用友采购操作手册.docx

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用友采购操作手册

采购培训手册

用友网络科技股份有限公司上海分公司

yonyouNetworkTechnologyCo.,Ltd.ShanghaiBranch

2018年9月

Sep,2018

目录

P07采购管理4

整体业务概述4

P0701供应商档案维护5

P070101外部供应商维护5

P070102关联供应商维护6

P070103临时供应商维护7

P070104供应商停用8

P0702物料档案维护10

P070201基本信息10

P070202分配12

P070203财务信息14

P070204库存信息14

P070205成本信息15

P0703PRPORTAL16

P0704库存类采购业务17

业务描述17

P070400请购单19

P070401询报价单19

P070402供应商价目表24

P070403价格审批单24

P070404采购订单27

P070405到货单31

P070406采购入库单33

P070407固定资产转固35

P070408采购发票35

P070409采购结算37

P070410暂估处理38

P070411查看采购应付单40

P0706费用类采购业务41

业务描述41

P070600请购单43

P070601询报价单43

P070602供应商价目表43

P070603价格审批单43

P070604采购订单43

P070605到货单44

P070606采购入库单44

P070607采购发票44

P070608采购结算44

P070609暂估处理44

P070410查看采购应付单45

P0711采购退货47

业务描述47

P071101退货单48

P071102退库单48

P071103采购结算49

P071104采购发票51

P071105核销红蓝应付单52

P0712采购费用分摊54

业务描述54

P071200请购单55

P071201询报价单55

P071202价格审批单55

P071203采购订单55

P071204费用发票55

P071205采购成本要素定义57

P071206采购费用分摊58

P071207查看采购应付单61

P07采购管理

整体业务概述

采购类型

采购具体类型

外部系统

库存类采购

普通材料采购

备品备件采购

固定资产采购

工程物资采购

费用类采购

普通服务

在建工程服务

待摊在建工程服务

优质优价采购

Smart-bridge

仅称重采购

Smart-bridge

电器类采购

WEEE

船舶类采购

库存类采购适用于库存类的物料采购，包括普通材料采购、备品备件采购、固定资产采购、工程物资采购。

费用类请购适用于费用类的物料采购，包括普通服务、在建工程服务、待摊在建工程服务。

由于优质优价类物料的采购、称重类物料的采购、WEEE电器回收类物料的采购、船舶拆解类物料的采购都有相应的外部系统接口，所以需要使用单独的采购类型。

1P0701供应商档案维护

供应商分类

范围描述

外部供应商

a）在OAS系统中进行供应商信息（包含银行账户信息）维护。

b）所有信息自动同步到组织级供应商档案。

c）在NC手工分配到利润中心。

关联供应商

a）在OAS系统中进行供应商信息（包含银行账户信息）维护。

b）所有信息自动同步到组织级供应商档案。

c）在NC手工分配到利润中心。

内部供应商（不使用NC）

在用友NC系统和OAS中分别维护。

由集团统一维护。

a）所有信息都应在NC中手动输入到集团级。

b）在NC中手动分配到组织级和利润中心。

c）在NC中为客户创建相同的信息。

d）在NC中创建供应商和客户之间的关系。

内部供应商（使用NC）

在用友NC系统和OAS中分别维护。

由集团统一维护。

当我们在NC中初始化一个实体公司时，它将被自动创建。

临时供应商

在OAS系统中维护，为组织级供应商。

用于采购询价时，临时创建的供应商档案，当正式价格审批后，在OAS中更新为正式供应商，完善供应商信息和银行信息，并把供应商分类从临时供应商改为外部，再在NC中分配到利润中心。

P070101外部供应商维护

路径：

【动态建模平台】-【基础数据】-【供应商信息】-【供应商-业务单元】

外部供应商在OAS系统中进行供应商信息（包含银行账户信息）维护，所有信息自动同步到供应商-业务单元，并在NC手工分配到利润中心。

P070102关联供应商维护

路径：

【动态建模平台】-【基础数据】-【供应商信息】-【供应商-业务单元】

关联供应商在OAS系统中进行供应商信息（包含银行账户信息）维护，所有信息自动同步到供应商-业务单元，并在NC手工分配到利润中心。

P070103临时供应商维护

路径：

【动态建模平台】-【基础数据】-【供应商信息】-【供应商-业务单元】

临时供应商在OAS系统中维护，为组织级供应商。

用于采购询价时，临时创建的供应商档案，当正式价格审批后，在OAS中更新为正式供应商，完善供应商信息和银行信息，并把供应商分类从临时供应商改为外部，再在NC中分配到利润中心。

P070104供应商停用

对于以后不再使用的供应商，可以停用，供应商若被〖停用〗，则在后续任何单据都不能被参照到。

2P0702物料档案维护

路径：

【动态建模平台】-【基础数据】-【物料信息】-【物料-集团】/【物料-业务单元】

根据物料使用的范围是集团还是本组织，分别选择物料-集团或物料-业务单元。

物料分多个页签，分别为物料信息、财务信息、采购信息、销售信息、库存信息、生产信息。

先填写物料信息，保存并分配后，才能再填写其他页签的信息。

P070201基本信息

基本信息用来设置物料公共属性，这些属性不随物料所在的组织不同而不同。

1.所属组织：

物料所属的组织级别，分为集团和本组织；集团为整个集团共同使用，本组织为本组织专用。

威立雅的物料统一建在集团级。

2.物料编码：

手工录入。

3.物料名称：

手工录入，可以同时录入中文、英文、繁体中文。

4.物料分类：

选择威立雅的VEClassification末级分类。

5.规格：

手工录入中文规格。

6.型号：

手工录入。

7.主计量单位：

选择计量单位。

8.服务类-需分摊物料：

是/否，作为运费等费用使用，用于分摊到材料采购成本中。

9.物料税类：

选择物料对应的默认物料税类。

10.入库容差：

定义由入库数量对比采购订单，允许入库的差额百分比，定义为5%。

11.接口：

选择对接的外系统名称，NC/Smart-Bridge/VAMS，如果没有外接系统，则选择NC。

12.是否健康安全：

当物料需要显示是否健康安全时，可选择健康/安全/环保/健康安全。

P070202分配

物料档案保存后，还需要分配到业务单元和成本域，用于单据录入和存货核算的成本计算。

成本域与利润中心一对一进行对应，所以分配时需分配到该实体公司及其成本域。

1.点击分配：

2.选择要分配的业务单元和成本域：

3.系统显示出已选择的成本域，点击分配：

4.分配后，再填写以下页签的信息。

P070203财务信息

1.实物物料价值管理模式：

分为存货核算、固定资产、费用。

a）选择“存货核算”，其价值由存货核算系统进行管理。

b）选择“固定资产”，其价值由固定资产模块进行管理，才可从供应链生成转固单。

c）选择“费用”，在采购入库后直接进入费用，实物不可传存货核算，不可传固定资产。

P070204库存信息

1.批次管理：

对于优质优价的物料，必须选择批次管理。

进行批次管理的物料，要求所有出入库单据上录入批次号。

2.主仓库：

物料存放的主要仓库。

3.根据检验结果入库：

优质优价的物料必须选择，其他物料不选择。

4.所属仓库：

选择该库存组织下的仓库。

5.安全库存：

按仓库设置物料的安全库存，用于预警。

6.最高库存：

按仓库设置物料的最高库存，用于预警。

7.最低库存：

按仓库设置物料的最低库存，用于预警。

8.最大周转天数：

物料的最大周转天数，可以进行物料的呆滞积压分析。

P070205成本信息

威立雅的物料计价方式统一为移动平均。

对于批次管理的物料，可以选择批次核算。

3P0703PRPORTAL

请购单的录入和审批、价格审批单的审批、到货单的确认在PRPORTAL中处理，详见PRPORTAL操作手册。

4P0704库存类采购业务

业务描述

1．适用于除优质优价类、称重类、电器回收类、船舶回收类以外的库存类物料采购。

2．库存类采购具体分为四种：

普通材料采购、备品备件采购、固定资产采购、工程物资采购。

需要在请购单表体中选择采购具体类型。

3．STRUCTUREOFFICE的采购金额小于10000的为小额采购订单，不适用此流程，使用无PO应付流程。

4．在完成采购发票的同时系统会自动生成已审批的采购应付单，且自动生成临时凭证。

5．通过引用应付单生成的付款单，在审批后，系统会自动进行核销。

6．网上支付动作需有CA认证用户才能操作。

7．付款单在下载的支付状态为支付成功时，会自动进行结算，且自动生成临时凭证。

P070400请购单

请购单在PRPORTAL采购平台中录入和审批，审批通过后传入NC生成已审核的请购单。

请购单的交易类型为库存类采购，表体选择采购具体类型。

P070401询报价单

路径：

【供应链】-【采购价格】-【采购询报价】-【询报价单】

如果是非目录采购，需要采购人员寻源的，需要根据请购单生成询报价单。

如果是目录采购，则跳过此节点，直接根据请购单生成价格审批单。

询报价单表体物料行有四种状态，分别为自由、发出、报价、完成。

询报价单生成时如果未选择供应商发出则为[自由]状态；【选择供应商】中如果勾选了供应商，则询报价单行有供应商信息，询报价单处于[发出]状态；询报价单行中录入了供应商的报价信息后，询报价单的状态变为[报价]状态；处于报价状态的询报价单被参照生成价格审批单后，询报价单变为[完成]状态。

1.新增—请购单：

根据请购单生成询报价单。

2.询价任务分配：

由采购经理根据不同的采购员询价任务，选择请购单中的相应物料，分别生成询报价单，并在询价单上指定采购人员。

3.询价：

采购人员过滤出属于自己的询报价单，选择一个或多个供应商档案进行询价，保存后可以导出EXCEL文件，发邮件给供应商进行询价。

a）采购人员设置查询条件，点确定，过滤出属于自己的询报价单：

b）显示出属于自己的询报价单后，选中，选择一个或多个供应商档案进行询价：

c）点确定，一个物料会根据选择的供应商生成多行记录，保存。

d）可以导出EXCEL文件作为附件，发给供应商进行询价。

4.报价：

收到供应商的已填写价格的EXCEL文件后，EXCEL文件可以导入NC系统生成报价，或者在询报价单中录入各供应商的报价。

P070402供应商价目表

路径：

【供应链】-【采购价格】-【供应商价目表】-【供应商价目表维护】

框架合同的价格由采购人员维护到供应商价目表中。

P070403价格审批单

路径：

【供应链】-【采购价格】-【采购询报价】-【价格审批单】

非目录采购：

采购人员在NC系统中根据已报价的询报价单生成价格审批单，并选择推荐的供应商报价，然后传入采购门户进行审批，采购门户不能修改价格审批单内容。

采购门户将NC中价格审批单显示为二维表的样式。

审批通过后回传状态给NC，形成生效的价格审批单。

价格审批单的价格会自动保存到供应商价目表。

根据询报价单生成价格审批单时，系统根据不同的请购部门自动分开生成价格审批单。

目录采购：

采购人员在NC系统中根据请购单生成价格审批单，价格取自供应商价目表，并选择推荐的供应商报价，然后传入采购门户进行审批，采购门户不能修改价格审批单内容。

采购门户将NC中价格审批单显示为二维表的样式。

审批通过后回传状态给NC，形成生效的价格审批单。

1.新增：

非目录采购根据已报价的询报价单生成价格审批单，目录采购根据请购单生成价格审批单。

a）根据请购单生成价格审批单：

系统自动从供应商价格表中取出历史价格。

b）根据询报价单生成价格审批单：

并选择推荐订货的行，再保存。

2.提交：

价格审批单保存后，点击提交，单据传递到PRPORTAL进行审批。

3.生成订单：

价格审批单在PRPORTAL审批完成后，在NC中生成采购订单。

a）辅助功能—生成订单，系统自动根据已选订单的记录，按不同供应商分开生成采购订单。

b）在弹出的订单界面中维护付款协议，再保存订单。

在付款协议中先增行，再录入付款信息，预付款必须选择“预付款”，比率总和必须等于100%，并保存。

c）提交：

采购订单保存后点击提交。

P070404采购订单

路径：

【供应链】-【采购管理】-【采购订单】-【采购订单维护】

订单类型为库存类采购。

在NC系统中审批采购订单。

如果是外币采购，采购人员需询问资金部FXticket后填入采购订单。

1.审批人查询出采购订单，点击审批：

2.预付款：

如果该采购订单需要预付款，在订单的付款计划中点击付款，在弹出的付款单界面中录入付款信息后保存，付款单会进入应付模块的付款单审批流程。

注意：

只有预付款是通过订单的付款计划生成付款单，非预付款通过采购发票生成应付单，再通过应付单生成付款单。

3.整单关闭：

辅助功能—整单关闭。

当订单未全部执行完毕即被终止时，通过“整单关闭“对整个订单的所有商品进行关闭，关闭订单后即不能再进行收货。

4.联查-单据追溯：

显示订单的来源单据和后续单据，双击可以打开相应单据。

P070405到货单

路径：

【供应链】-【采购管理】-【到货单】-【到货单维护】

采购人员收到供应商的送货通知后，在NC系统中根据采购订单生成到货单，确定本次到货数量，到货数量不允许超过订单数量。

根据采购订单生成到货单时，系统根据不同的请购人自动分开生成到货单。

到货单传入采购门户进行审批，采购门户不能修改到货单内容，到货单审批通过后回传状态给NC。

1.新增—采购订单：

根据采购订单生成到货单，弹出查询条件，选择相应的条件后，点击确定。

2.选择本次到货的采购订单和物料，点击确定：

3.确定后，显示到货单维护界面，修改本次到货的数量，然后保存提交。

4.到货单传入采购门户进行审批，采购门户不能修改到货单内容，到货单审批通过后回传状态给NC。

P070406采购入库单

路径：

【供应链】-【库存管理】-【入库业务】-【采购入库】

在NC系统中根据到货单，生成库存采购入库单。

如果接收数量和订单数量之间的差异在+/-5%以内，则无需采取进一步行动。

如果接收数量比订单数量多5%以上，请求者需要为多出的数量创建新的采购请求，新的采购单将在采购请求通过批准后创建。

如果接收数量比订单数量少5%以上，则无需其他操作。

1.新增—到货单：

选择到货单，确定后生成采购入库单：

2.确定后，显示采购入库单维护界面，修改实收数量或点击自动取数，然后保存并签字：

P070407固定资产转固

如果物料的实物物料价值管理模式为固定资产，则在采购入库单签字后，可以生成转固单到固定资产模块，生成固定资产卡片。

P070408采购发票

路径：

【供应链】-【采购管理】-【采购发票】-【采购发票维护】

收到供应商的采购发票。

三单匹配（3WayMatch），核对采购订单、入库单、采购发票是否符合公司要求。

不符合要求的发票，退回请求者。

符合要求的发票，参照库存采购入库单，录入采购发票，采购发票表头上填写期望付款日期。

1.新增—采购入库单：

选择采购入库单，确定后生成采购发票：

2.确定后，显示采购发票维护界面，确认开票信息后，保存并审批，系统自动生成采购应付单并自动审核：

单据录入信息具体如下：

发票分类：

选择增值税发票或普通发票。

币种：

选择实际发票币种。

期望付款日期：

默认为当天。

无税金额/税额/价税合计：

根据实际发票金额修改。

P070409采购结算

路径：

【供应链】-【采购管理】-【采购结算】-【采购结算】

1.采购结算主要是通过建立采购发票与入库单的对应关系，确定货物的最终财务成本。

采购结算的结果（采购结算单）中，数量是以入库单的数量为准，金额以采购发票金额为准。

如果发票的直接来源是采购入库单，系统会自动进行结算。

2.取消结算：

结算后，如果需要修改采购发票，必须先取消结算，即删除结算单。

路径：

【供应链】-【采购管理】-【采购结算】-【结算单维护】

P070410暂估处理

路径：

【供应链】-【采购管理】-【暂估处理】-【暂估处理】

暂估是指发票未到时，对入库的货物进行估价的过程，以保证后续财务活动可以正常进行。

暂估后在存货核算系统中形成暂估入库成本，采购结算时会对已暂估的入库单进行相应的单到回冲处理。

普通采购在入库单签字后自动暂估，无需人工处理。

1.暂估处理—查询：

2.全选、点击暂估：

3.取消暂估：

采购入库单签字后如需修改，需先取消暂估，再取消签字，才能修改。

路径：

【供应链】-【采购管理】-【暂估处理】-【取消暂估】

P070411查看采购应付单

路径：

【财务会计】—【应付管理】—【应付日常业务】—【应付单管理】

第一步：

查询

第二步：

双击相应单据可查看详细单据信息

5P0706费用类采购业务

业务描述

1．适用于费用类的物料采购，具体分为三种：

普通服务、在建工程服务、待摊在建工程服务。

需要在请购单表体中选择采购具体类型。

2．STRUCTUREOFFICE的采购金额小于10000的为小额采购订单，不适用此流程，使用无PO应付流程。

3．在完成采购发票的同时系统会自动生成已审批的采购应付单，且自动生成临时凭证。

4．通过引用应付单生成的付款单，在审批后，系统会自动进行核销。

5．网上支付动作需有CA认证用户才能操作。

6．付款单在下载的支付状态为支付成功时，会自动进行结算，且自动生成临时凭证。

P070600请购单

请购单在PRPORTAL采购平台中录入和审批，审批通过后传入NC生成已审核的请购单。

请购单的交易类型为费用类采购，表体选择采购具体类型。

P070601询报价单

路径：

【供应链】-【采购价格】-【采购询报价】-【询报价单】

操作同库存类采购业务。

P070602供应商价目表

路径：

【供应链】-【采购价格】-【供应商价目表】-【供应商价目表维护】

操作同库存类采购业务。

P070603价格审批单

路径：

【供应链】-【采购价格】-【采购询报价】-【价格审批单】

操作同库存类采购业务。

P070604采购订单

路径：

【供应链】-【采购管理】-【采购订单】-【采购订单维护】

操作同库存类采购业务。

P070605到货单

路径：

【供应链】-【采购管理】-【到货单】-【到货单维护】

操作同库存类采购业务。

到货单审批完成后自动生成采购入库单。

P070606采购入库单

路径：

【供应链】-【库存管理】-【入库业务】-【采购入库】

费用类的采购入库单由系统自动生成。

P070607采购发票

路径：

【供应链】-【采购管理】-【采购发票】-【采购发票维护】

操作同库存类采购业务。

P070608采购结算

路径：

【供应链】-【采购管理】-【采购结算】-【采购结算】

操作同库存类采购业务。

P070609暂估处理

路径：

【供应链】-【采购管理】-【暂估处理】-【暂估处理】

操作同库存类采购业务。

P070410查看采购应付单

路径：

【财务会计】—【应付管理】—【应付日常业务】—【应付单管理】

第一步：

查询

第二步：

双击相应单据可查看详细单据信息

6P0711采购退货

业务描述

1.退货后在原订单上进行补货，在采购订单上默认选择“退货/库基于原订单补货“选项。

P071101退货单

路径：

【供应链】-【采购管理】-【到货单】-【到货单维护】

到货后还没有入库，就发生退货时，参照原采购订单生成退货单。

1.到货单维护—退货—采购订单：

2.维护到货单上的退货数量（负数）和收货仓库，保存后审批。

P071102退库单

路径：

【供应链】-【库存管理】-【入库业务】-【采购入库】

到货并入库后，发生退货时，参照原采购订单生成退库单。

1.采购入库—退库—采购订单，参照原采购订单退货，生成红字采购入库单：

2.选择仓库、录入实收数量后（负数），保存并签字：

P071103采购结算

路径：

【供应链】-【采购管理】-【采购结算】-【采购结算】

如果原采购入库单未开票，并且本次退库单也不开红票时，需把采购入库单和退库单进行采购结算，以便结束采购暂估状态。

1.查询需结算的出入库单：

2.自动结算。

P071104采购发票

路径：

【供应链】-【采购管理】-【采购发票】-【采购发票维护】

如果原采购入库单已开票，本次退库单开红票时，根据退库单（红字采购入库单）生成红字采购发票。

1.新增—采购入库单：

选择采购入库单，确定后生成采购发票：

2．确定后，显示采购发票维护界面，确认开票信息后，保存并审批，系统自动生成红字采购应付单并自动审核：

P071105核销红蓝应付单

红字应付单会在负数发票审批后自动生成

路径：

【财务会计】-【应付管理】-【核销处理】-【手工核销】

第一步：

查询，选择相应财务组织

填写查询条件

第二步：

勾选需要进行核销的红字应付单和蓝字应付单，点击核销

核销完成后可查看核销情况

7P0712采购费用分摊

业务描述

1.采购费用如果是第三方公司承担，需要单独请购和生成采购订单。

如果与提供物料的供应商一致，可以与物料一起请购和生成采购订单。

2.物料必须设置为服务类才能作为采购费用。

3.费用发票可以按照数量或金额分摊到物料上，分摊到物料上的费用调整到物料价格上作为物料成本。

4.需要分摊到采购成本的费用类物料不能入库。

P071200请购单

请购单在PRPORTAL采购平台中录入和审批，审批通过后传入NC生成已审核的请购单。

请购单的交易类型为库存类采购，表体选择采购具体类型。

运费等采购费用可以单独请购，如果与提供物料的供应商一致，也可以与物料一起请购。

P071201询报价单

路径：

【供应链】-【采购价格】-【采购询报价】-【询报价单】

操作同库存类采购业务。

P071202价格审批单

路径：

【供应链】-【采购价格】-【采购询报价】-【价格审批单】

操作同库存类采购业务。

P071203采购订单

路径：

【供应链】-【采购管理】-【采购订单】-【采购订单维护】

操作同库存类采购业务。

P071204费用发票

路径：

【供应链】-【采购管