其有效性。
4.7签订物资采购合同
4.7.1物资采购合同应全面正确地反映采购要求，合同内容一般包括（但不限于）：
a）物资名称、规格、型号、质量、数量、包装要求、价款、交货日期、交货地点、运输方式、结算方式、履约期限、违约责任、解决纠纷方式。
b）当有必要在货源处验证时，采购合同应对验证的安排及产品放行的方法做出规定。
c）当所购物资有可能对环境、职业健康安全造成危害时，应在合同中对产品的包装、运输方法提出要求。
4.7.2书面物资采购合同的签订、审核、批准程序，执行集团公司/济铁工程有限公司制定的合同管理办法。
4.8顾客提供物资
各项目经理部物资部门根据工程施工合同、工程备料单或业主发布的其它文件，向顾客或顾客指定的物资供应机构提报物资申请计划，并办理提料、运输、接收业务（顾客负责的除外）。
4.9货源处验证
当采购合同中有货源处验证条款时，采购人员应负责与供应商联络，安排适宜的验证时间，分管领导应委派有资格的人员实施验证，验证人员依据有关标准进行验证并做好记录。
未经验证或不符合放行条件的物资，不得发运。
4.10进货验证
物资入库（进场）由管库人员进行验证，以确定其数量和质量状态，验证合格后的物资方可入库保管及发放使用。
进货验证物资的范围包括：
市场采购物资（包括顾客指定采购的物资）、内部单位调拨物资、顾客提供的物资。
进货验证由管库人员实施，并填写进货验证记录（JCX13-4）。
程序如下：
a）验证随行资料是否齐全、清晰和真实有效。
b）检查产品的标志是否符合要求，是否标明了制造商名称或代码，限期使用的产品是否标明了安全使用期，强制性认证产品是否有强制性认证标志，验证产品标志、随行资料、采购合同三者的一致性。
c）按照有关物资技术保管规程和产品标准对实物进行数量验收和外观检验。
d）当规范有要求，或经过上述检查验证尚不能确定物资是否合格时，通知试验员抽样检测。
e）劳动防护等用品采购验收、发放执行公司劳动防护用品管理办法。
4.11物资验证状态标识
管库人员应采用挂牌的方法对物资的验证状态做出标识。
物资的验证状态分为未检、待判、合格、不合格，含义如下：
a）未检：
该批物资进货检验工作尚未开始；
b）待判：
物资的检验工作已经开始，但尚未完成；
c）合格：
物资符合质量要求；
d）不合格：
物资不符合质量要求。
4.12不合格物资的处置
发现不合格物资后，应立即隔离存放，做出明显标识，按照《不合格品控制程序》妥善处置，并填写不合格物资处置记录（JCX13-5）。
4.13供应商绩效考核
物资采购部门应按年度对供应商和制造商进行绩效考核，强化供应商激励机制。
绩效考核的内容包括：
产品质量、交货及时性和服务质量。
经考核不具备合格制造商、合格销售商标准的，撤销合格供应商资格，并从合格供应商名录中删除。
考核供应商应填写供应商/制造商考核表（JCX13-6）并逐级上报公司、集团公司。
有下列情况之一的，经单位分管领导批准，取消合格供应商资格：
a）企业被注消的；
b）全国工业产品生产许可证、3C认证证书、中铁铁路产品认证证书、制造特许证、专营许可证、质量体系认证证书被吊销的；
c）国家、铁道部发布的质量通报列为抽查不合格工业产品的；
d）不认真履行合同，产品质量保证能力差、无故延期交货或服务质量低劣的。
4.14物资搬运
物资搬运人员要了解被搬运物资的性质和搬运要求，采用适宜的设备和工具，采取必要的防护措施，遵守操作规程，保证物资、设备和人身安全，避免造成环境污染。
4.15物资储存
4.15.1物资储存要具备必要的仓储设施，为物资创造适宜的储存环境，危险物品要单独存放并做出明显标志。
4.15.2管库人员要根据物资的理化性能、结构形态、包装状况，实行分区分类管理，合理选择货位，正确堆码与摆放。
不同品种、规格、型号、材质、等级、批次的物资要分开。
4.15.3管库人员应在物资的存放处所设置料签或料牌，标明物资的名称、规格、型号、材质、质量等级和唯一性标识（批号、炉号、出厂编号、序列号等）。
4.15.4管库人员要按照有关物资技术保管规程和产品标准，针对存放物资的不同情况，采取可靠的温控、防雨、防潮、防尘、防火、防爆、防环境污染、防危害职业健康安全的措施，保证库存物资的安全和完好。
4.15.5管库人员应经常检查库存物资，对已确认为损坏、变质的物资，单独存放并标识，按不合格品控制程序处置，同时填写不合格物资处置记录。
4.16物资发放
4.16.1管库人员发放物资时，应认真检查核对物资的名称、规格、型号、材质，检查物资的质量和数量，确认无误后当面与领料人员办理交接，并填写物资发放记录（JCX13-7）。
4.16.2未检和待判物资，原则上不得发出使用，但如果工程急需，经项目经理批准可以例外放行，例外放行的物资要做好记录（JCX13-8），并按规定取样检验，经检验不合格的物资应立即追回。
例外放行的物资必须符合下列条件：
a）放行后发现不合格能够追回，且不会给工程质量造成太大影响的；
b）供应商信誉较高，产品质量可靠，此前无不良记录的。
4.16.3劳动防护等用品发放必须严格执行《中铁十局集团有限公司劳动防护用品管理办法》的标准，并填写“中铁十局集团公司劳动防护用品发放管理卡片”（JCX13-10）。
5相关文件
a）《铁路物资技术保管规程》
b）中铁十济物【2009】162号关于印发《中铁十局集团济铁工程有限公司物资管理办法》
c）中铁十济法【2011】7号关于印发《中铁十局集团济铁工程有限公司合同管理办法》
d）中铁十济物[2011]149号关于印发《中铁十局集团济铁工程有限公司物资设备采购招议标管理办法》
e）《不合格品控制程序》
f）中铁十济安【2005】40号关于印发《中铁十局集团济铁工程有限公司劳动防护用品管理办法》
6相关记录
6.1）工程备料单JCX13-1
6.2）物资申请计划JCX13-2
6.3）物资采购计划JCX13-3
6.4）供应商/制造商评价表JCX13-4
6.5）合格供应商/制造商名录JCX13-5
6.6）进货验证记录JCX13-6
6.7）不合格物资处置记录JCX13-7
6.8）供应商/制造商考核表JCX13-8
6.9）物资发放记录JCX13-9
6.10）物资例外放行记录JCX13-10
6.11）劳动防护用品需求申请计划表JCX13-11
6.12）劳动防护用品发放管理卡片JCX13-12
文件编制：
李淑华
文件审核：
付中华
文件发布时间2012年3月10日
工程备料单JCX13-1
工程项目：
济南铁路配件厂职工住宅项目2#楼施工地点：
济南市经十西路25666号
物资名称
规格型号
材料等级
产品
标准
计量
单位
数量
单价
金额
第一次供应
第二次供应
第三次供应
日期
数量
日期
数量
日期
数量
商品砼
C15
国标
M³
93
6.16
923
计算者：
技术部门负责人：
生产副经理：
日期：
日期：
工程备料单JCX13-1
工程项目：
济南铁路配件厂职工住宅项目2#楼施工地点：
济南市经十西路25666号
物资名称
规格型号
材料等级
产品
标准
计量
单位
数量
单价
金额
第一次供应
第二次供应
第三次供应
日期
数量
日期
数量
日期
数量
计算者：
技术部门负责人：
生产副经理：
日期：
日期：
工程备料单JCX13-1
工程项目：
济南铁路配件厂职工住宅项目2#楼施工地点：
济南市经十西路25666号
物资名称
规格型号
材料等级
产品
标准
计量
单位
数量
单价
金额
第一次供应
第二次供应
第三次供应
日期
数量
日期
数量
日期
数量
商品砼
C20细石
国标
M³
37
9.24
37
商品砼
C40P6
国标
M³
1482
9.26
1457
商品砼
C45P8
国标
M³
29
9.26
23
计算者：
技术部门负责人：
生产副经理：
日期：
日期：
工程备料单JCX13-1
工程项目：
济南铁路配件厂职工住宅项目2#楼施工地点：
济南市经十西路25666号
物资名称
规格型号
材料等级
产品
标准
计量
单位
数量
单价
金额
第一次供应
第二次供应
第三次供应
日期
数量
日期
数量
日期
数量
商品砼
C40P6
国标
M³
40
10.1
20
10.20
20
商品砼
C40
国标
M³
540
10.1
270
10.20
270
商品砼
C45P8
国标
M³
12
10.1
6
10.20
6
计算者：
技术部门负责人：
生产副经理：
日期：
日期：
工程备料单JCX13-1
工程项目：
济南铁路配件厂职工住宅项目2#楼施工地点：
济南市经十西路25666号
物资名称
规格型号
材料等级
产品
标准
计量
单位
数量
单价
金额
第一次供应
第二次供应
第三次供应
日期
数量
日期
数量
日期
数量
商品砼
C40
国标
M³
590
11.1
190
11.8
200
11.15
200
商品砼
C40P6
国标
M³
60
11.1
20
11.8
20
11.15
20
商品砼
C40
国标
M³
790
11.22
200
商品砼
C40P6
国标
M³
80
11.22
20
计算者：
技术部门负责人：
生产副经理：
日期：
日期：
工程备料单JCX13-1
工程项目：
济南铁路配件厂职工住宅项目2#楼施工地点：
济南市经十西路25666号
物资名称
规格型号
材料等级
产品
标准
计量
单位
数量
单价
金额
第一次供应
第二次供应
第三次供应
日期
数量
日期
数量
日期
数量
商品砼
C35
国标
M³
600
12.10
200
12.15
200
12.25
200
商品砼
C35P6
国标
M³
60
12.10
20
12.15
20
12.25
20
计算者：
技术部门负责人：
生产副经理：
日期：
日期：
工程备料单JCX13-1
工程项目：
济南铁路配件厂职工住宅项目2#楼施工地点：
济南市经十西路25666号
物资名称
规格型号
材料等级
产品
标准
计量
单位
数量
单价
金额
第一次供应
第二次供应
第三次供应
日期
数量
日期
数量
日期
数量
商品砼
C35
国标
M³
200
1.1
200
商品砼
C35P6
国标
M³
20
1.1
20
计算者：
技术部门负责人：
生产副经理：
日期：
日期：
工程备料单JCX13-1
工程项目：
济南铁路配件厂职工住宅项目2#楼施工地点：
济南市经十西路25666号
物资名称
规格型号
材料等级
产品
标准
计量
单位
数量
单价
金额
第一次供应
第二次供应
第三次供应
日期
数量
日期
数量
日期
数量
商品砼
C35P6
国标
M³
80
3.1
20
3.7
20
3.14
20
商品砼
C35
国标
M³
800
3.1
200
3.7
200
3.14
200
商品砼
C35P6
国标
M³
80
3.20
20
3.27
20
商品砼
C35
国标
M³
800
3.20
200
3.27
200
计算者：
技术部门负责人：
生产副经理：
日期：
日期：
工程备料单JCX13-1
工程项目：
济南铁路配件厂职工住宅项目2#楼施工地点：
济南市经十西路25666号
物资名称
规格型号
材料等级
产品
标准
计量
单位
数量
单价
金额
第一次供应
第二次供应
第三次供应
日期
数量
日期
数量
日期
数量
商品砼
C35
国标
M³
200
4.1
200
商品砼
C35P6
国标
M³
20
4.1
20
计算者：
技术部门负责人：
生产副经理：
日期：
日期：
工程备料单JCX13-1
工程项目：
济南铁路配件厂职工住宅项目施工地点：
济南市经十西路25666号
物资名称
规格型号
材料等级
产品
标准
计量
单位
数量
单价
金额
第一次供应
第二次供应
第三次供应
日期
数量
日期
数量
日期
数量
螺纹钢
HRB4006mm
国标
T
20
2011.12.1
20
螺纹钢
HRB4008mm
国标
T
20
2011.12.1
20
螺纹钢
HRB40010mm
国标
T
10
2011.12.1
20
螺纹钢
HRB40012mm
国标
T
30
2011.12.1
20
螺纹钢
HRB40014mm
国标
T
20
2011.12.1
20
螺纹钢
HRB40016mm
国标
T
20
2011.12.1
20
升级会员 