企业组织结构与管理制度分析报告.docx
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企业组织结构与管理制度分析报告
湖南航天经济发展（集团）有限公司
（综合管理部内部文件）
组
织
结
构
与
管
理
制
度
编制：
综合管理部
时间：
二00三年十二月二十日
第一部分组织结构与岗位职责
一、组织机构设置………………………………………………………
二、部门工作范围……………………………………………………
三、部门工作职责……………………………………………………
四、各岗位分工及职责划分……………………………………………
五、岗位职责……………………………………………………………
第二部分管理制度
六、办公室保密管理规定
七、公章使用管理规定
八、商务中心管理规定
九、办公室定置管理规定
十、商务车辆管理规定
十一、办公用品管理规定
十二、档案管理规定
十三、会议管理规定
十四、固定资产管理规定
十五、办公区域安全保卫管理规定
十六、清洁卫生管理规定
十七、安全管理规定
十八、计算机安全操作规程
十九：
公文处理流程
第一章组织结构与岗位职责
一、组织机构设置图
二、部门工作范围
综合管理部的工作范围概括为业务类、政务类、日常事务类、组织协调类、监督控制类、考核类、服务类工作。
１、业务类工作包括：
行政公文写作、行政公文处理、企业文化建设、会议管理、档案管理、印信证管理、证照管理、人事管理、信息处理、信息管理、保密工作、商务中心管理、固定资产管理、低值易耗品管理、公务车辆管理、公用产权管理、办公环境管理、社会福利管理等、质量管理、安全管理、；
２、政务类工作包括：
党纪字公文写作、党纪字公文处理及党总支委派的各类相关工作、工会委员会的日常工作；
３、日常事务类工作包括：
办公用品的计划、购买、领用，文字资料的处理、复印，传真的接收、发送，报刊、杂志的收、发，文件签发、归档，介绍信的日常规范使用，印章的日常规范使用，招待物质的规范购置及日常使用，会议通知，会议室的计划使用，商务车辆的调度安排、日常养护、修理，报销凭证的传递；
４、组织协调类工作包括：
各类活动的计划、组织、安排、实施，所属各部门营业证照的登记、变更、年检，商务车辆、公务车辆的年检，公司员工驾驶证照的年检，及各部门要求协调的突发性事件等；
５、监督控制类工作包括：
托收电话费用的审核，水、电费的审核，招待费用、管理费用的控制、监督；
６、考核类工作包括：
全面负责集团公司办公区域内所属各部门的日常考核工作、年度考核评价工作；
７、服务类工作包括：
会议室的茶水安排、日常来人、来访接待及集团公司领导临时安排的其它事宜。
三、部门职责
1、负责本部工作范围内各项工作，着重于行政基础管理和日常事物管理，当好集团领导的参谋，协助领导做好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查，建立健全各项规章制度建设，促进集团公司各项工作的规范化管理；
2、负责集团公司的公文、资料、信息的宣传报道工作，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报。
3、负责集团公司文电的处理和文书档案的管理工作，负责对会议、文件决定的事项进行催办、查办和落实；
4、加强对外联系，拓展公关业务，促进公司与社会各界的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象；
5、建议、推行、修订各项管理制度；
6、负责公司的印章管理；
7、负责公司的礼品管理；
8、负责公司合同管理和法律事务联系；
9、负责公司的营业证照管理；
10、负责公司机密文件资料及信息的保密工作；
11、负责控制公司各项行政费用的开支；
12、负责公司的人事、劳资、福利等综合管理工作；
13、负责处理公司的各项投诉与合理化建议；
14、完成领导交办的各项任务。
四、各岗位分工及职责划分
综合管理部部长：
１、职务规定
第一条负责根据总经理的要求，检查、督促科工集团、基地对集团公司的指示精神、集团公司总经理办公会决议及总经理令的全面贯彻执行；
第二条参予总经理授权的集团公司的各项经营管理活动；
第三条定期组织、收集、分析、综合公司有关经营、行政等方面的情况，主动做好典型经验的调查总结，及时向总经理汇报、请示工作；
第四条根据总经理指示，负责组织总经理办公会议的组织、安排工作，做好会议纪录，整理会议纪要；
第五条组织起草总经理布置的集团公司的各类工作计划、总结和工作报告；
第六条组织起草各类文件，负责审核公司发文，负责秘密文件的立卷、归管、保管工作，负责审核各类文件的编号、打印；
第七条考核印鉴和介绍信的使用、保管工作；
第七条协调、安排涉及各部门子、分公司主管参加的各种会议；
第八条组织、安排各级政府、上级主管部门的来访接待；
第九条根据总经理提出的方针、目标、要求，及时编制本部的方针目标，并组织贯彻落实；
第十条负责公司办公室的分配调整及办公用品、用具标准的制订和管理，并对办公用品、用具标准化及各部门、子、分公司文明办公进行检查督促；
第十一条负责公司党总支书记交办的各项工作的落实，组织、收集有关的信息并及时向党总支书记汇报，组织安排各项会议的准备工作；
第十二条 负责机要室的全面管理工作；
第十三条负责完成集团公司领导临时交给的各项任务。
2、职权规定
第十三条有权向公司所属各部门、子、分公司索取必要的资料和情况；
第十四条有权检查督促总经理办公会议决议、总经理令和总经理布置的工作的贯彻执行情况；
第十五条有权催促各部门、子、分公司按要求完成公司下达的工作任务；
第十六条有权催促各部门、子、分公司及时做好文件与资料的立卷、归档工作；
第十七条对不符合规定，或质量不高，效果不大的文件、资料，有权拒绝打印发放；
第十八条有权根据总经理的指示，对办公用房进行分配和调整，并对办公用品、用具标准化进行检查、督促；
第十九条有权对不利于公司整体利益的行为和做法提出批评和指正。
3、职责规定
第二十条对得知经营管理工作出现异常情况后未及时向总经理反映，以致造成重大损失负责；
第二十一条对行文、发文出现的差错，收集与整理的资料失实而造成的严重的后果负责；
第二十二条对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责；
第二十三条对公文、函件、报刊、电报传递不及时或发生丢失、误传，影响工作的情况及现象负责；
第二十四条对本部门的工作质量和任务完成情况负责，对印鉴、介绍信管理不严或使用不当而造成的不良后果负责；
第二十五条对未及时根据公司方针目标的有关要求，编制清楚本部方针目标或未及时检查和落实负责。
办公室文秘兼统计
1、工作性质
办公室文秘是综合管理部机构设置中的一个重要岗位，肩负着部长助手、办公室内部相关事务管理的重任。
２、工作范围
其工作范围概括为：
协助部长处理本部门的相关工作、负责文书工作、统计工作、日常事务性工作及其它临时性工作。
协助部长处理的相关工作包括：
着重在企业文化建设，质量建设及管理，安全管理，办公用品（含低值易耗品）的定点购买、年底清核管理，固定资产的管理，合同、文件、档案、影像资料、图片的清理、分类、保管、归档管理，各类印鉴的制作、使用管理，介绍信、出门证的管理，各类经营类证照的年检、变更、登记、注销、保管、使用管理，集团公司下发的绝密、机密性文件的管理，产权资料的管理，市场信息调研、信息处理管理；
文书相关工作：
各类公文写作，公文的会签及各类公文登记处理，一般会议的准备、纪录、纪要整理，基地及集团公司文件的收、发，集团公司领导的相关文件资料的分送到位，《航发简报》及内部刊物的出刊、发行；
统计工作：
涉及集团公司及所属各部门相关统计资料的信息处理、报表填报、资料管理工作；
日常事务性工作：
来访接待，电话接听，有关事项、各类会议的通知、传达，各类活动的组织、计划、安排；
其它工作：
完成集团公司领导及部门领导交办的其它工作。
3、岗位职责
第一条负责企业文化建设、实施安排工作，质量建设、实施及日常管理；
第二条 负责部门的安全管理，集团公司的固定资产管理，２００元以上进价的办公用品的使用管理，所有办公用品（含低值易耗品及）的定点购买、年终清察管理，合同、文件、档案、影像资料、图片的清理、分类、保管、归档管理，各类印鉴的制作、使用管理，介绍信、出门证的管理；
第三条 负责各类经营类证照的年检、变更、登记、注销、保管、使用管理，产权资料的管理，市场信息调研、信息处理管理；
第四条 负责集团公司下发的绝密、机密性文件的管理；
第五条负责集团公司各类公文写作，公文处理（登记、传阅、会签、发文等）工作，基地及集团公司文件的收、发，集团公司领导的相关文件资料的分送到位，《航发简报》及内部刊物的出刊、发行工作；
第六条 负责一般来访接待、安排工作，电话接听，有关事项、各类会议的通知、传达，各类活动的组织、计划、安排；
第七条 负责涉及集团公司及所属各部门相关统计资料的信息处理、报表填报、资料管理工作；
第八条负责总经理层和党总支的信件、文件资料的传递及信函的答复。
第九条负责完成集团公司领导及部门领导交办的其它工作。
打字员兼保管
１、工作范围
商务中心管理：
电脑的正确使用、管理，打印机、复印机的正确使用、维护、保养管理，所属各部门、外来单位的文件、资料打印、复印及传真的接收、发送的收费管理；集团公司文件、图片、资料的打印、复印；各类广告宣传用品的清理、保管；
办公物资保管：
２００元以下进价的办公易耗品的计划、统计、汇总及控制，办公易耗品（如电话机、计算器、签字笔、笔芯、胶棒、信签纸、纸杯、文件夹、笔记本、电池等）的领用登记、分帐管理，库存物资的清理及保管；
信息处理：
集团公司人事资料信息资料的管理，机要室保密资料、局域网终端的信息处理及管理，年度报刊、杂志的计划、征订管理，总经理班子所有成员的报刊、杂志的按时送达及清理、整理工作，所属各部门的信函、报刊、杂志的收、发工作，信息的传递、反馈、意见汇总，互联网的上网管理及信息处理工作，电话安装、移机的申请及管理；
日常事务性工作：
各类会议的一线接待工作，基地文件的送、取工作；
其它工作：
集团公司领导及综合管理部部长交办的各项工作。
２、岗位职责
第一条 负责商务中心的全面管理，计算机的安全使用、管理，打印机、复印机的正确使用、维护、保养管理，所属各部门、外来单位的文件、资料打印、复印及传真的接收、发送的收费管理，对商务中心办公设备的状态提出合理化建议，并定期进行维护及按要求填写办公设备维修（护）年度记录；
第二条 负责各类广告宣传用品的清理、保管；
第三条负责办公物资管理实施细则及各类表格的制定；
第四条 负责办公易耗品的统计、汇总、控制，对２００元以下进价的办公易耗品（如电话机、计算器、签字笔、笔芯、胶棒、信签纸、纸杯、文件夹、笔记本、电池等）的领用、登记、分帐进行管理；
第五条 负责库存物资的清理、保管工作；
第六条负责集团公司人事资料信息资料的管理，机要室保密资料、局域网终端的信息处理及管理，年度报刊、杂志的计划、征订管理，总经理班子所有成员的报刊、杂志的按时送达及清理、整理工作，所属各部门的信函、报刊、杂志的收、发工作，信息的传递、反馈、意见汇总，互联网的上网管理及信息处理工作，电话安装、移机的申请及管理；
第七条负责各类会议的一线接待工作，基地文件的送、取工作；
第八条负责完成集团公司领导及综合管理部部长交办的其它各项工作。
车管员岗位职责
第一条负责在部门领导的安排下，对集团公司所有商务车辆（含摩托车）及各专职驾驶员进行日常运行管理和综合管理；
第二条负责计划安排各商务车辆的日常调度使用，开出派出单须考虑合理、周到、全面；
第三条负责对各商务车辆（含划入各部门的公务车辆）的规范化管理，着重于各车辆非工作时间停放地点的综合考核，组织安排各车辆节假日加班、对外营运的有关情况，完成营运费用回收的工作；
第四条负责对各驾驶员的工作绩效、出勤情况、业务水平、职业态度的全面考核及驾驶员工作岗位的调整安排；
第五条负责驾驶员每月的出车里程数核算，出车补助统计、报领，及时填报集团公司及部门领导需要的报表和资料；
第六条负责审核、统计、安排各车辆的维修、保养、配置增加计划，并将相关开支项目及时向主管领导请示汇报；
第七条负责与修理厂的沟通与联络，完成修理费用的报帐过程；
第八条负责各车辆的安全管理，及时处理各类遗留问题、事故和违章现象，组织安排车辆的年检及规费的购买，协助办理集团公司范围内自愿参加驾照年检的相关事宜，按时参加基地组织召开的各类安全专题会议。
驾驶员岗位职责
第一条负责在部门领导指挥下、车管员的具体安排下，认真做好安全驾驶工作，确保自身及出行人员的人身安全；
第二条负责工作时积极主动，具备服务意识，服从分配，对领导、对一般员工保持一致的热情服务态度，尽可能做到随叫随到，不讲理由和借口，同事之间团结互肋，无出车任务时，按时上下班，有事提前说明事由，不出情绪车；
第三条负责出车前各项设施的安全检查，确认无隐患后出车；
第四条负责车辆及派车单的规范化使用，不代他人签字，不虚报、多报里程数，未经领导批准不开公车办私事，夜间等非工作时间不将车辆停放在指定车库以外的地方；
第五条负责申报各车辆的维修、保养、配置增加计划，未经部门领导的审批、车管员的安排，不得对车辆进行维修、保养、配置增加，划入各部门使用的公务车须严格遵守相关的车辆管理规定；
条六条负责车辆在公司指定的修理厂进行维修，不以各类理由擅自安排车辆在其它地点修理，车辆发生突发性事件须办理核保手续时，同专职驾驶员一起（人数要求两人以上）前往办理；
第七条负责严格遵守交通规则，不违章，按时申报年检、购买保险、相关规费的计划；
条八条负责遵守综合管理部的保密制度及各项规定，不谈论公司尚未公开的信息。
第十条负责个人形象及言谈举止的得体，出车期间，如遇带车人中途下车办事，应在约定地点等候，如确需离开，要将车内贵重物品、资料锁在车尾箱后，方可离去。
人事劳资岗位职责
第一条负责根据公司生产经营所需专业做好大中专毕业生的选拔、接收工作和劳动力使用、招聘用手续，及时办理大中专毕业生转正定级工作；
第二条负责经办并协助工会组织办理员工的劳动合同关系签订手续，及时办理医疗保险的接续关系，及时协助局劳资部门办理员工的社会养老保险手续，承办工会组织内部各项具体工事务；
第三条负责承办各类专业人员技术职务的社会考试报名和内部评聘的具体工作，承办工人考工晋升的报名、应会考试，工资晋档的各项具体工作，办理事业单位员工的年度考核、评审及上报工作，承办事业单位两年一度的工资晋档、晋档表格填报等具体工作；
第四条负责经办并协助公司行政领导做好职工培训的具体工作、安全工作，承办公司安委会交办的安全生产管理的具体工作；
第五条负责经办并协助总支书记处理党内具体事务，负责指导各支部开展党内各项工作，做好总支会议的纪录整理工作，按时完成党内实力统计报表工作，及时与上级组织部门沟通联络工作，做好党费催缴上交工作，办理组织关系的接转工作，承办党内换届、补选的各项具体工作；
第六条负责年报统计工作，准确、全面、真实地填报相关表格，及时向当地政府统计部门报送有关统计数据。
门卫岗位职责
第一条负责集团公司及所属各部门办公区域内的日、夜间值班，安全保卫，各项电器设施安全无隐患，各办公室门、窗关闭，车库、出租房夜间安全管理，防火、防盗、防投毒，按时开、关门等各项工作；
第二条负责办公区域的开、关门时间，正常开门时间（上午：
6：
00～12：
00，下午：
14：
00～22：
00），周末开门时间推延2小时，关门时间提前2小时，上锁前须认真检查各办公室的门窗上锁情况、、电灯、电器设备、电源关闭状况，确保无安全隐患；
第三条负责办公区域15：
30～次日8：
00（视作息时间安排调整）的安全保卫工作，要求临睡前对办公区域进行巡视和检查，发现特殊情况及时向部门领导及公司领导汇报情况，并根据领导指示向基地安全保卫部门报案；
第四条负责办公区域１2:
00～14:
00及17:
30～22:
00时间段出入公司外来人员的盘察和控制,保护各项体育设施、公共设施的安全、完整、清洁，并实行定置管理；
第五条负责集团公司办公区域远红外报警系统的管理、检测和日常使用维护；
第六条负责服从集团公司的节假日值班安排，执行由综合管理部根据各部门值班安排情况确定的节假日工作时间安排，按时到岗、坚守岗位、认真履行值班员的工作职责；
保洁员岗位职责
第一条负责集团公司及所属各部门公共区域、办公区域的环境卫生，为员工的身心健康创造干净、整洁的办公环境和休息空间；
第二条负责保持清洁卫生的单元包括：
办公大厅、公共走廊、楼梯间、楼梯扶手、各办公室、卫生间、洗手间、各会议室、办公区域户外场坪、各垃圾筒等；
第三条负责对各办公室进行日常定时清扫、整理、通风、消毒，保持各办公家具、办公设备的整洁、干净，对集团公司领导的招待茶具进行及时的清洁、消毒，归纳整理报纸、杂志；
第四条负责供应集团公司各部门、各办公室、各会议室的日常饮用开水，及时申报开水瓶的更换、购置计划；
第五条负责各清洁设施的使用、保养，及时申报维修、更换计划。
第二章管理制度
办公室保密管理制度
第一条为规范本部门的行政办公纪律，加强保密意识，在《员工手册》的基础上，特制定本制度。
第二条保密工作是指对可能发生的泄密和窃取活动采取的系列防范措施。
保密工作原则：
积极防范、突出重点、严肃纪律。
全体员工应做到：
不该看的不看，不该问的不问，不该说的不说。
第三条文件的资料保密：
①拟稿：
文稿的拟定者应准确定出文稿的密级。
②印制：
文件统一由综合管理部印制。
③复印：
复印秘密文件和资料，由填制申请表并写明意图。
④递送：
携带秘密文件外出，需包装密封，并两人同行。
⑤保管：
秘密文件统一归档保管，个人不得保存，如需借阅，出示申请，并于当天归还。
⑥归档：
没有解密的文件和资料存档时要在扉页上注明原定密级，并按有关规定执行。
第四条保密内容按以下三级分：
①绝密级：
a.集团领导的电传、传真、书信；b.非公开的规章制度、计划、报表及重要文件；c.正在研究的发展计划项目与具体方案。
②机密级：
a.集团电传、传真、合同；b.技术性资料及文件；c.员工档案；d.组织状况、人员编制；e.人员任免（未审批）。
③秘密级：
集团的经营数据、策划方案及有损于集团利益的其他事项。
第五条保密文件实行专人管理，基地下发的秘密级以上文件、集团公司产生的绝密级文件由本部门负责人管理，集团公司的机密级、秘密级文件由文秘专管。
每年四月对保密文件进行清察，将解密文件及时报局保密委审批备案。
第六条严禁商务中心的计算机上国际互联网，并对办公自动化设备实行保密管理。
关于下发《航发集团公章使用管理规定》的
通知
所属各单位：
为进一步加强基础管理水平，切实维护集团公司的权益、利益，规范相关工作流程，特制定《航发集团公章使用管理规定》下发所属各单位，请遵照执行。
特此通知。
附件：
《航发集团公章使用管理规定》
航发集团公章使用管理规定
为规范航发集团的公章使用管理工作流程，加强基础管理水平，切实维护集团公司的权益、利益，进一步地促进经营管理工作的发展，特规定如下：
一、公章的管理
1、集团公司及所属各单位的公章由综合管理部统一管理使用；
2、各单位的合同专用章原则上由综合管理部管理，特殊情况需要在业务部门保管使用时，由综合管理部记录合同编号，统一登记并办理借章手册，指定专管员管理，年底综合管理部根据登记的合同编号清检合同专用章的使用情况；
3、公章日常使用指派专人进行管理，节假日由综合管理部部长收管；
二、公章的使用
4、严格执行用章登记签字制度，先登记后用章，公章保管员必须有高度的政治责任感，保障集团公司在正常范围内使用公章。
保管人员在使用公章时应看清楚待用章的资料是否属于正常业务范围之内的各类事务，如属非业务范围之内事务或待用章资料未按规定程序办理相关手续，公章保管员有权拒绝为其盖章；
5、各单位因业务关系需要使用合同专用公章时，在总经理授权代理人办理的情况下，一般购销业务及各类一般对外业务合同、协议，须经部门领导同意、签字后方可盖章；涉及较大的资金开支业务及办理承兑合同业务时，须经分管副总经理审核签字，总经理签字后方可用章，各单位的业务报价单或其他对外资料，须经部门经理审核同意并签字后方可用章；
6、非业务范围对外使用公章，须经集团公司总经理同意，并只限于个别特殊情况；
7、对公司所有需要用章的介绍信、说明、证明及对外发出的公文、通知，须严格把关、同一编号、造册登记；
8、对没有按规定程序办理手续的，如未经批准人签字、未进行用章登记等必要程序，公章保管员擅自用章的，一切后果由保管员负责，造成损失的，追究当事人的经济和法律责任。
对趁公章保管员不在，擅自使用公章的行为，按照集团公司《员工手册》有关规定对当事人进行处罚，情节严重的，追究其相关法律责任；
9、对按规定程序办理用章手续的用章情况，一切后果由批准签字人承担负责；
10、一般情况不能对空白凭证、表件用章，如确因工作需要，由业务部门负责人向综合管理部提交书面说明，作为用章登记附件，方可用章；
11、各单位相关文件需使用单位行政公章时，需出具文件会签单交综合管理部审核，方可登记用章；
三、公章的借用管理
12、各单位的公章原则上不予带出，确因业务关系需要携带外出的，借出人须两人以上，持经所在部门负责人同意并签字的借章申请单，在征得综合管理部部长同意的情况下，按程序办理完登记手续后方可借出，并要求当日归还。
自借出人签字起，公章的使用由借出人负责，并且只能用于部门负责人所签署的事由，用完后及时归还并办理注销登记；
13、因公章借出使用而延误其他业务用章造成不良后果的，由借出人向集团公司提交书面说明；
14、公章遗失应追究保管人责任，外借遗失的，由借出人承担责任，公章遗失除立即向上级主管领导报告外，应依法公告作废，不得私刻公章；
15、各单位因经营工作原因需刻制专用公章的，需向综合管理部提交申请，经总经理审核同意后，由综合管理部到指定刻章点进行刻制，登记保留印模后，各单位公章专管员按程序办理完用章手续后，专用公章可在业务部门保管，并于每年年底接受综合管理部的统一清察；
16、各单位的专用章每年12月底交回综合管理部，需要继续使用的，按规定程序重新办理相关手续；
17、本管理规定所提及公章，包括集团公司行政公章、合同专用章、所属各部门的公章、合同专用章、技术公章、集团公司企业法人及主要分管领导私章等。
18、本规定解释权属综合管理部，自二00四年一月一日起执行。
二00四年元月一日
航发管字（2004）02号
关于下发《航发集团商务中心管理规定》的通知
所属各单位：
为加强商务中心规范化运作力度，切实提高商务中心的办公效率、增收节支，树立集团公司窗口单位的新形象，特制定《航发集团商务中心管理规定》下发各单位，请遵照执行。
特此通知。
附件：
《航发集团商务中心管理规定》
二00四年元月一日
航发集团商务中心管理规定
商务中心所属综合管理部，是面向全公司直接对综合管理部负责的服务性机要部门，切实加强对商务中心的管理，是保障公司合法权益、有效服务公司各部门日常事务工作的重要措施，管理规定如下：
一、商务中心的职责
1、负责集团公司对内、外各类合法文件、资料的打印、复印、装订及信息处理，各类关及公司内外业务的传真收发、传递，并保证各类文件、资料操作的保密性；
2、负责集团公司各部门订阅报刊的准确分检、快速投递；
3、负责集团公司各部门办公用品的发放、领用
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