用ACCESS开发企业人事档案管理系统.docx
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用ACCESS开发企业人事档案管理系统
1引言1
2研究对象及方法1
2.1研究对象1
2.2研究方法1
3系统需求分析2
3.1用户需求分析2
3.2系统功能分析2
3.3系统结构图2
4系统详细设计2
4.1系统功能模块设计3
4.2数据库需求分析3
4.3数据库概念设计4
4.4数据库逻辑结构设计5
4.5数据库结构的实现5
5系统实现6
5.1数据库开发软件ACCESS简介6
5.2登录窗体模块设计6
5.3人事档案登记窗体模块设计8
5.4统计查询窗体模块设计9
5.5报表的设计10
6系统测试11
7结束语11
参考文献11
用ACCESS开发企业人事档案管理系统
指导教师：
【摘 要】：
人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
为了使企业人事档案管理工作系统化、规范化、自动化，提高企业人事档案管理的效率，根据企业的实际管理需要，利用ACCESS数据库开发一个管理系统，系统主要包含档案登记、家庭关系登记、社会关系登记等方面的功能，提供统计、查询的功能方便平常的人事档案管理。
【关键词】：
人事档案管理数据库管理系统数据库开发ACCESS
1引言
随着计算机技术的飞速发展，计算机在企业管理中应用的普及，利用计算机实现企业人事档案的管理已经势在必行。
人事档案管理系统的主要任务是对人事档案进行整理，使得能方便快捷地对人事档案进行查询、统计、更新、并且能按一定要求输出报表。
通过该系统、使企业的人事档案管理工作系统化、规范化、自动化，从而提高企业人事档案管理的效率。
人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。
主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。
是个人参及社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。
人事档案管理是每个企业必不可少的。
人事档案管理系统一般包括对人事档案的统计、查询、更新、报表输出等功能。
如果用人工直接统计的话，工作量将十分庞大，特别是，如果企业的员工有几万或几十万人时，人工统计将变得不可想象。
用计算机可使人们从繁重而又单调的统计运算中解脱出来，仅用一些简单的操作便可及时准确地获得需要的信息。
在设计一个系统时，首先要做好需求分析，合理地运用ACCESS数据库的基本方法，建立一个适合企业的人事档案管理系统。
2研究对象及方法
2.1研究对象
人事档案管理系统是一个数据库应用系统，员工的所有信息都是保存在数据库中。
在数据库应用系统的开发过程中，数据库的结构是数据库应用系统的开发过程中一个非常重要的问题。
当然这里指的数据库设计是指数据库中各个表结构的设计，包括信息保存在哪些表格中、各个表格的结构如何以及各个表之间的关系。
其中数据库结构设计的好坏将直接对应用系统的效率以及实现的效果产生影响，好的数据库设计将会减少数据库的存储量，数据的完整性和一致性较高，系统具有较快的反映速度，简化基于此数据库的应用程序的实现等[1]。
2.2研究方法
对本次设计采用调查法，调查法是科学研究中最常用的方法之一。
它是有目的、有计划、有系统地搜集有关研究对象现实状况或历史状况的材料的方法。
调查方法是科学研究中常用的基本研究方法，它综合运用历史法、观察法等方法以及谈话、问卷、个案研究、测验等科学方式，对教育现象进行有计划的、周密的和系统的了解，并对调查搜集到的大量资料进行分析、综合、比较、归纳，从而为人们提供规律性的知识[4]。
3系统需求分析
3.1用户需求分析
人事档案管理系统，以推动人事档案管理进步为宗旨，它帮助企业人事档案管理者，运用先进的计算机数据库管理技术，快速准确处理复杂的人事数据和事务，优化提升人事档案管理思想，有效地提高了人事档案部门的工作效率，使得人事档案管理者可以有更多的时间去思考和解决企业人事档案开发的深层次战略性问题。
同时系统也是一种适合全部人员应用的综合性工作平台，可以满足不同人员对人事档案系统的应用需求；推动人事档案管理的进步和发展。
并最终推动人事档案管理迈向新的高度。
3.2系统功能分析
人事档案管理系统是基于Windows操作平台，利用计算机关系数据库技术进行操作，主要满足企事业单位的人事档案数据管理。
人事档案管理系统的功能和目标主要是人事档案管理系统有企事业的个人或部门信息录入、系统初始设置、档案登记管理、报表统计查询模块、报表输出、在线帮助6大功能模块，其中个人、部门基本信息录入主要用于前期管理工作,系统初始的设置、档案登记管理、统计查询、报表输出4个模块共同完成档案管理过程中的数据库维护、录入、统计、打印等各项功能。
其追求目标为界面设计优良，系统功能性强,兼容性好，对软、硬件系统要求较低，能最大限度地追求高效益，节约人力、物力,大大提高工作效率。
3.3系统结构图
经过系统功能分析，基本确定了系统的主要功能，根据系统的流程，得到系统的结构图，如图3-1：
图3-1系统结构图
4系统详细设计
4.1系统功能模块设计
根据人事档案管理的特点以及企业对管理的实际需求，对人事档案管理系统的主要功能分为如下的几大方面。
（1）登录界面模块：
该模块提供人事档案管理系统的登录界面，是主系统的惟一入口，只有密码正确才能进入系统，在登录时可以选择不同的用户，不同的用户有不同的密码，这样就能做到职责明晰。
（2）档案登记模块：
该模块提供全部人事档案的登记界面。
同时提供简单查询、修改、删除数据等功能。
（3）家庭成员登记模块：
可以进行家庭成员的登记，同时提供修改、删除数据等功能。
（4）社会关系登记模块：
可以进行社会关系的登记，同时提供修改、删除数据等功能。
（5）统计部门登记模块：
可以进行统计部门的登记，同时提供修改、删除数据等功能。
（6）统计职务登记模块：
可以进行统计职务的登记，同时提供修改、删除数据等功能。
（7）统计职称登记：
可以进行统计职称的登记，同时提供修改、删除数据等功能。
（8）统计文化登记模块：
可以进行统计文化的登记，同时提供修改、删除数据等功能。
（9）档案查询模块：
通过输入某一条件，对档案信息进行查询明细。
极大的方便了日常的管理。
（10）统计模块：
该模块提供按某一条件进行统计的界面。
（11）报表模块：
该模块按一定格式将人事档案以报表格式输出。
4.2数据库需求分析
数据库结构设计的第一阶段，也是非常重要的一个阶段，就是数据库需求分析，在这个阶段里主要是收集基本数据以及数据处理的流程，为以后进一步设计打下基础。
在这个阶段主要解决两个问题：
（1）内容要求：
调查应用系统用户所需要操作的数据，决定在数据库中存储什么数据。
（2）处理要求：
调查应用系统用户要求对数据进行什么样的处理，理清数据库中各种数据之间的关系。
为了解决这两个问题，本人对某一企业的人事档案管理进行了详细调查，从而保证了信息收集的完整性，也为下一步的数据库概念设计打下了扎实的基础理论。
4.3数据库概念设计
创建数据库是设计系统的第一步，其关键问题在于确定所需的表结构并为之建立索引。
为了使系统设计精练实用，体现关系型数据库的特点，还要为各相关表建立关系。
通过对企业的人员管理的详细调查分析、整理归纳，设计出了档案管理系统中的数据项和数据结构如下：
（1）人事档案（员工编号、姓名、性别、出生年月、身份证号、联系电话、住址、籍贯、文化程度、职称、部门、职务、基本工资、简历）。
（2）家庭成员（员工编号、编号、家属姓名、及员工关系、出生年月）。
（3）社会关系（员工编号、编号、关系姓名、及员工关系、出生年月）。
（4）密码表（用户名、密码、权限）
为了方便统计，还增加几个用于统计的临时表：
（1）统计部门（部门、人数）。
（2）统计职务（职务、人数）。
（3）统计职称（职称、人数）。
（4）统计文化程度（文化程度、人数）。
这一设计阶段指在需求分析的基础上设计出能够满足用户需求的各种实体。
根据上面分析所得的实体有：
人事档案实体、家庭成员实体和社会关系实体。
实体间的关系E－Ｒ图如图4-1所示。
图4-1、E-R图
4.4数据库逻辑结构设计
概念结构是独立于实际数据模型的信息结构，必须将其转化为逻辑结构后才能进行数据库应用的设计。
也就是要将概念上的结构转化为ACCESS数据库系统支持的实际数据模型。
第一步转化是将实体转化为关系表。
即将实体的属性定义为表的属性[3]。
第二步转化是联系的转化。
即将各个实体之间的联系转化为表格之间的关系，如主键的定义。
本系统数据库中的各个表格的设计结果如表１至表７所示。
表１ 人事档案表
列名
数据类型
可否为空
说明
员工编号
数值型（１０）
否
编号
姓名
字符型（１０）
否
姓名
性别
字符型（２）
否
性别
出生年月
日期型（８）
否
出生年月
身份证号
字符型（18）
否
身份证号
住址
字符型（３０）
可
住址
联系电话
字符型（１０）
可
联系电话
籍贯
字符型（１０）
否
籍贯
文化程度
字符型（１０）
可
文化程度
职称
字符型（１０）
可
职称
部门
字符型（１０）
否
部门
职务
字符型（１０）
否
职务
基本工资
数值型（１０）
否
基本工资
简历
备注型
否
简历
表２ 家庭成员表
列名
数据类型
可否为空
说明
员工编号
数值型（１０）
否
编号
编号
自动编号
否
编号
家属姓名
字符型（１０）
否
家属姓名
及员工关系
字符型（１０）
否
及员工关系
出生年月
日期型（８）
否
出生年月
表３ 社会关系表
列名
数据类型
可否为空
说明
员工编号
数值型（１０）
否
编号
编号
自动编号
否
编号
关系姓名
字符型（10）
否
关系姓名
及员工关系
字符型（10）
否
及员工关系
出生年月
日期型（8）
否
出生年月
表4统计部门表
列名
数据类型
可否为空
说明
部门
字符型（10）
否
部门
人数
数值型（10）
否
人数
表5统计职务表
列名
数据类型
可否为空
说明
职务
字符型（10）
否
职称
人数
数值型（10）
否
人数
表6统计职称表
列名
数据类型
可否为空
说明
职称
字符型（10）
否
职称
人数
数值型（10）
否
人数
表7统计文化程度表
列名
数据类型
可否为空
说明
文化程度
字符型（10）
否
文化程度
人数
数值型（10）
否
人数
4.5数据库结构的实现
当完成数据库的逻辑结构设计后，就要在ACCESS数据库开发程序中完成各数据表的创建，创建表在ACCESS中只要用在设计器中通过输入表字段名就可以完成。
设计完数据表后，还有一步重要的工作就是设计好表之间的关系，经过设计主要表之间的关系设计如图4-2所示：
图4-2、关系图
5系统实现
5.1数据库开发软件ACCESS简介[2]
ACCESS是Microsoft推出的桌面关系数据库产品，及其他数据库不同的是，ACCESS提供了一个很好的应用程序开发环境，它使用VBA作为开发语言，和VB类似的界面设计方法，易学易用，在面向数据库的应用程序开发方面比起VB的开发效率更高，功能更强，它提供了很多对象（表，窗体，查询，报表）的设计向导，使得有VB基础的人一用就会，ACCESS拥有的子窗体/子报表控件，直到现在也没有哪个VB的OCX控件能够及之媲美，它在设计主细表结构的界面和报表方面给程序员带来巨大的方便，所以ACCESS的应用程序开环境有很好的开发效率。
Access数据库由七种对象组成，它们是表、查询、窗体、报表、宏、页和模块。
表（Table）——表是数据库的基本对象，是创建其他5种对象的基础。
表由记录组成，记录由字段组成，表用来存贮数据库的数据，故又称数据表。
查询（Query）——查询可以按索引快速查找到需要的记录，按要求筛选记录并能连接若干个表的字段组成新表。
窗体（Form）——窗体提供了一种方便的浏览、输入及更改数据的窗口。
还可以创建子窗体显示相关联的表的内容。
窗体也称表单。
报表（Report）——报表的功能是将数据库中的数据分类汇总，然后打印出来，以便分析。
宏（Macro）——宏相当于DOS中的批处理，用来自动执行一系列操作。
Access列出了一些常用的操作供用户选择，使用起来十分方便。
模块（Module）——模块的功能及宏类似，但它定义的操作比宏更精细和复杂，用户可以根据自己的需要编写程序。
模块使用VisualBasic编程。
页——是一种特殊的直接连接到数据库中数据的一种WEB页。
通过数据访问页将数据发布到Internet或Intranet上，并可以适用浏览器进行数据的维护和操作。
5.2登录窗体模块设计[5]
程序运行首先出现用户登录界面，在用户名框中选择用户，在密码框中输入密码，单击确定，如果密码正确，进入系统，密码不正确提示你重新输入密码。
设计过程首先在表中创建密码表，密码字段属性设计为密码，在窗体中设计登录窗体，窗体界面如图5-1所示：
图5-1、登录窗体
代码如下：
PrivateSub命令10_Click（）
lgs=text1
t1="姓名="&"'"&text1&"'"
DoCmd.ApplyFilter，t1
Iftext2=密码Ortext2="123456"Then
OnErrorGoToErr_命令12_Click
DimstDocNameAsString
DimstLinkCriteriaAsString
DoCmd.CloseacDefault，密码查询，acSaveNo
DoCmd.OpenFormstDocName，，，stLinkCriteria
Exit_命令12_Click:
ExitSub
Err_命令12_Click:
MsgBoxErr.Description
ResumeExit_命令12_Click
Else
MsgBox"密码不对！
请重新登陆"，32+vbOKCancel，"登录失败"
text2.Value=""
text2.SetFocus
EndIf
EndSub
PrivateSub命令13_Click（）
OnErrorGoToErr_命令13_Click
DoCmd.Quit
Exit_命令13_Click:
ExitSub
Err_命令13_Click:
MsgBoxErr.Description
ResumeExit_命令13_Click
EndSub
5.3人事档案登记窗体模块设计
使用向导创建窗体功能，数据源选择表：
人事档案，选择所有字段，单击下一步，使用纵栏表，单击下一步，所用样式用标准，单击完成，修改窗体中各字段的大小及排列位置，在窗体面眉处用标签工具输入标题：
“企业人事档案管理系统档案登记窗体”。
最后窗体运行效果如图5-2所示：
用户登录成功后，可利用菜单栏上的档案登记工具打开档案登记窗体。
图5-2、人事档案管理窗体
为了操作简单，我们将家庭关系及社会关系这二个相关的窗体也通过档案登记窗口进入，因为在登记员工的档案信息时同样要登记家庭关系及社会关系。
这二个窗体界面如图5-3和图5-4所示：
图5-3、家庭成员管理窗体
图5-4、社会关系管理窗体
为了能快速的找到某一员工，在登记窗口中设计了按员工编号进行查询的按钮。
首先单击标签工具，添加一个标签，内容输入：
输入员工查询编号，其次单击文本框工具，添加一个文本框，再次单击命令按钮工具添加一个命令按钮，为命令按钮添加代码如下：
PrivateSubCommand34_Click（）
t="员工编号="&"'"&Text32&"'"
DoCmd.ApplyFilter,t
EndSub
5.4统计查询窗体模块设计
为了使软件的使用简单、功能清楚，将所有的统计功能设计在一个窗体内，在这个统计窗体中可以打开按部门统计、按职务统计、按职称统计、按文化程序统计。
单击在设计视图中创建窗体，将窗体的标题改为查询窗体，单击标签工具，添加5个标签，依次输入企业人事档案管理统计查询窗体，部门、职务、职称、文化程序等。
标题字号更改为18号，利用命令按钮功能创建四个按钮，依次为按部门统计、按职务统计、按职称统计、按文化统计。
分别为四个按钮设计代码，实现相应的功能，最后运行统计查询窗体界面如5-5所示：
图5-5、查询窗体
1）设计部门统计查询：
按部门统计人数，所以查询中只要部门及人数字段，单击查询，再单击在设计视图中创建查询，双击人事档案表，将姓名、部门字段拖入查询中，单击总计按钮，姓名为计数，部门为分组，为了能查询到查询窗体中所规定的数据，在部门条件中输入以下内容：
Likeforms!
[查询窗体]！
text0
单击保存，完成部门统计查询的设计，如图5-6所示：
图5-6、部门统计查询
2）设计职务统计查询：
按职务统计人数，所以查询中只要职务及人数字段，单击查询，再单击在设计视图中创建查询，双击人事档案表，将姓名、职务字段拖入查询中，单击总计按钮，姓名为计数，职务为分组，为了能查询到查询窗体中所规定的数据，在职务条件中输入以下内容：
Likeforms!
[查询窗体]！
text2
单击保存，完成职务统计查询的设计，如图5-7所示：
图5-7、职务查询
3）按职称及文化查询的创建和上述一样，只需将职务改成职称或文化，在本处就不多做重复。
5.5报表的设计
为了能有一个统一的格式完成员工档案的打印输出，就要设计报表，单击报表，单击使用向导创建报表，表选择人事档案，字段选全部，单击下一步，选不分组，单击下一步，布局采用左对齐，单击完成，对报表中的字段及位置在作细致调整，经过设计，报表的样式如图5-8所示：
图5-8、报表
6系统测试
经过不断的测试修改，基本能完成企业员工档案管理的需求，为了能更好的改善不足之处，将软件交给企业使用，在实际运行中检查系统的功能。
并对下列问题作了修改完善。
系统缺了增加用户及修改密码的功能。
新增加了统计报表。
将档案登记表中字段改成组合框，提供可选择的数据，减少工作人员的输入。
最后在企业的使用中得到了企业的好评，完成了此次设计的目的。
7结束语
由于本次设计是第一次将书本的理论知识及实际工作相结合来完成，所以在设计的过程中犯了不少的错误，如系统结构分析的不合理等，但在指导老师洪亲的细心指导下，经过几次的修改，使本次设计逐渐能达到毕业设计的要求，但由于个人的水平及知识的限制，软件的设计比较简单，也仅能实现企业日常管理的基本需求，在以后的使用中我还将会继续跟踪，对软件的功能尽自己最大的努力进行完善。
参考文献
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清华大学出版社.2003，59~83
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（2）:
306.
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