甲供材料设备管理制度.docx
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甲供材料设备管理制度
股份有限公司
甲供材料设备管理制度
1、总则2
2、甲供材料设备供应管理部门与主要职责2
3、甲供材料设备供货及进场计划4
4、采购样板4
5、数量控制5
6、甲供材料设备的生产及供货期的管理6
7、甲供材料设备的到货准备7
8、甲供材料设备的进场验收与质量控制8
9、甲供材料设备的卸货及现场照管9
10、甲供材料设备的结算10
11、甲供材料设备的货款支付11
12、甲供材料设备的保修期12
13、附表12
附表1：
《甲供物资申请表》13
附表2：
《甲供物资初步验收表》14
附表3：
《甲供物资保修完成证书》15
附表4：
《施工单位收货人员标准表格》16
1、总则
1.1、甲供材料设备定义：
是指在建设项目中由甲方（建设单位或投资方）直接采购供应并支付货款的建筑材料、装饰性材料、机电材料及设备。
1.2、甲供材料设备目的：
合理控制材料设备的质量，保证工程进度与工期节点，降低成本，保证工程品质，实现内部资源共享，最终实现规模效益。
1.3、甲供材料设备原则：
1.3.1、对工程的成本有重大影响
1.3.2、对工程的质量有重大影响
1.3.3、对工程的进度有重大影响
1.3.4、对项目品牌与销售有重大影响
1.3.5、通用性较强、使用量较大
1.3.6、方便进行现场核量及数量控制
、适用范围：
河北中鼎城际公司管理的项目所使用的甲供材料设备（指供应商仅负责材料设备的供应而不负责施工或安装）供应管理须遵循本制度的规定。
2、甲供材料设备供应管理部门与主要职责
、供应管理机构由项目部、造价采购部组成，并以项目部作为供应工作的执行主体。
、项目部、造价采购部在甲供材料设备的供应过程中应该密切配合，保证合同能得到客观的履行，整个供应过程应实现公正、透明。
、项目部主要职责
2.3.1、编制甲供材料设备进场计划。
2.3.2、编制发货通知单并将其直接发给供应商。
2.3.3、组织造价采购、供应商、施工单位对进场甲供材料设备进行初验。
2.3.4、组织对供应商的生产状况进行考察（限于需检查供应商的生产状况情形）。
2.3.5、组织进场甲供材料设备的复验。
2.3.6、对进场材料设备质量不符合合同规定提出处理意见。
2.3.7、对进场材料设备的数量、质量、施工、安全、调试、验收进行全面管理。
2.3.8、按照公司程序办理施工过程中材料设备的变更、洽商。
2.3.9、对进场甲供材料设备是否供应、调试完毕进行确认。
、将进场甲供材料设备的变更、洽商及调试、验收资料复印件转交招标部。
、负责甲供材料设备货款支付。
、造价采购部主要职责
2.4.1、审核甲供材料设备进场计划。
2.4.2、参加进场甲供材料设备的初验
2.4.3、收集进场甲供材料设备的结算资料（包括进场验收单、调试、验收合格资料及变更、洽商等资料），负责甲供材料设备的结算并将结算单复印件转交项目部。
2.4.4、参加对供应商的生产状况进行考察（限于需检查供应商的生产状况情形）。
2.4.5、对于甲供材料设备出现严重超出合同量的情况，组织合项目部进行讨论并提出处理意见。
2.4.6、负责审定合同外新增规格型号的甲供材料设备的价格。
3、甲供材料设备供货及进场计划
、甲供材料设备进场计划的编制与提报
3.1.1、甲供材料设备进场计划由项目部负责统筹、编制，编制进场计划应该结合现场实际情况并考虑材料设备的供货期、运输、现场存放条件等综合因素。
3.1.2、项目部应先要求需要使用甲供材料设备的承建商须提前30天向项目部申报甲供材料设备需求计划，填写《甲供物资申请表》，并于每月25日前由项目部汇总报送至造价采购部，计划到货时间误差不得超过十天。
需求计划由承建商项目经理签发，项目部主管工程师、项目部负责人、造价采购部负责人复核，最后由项目部部门经理审核发至供货单位。
3.1.3、项目部应告知承建商：
3.1.3.1、承建商须根据工程施工进度，安排需要进场的部分甲供材料设备进场计划，计划中应该明确需要进场的甲供材料设备的类别、规格型号、数量、进场时间、使用部位等要素。
3.1.3.2、承建商须对其提出的物资需求数量的准确性负责。
因数量不准造成物资过剩的，如采购合同未作规定，则造价采购部不负责剩余物资退货；造成物资供应不足的，承建商可继续向采购部申报需求计划，但因物资供应延迟导致合同工程工期延误的责任由承建商承担。
3.1.3.3、因设计变更导致物资用量增减的，承建商应在收到变更指示后的七天内向工程部发出物资需求增减指示，延误责任依据相应条款执行。
3.1.4、在满足材料设备的供货期、运输等时间的前提下，项目部应该在发出发货通知单前7工作日编制完毕甲供材料设备分项进场计划。
3.1.5、造价采购部根据承建商报送的《甲供物资申请表》，与供应商洽商或修订物资供应计划。
、进场计划的审核
3.2.1、造价采购部应审查进场计划中材料设备的类别、数量、规格型号与合同是否相符，进场时间是否合理考虑了材料设备的供货周期等。
3.2.2、对于计划量超出合同量、计划提报的材料设备规格型号与合同不符情况，项目部应该对变更原因进行说明并提交相关的变更资料。
3.2.3、若进场时间没有考虑材料设备的合理供货周期，项目部应该修正进场计划。
4、采购样板
、饰面材料、地板以及水暖装饰件、五金的主要品种物资应确认样板；淋浴所使用的主要材料应确认样板；非标准灯具视验收需要可确认样板。
燃气具、洁具、通风机等大型、定型、价值高的设备，供方的产品图册、文字描述可以反映出来全部情况的材料，可以不提供样板或视需要提供样板。
、采购样板应确认三套，一套由采购部保管，一套移交工程部，供项目部和承建商使用，一套由供应商保管，作为生产、采购的标准。
样板一般由供应商免费提供，需计取费用或当作供货数量一部份的，供应商须在确认样板前提出。
5、数量控制
、若因设计变更导致甲供材料设备的规格型号、数量发生变化，项目部应该及时将设计变更和据此调整的进场计划转发造价采购部，项目部据此调整供应计划并将变更后的甲供材料设备的规格型号、数量通过发货通知单告知供应商。
对于因设计变更导致合同外新增规格型号的甲供材料设备，应由造价采购认价、项目部执行供应；对于因设计变更导致合同外增加数量但规格型号包括在合同内的甲供材料设备，项目部实行按照合同价格供应。
、甲供材料设备进场后，由施工单位进行看管。
在施工期间项目部应该加强对施工单位用料的监督管理工作，避免出现因为浪费、丢失或施工造成甲供材料设备的损坏导致用量增加。
如发生由施工单位使用不当或看管不善造成的材料设备实际使用量大于图纸量的情况，此部分费用将在施工单位结算时从结算额中扣除。
、甲供材料设备进场后，因非甲供材料设备安装/施工单位浪费、丢失或施工损坏因素造成甲供材料设备的实际使用量增加的事件，甲供材料设备安装/施工单位应调查事件发生的原因并及时向项目部提出事件处理申请。
项目部应及时组织相关施工单位、监理、供应商对事件进行处理，查明事件原因、明确事件责任单位并做好事件处理记录，项目部、相关施工单位、监理应该对事件处理结果进行签字确认；对于责任单位拒绝签字的，由项目部将事件处理意见函告责任单位。
项目部应将事件处理结果抄送造价采购部，作为与相关单位进行结算的依据。
、甲供材料设备进场移交后，材料设备的部分零部件丢失或损坏由施工单位承担责任并自行处理。
若需要供应商配合，由施工单位自行协调并承担相关费用。
项目部对修复质量是否符合合同约定进行控制。
6、甲供材料设备的生产及供货期的管理
、合同签署后至物资到达前，为有效控制甲供材料设备的质量，在供应商组织材料设备的生产阶段，项目部应视具体情况每隔一定时间了解一次物资生产及采办进展，发现异常时应及时与对方交涉。
如有需要，项目部应组织造价采购部、设计部赴供应商或其经销的物资工厂进行生产状况考察，核查生产进度和加工质量，实行过程控制。
、考察材料设备的范围包含但不限于：
6.2.1、对工程质量、成本影响较大。
6.2.2、影响项目品牌推广与销售。
6.2.3、供应商存在将材料设备委托其他单位生产的嫌疑。
6.2.4、供应商出现供货周期滞后、不能满足施工进度要求。
、考察时主要了解供应商生产的材料设备质量是否符合合同规定、采用的原材料/部件与投标文件是否一致、是否存在委托别的企业生产、生产进度是否满足工程进度要求等；供应商为经销商的应核查其物资订购方面的文件，供应商代理进口物资的，核查其物资订购凭证、加工委托书、运输、提单、进关、存贮等文件。
、合同规定中间验货作为付款条件的，项目部、造价采购部验货后，应出具证明文件，并作为《物资进度款申请书》的附件。
7、甲供材料设备的到货准备
、采购合同签订后7天内，项目部应要求承建商填写《施工单位收货人员标准表格》，提供甲供材料接收人员姓名、职务、联系方式、签名式样及承建商工程部印章式样。
合同中有关供货计划及验收标准的内容由项目部整理送交使用该物资的承建商。
、首批物资到货前一周，承建商应准备好仓储场所。
造价采购部、项目部和供应商将现场查看仓储的位置和条件。
对仓储条件有特殊要求的，承建商应配合完成。
、项目部、供应商、承建商应共同确定运输车辆停靠地点。
8、甲供材料设备的进场验收与质量控制
、首批到货的物资验收由项目部组织进行，造价采购部、承建商接收人员参加。
项目部督促供应商在验收时提交完整的报验资料，造价采购部将重点介绍采购物资的技术要求、验收方法和标准，以便承建商今后可以独立验收。
以后分批到货的物资由项目部、承建商验收。
、物资验收重点是检查包装是否完整、包装所示的物资外观特征与采购要求是否相符、包装如有损坏是否影响物资的完整等，此外清点本批物资数量。
物资的质量、内在缺陷等需要在开始使用时才能验证的，需在《甲供物资初步验收表》备注一栏中注明。
、洁具、机电设备、厨房电器等大宗物资在到货时须逐一开箱检验，否则承建商在开箱（封）启用物资时才发现有破碎、开裂、划痕等问题，如没有确凿证据找出责任单位，由承建商负责。
、承建商对物资质量的检查责任。
承建商在开箱（封）启用物资时，若发现下述现象，应暂停使用物资，并立即报告项目部、造价采购部：
8.4.1、物资质量存有疑问；
8.4.2、物资的规格、系列、颜色等与采购合同不符；
8.4.3、箱内物资实际数量少于包装所示数量；
8.4.4、缺少附件、配件。
、造价采购部接到报告后，应立即给予解答或亲赴工地检查。
反映现象属实的，由造价采购部向供应商交涉。
如整批物资均存在上述情况之一或数种的，则承建商暂停使用该批物资，造成工期延误的，承建商不负责任。
如部分物资存在上述现象之一或数种的，承建商应先行使用合格物资，以尽量减少对工期的影响。
、承建商在开箱（封）后，如未作基本检查即大量使用，之后发现物资存在条现象且经证实的，则承建商应承担该批物资因不能退货可能造成的损失。
如物资存在潜在的质量缺陷，难以通过基本检查发现的，承建商对使用该物资可能造成的损失不负责任。
、承建商于开箱（封）时箱内物资已经损坏的，应立即报告项目部、造价采购部，待项目部、造价采购部会同供应商鉴定责任。
、物资通过验收后，即视为造价采购部已将物资交付承建商使用。
承建商接收人员应向供应商签署物资验收、接收凭据。
承建商应先行收集整理技术资料，在竣工后或交付甲方（建设单位或投资方）使用时编制竣工资料或将原始资料移交甲方（建设单位或投资方）。
供应商须凭经签署的验收、接收凭据向造价采购部申请货款。
承建商应自存一份验收、接收凭据，以备与造价采购部结算物资数量。
、供应商负责安装的物资，其验收与接收由造价采购部及项目部共同负责。
、供应商应为交付给甲方（建设单位或投资方）之前的货物购买保险。
在货物交付之前发生的损坏、灭失等风险，甲方（建设单位或投资方）概不负责。
9、甲供材料设备的卸货及现场照管
、除供应商负责安装的物资以外，如相应的分包工程合同和采购合同未作规定，则卸货责任方规定如下：
9.1.1、建筑材料、装饰性材料及设备，除洁具外，由承建商卸货；洁具由供应商卸货。
9.1.2、以上卸货责任如相应合同中有明确约定，则按合同约定执行。
、建筑材料、装饰性材料及设备的卸货责任包括用人力将物资搬离运输车辆、转运至仓储场所、堆放整齐或安放牢固。
机电设备供应商卸货责任包括用人力或机械辅助手段将物资搬离运输车辆、转运至采购部指定的位置（包括露天场地和仓储场所）、堆放整齐或安放牢固，不负责二次转运。
、供应商到货时间不得超过当天21:
30（对于有特殊要求或需求紧急的材料除外，如商砼等）。
承建商应组织足够的人力参加卸货，尽量缩短卸货时间。
供应商不得无理地催促承建商加快卸货。
、承建商对其使用的物资负有存储、保管、看管、采取措施以防恶劣天气及自然条件对物资造成损害的义务。
因未尽义务造成物资丢失、损坏的，承建商承担赔偿责任。
使用机电设备的承建商，应负责将设备从堆放地点搬运至安装地点。
、材料设备进场验收后直接移交承建商保管。
、承建商应该做好材料设备的防潮、防火、防盗工作。
材料设备进场后发生丢失或毁损均由施工单位自行承担责任。
、项目部应经常检查甲供材料设备的存放状况与现场的施工安全，避免交叉施工损坏材料设备的质量。
10、甲供材料设备的结算
、每个月21日前，供应商或承建商须将签署的上月20日至本月19日前所有验收、接收凭据报送项目部，由项目部分别与供应商和承建商核对物资供应、领用数量，项目部签字确认报送造价采购部作为本月承建商及供应商付款依据之一。
、每一采购合同物资最后一批物资到货后，承建商须在一周内将签署的所有验收、接收凭据报送项目部，由项目部分别与供应商和承建商核对物资供应、领用数量。
、经核对并经确认的数量，由造价采购部与供应商办理结算，在办理分包工程结算时按分包工程合同规定计算承建商扣款金额。
、承建商及供货单位需积极配造价采购部办理结算工作，核对完成后及时在《采购合同结算确认表》上盖章确认，否则造价采购部有权停止支付不配合一方的剩余款项。
11、甲供材料设备的货款支付
、甲供材料设备的货款支付由项目部负责。
.、付款应符合合同条款的约定。
.、付款时应将相关的凭证附齐，具体规定如下：
11.3.1、支付预付款时，应该将合同总价、付款方式附在审批单后。
11.3.2.、支付进度款（到货款）时，应将合同总价、付款方式、进场验收单附在审批单后。
11.3.3.、支付除质保金外的最后一笔货款（已完成验收/调试）时，应将合同总价、付款方式、结算单附在审批单后。
、当供应商提交材料设备履约保函、预付款保函、质量保函时，项目部在审核无误后将原件存放在财务部，复印件转造价采购部。
12、甲供材料设备的保修期
、甲供材料设备的的保修期为24个月，自工程通过政府部门竣工验收合格具备交楼条件之日起计。
、如物资合同有明确约定，则按合同约定执行。
13、附表
附表1：
《甲供物资申请表》。
附表2：
《甲供物资初步验收表》。
附表3：
《甲供物资保修完成证书》。
附表4：
《施工单位收货人员标准表格》。
附表1
甲供物资申请表
项目名称：
工程范围：
物资名称：
申请日期：
序号
物资名称
品牌规格型号
申请数量
使用部位
到货时间
备注
承建商项目经理：
日期：
甲方项目工程师：
日期：
甲方项目负责人：
日期：
甲方造价采购部经办人：
日期：
甲方造价采购部负责人：
日期：
附表2
甲供物资初步验收表
项目名称：
工程范围：
物资名称：
到货日期：
序号
物资名称
品牌规格型号
到货数量
使用部位
备注
（主要列明待验的项目）
承建商项目经理：
日期：
甲方项目工程师：
日期：
甲方项目负责人：
日期：
甲方造价采购部经办人：
日期：
甲方造价采购部负责人：
日期：
附表3
股份有限公司
甲供物资保修完成证书
合同名称：
证书编号：
供货单位：
签发日期：
竣工日期
保修完成日期
保修完成情况
顺次
保修情况简述（可附附件）
违约及扣款记录（可附附件）
1
2
3
4
供货单位对
保修情况
认定意见
业主（物业管理单位或项目部）对保修情况认定意见
签发：
河北中鼎房地产开发股份有限公司客户服务中心维修负责人：
客户服务中心部门经理：
抄送：
物业管理单位、造价采购部
说明：
1.本证书由客户服务中心填制，经供货单位及物业管理单位认可后，由客户服务中心签发。
2.证书编号由客户服务中心统一拟定。
3.在供货单位取得本证书后，合约管理部方可发放该物资采购保修金余额
附表4
施工单位收货人员身份确认表
收货范围：
单位名称
序号
姓名（正楷）
姓名签字式样
收货人联系电话
单位盖章确认
1
盖章
2
3
1
盖章
2
3
1
盖章
2
3
注：
每个施工单位可指定一至三人作为指定收货人，但任何一个指定人的签名均标识该批货物已被该施工单位接收。
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