会计凭证六.docx

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会计凭证六

会计凭证

一、会计凭证的概念——是记录经济业务事项发生或完成情况的书面证明，也是登记会计账簿的依据（如发票、领料单等）。

二、会计凭证的意义

1、记录经济业务，提供记账依据；

2、明确经济责任，强化内部控制；

3、监督经济活动，控制经济运行；

三、会计凭证的种类

（一）按填制程序和用途的不同，分为原始凭证、记账凭证；

1、原始凭证——又称单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录和证明经济业务的发生或完成情况，明确经济责任的原始凭证，它是会计核算的原始资料和重要依据，是登记会计账簿的原始依据。

（最具法律效力）

2、记账凭证——又称记账凭单，是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，是登记会计账簿的直接依据。

3、原始凭证和记账凭证都称为会计凭证，但就其性质来讲却截然不同。

原始凭证记录的是经济信息，它是编制记账凭证的依据，是会计核算的基础，而记账凭证记录的是会计信息，它是会计核算的起点。

外来原始凭证

按来源分

自制原始凭证

一次凭证

原始凭证按填制方法分累计凭证

汇总原始凭证

通用凭证

按格式不同分

会计凭证专用凭证

收款凭证

按内容分付款凭证

记账凭证转账凭证

复式凭证

按填列方式分

单式凭证

四、原始凭证

（一）是会计资料中最具法律效力的一种证明文件，会计人员对不真实、不合法的原始凭证，不予受理；对记载不准确，不完整的原始凭证，应予以退回，要求补充。

（二）种类：

1、外来原始凭证——是指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。

如：

购买原材料取得的增值税专用发票、银行转来的各种结算凭证、职工学习支付学费取得的收费收据、职工出差取得的飞机票、火车票等。

外来原始凭证都是一次凭证，它也是根据实际发生的经济业务由外单位或个人直接填制的。

2、自制原始凭证——是指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证。

（在企业中占的比重很大）如：

收料单、领料单、职工借款单、折旧计算表、限额领料单、产品入库单、产品出库单、工资发放明细表等。

凭证是用来证明经济业务已经完成，并用以作为会计核算的原始资料。

凡是不能证明经济业务已完成的文件或证明，如经济合同、材料请购单、生产通知单等，都不能算作会计凭证，也不能作为会计核算的依据。

未经对方单位签单，不具备法律效力的凭证，或不具备凭证基本内容的白条，也同样不能算作会计凭证。

3、一次凭证——是指一次填制完成、只记录一笔经济业务的原始凭证。

如：

收据、领料单、收料单、发货票、银行结算凭证、借款单等。

4、累计凭证——是指在一定时期内多次记录发生的同类型经济业务的原始凭证。

如工业企业的限额领料单、加油卡、会员卡等。

其特点是在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务，随时结出累计数及结余数，并按照费用限额进行费用控制，期末按实际发生额记账。

累计凭证是多次有效的自制原始凭证，可多次填写使用。

累计凭证的特点是可以随时计算发生额累计数，便于同定额、计划、预算数进行比较，借以达到控制费用支出、节约开支的目的；同时还可以减少原始数据的数量，简化了会计核算的手续。

5、汇总凭证——是指对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证，按照一定标准综合填制的原始凭证。

如：

在会计期末根据领料单汇总编制的发出材料汇总表、工资结算汇总表、差旅费报销单等。

6、通用凭证——是指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的、具有统一格式和使用方法的原始凭证。

（某一地区、某一行业、全国通用）如全国通用的增值税专用发票、统一商业零售发票、银行转账的结算凭证等；某省（市）印制的发货票、收据等，在该省（市）通用。

7、专用凭证——是指由单位内部自行印制的、仅在本单位内部使用的原始凭证。

如：

收料单、领料单、差旅费报销单、工资费用分配表、折旧计算表等。

（三）原始凭证的基本内容

1、原始凭证的名称

2、填制原始凭证的日期

3、接受原始凭证的单位名称

4、经济业务的内容（含数量、单价、金额）

5、填制单位及填制人姓名

6、经办人员的签名或盖章

7、凭证附件

（四）原始凭证的填制要求

A、基本要求：

1、从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章（或财务专用章）；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章；自制的原始凭证必须有经办单位领导人或者指定的人员签名或者盖章；对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章（或财务专用章）。

2、凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写和小写金额必须相符。

（不相符的，就小不就大）购买实物的原始凭证，必须有验收证明，支付的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明（现金必须开收据。

发票是发票，收据是收据。

支票、汇票的发票可开，也可以不开）

3、一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。

一式几联的发票，必须用双面复写纸套写，并连续编号。

作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。

4、发生销货退回时，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。

5、职工外出借款凭据必须附在记账凭证之后。

收回借款时，应当另开收据或者退还借款副本，不得退还原借款收据。

6、经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证的附件。

如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期、和文件字号。

（可以复印文件）

B、填制要求：

原始凭证是编制记账凭证的依据，是会计核算最基础的原始资料。

1、记录要真实

2、内容要完整（年月日要按照填制原始凭证的实际日期填写；名称要齐全，不能简化；品名或用途要填写明确，不能含糊还清；有关人员的签单必须齐全。

）

3、手续要完备

4、书写要清楚、规范

①阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。

阿拉伯金额数字前应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号。

币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。

凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。

②所有以元为单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“—”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“—”代替。

③汉字大写：

零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万亿。

大写金额数字到元或者到角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”字或者“正”字。

④大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。

⑤阿拉伯金额数字中间有“0”时应当大写“零”。

⑥编写要连续。

各种凭证要连续编写，以便查考。

在写坏作废时应加盖“作废”戳记，妥善保管，不得撕毁。

⑦不得涂改、刮擦、挖补。

原始凭证有错误的，应当由出具单位重型或更正，更正处应当加盖出具单位印章。

（与原始凭证一模一样）。

原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

⑧填制要及时。

（五）原始凭证的审核内容

原始凭证的真实性、合法性、合理性、完整性、正确性、及时性。

对于完全符合要求的原始凭证，应及时据以编制记账凭证入账；

对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证，应退回给有关经办人员，由其负责将有关凭证补充完整、更正错误或重开后、再办理正式会计手续；

对于不真实、不合法的原始凭证，会计机构、会计人员有权不予接受，并向单位负责人报告。

（六）原始凭证错误的更正

原始凭证记载的各项内容均不得涂改。

原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正处应当加盖出具单位印章。

原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

五、记账凭证

（一）概念——记账凭证又称记账凭单，是会计人员根据审核无误的原始凭证按照经济业务事项的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。

它是登记账簿的直接依据。

记账凭证是介于原始凭证与账簿之间的中间环节，是登记明细分类账和总分类账记账户的依据。

原始凭证——记账凭证——账簿

（二）分类

通用记账凭证——是指使用统一的格式，能够记录所有经济业务的记账凭证。

（规模小、经济业务量不多、收付款业务较少的单位采用）

专用记账凭证——是指使用不同的格式，分别记录不同类型经济业务的记账凭证。

（规模大、经济业务数量以及收付款业务较多的单位采用）根据反映的内容不同，可分为收款凭证、付款凭证、和转账凭证。

（不实用、麻烦）

收款凭证——是指用以记录库存现金和银行存款收款业务的会计凭证。

可分为现金收款凭证和银行存款凭证。

是登记现金日记账和银行存款日记账以及有关明细账和总账等账簿的依据。

付款凭证——是指用以记录库存现金或银行存款付款业务的会计凭证。

转账凭证——是指用以记录不涉及库存现金和银行存款业务的会计凭证。

复式凭证——亦称多项记账凭证，是指将每一笔经济业务事项所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张记账凭证中反映的记账凭证。

（不便于人员分工）

在实际工作中，普遍使用的是复式记账凭证，无论通用记账凭证还是专用记账凭证均是复式记账凭证。

单式凭证——又称单项记账凭证，是指每一张记账凭证只填列经济业务事项所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。

（便于人员分工但工作量大）

（三）基本内容：

1、记账凭证的名称：

如：

收款凭证、付款凭证、转账凭证。

2、填制记账凭证的日期（哪一天编制就写哪一天）

3、记账凭证的编号（收、付、转应分别编制）

4、经济业务事项的内容摘要（主+谓+宾）

5、经济业务事项所涉及的会计科目（包括一级科目、二级科目或明细科目）及记账方向。

6、经济业务事项涉及的应借应贷金额

7、记账标记

8、所附原始凭证张数。

9、会计主管、记账、审核、出纳、制单等有关人员的签章。

（四）编制要求

A、基本要求：

1、记账凭证各项内容要准确、手续要完备，以保证其正确、完整。

2、填制时，应当对记账凭证连续编号。

一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号。

（P198）

3、书写要规范、即字迹要清晰，工整，其具体要求与原始凭证的填制要求相同。

4、记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇兑表填制。

5、除更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。

6、一张原始凭证所列的支出需要由几个单位共同负担的、应将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单，进行结算。

7、填制记账凭证时若发生错误，应当重新填制。

已登记入账的记账凭证在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏内注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样。

如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可将正确数字与错误数字之间的差额另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。

发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。

8、记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。

B、编制要求

付款凭证的编制要求——将库存现金存入银行或从银行提取现金，为了避免重复记账，一般只编制付款凭证，不编制收款凭证。

为了避免发生重复记账的问题，一般遇到这类业务（企业内部现金存入银行、从银行取得现金）时，只以货币资金的付出方编制付款凭证，而不再编制收款凭证。

（五）记账凭证的审核内容

内容是否真实、项目是否齐全、科目是否正确、金额是否正确、书写是否正确。

此外，出纳人员在办理收款或付款业务后，应在凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以避免重付。

只有审核无误后的记账凭证才能作为登记账簿的依据。

（六）原始凭证与记账凭证的区别：

1、填制人员不同

原始凭证是由具体经办人员填制。

记账凭证是由本单位会计人员填制。

2、填制依据不同

原始凭证是根据已经发生或完成的经济业务填制的，记账凭证是根据经审核后的原始凭证填制的。

3、填制方式不同

原始凭证只是经济业务发生或完成情况的原始证明，而记账凭证则要依据会计科目对已经发生或完成的经济业务进行初步归类、整理。

4、发挥作用不同

原始凭证是填制记账凭证的依据，而记账凭证则是登记会计账簿（总账）的依据。

六、会计凭证的传递

概念——是指会计凭证从取得或填制时起至归档保管过程中，在单位内部的有关部门和人员之间的传递程序。

一般包括传递程序和传递时间两个方面。

七、会计凭证的保管

（一）概念——是指会计凭证登记入账后的整理、装订、归档和存查工作。

（二）保管方法：

1、装订会计凭证

2、对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证的日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。

3、各种经济合同、存在保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

4、会计凭证不可以外借，可以复印，但必须经过本单位财务负责人的批准和在专设的登记薄上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。

5、从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。

如果确实无法取得证明，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，代作原始凭证。

6、每年装订完成的会计凭证，在年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。

7、移交本单位档案机构保管的会计凭证，原则上应当保持原卷册的封装。

个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

（三）会计凭证的保管期限

原始凭证、记账凭证、汇总凭证的保管期限为15年，银行对账单、银行存款调节表的保管期限为5年。

（四）会计凭证的销毁

保管期限满而未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完成时为止。