OA办公自动化系统方案书.docx
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OA办公自动化系统方案书
办公自动化系统方案书
一、办公自动化的含义
办公自动化不仅仅是办公无纸化，也不仅仅是办公过程电子化、数字化，它应该在信息利用、协同工作、决策支持等方面开始发挥出巨大的作用，它要完成的工作包括信息统计分析、工作日程安排、小组协同工作管理、工作流应用自动化等。
作为提高企业机构办公管理效率的基础平台，近年来，办公自动化系统得到广大企业机构的高度重视，纷纷构建起适合于自身应用特色的办公自动化系统（OA），通过办公自动化系统的成功推广，逐步提高企事业机构的工作效率，提升管理质量，更好地向国际接轨。
面对已经到来的知识经济和我国即将加入WTO后所带来的更广阔的市场空间与更激烈的市场竞争，企事业机构对办公自动化系统更加寄予厚望。
事实上，无论是电子商务还是知识经济，对企业的竞争实力都提出了越来越高的要求。
面对电子商务时代迅速变化的市场环境和技术手段，企业作为一个整体的快速响应能力和学习创新能力是企业能够更好地发展和保持竞争优势的关键环节，实施好这些环节要求企业内部拥有一整套有效的协作环境予以强有力支持，在这个电子协作环境中，必需能够提供信息的实时沟通和知识的高度共享，确保企业所有员工在业务处理的每一个环节都能够便捷地获得所需要的相关知识，包括在线的专家、文件背景资料以及相关的企业业务信息，以便随时随地地根据需要向专家学习、向企业现有知识学习，借助知识的力量，提升每个员工的创造能力，从而大大提高企业与机构的整体创新和应变能力。
因此，要求办公自动化系统能够紧密地把信息处理、业务流程和知识管理融合于一体，实现从现有的“工作流应用系统”到更高级的“决策智能系统”――即基于知识管理的办公自动化系统的革命性转变。
二、办公自动化的发展历史
2.1 第一代办公自动化
2.1.1 实现个体工作自动化
1972年,靠磁芯存储技术起家的美籍华人科学家王安博士开创了王安公司,并推出了2200文字处理系统（WordProcessingSystem），从此WPS一词正式出现。
WPS把王安公司推向了事业的顶峰，使办公自动化发展到一个崭新的阶段。
1985年3月，Intel公司推出了集成度为27.5万个晶体管的80386，1989年推出了集成度为120万个晶体管的80486，1995年又推出了集成度为510万个晶体管的80586（即奔腾Pentium微处理器）。
由于微处理器速度和性能的不断提高，使个人电脑走向辉煌，为办公自动化创造了更加有利的硬件环境。
Windows等操作系统的更新换代和办公套件的不断升级，为办公自动化提供了越来越多的功能，包括文字处理、电子表格、数据库、简报和幻灯片制作等功能，为办公自动化创造了非常有利的软件环境。
2.1.2 第一代办公自动化的特点
●要有一台中档以上的个人（或商用）电脑并安装一个高版本的操作系统（如Windows98或OS/2WarpServer）和一组跨平台的办公套件（如MSOffice97或LotusOfficePro）。
●它是面向办公室管理层和事务处理人员的管理信息系统（MIS），它基于传统的关系型数据库，以结构化数据为主要处理和存储对象，只限于企业内部数据的计算和统计。
我们把这一时期的办公自动化系统划分为第一代办公自动化系统，它以个人电脑和办公套件为主要特征，应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质向电子的飞跃，实现个体工作的自动化。
2.2 第二代办公自动化
2.2.1 实现工作流程自动化
从信息技术的发展来看，基于关系型数据库的第一代办公自动化系统存在着以下不足：
●PC的负担过重，且价格偏高；
●由于缺乏公共的基础通信平台，不仅通用性差、可再用性低，而且没有通信和协同工作的能力，不能建立统一的集成办公平台；
●系统自适应能力差，只能按开发时确定的思路、流程和功能处理信息；
●信息管理只限于企业内部，没有或缺少外部信息来源。
随着局域网、广域网和因特网的高速发展，办公自动化的内涵也发生了变化。
全世界越来越多的个人电脑联到了Internet上，在Navigator和Explorer等引擎的导航下，浏览世界各个地方的信息资源。
在这种大环境下，人们开始考虑把个人电脑联到因特网上，来解决第一代办公自动化所存在的诸多不足，并扩展办公自动化的功能。
个人电脑联了网，很多软件资源可以通过ISP的服务器从网上免费或廉价下载，瘦客户机、胖服务器的研究大大减轻了个人电脑的负担。
使用基于对象－关系型数据库（ORDB）和数据仓库（DataWarehouse），增强了数据的通用性（Universality）和可再用性（Reavailability）。
基础通信平台的使用，大大提高了通信和协同工作的能力。
1995年，IBM公司CEO郭士纳（Gerstner）提出“以网络为中心的计算”（Network－CentricComputing）模式，极大地影响了办公自动化的发展趋势，出现了以网络为中心，以信息（或工作流）为主要处理内容的第二代办公自动化系统。
2.2.2 第二代办公自动化系统特点
●以网络为中心，以非结构化数据的信息流（或工作流）为主要存储和处理对象；
●有利于在企业内部建立通信基础平台，不仅提高了办公的效率，减少了扯皮和内耗，还增强了系统的安全性。
这一时期的办公自动化系统更多地承担了一个信息通道的责任，建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息共享机制，建立协同工作的环境，为办公提供一个自动化工具。
在办公自动化覆盖到的办公机构内，所有员工都可以通过办公自动化系统，根据自己的权限，了解自己需要完成的工作，包括上级交办的事情、需要交给别人做的事情、需要与别人合作的事情、自己需要的信息以及与别人共享的信息，也就是说，通过办公自动化系统，员工能够对自己所要实施的任务和目标“知其然”。
与第一代相比，第二代办公自动化系统前进了一大步，但缺少的是对知识的管理，这与知识经济的发展不相适应。
2.3 第三代办公自动化
2.3.1 以知识管理为核心
1996年，世界“经济合作与发展组织”（OrganizationforEconomicCooperationandDevelopment，OECD）在“科学技术和产业展望”的报告中首先提出了“以知识为基础的经济”概念，人们把它归纳为知识经济（KnowledgeEconomic）。
知识经济的建立和发展主要指发展科学技术、教育以及创新（Innovation）、应变能力（Responsiveness）、生产率（Productivity）和技能素质（Competency）为主要内涵的知识管理（KnowledgeManagement）。
事实上，知识经济时代的办公已经不再是简单的文件处理和行政事务了，其目的在于达到整个企业的最终目标，这就需要依靠先进的管理思想和方法。
从这个意义上说，办公实际上是一个管理的过程，由于电子商务时代的企业事务处理对象瞬息万变，这就要求作为企业与机构日常业务处理基础平台的办公自动化系统，能够提供足够的灵活应变和开放交互能力。
在办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通、协调和控制，这些基本要求在以知识管理为核心的办公自动化系统中都将得到更好的满足。
我们所说的知识管理，实际上是一种系统，是帮助企业发现知道什么，如何定位拥有专门知识的人，如何传递这些知识，以及如何有效利用知识的系统。
通过利用先进的协作技术，能够在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，帮助企业提高整体业务水平。
办公自动化系统的发展恰好与数据、信息和知识的演变同步，即由以数据为主要处理内容的第一代办公自动化发展到以信息为主要处理内容的第二代办公自动化，再发展到以知识为主要处理内容的第三代办公自动化。
办公自动化的三个发展阶段中完成了两个飞跃，即由数据处理向信息处理的飞跃，由信息处理向知识处理的飞跃。
在办公自动化系统的发展中，使用办公自动化系统的人员范围逐步扩大，由企业行政人员扩展到企业的管理层，再扩展到企业的全体员工。
另外，在运作机制上，也是从办公室的结构化数据处理到企业内部和外部信息的处理，再到有用知识的处理。
从简单的电子邮件、群件，到构建Web应用等各种方式中获取、存储、提炼和再用知识。
2.3.2 第三代办公自动化体系特点
基于知识管理的第三代办公自动化系统，能够在恰当的时间，将恰当的知识迅速的传给恰当的人，充分发挥信息共享、优化配置的资源优势，极大地提高了系统的实用性和效率，同时还兼具了如下特点：
●把知识管理融入BPR（业务流程重组）知识管理只有与业务流程紧密相连，才能获得成功。
将知识创造与发布同企业的业务流程相结合，不仅可以节省大量开支，更重要的是能够产生巨大的价值，通过知识管理实现对业务流程中无序的知识进行系统化管理，实现知识共享和再利用，从而提高业务水平和效率。
●改造企业文化知识管理的成功首先取决于鼓励信息共享的企业文化。
改造传统的企业文化、建立有利于知识共享的新型企业文化，是企业能够在知识经济时代不断发展的关键因素。
●建立学习型企业所谓学习型企业是指通过不断的学习来提高竞争力的企业。
这里所说的学习并不仅仅是看书、办学习班，而是包括了企业在系统研究项目和产品开发、营销、技术支持过程中学习，强调全员学习、全程学习和团队学习。
第三代办公自动化系统建立在企业Intranet平台之上，帮助企业实现动态的内容显示和知识的实际管理，使企业的每一个员工能够在协作中不断获得学习的机会和进步。
2.3.3 第三代办公自动化体系结构
如图3所示。
ERP
底层是企业的基本信息支撑环境，它包括ERP、MIS系统的信息化支撑，以及对企业外部Internet的信息获取。
三类系统的相互作用体现了Intranet的思想，通过设计和实现优秀的Internet信息获取工具，可以有效地利用外部的有用信息为企业内部的经营管理过程服务，帮助企业更好地把握来自市场的机遇与挑战。
第二层是企业多维知识仓库。
存在于底层企业信息支撑环境中的企业信息资源是烦杂而海量的，需要在数据挖掘与模式提取的工具支持下，发掘其中有价值的模式与知识，进行紧密而科学的组织，这是支持知识管理系统实现的有利依据。
图中的圆环代表了企业员工的工作环境，其上的各个结点代表企业中不同岗位上的员工。
第三代办公自动化系统可以这样概括：
它仍是以网络（Internet/Intranet/Extranet）为中心，以数据、信息所提炼和组织的知识为主要处理内容的办公自动化系统。
三、云集Oright网上办公自动化系统
3.1 设计思想
传统办公软件的缺点在于：
版本不断更新、设备和系统维护困难、应用环境多样、人员培训复杂、使用不够方便。
随着经济的发展，企业面临的市场竞争也越来越激烈，如何降低办公成本、提高办公效率是企业的共同追求。
同时，如何帮助用户实现大量信息快速、有效、准确地获取、管理和使用也是当今计算机软件业的追逐目标和发展原则。
有鉴于此，云集公司利用其自身在政府和企业公文管理、办公自动化领域的深厚积累，因应用户的需要，利用当今领先的WEB技术，推出B/S体系结构、多平台应用的Oright网上办公自动化系统软件。
它的特点是：
网络化——信息传递迅速、效率提高；数字化——信息传递准确、协同工作；智能化——以知识管理为核心，提供决策支持；无纸化——节约办公耗材，降低成本；流程化——流程自定义，并提供监督和提醒功能；方便性——随时随地方便办公，不受时间和地点限制；经济性——无需购买别的应用软件。
云集为企业提供的网上办公自动化系统方案定位于解决企业全局的资源管理和工作安排；掌控各部门之间的业务协作和进展；便利企业内部信息交流、知识管理；体现企业文化的精髓。
3.2 系统特色
1、各式表单的电子化管理，并提供凝聚了管理经验的示范表单模板。
2、客户可自定义工作流程，方便灵活办公。
3、B/S架构,真正的瘦客户端，且跨平台运行。
4、良好的接口性能,容易与其他软件系统（如财务、MRPⅡ、ERP等）整合。
5、安装使用方便，安全性能优良。
3.3 技术优势与特点
3.3.1 B/S体系结构
基于B/S的体系结构，真正实现瘦客户端。
界面简单、易操作，用户只要使用一个浏览器，就能进行各种应用操作，版本更新仅对服务器进行。
既能实现信息的网络化共享，同时又实现信息的集中化管理，避免由于个人工作电脑管理不严而造成的泄密。
用户端只需要IE浏览器，无须安装特殊的客户端软件，出差或移动办公时无须担心客户端软件意外受损，甚至无须携带笔记本电脑。
支持跨地域机构的协同办公。
系统升级只需要在服务器端进行。
3.3.2 多平台应用
系统能可应用于Linux、freebsd、Unix、Windows95/98/NT/Me/2000等系统平台之上。
3.3.3 虚拟网络
对于没有服务器的企业和单位提供虚拟域名，实现网上办公。
3.3.4 督办催办
支持文档在企业间流转和催办的功能，更加适合企业集团或大型机构的要求。
3.3.5 海量的信息存储机制
本系统将传统办公大量的不同载体上的信息集中到办公自动化数据库中进行管理，后台采用大型数据库，支持二进制大文件的存储，支持纸张文件、静态图像和动态图像的存储，并能进行统计分析，为决策科学化提供有力依据。
3.3.6 独具特色的办公自动提醒
对于各种事务，尤其是有时间限制的工作，能够自动提醒，同时支持多种提醒模式和方法。
3.3.7 XML技术
提供XML应用技术，支持文件的快速转换，使不同文件之间的兼容更容易。
3.3.8 以图形方式自定义信息处理流程
强大灵活的工作流引擎以及图形化的流程自定义，使系统能够满足各种复杂的流程业务需求。
3.3.9 完备而灵活的权限管理机制
利用员工的所属部门、角色和所属群组的设定，以及每个功能模块的详细的权限设置，形成一套完备而灵活的权限管理机制。
3.3.10强大的报表处理功能
在传统办公中，人工方式进行报表统计不仅工作量巨大，而且容易出错。
本系统提供报表的自定义功能，可设计出满足要求格式的报表，并将其发布到本OA系统上。
用户通过浏览器浏览相应的报表，并继而可进行报表的保存，打印，转档，发送及编辑等多种分级功能。
这并支持标准化的报表格式，使办公效率得到显著提升。
3.3.11预留WAP和SMS的WEB服务的接口
系统预留了WAP和SMS的WEB服务的接口，一旦公司采用了WAP和SMS的WEB服务，即可将此服务整合到本系统中来，使得办公环境延伸至无线网络，摆脱电脑对工作人员的束缚。
4 云集办公自动化系统模块
云集办公自动化系统分为信息交流、公共信息服务、个人办公助理、行政办公、表单使用、人事管理、系统管理、系统功能8大功能模块。
另外提供以下可选模块：
网上会议、移动办公、电子杂志编辑、互联网知识库、示范表单模板等。
4.1 系统登录
任何一个人均可进入办公网，可以查看不需要权限的内容。
但是只有登录后才可查看自己的个人文档。
其权限的分配由系统管理员在后台分配。
同一个用户只需要登录一次，就可以查看和操作其权限下的所有内容。
4.2 公共信息服务
分为新闻公告管理、电子白板、电子论坛、提案板、网上调查、网上寻呼等功能模块，可作为公司的信息入口和信息交流区。
新闻公告：
电子论坛：
4.2.1 公司新闻
a） 其实是发布公司新闻的管理系统。
相关人员负责拟稿，经过主管核准后，直接发布到公司主页的新闻公告中。
新闻报道中可以带图片和附件。
b） 提供内部办公网的新闻报道与公司外部网站中的新闻报道同步的功能。
c） 可以按部门，按员工，按时间段统计新闻数量汇总表。
4.2.2 公司公告
a）同新闻管理，相关人员负责拟稿，经过主管审阅、总经理签核后，直接发布到公司主页的新闻公告中。
b）可以对所有公司公告进行查询，并提供打印功能。
4.2.3 精英名录
提供单位内部的人员详细信息，类似员工大家庭。
但与人力资源系统中的员工信息不同，只摘取可公开的部分。
4.2.4 电子论坛
a）这是一个通用模块，类似一个非正式的会议室，提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间。
必须做到可以由系统管理开设各类讨论园地，如管理类型讨论，疑难解决，问题讨论，电脑园地等，并且能自动更新论坛页面。
b） 用户填写论坛申请表，自动发送到系统管理员，由系统管理员对论坛的使用权限进行后台设置，并将受理情况自动通知申请人。
4.2.5 公共资料共享
该模块提供给公司各个部门发布和存放部门的资料，可设置专人管理，并根据权限访问该模块内存放的资料。
a）该系统接收工作流应用中流转完成的各种文档和流转信息，以及其它方式收集的各种文档资料，用户也可把与本部门有关的公文、业务数据、文件等资料存放在文件柜中。
b）可以按部门也可以按专题进行分类，按文件柜的形式进行保存和管理，每个文件柜可设置专门的管理员和查阅人员，实现对公共文档信息的管理与共享。
c）管理员可对文件进行整理以便备查，还可将重要的文件传递到档案室进行正式归档。
4.2.6 公司、部门介绍
提供公司介绍、部门介绍。
数状结构的组织架构图。
4.2.7 信息采编、网络杂志
系统管理员新建各类网络杂志，要求能自动接受来自各网络的网络杂志，并能自动加入系统中，无需人员干预。
a）为组织提供了一个集中管理信息和知识的场所。
可设置人员和使用权限，以保障安全应用，并可对各种信息和知识进行方便灵活的查询和检索。
b）可以通过各种渠道，从所有可利用的信息源收集公司所需要的信息，从各种媒体采集的各种信息作为原始信息记录在案，经过筛选后编辑成各种主题的信息刊物（如每天播发重要信息、内参、经济形势、销售简报等）。
c）可以借鉴Lotus知识管理门户Raven 的做法。
当然这一块要达到发掘整理利用有用的知识，并将之在适当的时间传送给适当的人员，还有很多工作要做。
可能也是第三代的办公自动化软件的真正难点所在。
4.2.8 刊物编辑和发布
a）可在网上编辑和发布本单位内部的电子刊物。
实现网上投稿、网上编辑、可对全公司各部门的各类信息进行合理的收集、分类、查询，组合成电子文档在网上发行。
稿件计酬、稿费发放通过电子邮件通知投稿人。
网络杂志可以打印下来。
b）制作电子杂志模板，并且提供制作网络杂志的编辑工具。
4.2.9 网上传呼
动态实现与所有在线员工的实时交谈、协作和共享信息。
可以一对一，也可以一对多地发送信息，并有提醒功能。
4.2.10网上会议
虚拟会议系统，可以在网上召开各种类型的会议，会议设有主持人，与会人员以文字、音频、视频进行交流，具备一般会议的功能。
办公人员可以通过Internet召开远程会议。
4.2.11网上调查
同内部网现有的网上调查投票系统。
4.2.12电子白板
提供网上留言板的功能，特别是员工外出或有事需要交代提醒的时候用。
也可以发布通知、纪要等，提供让留言人删除该留言的功能，也可以回复该信息。
由于将公司的公告、部门留言、个人留言集中到一起方便查阅，可以使员工无论在哪里都能及时收到留言，提高紧急事件的快速反应能力。
Ø 公告板
Ø 部门留言板
Ø 个人留言板
4.2.13提案板（领导信箱）
a）反映公司各类情况的公开信箱。
本模块包括新建情况反映书、信箱主人收到信件，系统提供发表意见或转其他部门处理的功能。
b）发信人可以随时查看自己提交的情况反映书的办理情况。
c）提供分类统计意见件数表、意见处理率的查询。
d）用户可以依此模块建立自己的专用信箱，内容不公开，如：
总经理信箱、工会信箱等。
4.2.14WAP通知
将任务、通知等信息以WAP方式进行发送，使用者借助WAP手机便可以随时掌握组织动态。
（清华文通的可选模块）
4.3 个人办公助理
存放和处理个人相关的文件资料，其他人无法访问。
包括日程安排、工作日志、待办事宜、个人文档（公文包）、代理设置、密码维护、个人设置、我的邮箱（电子邮件）、通讯录、记事薄、办公自动提醒等多个功能模块，是方便的个性化的个人办公智能助理。
4.3.1 日程安排（计划）
用于个人时间管理，进行约会、会议安排、工作安排。
既支持传统的日程安排方式，又支持先进的PDCA计划管理模式，融合了现代企业管理理念。
通过日程安排，既可以合理的安排自己的工作，还可以通过台历式的图形界面，轻松地查看安排好的各种约会。
如果拥有适当的权限，您还可以通过系统把某项工作分配给他人去做。
系统还提供时时提醒的功能。
Ø 个人日程安排：
提供不受上下班时间约束的日程安排功能，提高工作效率
Ø 部门日程安排：
提供部门员工的协同工作的平台，提高团队管理效率
Ø 日程安排检索：
通过权限的设定，可以查看自己和他人的日程安排，并以图形化的方式直观地显示出来
4.3.2 工作日志（报告）
a） 用于填写工作计划或报告的界面，可以分日、周、月、季度、年进行分类填写，自动汇总到数据库。
b） 工作报告查询可以分日、周、月、季度、年、部门、群组、人名、报告种类进行，并提供打印的功能。
个人只能查询、修改个人的计划和报告，上级可以查询但不能修改下级的计划和报告，上级可以在查询时提出意见，用邮件方式回复给个人。
一旦上级查询过下级的报告后，个人不能再进行修改。
4.3.3 待办事宜
用户启动系统时，系统会自动检查用户当日该处理的公文、任务、会议等事务并以醒目的形式提醒用户。
另一方面也可通过向用户发送电子邮件、手机短信息、BP机短信息等方式，方便没有在线的用户知道自己的相关信息。
4.3.4 个人文档（公文包）
个人文档主要用来保存用户起草过的文件的副本,如收、发文的草稿等，并从这里起草之后进入审批流程进行审批。
本库与公文管理子系统连接，用户在此起草公文，在这些文件完成并提交之前，除用户本人之外任何人均无法看到文件的草稿；当用户定稿后可在本库通过按钮“进入流程”直接进入相关的数据库，而无需逐一打开其它数据库。
也可以用它来保存并管理其它任何有价值的资料，包括从书报杂志中摘录的，或从其它数据库拷贝过来的，或是引入的各式各样的图片文件，样式繁多，内容不限。
4.3.5 代理设置
当本人因工外出或请假时，设置部分工作的代理人，可以将个人负责的工作分别分派给不同的人，也可对自己负责的工作进行授权、分派，代理级别可分一级代理和二级代理。
代理设置好后，系统会自动对所有涉及的代理人、代理工作部分进行自动识别和判断，并根据相关规则进行工作流的分派，从而达到高效、及时的处理。
4.3.6 密码维护
设置和修改个人密码，保护自我，保证系统安全。
4.3.7 个性设置
可以设置个人喜欢的页面和最新进入的内容，系统启动时，会自动根据用户设定采用不同的页面模板，自动进入用户最关心的内容。
4.3.8 我的邮箱（电子邮件）
不仅提供分类信息（信件、文档、报表等）在系统内各分支机构、各部门及员工间快速、高效的传递，支持部门成员协同工作，还可以实现与外界邮件系统进行通讯，直接面向Internet发送和接收邮件。
4.3.9 通讯录（名片管理）
分为个人通讯录和共享通讯录，管理个人和公司通讯信息，具备快速分类统计、查询、打印功能。
内容包括姓名、单位、职位、公司地址、传真、传呼、手机、个人（或公司）网页地址、e-mail、特长等项目，需要实现输入修改查询（全文检索）的功能，并且针对单张名片，名片所有人可以授权别人共享。
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