财务内部控制方法工程专用 11.docx
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财务内部控制方法工程专用11
公司财务内部控制办法
具体内容可以分为几个部分：
一、仓库单据管理办法
二、费用报销管理
三、物资采购管理
四、合同管理
五、固定资产管理
六、存货的管理
七、低值易耗品管理
八、个人用品、印刷品的管理
九、出纳、财务主管、成本会计岗位工作职责描述
十、资金管理
1、
第一部分公司仓库单据管理办法
总体原则：
物资进出有凭可依、账实相符、业务真实、合理库存、物资安全、质量保证。
保管做到业务真实、登记正确、清晰、字迹工整、验收入库、质量合格、妥善保管、单据传递及时、开具单据分类准确、及时盘点库存。
一.入库单
1.办理入库依据：
发货单位的送货单、采购部提供的发票及材料计划单。
2.入库：
一式三联入库单分别由采购员、保管员、项目经理签字，按入库单流程办理.
3.验收：
注意验收数量、品名、型号、生产厂家，此外，还需要生产厂家相关资质及检测报告合格证等相关文件，是否相符，注意验收材料是否符合要求，有无质量问题，部分货品包装是否破损。
4.填写：
入库单按单中各项规范填写，按照不同种类分别登记，写清进货单位名称、进货数量、进货型号等相关信息，注意字迹清晰、工整。
5.对帐：
月底保管员要对所有入库材料进行数量分类核对，并与财务部进行帐务核对。
6.单据保管：
入库单入帐、传递、分类、结帐按财务制度及流程规定，装订成册由仓库保管员保管。
三.领料单：
1.依据：
由项目部填写一式三联领料单，经领料人、项目经理签字，保管员据此发料同时签字确认。
2.单据保管：
按照原料种类分别装订成册。
3.对帐：
月末领料单、材料收、发、结存月报表财务对应会计科目一致。
四.出库单：
1.由领料人、保管员、项目经理共同签字，仓库凭单签字发货。
2.出库单一式三联分配流程按财务部流程规定办理。
3.出库单按单中各项规范填写，作为仓库、财务部的依据。
月末由仓库填报材料收、发、结存月报表，同财务部对账月结相符。
4.保管按照材料种类记账，分类别装订票据。
5.存根联留存保管记帐核对，记账联交与财务，第三联作为出库单据交与提料人。
2、特别注意：
1、每天保管员要与财务及时对帐，具体时间在每天下午4点开始对帐，注明入库、出库材料合计数。
如果有特殊原因没有按时对帐的，可在第二天上午10点前，把有关帐对完。
对没有及时对完帐的，有特殊原因的要与总经理说明情况，以便对帐工作的顺利进行。
2、保管员每周末要到财务部确认对帐出现的问题说明。
有特殊原因的可做书面说明。
以便对帐工作开展。
3、保管员每月25号要进行库存盘点工作，月底之前把本月总的入库、出库、盘点情况分类汇总整理，编制库存盘点表，报送到财务部、总经理办公室各一份。
3、第二部分费用报销管理
一、费用报销：
目的：
为严格控制费用开支，防止铺张浪费，提倡勤俭节约，费用包括：
办公费、电话费、差旅费、车辆费报销等。
费用报销凭《费用报销单》核报，指无实物形态的、自制原始凭证等经济事项的发生报销。
主要流程如下：
（一）、报销流程：
1.报销人按照《费用报销单填写规范》填写，注意原始凭证粘贴规范整齐有层次，正确填写张数。
2.部门主管签字确认费用发生是否合理、真实。
3.报销人转给财务经理进行初步审核。
4.报销人把经财务经理审核票据，拿到总经理签字审批。
5.最后由出纳进行复审确认后报销支取现金。
4、
（二）、总的费用报销流程：
5、第一步：
填费用报销单，贴粘原始赁证。
（出纳填写贴粘）-----初审
6、第二步：
将费报销单交财务主管审核签字确认。
-----复审
7、第三步;然后报销人拿费用报销单到总经理签字审批。
----主审
8、第四步：
报销人拿经总经理签字审核的报销单，交给出纳复审支付现金。
---支付现金
二、材料（费用）报销：
1、报销程序：
仓库填写入库单（凭计划、发票送货单等）借款经办人填写相关报销单、材料（费用）单、原始赁证粘贴单。
2、费用报销不需办理入库手续，差旅费报销需另填差旅费报销单，附后票据还需有粘贴单规范原始凭证。
3.报批原则：
（1）原始单据必须真实、清晰、完整，凡因涂改或撕裂原始单据模糊不清的，财务部有权拒绝报销；对虚报和假票按“报多少罚多少”原则处理，所报货款金额清缴；对手续不全、不完整的要求更正、完善和补充。
（2）凡属材料、固定资产的采购报销，均事先由采购部提交采购计划，按相关程序报批后，连同单据办理入库或检验手续，方能报账。
（3）有关报销单据均由报销经办人亲自填写，做到内容完整、数据真实，符合财务制度规定。
填写报销单各要素齐全，如：
日期、金额、附件张数、费用用物料归属部门和用途等，附件分类粘贴。
（4）当月费用当月报销，凡发票日期与报销日期相隔30天以上者，不予报销，特殊情况，须经公司主管批准。
4.报批管理办法：
报销依据：
①原始税务发票（尽可能开具正式发票），原则上不受理收款收据；
②入库单（一式三联，按入库规范验收签收）；即采购、保管、质检、财务四方签字；
③采购合同或合约、协议书；
④材料（费用）报销单（经办人亲自填写）；
⑤送货单（供应商提供）及其他有效凭据。
注意：
工程废料，统一由采购员联系出售，由保管办理出库手续，财务凭单收款。
三、办公费用管理：
办公费用在管理费用中列支，包括办公文具、印刷品、日用消耗统一划归采购部按月统计各部，由采购部按月度计划经核批后统一采购，入库核报，财务部监控执行。
办公用设备、车辆、低值易耗品采购及广告、保险、修理等费用，大额发生要做年度计划，临时发生要报公司主管批准。
四、借款管理：
借款程序：
1.借款人填写借款单。
2.借款人所属部门主管审签。
3.公司总经理签字审批。
4.财务主管签字。
5.借款人到出纳处支取现金。
6.借款人领款签字。
7.出纳将借款单编制凭证。
输入电脑数据库日记帐中，以便核对。
注意：
9、大额借款以万元为限，均需提前一天通知财务部，以便筹措现款，固定资产购置和工程用料，均需提月份计划采购，经公司主管审批后，转财务部安排资金。
2.所有借款必须于任务完成后的一周内归还或报账，（含出差人员，节假日顺延），对逾期不归还的款项，财务部则在借款人工资中扣除或责令归还（或报账）；因费用报销不及时或报销单填写不规范、不真实的，由此造成延误或损失，均由报销部门（借款人）负责。
3.出纳应严格按财务制度规定办理借款业务，严格控制额度，转账及现金支票均应符合银行结算制度规定。
4.审批权限（单位：
人民币元）（另行规定）
5.财务部每月底编报超期借款余额表，送交借款人的部门负责人，并通知工资管理人员追款、扣款和罚款，罚款额度待定。
6.员工离开公司的，由部门负责人追索欠款；如该欠款属超期、财务部又已通知过借款审批人，则由部门负责人承担相应责任。
五、备用金核定：
1.对经常有业务联系的，含采购、差旅等费用，由经办人申请，该部主管初审，公司总经理审批签字，财务经理审核签字确认。
对离辞退员工，需先到财务部办时备用结算手续，方能办理离辞职手续。
2.对业务活动暂未开展或长期占用备用金未予报销的经办人，财务部通知责令限期扣款。
第三部分物资采购管理
公司需购物品（料）一律由专职采购人员购买，其他人员均不得采购任何公司物品。
当非采购人员未经委托或领导许可，擅自购买公司物品（料）的，财务部不得予以报销。
采购人员必须严格遵守“货比三家，选优而用；物美价廉，调价确认”原则。
采购部门应建立以下档案及报表：
1.供应商送货单、购货发票补开发票、请购单或采购计划、采购合同（协议）归档、订立、完善；
2.采购计划价格制定及明细表呈报；
3.供应商详细档案异动明细表；
10、4.付款计划月报、采购报价明细表呈报；
5.所有物料（物品、物资）实际价格、计划价格编码明细表建立健全等。
采购部物资采购发票管理的暂行办法
发票是一种重要的见证经济活动的凭证，因此，特根据我公司的具体情况作出如下规定：
一、采购物资的类型划分：
1．工程耗用：
原材料、辅助材料、五金工具（刀具）、其他低值易耗品、燃料；
2．办公型耗用：
办公文具、用品；
3．固定资产类：
机器设备、电子设备、运输工具；
二、按上述类别划分后，需要开具发票的层次可以下述描述：
1．工程耗用：
合同工程必须开普通发票。
11、办公型耗用：
普通发票、收据。
3．固定资产类：
合同工程必须开普通票。
三、财务入帐对发票的处理：
1.有票的纳入规范的财务核算；
2.无票的放入费用的开支或其他处.
四、开具发票而暂时不能的，采购部将收据集中造册登记保管好，以后集中处理；物品交仓库，仓库先作代管处理或暂估入帐，此部分也应与采购部对应集中造册登记，待有正式发票时再做更正处理。
五、采购部采购的物品必须明确配合后续部门输入电脑时的需要，填写规范、内容齐全、价格的口径要跟仓库一致。
六、发票：
要求先收票后才按月结时间进行结算。
采购材料进库的同时，要求有发票的必须要有发票，无论是现金支付还是其他方式。
七、材料进库后，采购、仓库、财务、质检必须三条线，保证单据传递（按进库的流程规定执行）的顺畅、及时到达各接收单据的位置，避免因不及时造成漏单、重复、出错，以至三方数据不统一。
第四部分合同管理
合同是具有合作关系的各方以文字形式明确各方责权关系的契约，具有法律的约束力。
财务部为公司经济合同的监督机构，对公司所有经济合同进行审核管理；具体合同按不同的种类由归口部门管理与执行。
所有法律文件含合同全部留存原件交一份给财务部作付款依据和监控依据。
签订经济合同必须采用书面形式，格式必须符合规范。
签订的合同包括：
购销合同、建筑装饰工程承包合同、采购合同、企业用工劳务合同、服务协议等。
对公司发生合同纠纷，尽快报告公司总经理，由公司派代表与对方协商、谈判或提出仲裁、诉讼。
12、凡金额超过10万元的工程发包、设备订购等合同，必须连同工程竣工图或设备说明书和维修说明书原件交一份财务部，支付尾款时必须收齐各相关存档的凭证资料方可支付。
第五部分固定资产管理
固定资产的界定：
使用年限在一年以上的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、器具、工具等。
不属于生产、经营的主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用年限在2年以上的，视同为固定资产。
管理方案：
1.固定资产所属部门统一分类编号，报财务部备案后使用。
2.固定资产实行三级管理：
财务部、工程部、使用部门。
帐务管理主要由企业财务部负责，建立固定资产账卡及明细账。
3.公司财务部均须指定专人对固定资产进行专门的管理，登记固定资产卡片，对资产的转移、增减及时掌握，变更相应的登记资料。
4.在固定资产交接、验收、清查盘点时，企业财务部和使用部门经理以及责任人均需签名确认。
5.企业财务部每年定期组织盘点一次，财务部即时抽查。
如有盈亏问题，必须认真查明原因，报请总经理及时处理。
对于盘亏的固定资产必须追查清楚，如属失窃的，除追究当事人的经济或法律责任外，还要追究使用部门负责人和实物管理责任人的经济责任。
第六部分存货核算规定
1.存货核算实行永续盘存制，每半年进行实地盘点一次，定期核实账物相符情况。
正常盘盈盘亏及时处理。
2.由仓管员于次月1日前填报《收、发、结、存、月报表》。
对所有入库、出库数额、名称及规格。
分门别类进行逐笔登记入账，记账依据为合法有效的入库单、出库单，仓管员负责保管好入库单、出库单，月底连日报表一同上报财务部。
月报表应与出入库发生额一致，并同时做好入库单、出库单、账表等原始资料的归档工作。
3.财务部负责每月稽核，所管实物必须做到账账、账表、账实三相符。
4.定期结账、对账、稽核。
对会计核算所有原始凭证均应进行审核。
对入库单，平时采购员报账含发票及入库单等，一同报财务部，对领料单，会计应对其审核无误后，按月进行原材料或材料、低值品归集、分配与核算。
第七部分低值易耗品管理
低值易耗品是指单位价值50元以上，2000元以下，使用年限为一年以上或不具备固定资产界定条件的各种设备、用品、物品；
低值易耗品的领用
1.月前，各使用部门必须上报其领用计划经财务部审核后送公司主管批准后执行。
领用时由使用人填写“领用申请单”，仓库凭其单开具领料单（一式三联）。
第一联仓库留存，第二联系实际仓库月底汇总上交财务部，第三联领料部门备查留存。
2.除一次性用品外，必须实行“以旧换新”，否则一律不得领发新品。
专业性较强的用品需经非使用者的专业人员鉴定确属自然损坏不能使用的才能换新。
3.超计划领用的，应由使用部门写出书面原因，送财务部审核后由总经理批准，方可领取。
4.对报废低值品的，仓库设相应账簿进行数量反映，随时记录形成报废原因，详细列出清单。
对管理不善和人为浪费及损毁造成报损的，应追究使用人和部门直接负责人责任。
第八部分个人使用公司物品、管理
个人使用公司用品管理：
1.凡公司员工个人领用的物品除在出库领用单上具备齐全手续外，还必须在“员工领用登记卡”上登记，卡名一式两份，一份个人保存，一份财务仓库保存。
工作离退，个人卡片必须办理清退手续，财务部方能给予结算工资。
2.财务部应认真稽核各部门领料，随时掌握各项目、各部门低值易耗用情况。
对超金额的非正常耗用应即时查明原因，追究有关人员责任的应如实上报情况，以便完善成本核算，加强成本监控。
13、第九部分出纳、财务主管、成本会计岗位描述
一、出纳岗位职责：
岗位名称：
出纳
（一）、本职工作：
日常收付、银行结算、
直接职责：
14、认真执行现金管理制度；
15、处理现金收付和银行结算业务，货款要及时存缴银行，不准挪用现金和“白单抵库”“不准签发”“空头支票”；
16、一切结算业务（包括银行存款、现金）都必需按照财务规定以及开支范围、内容、标准办理，做到日清月结、帐目清楚，并逐日逐笔地登记现金银行存款计算机日记帐。
17、协助有关部门积极追收货款及欠款，加快资金回笼和周转使用；
18、坚持结算原则，必需做好下列三条：
1.钱货两讫;2维护购销双方正当权益;3银行不予垫款；
19、建立健全现金出纳各种账目，严格审核现金收付过程；
20、严格支票管理制度，编制支票使用手续，使用支票须经财务主管签字后，方可生效。
21、
（二）、费用审核：
1.各种的费用报销复核
2、帖粘原始凭证。
22、（三）、其他有关事项：
1、档案管理：
包括项目档案、人事档案。
2、公司内部文件资料的保管工作。
二、财务主管岗位描述：
（一）、主要职责
（１）具体执行有关财务制度，带领财务部人员完成公司的日常工作；
（２）按照经济核算原则,定期检查,分析公司财务、成本、费用和利润的执行情况，挖掘增收节支潜力，考核资金使用的效果，督促本公司有关部门降低消耗、节约费用、及时向公司提出合理化建议；
（３）详细审核财务会计每张凭证、有关的内容、数字、金额、期限、应收应付、手续等是否准确无误。
（４）负责各项目的帐总体策划设帐、安排处理报表,另在规定的时间内上交国家有关部门要求上报的资料：
（包括报税、纳税资料、统计资料等）；
（５）查阅了解公司财务的计划资料、合同和其他有关经济资料，纠正财务中的差错弊端，规范公司的经济行为；
23、
（二）、办税事宜：
1.填制相关科目的会计凭证。
2.计算各类税金，填列税务报表进行纳税申报。
3.及时向主管传达税务信息及资料。
（三）、费用审核：
1、各种的费用报销复核。
24、2、借款是否合理。
3、加强公司各项支出的内部控制。
25、（四）、其他有关事项：
1、对财务报表、帐装订保管工作。
2、对社保资料、税务资料的保管工作。
26、三、成本核算员岗位及职责：
27、
（一）、职责
28、按照国家会计制度的规定，制作记帐凭证（申购单、入库单、出库单附后）、记帐（登记电脑帐）\复帐（审核有关的原始凭证）、报帐，做到手续完备，数字准确，帐目清楚。
29、协助财务主管编制成本、费用预算，并根据预算进行财务控制、核算、分析和考核。
按照经济核算原则，定期检查、分析公司成本费用和利润的执行情况，挖掘增收节支潜力，及进提出合理化建议。
30、管理工程结算台帐。
并负责与工程部定期核对无误。
31、及时准确编制成本表，费用表，工程结算月报表。
32、管理公司发票，登记有关资料。
办理对外开发票事务。
33、负责固定资产及其他公司资产的帐务管理，并定期协同办公室清点资产。
34、严格审查有关合同规定的预付帐款条款，掌握预付帐款的支付情况，与供应商进行帐务核对，并编制付款计划明细表。
35、核算公司购入材料成本，并与有关部门协调，努力降低材料成本，提高资金使用效率。
36、与库管进行月末盘点，编制成本一核算明细表汇总表。
37、对统计报表装订整理工作等。
38、完成总经理及财务主管交给的其他工作。
39、
（二）、成本核算主要包括以下几个方面：
40、1.成本核算资料的收集（材料、人工、工时、费用）。
2.各部门相关报表的收集与审核。
3.固定资产管理与相关凭证的填制。
4.费用项目控制与相关凭证的填制。
5.每月成本核算、相关凭证的填制及成本资料的装订。
6.编制会计报表。
7.跟踪成本核算相关环节数据处理。
8.完成其他日常相关会计工作。
41、9.审核收款单据，监督收款情况。
第十部分货币资金的管理
严格控制库存现金，超过限额部分当天存入银行，特殊需要超出限额的必须经总经理批准。
1、必须加强现金收入管理，收到现金当天要存入银行。
2、个人因公借款管理：
严格控制借款，因业务需要长期借用备用金的，应严格控制范围和限额，一人借用累计金额在3000元以内的，企业由总经理批准，批准后由财务部控制，原则上旧账不报，新账不借，借款限额不得超出本人一个月的工资总额。
报销时应先抵销旧的借款，后取现。
借款流程：
先由借款人填制统一使用专用借款借据，由财务主管审核确认发生是否合理。
后由财务部出纳员支付借款，出纳员同时根据借款借据填制凭证，详细列明还款时间、金额和经办人等事项。
3、合理控制现金支付的范围和限额
现金支付的范围：
A支付给职工的工资、奖金、津贴、福利费等款项；
B支付给个人劳动报酬费，（如搬运费、其他服务费）；
C支付出差人员必须随身携带的差旅费；
D1000元以下的零星支出，以及必须用现金支付的其他支出。
①现金支付的限额及审批权限：
支付业务款项给公司外的单位或个人金额超过1000元的，原则上需采用转账方式或现金支票付款，不予现金支付。
特殊情况如有限额规定的，按各级审批权限规定执行。
②现金付款的手续和规定：
在收付现金时必须认真详细审查现金收付凭证是否符合规定，包括：
开支标准，主管人员审核、财务部复核、经办人签章，凭证是否齐全、合法，付款批准人的权限是否生效等。
③所收付的现金必须认真清点，既要点大数也要点小数。
④支付现金前，必须复核用款批准手续，报销单据和报批手续，具备合符规定的手续和凭证后才予以付款。
凡收付现金，必须一律开具凭证，并在发票，收付款单据或原始凭证上加盖“现金收讫”，“现金付讫”字样的戳记。
出纳人员还必须及时根据凭证记账，尽快使用电脑记载现金日记账。
⑤支付现金时原则上由收款人当面签收，否则需有收款人的有效委托书方能代收代转。
为避免嫌疑，原则上本公司经办人不得接受委托。
⑥出纳人员必须每天核对现金数额，检查库存现金情况，要保证现金的账存与实际库存相符，严禁以白条抵充库存，严禁挪用库存现金。
会计人员应定期检查出纳的库存现金是否与账存相符。
发现库存现金的长余或短缺，应立即作出记录，及时查明原因并向领导报告。
⑥存取现金时，要注意安全.
银行存款的管理：
1、凡公司开设的银行账户，严禁以私人名义开设，切防出现漏洞。
①凡公司开设的银行基本结算支票账户，报财务部备案。
②公司确因业务需要，须以私人名义开设的银行账户，须公司申请，并应切实做到账款分人管理，达到相互监控的目的。
2、送存银行的款项，“银行收款通知”据以登记入账。
3、到银行提取款项或转出款项时，应开出“现金支票”或其他结算凭证，并及时根据支票存根，结算凭证付款联登记入账。
4、出纳人员不得签发空白支票。
为方便外出采购等工作，准许领用半空白结算支票，但必须填写日期，受票单位全称、用途，只空出金额栏，并注明最高限额。
42、5、出纳人员应定期与银行核对存款，每月至少核对一次，在接到银行对账单后，应逐笔核对借贷发生额和余额。
发现记账错误，要立更正。
属于银行的差错，要及时通知银行更正。
发现未达账款，应编制“银行存款余款调节表”。
对未达账款应加强管理，备查登记，如发现有上月未达账款本月未有记录，应及时查明原因。
6、支票、印鉴管理：
支票管理由出纳员每日登记支票收支备查簿，其支票存根联或废作支票均应保存，不得废弃撕毁；印鉴保管由财务主管和出纳员分项管理，坚持“印鉴分开、账款分管”原则。
填写支票要规范、整洁、清晰，记录错误应按规定的会计更正方法进行更正。
43、注意：
44、本管理方法从2013年6月1日起试用，试用期为二个月，如有变动按新的方法处理。
45、本办法最终解释权，公司财务部。
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