最新xx百货商品流程.docx

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最新xx百货商品流程

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商品流程

二○○三年五月二十一日编制

一、总则

1、流程编制原则-------------------------------------------------------------------------------4

2、商品流转基本流程-------------------------------------------------------------------------4

二、合同管理

1、合同管理流程-------------------------------------------------------------------------------5

2、商品审批表----------------------------------------------------------------------------------7

3、商品审批表流程----------------------------------------------------------------------------9

4、电脑资料变更流程-------------------------------------------------------------------------9

5、费用缴纳流程-----------------------------------------------------------------------------10

6、合同续签流程-----------------------------------------------------------------------------11

7、合同报表整理流程-----------------------------------------------------------------------11

三、商品购进

1、新品引进-----------------------------------------------------------------------------------11

2、旧品补货-----------------------------------------------------------------------------------12

3、采购订单管理----------------------------------------------------------------------------14

4、商品停购流程----------------------------------------------------------------------------14

四、商品配送

1、商品质检流程-----------------------------------------------------------------------------14

2、售前商品配送流程------------------------------------------------------------------------18

3、特殊配送行为------------------------------------------------------------------------------19

4、售后商品配送流程------------------------------------------------------------------------20

五、商品销售

1、商品销售流程------------------------------------------------------------------------------24

2、商品停销流程------------------------------------------------------------------------------25

3、商品促销流程------------------------------------------------------------------------------25

4、商品撤柜流程------------------------------------------------------------------------------26

5、订金购物流程------------------------------------------------------------------------------26

6、商品打包销售销售流程-------------------------------------------------------------------27

六、商品退换货

1、顾客商品退换货----------------------------------------------------------------------------28

2、供应商商品退换货流程说明------------------------------------------------------------33

七、商品变价

1、商品变价管理-------------------------------------------------------------------------------35

2、商品价格调整流程-------------------------------------------------------------------------35

八、商品库存管理

1、商品库存--------------------------------------------------------------------------------------36

2、商品盘点流程--------------------------------------------------------------------------------36

九、货款结算

1、经销商品--------------------------------------------------------------------------------------37

2、代销商品--------------------------------------------------------------------------------------37

3、专柜商品--------------------------------------------------------------------------------------37

4、付款流程--------------------------------------------------------------------------------------38

5、单据审核管理--------------------------------------------------------------------------------39

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茂业百货商品流程

（试行稿）

一、总则

为进一步加强对商品流转的规范化管理，促进商品在公司内部科学合理流动，促进商品流、信息流、资金流的协调同步，强化各分店的经营管理职能，加快商品流转速度，提商资金利用效率，降低经营成本，实现经营目标，特制定本流程。

1、流程编制原则

1）实行统一管理、统一经营、统一采购、统一配送、统一结算。

2）实行合同统一管理，即深圳地区由总部统一签定合同，统一编码，新开分店签补充协议。

3）根据各店实际情况可以实行子公司或分公司经营模式，但自营商品增值税实行统一汇总缴纳。

4）实行商品统一收货制度。

5）实行单品管理。

6）实行商品流转，单据流转与信息流转同步。

7）实行规范化管理、专业化经营、透明化运作。

2、商品流转基本流程

《商品审批表》

·需供应商盖章

·合同管理室

《采购订单》

·新品依《商品审批表》

·旧品依补货申请

《商品验收单》

·有效采购订单

·送货清单

售后服务

商品销售

《商品配送单》

二、合同管理

1、合同管理流程

责任部门：

合同管理室

业务职责：

负责合同的分析、评审、报批、稽核、跟踪、反馈、变更、建立电脑信息、管理合同档案等业务操作；

1）合同附件

1企业法人营业执照副本复印件（年检后）;

2企业法人税务登记证（附本）复印件（国税）;

3一般纳税人资格证书;

4法人代表身份证明书及法人授权委托书（工商局出具）;

5法人代码证书;

6《往来客户基本情况表》；

7商标注册证（代理人还需提供商标、注册人之授权书）;

8产品质量检测合格报告（技术监督局），或产品化验单（国家卫生部门）;

9卫生检验报告（国家卫生部）;

10食品卫生许可证（卫生局颁发）;

⑾特殊产品之生产或批发或经营或销售许可证;

⑿进口商品完税证明;

⒀最新商品报价单;

⒁联营、专柜商品还须附位置图;

⒂进口化妆品批件、保健食品批准证书（国家卫生部）

⒃其他有效文件。

（备注:

上述资料必须加盖公章。

）

2）合同基本条款

1当事人名称、地址、订立合同的宗旨、合同生效形式和有效期，签订合同时间、地点等条款；

2合同“标的”----即实施对象，如:

商品。

合同标的物“数量和质量”、“价款和酬金”;

3合同“履行期限、地点、方式和违约条款”。

4合同编码原则，由系统

3）合同联次/档案管理

1合同签订,一式四份；财务部一联,供应商两联,档案室一联。

2合同签订双方盖章后，合同管理室根椐合同文本及供应商资料，在崇德电器POS系统的合同

管理中输入供应商档案、合同记录，并进行档案维护。

4）合同审批流程图

①营运合同

合同管理员稽核登记

采购主管领导审批

采购员上报合同意向

采购经理审批

物价分析

合同管理室整理

总经理审批

信息处理员打印文本

信息处理员登记并将意向及文本给采购部

深圳管理部审批

②广告租赁合同

采购员上报合同意向

企划经理审批

采购主管领导审批

总经理审批

深圳管理部审批

合同室打印文本

打印室登记并返意向文本给采购部文员

合同管理员稽核登记

5）合同盖章流程

3日内供应商盖章交采购部

法务室稽核

合同管理员稽核

深圳管理

部盖章

合同管理员开具缴费单返采购部

（费用货款扣）财务经理签批

需缴费情况

无缴费情况

供应商现金缴款

二联文本返采购部转供应商

一联文本随意向存档

一联文本转财务

采购部凭缴费单取合同

信息处理员录入合同信息

2、商品审批表（商品审批表由供应商填写，本页仅附内容，标准表格附后，见附件一）

商品审批表内容

项目

项目内容

细目

备注

供应商

基本情况

商品类别、供应商编码、供应商名称、地址、邮政编码、电话、传真及供应商网址

经营方式

和折扣

经销

A、现款现货、B、货到付款、C、批结、D、赎期（有7日、10日、30日、45日和60日等不同期限）

品牌

进场费

联营

A、代销专柜

B、保底专柜C、租赁专柜

代销

折扣

A、首单免费、B、促销折扣、C、新店折扣、D、广告折扣、

E、特殊折扣、F、年拥折扣、G、退货折扣、H、其他折扣

货品来源

A、进口、B、国产、C、产地

运费

A、供应商承担、B、商场承担、C、预付

货品基本去向-

退货

A、自提货、B、委托托运退货、C、不退货、D、退货

E、委托商场销毁

最低货限单位（箱）

发货地点

商品基本情况

商品编码、UPC条形码、商品类别、商品名称、品牌、规格型号、单位成本（含税及不含税）、正常零售价（含税）

确认部分

递交日期、价格有效期、供应商签名盖章

3、商品审批表流程

《商品报告表》采购主任填报采购经理

供应商盖章《商品审批表》审核签名

合同审批

采购总监审批

采购员通知物价部核实

供应商缴费市场最低价

新品

《配送单》

信息管理员依据各货部根据《商

收费收据将品审批表》制作卖场新商品

《商品审批表》《采购订单》收货上架

录入电脑存档

4、电脑资料变更流程

采购员填写一式二联《电脑资料变更单》

采购主管领导审核

合同室审核

合同室录入变更信息

一联采购部留存

一联秘书处留存

物价审核

总经理审批

5、费用缴纳流程

1）以现款缴纳费用

合同室开具《厂家入场费用缴纳表》一式二联

二联返采购转供应商缴费

结算中心会计收缴费用签字确认

一联结算中心返供应商留存

一联结算中心返采购交合同室领取合同

2）特殊情况需在货款中扣除费用

合同室开具《厂家入场费用缴纳表》一式二联

一联采购交合同室领取合同留存

一联采购返楼层会计留存

财务经理审批

会计以三日为期，书面反馈扣款厂商信息予合同室

二联返采购转供应商缴费

楼层会计扣款签字确认

6、合同续签流程

合同室提前三个月统计到期合同

打印明细附件并起草工作联系单

秘书处审核登记后，将“到期合同明细”发给采购

对采购反馈的信息登记备案并作相应处理

继续“续签”合同审批流程

7、合同报表整理流程

厂商进场时于平面图上标注位置、面积

厂商变更位置、面积，标注变更后平面图

厂商撤场时删除平面图上标注

新进厂商时，于平面图上标注位置、面积

合同室按月将手工修改的平面图转企划部修改并打印电脑平面位置图

合同室据“专柜平面位置图”整理“专柜合同明细”报表

合同室据明细表统计“合同收益”报表及“合同签订情况统计”表

合同室将各类报表报送公司领导

三、商品购进

商品采购包括新品引进、旧品补货、采购订单管理及商品停购等四部分。

1、新品引进

责任部门：

采购中心

业务职责：

负责新品引进与首批订单管理执行；

（1）新品引进流程说明

1新品引进，由采购人员根据经公司审批的《新引进商品审批表》中列明的实际数

量，向供应商下采购订单。

2新品订单由采购部下订单，并通知崇德电器各分店或分部周转仓、配送中心仓做好收货准备。

3新品订单由分管采购负责跟踪。

新品到货后，理货部将到货情况知会各店货部。

4各采购部根据各店销售情况，市场畅销程度等因素调整新引进商品的数量；

（2）新品引进流程图

珠海采购据总部新品上报增补数量

采购员录入新引进商品审批表

采购总监在电脑中对采购经理已审批的进行审核

采购经理在电脑中对采购员录入审批表进行审核

采购打印经主管领导审核同意的单并汇同相关资料转物价部

物价部分析

合同室打印缴费单

合同室报董事长审批

供应商缴费

合同室进行审核操作及缴费确认

货部主管/采购制采购订单

2、旧品补货

责任部门：

采购中心（家电类）、各店货部（超市类）

业务职责：

1购及货部主管根据单品市场销售情况确定补货数量，并对所补货商品的数量承担销售责任；

2于补货不当所造成的损失承担经济责任；

（1）旧品补货注意事项

1各货部应加强对本货部储存、销售之商品进行分类陈列、管理；

2家电商品：

货部主管根据卖场库存量、月计划销售量、配送中心安全库存量确定补货申请量制作补货申请单；分管采购根据各货部主管制定的补货申请单，结合单品销量、当前库存量及促销量确定补货量制定采购订单；

3超市商品：

由卖场导购根据商品陈列量及周转仓库存量申请要货量，货部主管根据卖场库存量、月计划销售量、配送中心安全库存量确定补货申请量制作采购订单；

4名货部主管及导购要严格区别配送与补货关系，补货是指配送中心商品数量为零或小于安全库存而向供应商订货，配送中心商品有足够库存量只能向配送中心要货，不能向供应商补货（详见配送规定）；

5超市、小家电类商品的补货周期为7天，大家电类商品的补货周期为7-10天；超市、小家电类商品的日常存货量为3.5天，促销期、节假日（单品）最高上限为7天；大家电类商品的日常存货量为10-15天；冷冻生鲜商品根据其保质期分别确定日常存货量；

6采购、营运部门须对分管货部所补商品的库存量完全承担责任；

（2）旧品补货流程

①家电商品现款现货补货流程图

货部主管制作

《补货申请单》

采购总监签字

采购经理审核签字

物价部签字

通知供应商送货或

自提

采购根据补货申请单，制《采购订单》

订单返回

②家电商品其它结算方式补货流程图

通知供应商送货或

商厦自提

采购制作《采购订单》

采购经理签字

货部导购制

《补货申请单》

订单返回

③超市商品补货流程

货部导购根据商品销量与卖场陈列量填写《要货申请单》

货部主管审核补货申请单或根据补货周期制作《采购订单》

楼层经理审核《采购订单》并签字

货部主管凭经理签字后的《采购订单》，通知供应商补货

供应商在约定时间按《采购订单》要求送货至指定送货地点

④直上柜商品补货流程（包括生鲜、冷冻、冷藏商品与常规商品）

货部主管根据商品销量与卖场陈列量制作《采购订单》

楼层经理审核《采购订单》并签字

货部主管凭经理签字后的《采购订单》，通知供应商补货

供应商在约定时间按《采购订单》要求送货至卖场

3、采购订单管理

（1）《采购订单》单据管理原则

①《采购订单》内容包括：

条码、品名、规格、包装含量、售货单位、数量、单价、金额等；

②《采购订单》必须在1个工作日内传达给供应商;

③《采购订单》有效期为7天（电脑默认），相关采购、各货部须按照配送中心“每周一、三、五、日”是家电收货时间，每周二、四、六、日是超市收货时间，与供应商确定送货日期并在《采购订单》注明具体时间（特殊情况特殊处理）；

④《采购订单》只能在有效期内一次性使用,不可多次重复使用或分次使用；

⑤相关采购、各货部将《采购订单》交供应商或传真给供应商，以便供应商备货；

⑥供应商凭有效《采购订单》、《送货单》进行送货，以便办理验收；

⑦配送中心或驻店质检员收货时根据订单数量填写实收数量，交录单员录入并打印商品验收单；

（2）订单过期的商品验收

1已过送货期的订单商品原则上不予收验货;

2对于紧缺而确有必要收货的商品,由配送中心质检员联系各相关采购货部主管，由各相关采购或货部主管重新制作《采购订单》，由配送中心质检员收货；

（3）采购订单联

1现款现货四联，第一联白联为采购联，第二联红联为会计联，第三联黄联为仓库联，第四联蓝联为供应商结算联。

2其他结算方式三联，第一联红联为会计联，第二联黄联为仓库联，第三联蓝联为供应商结算联。

4、商品停购流程

采购经理审核

物价

分析

采购总监审批

总经理批准

采购主任申请

合同管理室制作停购单

四、商品配送

1、商品质检流程

责任部门：

配送中心

业务职责：

配送中心质检员负责商品质量检验，处理所有涉及到商品验收的业务操作。

1）商品质检操作原则

1配送中心是唯一有权对商品进行质检、验收的部门，负责各分店旧品补货和新进商品的质检与验收工作。

同时有权根据采购订单要求对供应商预约的送货周期及送货时间进行监控。

2配送中心仓库质检员与驻店质检员隶属于配送中心统一管理、服从配送中心的业务指导、工作安排，并接受财务部业务监管，驻店质检员行政管理由各店负责；

3质检员必须严格执行公司统一的验收标准，并对所验商品的数量、质量、保质期全权负责，并对因工作失误而造成的一切损失承担赔偿责任；

4质检员对于“单据不齐全、价格有差异、规格不相符”等“有问题商品”不得办理验收,并将此部分商品暂存于配送中心收货区或各分店周转仓，同时当班质检员必须将此部分有问题商品向分管采购或供应商反馈，直至解决为止，质检员对此部分业务处理承担跟踪责任；

5《采购订单》是商品验收的依据，在有效期内只能使用一次,不得重复使用或分次使用。

6质检员验收完毕,在《采购订单》上加盖“茂业商厦收货专用章”或“崇德电器收货专用章”，然后将审核无误的《采购订单》转交录单员制作《验收单》；

7录单员根据手续完备的《采购订单》办理验收，并须于1个小时内制作完《验收单》，并对《验收单》上列明的商品数量、价格、金额、库存地点等全部内容承担责任；

2）商品验收单管理原则

1配送中心的“商品验收单”一式三联：

会计部红色联、配送中心理货部白色联、配送中心记帐员黄色联；直上柜的“商品验收单”一式三联：

会计部红色联、货部白色联、驻店质检员黄色联；

2商品验收单由录单员负责分割传递，《采购订单》会计联、《商品验收单》会计联及《供应商送货明细》一起传会计，其他为《验收单》配送中心联。

3）条码管理原则

1所有进店销售的商品都必须有条码，无条码的商品需按照茂业百货编码要求编制店内码；

2卖场所有商品实行单品管理，一品一码，条码必须与POS系统一致；

3若商品条码发生变更由采购部负责申报，合同管理室负责修正；

4如商品条码经质检员检验为伪码，则需按照茂业百货编码要求编制店内码并覆盖好原码才可销售；

5茂业百货或崇德电器店内码必须由验收质检员负责打印，供应商负责粘贴，送交质检员验收，并承担此条码费用。

4）冷冻、冷藏、生鲜商品质检操作原则

①　冷冻、冷藏、生鲜食品根据《采购订单》进行验收；

②　冷冻、冷藏、生鲜食品验收的原始凭证包括《采购订单》、《供应商送货单》；

③冷冻、冷藏、生鲜食品验收须确保商品的保质期、新鲜度，确保食品卫生安全。

对于需要现场过磅验收的商品必须过磅，重量等于毛重减包装物重量，相应扣减一定量的耗损；

④质检员必须对所验收商品的数量、价格、金额、新鲜度承担责任，对于超过保质期或即将过期的、残损的、变质的、包装不全（无包装除外）的商品有权拒绝验收；

⑤录单员根据手续完备的《采购订单》办理电脑验收，并须于1个小时内制作完《验收单》，并对《验收单》上列明的商品数量、价格、金额、库存地点等全部内容承担责任，同时制作电脑配送单；

5）配送中心商品验收流程

供应商或配送中心质检员凭采购订单送货或提货至配送中心

配送中心质检员凭《采购订单》验收，并如实记录数量、质量

验收完毕后，双方在采购订单上签名，证实数量、质量并加盖“收货专用章”

将双方签字的《采购订单》交至录单员，按原订单号录入实收数量，打印《商品验收单》

（1）直上柜商品