大亚湾行政制度.docx

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大亚湾行政制度

广东大亚湾天然气有限公司

中国深圳

程序、说明文件及手册编写格式规范

编号：

DPLNG-JVC-PR-006

23/05/05

批准实施

马乾钧

20/03/05

初次使用

版本

日期

出版目的

编制

审核

部门审核

公司审核

1.0目的3

2.0范围3

3.0定义（或术语）3

4.0职责3

5.0程序描述4

6.0参考文件6

7.0其他6

1.0．目的

1.1．制定本《程序、说明文件及手册编写说明及格式规范》的目的是规定公司的程序和说明文件及手册的编写格式与内容，使公司的程序、说明文件及手册的格式统一，保证公司的程序、说明文件及手册的编写及格式规范化；

1.2．本《程序、说明文件及手册编写说明及格式规范》可作为编写公司程序、说明文件及手册的范本。

2.0．范围

2.1．本《程序、说明文件及手册编写说明及格式规范》仅用于公司的程序、说明及手册类文件；

2.2．公司各编写部门必须按此格式与内容说明遵守，不得例外。

3.0．定义（或术语）

3.1．本《程序、说明文件及手册编写说明及格式规范》的定义在本说明及格式规范中泛指文件；

3.2．文控中心指文件控制中心，英语缩写字母为“DCC”。

4.0．职责

4.1．本《程序、说明文件及手册编写说明及格式规范》由DDC文件管理人员指导并监督各部门编写人员编写统一格式；

4.2．各部门编写人员需配合DDC文件管理人员的指导和监督，完成文件的统一格式。

5.0．程序描述

5.1．编写准备

5.1.1．各部门的文件应指派专门人员负责编写，编写人员应详细地了解该指导文件的目的与范围，搜集必要的参考资料；

5.1.2．文件编写完毕，编写人员必须向文控中心取得文件的特定编码，该文件编码仅为此文件所专用，不得再为其它任何文件作辨识之用。

5.2．编写格式

5.2.1．文件的封面、正文的页头和页尾及内容的各章节划分层次等必须依据本程序、说明文件及手册格式规范执行；

5.2.2．文件用纸采用GB/T148中规定的A4型纸张，其成品幅面尺寸为：

210mm×297mm；

5.2.3．文件的封面标题采用宋体的20号字体；

5.2.4．文件的首页必须有批准人签署，文件方可发行；文件分发由制定部门控制分发；

5.2.5．目录必须是紧随文件首页之后独立页次；

5.2.6．文件的正文字体均采用12号字；

5.2.7．中文版字体采用宋体；英文版字体采用TimesNewRoman；

5.2.8．字间距段落均为1.5倍；

5.2.9．文件的章节通常采用以下7段式编写：

1.0．目的（阐述文件的目的与意图）

2.0．范围（阐述文件适用的区域、部门、组织或人员）

3.0．职责（说明程序的管理和执行人员的职责）

4.0．定义（说明不常用的词或行动之意义，或在文件中的特别含义）

5.0．程序描述（说明该文件由那些特定的人员及须以何种方式来适当地进行，实现和为何、何时、何事、何人、何处、如何的理念来将文件内容叙述清楚）

6.0．附录/参考文件（列出该文件编写的来源、合理依据）

7.0．其他（职列出文件引出的执行表格）。

5.2.10．文件编号及层次划分举例如下：

5.1．

5.1.1．

5.1.1.1．

⑴

⑵

5.2.11．如果遇到没有参考资料、定义或参考的情况，亦要保留该段的大目编号，而需在该段内填入“无”或“略”即可。

6.0．参考文件

6.1．本文件的编码方式按照公司已颁布的DPLNG-JVC-PR-003《文件编码程序》执行；

6.2．本文件的相关执行按照公司已颁布的文件管理程序DPLNG-JVC-PR-001《文件控制程序》执行。

6.3．本格式规范引用国家标准GB/T9704-1999及ISO体系文件标准编写。

7.0．其他

7.1．文件首页格式（范例）-附件1

7.2．文件的正文页头、页尾格式（范例）-附件2

政策和程序文件清单PolicyandProcedureChecklist

编号Ltem

政策/程序

Ref．No．文件编号

总体控制及财务

内部控制政策

DPLNG-FC-PR-001

财务控制政策承诺

DPLNG-FC-PR-002

授权制度

DPLNG-FC-PR-003

会计政策

DPLNG-FC-PR-004

现金和银行业务制度

DPLNG-FC-PR-005

年度计划和预算

DPLNG-FC-PR-006

商业道德和关系政策

DPLNG-FC-PR-007

礼品及招待政策

DPLNG-FC-PR-008

HSE健康、安全和环保

健康、安全及环保管理政策

DPLNG-HSE-PR-001

健康、安全及环保政策的表现承诺

DPLNG-HSE-PR-002

安全政策

DPLNG-HSE-PR-003

道路交通安全政策

DPLNG-HSE-PR-004

社区政策

DPLNG-HSE-PR-005

吸烟规定

DPLNG-HSE-PR-006

器械规定

DPLNG-HSE-PR-007

药品和酒精的管理规定

DPLNG-HSE-PR-008

HR人力资源

人力资源总政策

DPLNG-HR-PR-001

雇佣

DPLNG-HR-PR-002

薪酬与福利

DPLNG-HR-PR-003

休假

DPLNG-HR-PR-004

学习与发展

DPLNG-HR-PR-005

绩效管理

DPLNG-HR-PR-006

督导与纪律

DPLNG-HR-PR-007

Admin行政

办公场所员工行为规范

DPLNG-AD-PR-001

出差及住宿规定

DPLNG-AD-PR-002

交通制度

DPLNG-AD-PR-003

电话管理规定

DPLNG-AD-PR-004

广东大亚湾天然气有限公司

中国深圳

文件管理程序

编号：

DPLNG-JVC-PR-001

23/05/05

批准实施

马乾钧

20/03/05

初次使用

版本

日期

出版目的

编制

审核

部门审核

公司审核

1．目的3

2.政策3

3．具备条件3

4．文件目录3

5．文件编码系统4

6．.新文件审批与发布6

7．文件更新与收回6

8．文件分发

9．存档

10．借阅/申请文件

1．目的

1.1．制定本文件管理程序的目的是有效管理公司的文件，建立严格、可行的文件管理系统，确保文件的畅通与及时循环。

同时也保证了公司内部过期文件的有效控制；

1.2．文件管理人员负责日常的文件控制和管理工作，同时建立起文件和书籍目录，并把文档库所有文件及目录体现在公司内部局域网里。

2．政策

作为公司信息资源的管理政策，建立与维护程序来管理文件并确保所有纸张文件和电子文件都准确应用到适当的场所是管理信息资源的重要部分。

所有文件都需保持最新状态，过期文件需按分发范围迅速清理并收回。

要完成这些管理工作，所有更新的文件在使用前都需经过相关部门的审阅和批准。

3．具备条件

3.1．所有内部产生的程序都需具备以下条件：

·文件名称；

·文件编号；

·版本号；

·版本日期；

·出版目的；

·审批日期。

3.2．文件编号和版本必须在文件首页标注清楚，还要在文件的后续页中作为页眉的一部分同样注明。

页眉中也要标识页码号。

文件编号只对应一个文件；

3.3．草拟文件的版本号用A，B，C……标识，发布实施文件的版本号用数字1，2……标识；

3.4．以标准文件模版为基础按不同类型的文件制定格式。

4．文件目录

文件包含各种类型的资料和材料，其中有报告、技术资料、管理性文件，质量文件、合同、法律文件等。

这些不同类型的文件目录由文件管理人员统一登记，公司所有的文件都属于“受控文件”以确保文件的最新版本，使所需人员使用的也是最新版本。

公司的合同和一些特殊的机密性文件，需在文件上加盖“机密”二字的章，如相关人员需申请使用或查阅，须填写合同/文件申请表（编号：

DPLNG-JVC-T-012）方可申请借阅使用。

5．文件编码系统

文件编码按照已发布实施的文件编码系统（编号：

DPLNG-JVC-PR-003）执行。

6．新文件审批与发布

6.1．文件编写人员需填写文件颁布申请表（编号：

DPLNG-JVC-T-017）向文控人员获取新文件的编号；

6.2．文控人员需查看文件目录并检查所要产生的文件是否已有类似文件生存，如果该文件已有类似文件生存，文控人员和编写人需提议把该文件采用整合、更新或用新文件代旧文件的方式重新生存新文件；

6.3．编写人员在似写文件时需按照标准文件格式（编号：

DPLNG-JVC-T-016）键入新文件；

6.4．编写人员在进行文件内部循环并征求意见时，需同时把原文一起发给意见征求人员并及时把所征求的意见汇编进文件里。

汇编完成后，编写人把已署名的文件递交给相关审核人员进行审核、批准；

6.5．相关人员审核完成后，编写人员把相关人员已审核的文件递交给相关部门经理和公司总裁批准；

6.6．一经批准，编写人员将有签名的原件交给文控人员进行发布并存档。

同时电子文件交给文控人员进行曲存档；

6.7．文控人员按下列要求正式发布文件：

a．核实文件署名人是否正确；

b．盖上“原件”章存入公司文档库；

c．如需对外发放，填写详细传送单并按第8条规定发放给相关单位；

d．把电子文件放入公司局域网；

6.8．文控人员即时在文件目录中详细更新。

7．文件更新与收回

7.1．文件更新与收回说明

7.1.1．根据必要文件需有重大变化或需要回收、作废时，编写人将决定文件是否需要重新审核，并通知文控人员；

7.1.2．按7.2至7.7条款执行文件更新程序，按7.8至7.11条款执行文件收回程序。

7.2．文件更新

7.2.1．文件编写人可在公司局域网内下载更新电子文件，更新版本，并直接对该文件进行修改。

所有修改过的地方应有明确标识；

7.2.2．编写人员在进行内部循环征求意见时，需同时把已标识有修改的原文一起发给征求人员，并及时把意见进行汇编后对文件进行更新。

完成更新文件后，编写人需把已署名的文件递交给相关审核人员进行审核；

7.2.3．相关人员审核完成后，编写人把已审核的文件递交给相关部门经理和公司总裁获取签名批准；

7.2.4．一旦得到审批后，编写人把原件交给文控人员进行发布并存档。

同时把电子文件交给文控人员存档。

7.2.5．文控人员按下列要求正式发布文件：

a．核实文件签署人是否正确；

b．盖上“原件”章并存入公司文件库；

c．把旧版本文件替换出来并盖上“作废”章；

d．如需对外发放，填写详细传送单并按第8条规定发给相关单位；

e．把修改后的电子文件从公司局域网内替换出来并转存至“作废”文件夹；

7.2.6．文控人员更新文件目录，需要详细修改过的文件记录

7.3．文件作废

7.3.1．编写人填写文件作废表格并按原发放范围收回作废文件；

7.3.2．文控人员把旧版本文件替换出来并加盖“作废”章；

7.3.3．把旧的电子版文件从公司局域网内转至“作废”文件夹里；

7.3.4．文控人员即时详细更新作废文件目录。

8．文件分发

8.1．文件分发包括内部分发和外部分发；

8.2．文控人员按照文件分发流程的规定把文件复印分发给相关人员和单位；

8.3．所有发给公司的文件都需按以下程序处理：

1）按收文处理表（编号：

DPLNG-JVC-T-010）进行收文处理；

2）按公司总裁的批示进行文件分发。

8.4．所有对外发放的文件都需按以下程序进行：

1）对外发送的文件需向文控人员申请文件编号并填写文件审批签发表（编号：

DPLNG-JVC-T-009）

2）检查是否有发送部门经理的签名；

3）获取会签部门经理的签名（如有必要）；

4）获取总裁或副总裁或财务总监的外发许可签名；

5）文控人员打印出外发文件；

6）外发并存档。

外发文件由文控人员保存一份原件。

9．存档

9.1．所有文件按纸张文件和电子文件两种类型保存；

9.2．文控人员至少保存两份文件，一份定义原件用于存档，另一份定义复印件使用于借阅和查阅。

定义复印件的文件加盖“复印件”章；

9.3．纸张文件保存在公司文档库，电子文件设定为只读文件放进公司内部局域网。

10．借阅/申请文件

10.1．公司员工如需借阅文件，包括合同，需填写合同/文件申请表（编号：

DPLNG-JVC-T-012）并获取相关部门经理/总裁批准；

10.2．如需申请使用公司许可、证书类文件，需填写许可证书申请表（编号：

DPLNG-JVC-T-008），该表可在公司局域网内看到。

广东大亚湾天然气有限公司

中国深圳

文件编码程序

编号：

DPLNG-JVC-PR-003

23/05/05

批准实施

马乾钧

20/03/05

初次使用

版本

日期

出版目的

编制

审核

部门审核

公司审核

1．目的

本文件编码程序详细描述了公司所有形成的正式文件编码的方法。

2．范围

2.1．除接收站项目和管线项目部继续使用原有的文件编码系统外，公司所有其它相关部门均以本文件编码系统为准；

2.2．这一程序适用的文件类型如附件2中所示。

3．职责

3.1．文控中心

文控中心（DCC）负责管理文件编号并更新公司文件登记（Doc。

NoDPLNG-JVC-REG-001）

3.2．责任人

3.2.1．公司员工都有责任和权利起草一份文件；

3.1.2．文件篡写人在开始起草文件前需向文控中心申请文件号。

4．文件格式

文件分类表中的所有文件要使用标准格式模版。

这些标准版已列在公司文件登记表并且存放在电子文件数据库中。

5．文件编码

5.1．总则

文件编码系统执照不同的文件类型和颁布部门使用下列形式进行区分：

DPLNG-yy-zz-序列号

此处：

DPLNG广东大鹏液化天然气有限公司

Yy部门编号

Zz文件类型

sequentialnumber

5.2．部门编码

部门编码由文控中心负责分配与管理，附件1为部门所使用的编码，如有特殊要求，文控中心会为不同部门分配适当的编码。

5.3．文件类型

文件类型编码由文控中心负责分配与管理，附件2为文件类型所使用的编码，如有特殊要求，文控中心会为其他的文件类型分配适当的编码。

5.4．序列号

原则上部门代码与文件类型的顺序编号按序列号递增，记录在公司文件登记表中。

5.5．特殊要求

按照需求，各部门新产生的文件类型编码会继续增列在附件2中，文控中心获知变更后进行更新。

附件1-部门编码

部门编码

部门名称

JVC

公司

合同及采购部

费用控制部

客户关系部

财务及控制部

HRA

人力资源及行政部

HSE

健康安全及环保部

市场开发部

OPS

营运

接收站项目

供应及运输

管线项目

资金及风险管理

附件1-部门编码

编码

类型

DWG

组织结构/图纸

周报

月报

综合报告

程序/计划

合同/协议

ITB

招标文件

手册

模版/表格

CALC

计算书

SPEC

标准规范

SCH

进度表

GEN

总政策

BOD

基本设计/设计原理

REG

记录

TOR

参考项

STD

标准

按需待定

按需增加新的文件类型

书籍购置申请表

编号Ref．No．DPLNG-JVC-T021

申请人姓名

日期

部门

购置原因

序号

书籍名称

数量

估价

何种方式购置

购置部门意见：

行政人事部门意见：

备注：

入库编号：

到货日期：

广东大亚湾天然气有限公司

中国深圳

书籍管理程序

编号：

DPLNG-JVC-PR-004

23/05/05

批准实施

马乾钧

20/03/05

初次使用

版本

日期

出版目的

编制

审核

部门审核

公司审核

1.0．目的

对公司的书籍进行有效管理，使公司员工能及时的共享公司的资源。

2.0．范围

本书籍管理制度适用于本公司员工。

3.0．定义

3.1．本书籍管理程序的“书籍”是指从公司财政上支出并购买的书籍包括：

行业标准、行业专用书籍及工具书等供公司员工共同享用的资源；

3.2．本书籍管理程序的“书籍库”是指公司所有书籍保存的所在点。

4.0．管理规则

4.1．凡使用公司经费购买的书籍均是公司的资产，所购买的书籍须先效文控中心编号登记并进行统一管理；

4.2．文控中心管理人员对所购买的书籍按附件1书籍总汇中的内容进行验收、登记、编号及加盖公司书籍专用章后，方可办理借阅手续；

4.3．不管所购买的书籍内容相同与否，每一本书籍只产生一个文件编码；

4.4．因公培训或公司考察人员带回的书籍应交一份于DDC保管，以便公司其它员工共享。

5.0．书籍编码

书籍编码根据书籍分类的种类按英语的缩写字母组成，编码索引如下：

书籍编码索引

电脑类

CPU

交通类

法律类

LAW

经济类

工具类

市场类

MKT

管理类

英语类

规范类

其它类

6.0．书籍借阅规则

6.1．公司的书籍对所有想借阅书籍的员工开放；

6.2．办理书籍借阅时需填写附件2书籍借阅登记表；

6.3．借阅人员有义务爱护从文控中心借出的书籍，应注意爱护，不得污损、圈点、批注、勾划、涂写、折叠、撕毁、剪裁，不得损毁；

6.4．没有办完登记入库手续的书籍不外借。

7.0．借阅期限

7.1．书籍借阅期原则上为30个日历日；

7.2．公司员工应按期归还所借书籍，如有特殊需要不能按期归还，应在无须使用的情况下及时归还；

7.3．如果员工与公司的劳动关系终止，需立即归还所借书籍，否则，文控中心有权在员工离职单上注明未归还书籍并按8.0的条款进行处理。

8.0．遗失处理办法

8.1．丢失书籍者应在30天之内购买同样的新书籍交文控中心作为赔偿；

8.2．或以丢失书籍的原价进行赔偿；

8.3．或按公司管理政策中的相应条款处理。

9.0．表格

表格1-书籍总汇

表格2-书籍借阅登记表

广东大鹏液化天然气有限公司书籍总汇

购买日期

书籍名称

金额

编号

出版社

备注

书籍借阅登记

书籍名称：

购买日期：

金额：

书籍编号：

借阅人姓名

部门

借阅人签名

归还日期

归还人签名

广东大亚湾天然气有限公司

中国深圳

往来函件程序

编号：

DPLNG-JVC-PR-002

23/05/05

批准实施

马乾钧

20/03/05

初次使用

版本

日期

出版目的

编制

审核

部门审批

公司审批

往来信函收发程序

1．目的

本程序的目的是对公司的来往函件包括信函、传真等文件进行控制与管理并提供收发指导，确保文控中心遵循以下要求：

1.1．能够方便、快捷地检索到最新文件，提高文件的有效使用率；

1.2．建立主控文档储存柜和电子文档库，有效分享和利用文件；

1.3．使文件资料标准化；

1.4．提高文件资料的质量和有效性。

2．范围

2.1．本程序适用于广东大鹏LNG公司；接收站及管线项目部继续沿用各自原有的往来函件程序；

2.2．旨在建立文件日常管理制度，以满足文件管理系统需要。

3．生效

本程序将作为公司文控中心的文件管理依据，自批准之日起生效。

4．总则

4.1．文控中心将设立在公司总部，由文控中心主管负责管理；

4.2．文件分别由两种不同的形式组成，一部分以纸质文件组成，包括整个公司的已批准的程序文件原件将保存在文件柜，另一部分由电子版形式组成的电子文件将保存在电子文件库；

4.3．公司所有正式来往函件将在文控中心的往来函件登记表中登记（登记号为：

GDLNG-JV-REG-001）

4.4．以下函件将分别被保存在文件储存柜和电子文档库：

4.4.1．以公司名义发出的函件原件；

4.4.2．公司收到的所有的正式函件。

4.5．所有从电子文档库打印的纸张文件均为“仅为参考”资料而非受控文件。

5．职责

5.1．文控中心职责

5.1.1．文控人员负责处理文控中心文件并做到：

◣确保所有重要来往信函和文件的正确识别、获取、记载与保存；

◣把文件分发给所需部门和个人；

◣维护公司文件并做好相应记录；

◣对现行版本的文件进行识别与控制；

◣确保作废文件的标识以防误用；

◣维护文控中心工作，如有需要，发布文件。

5.2．公司员工职责

5.2

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