企业档案管理制度.docx
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企业档案管理制度
企业档案管理制度
篇一：
企业档案管理制度
公司档案管理制度
第一章总则
第一条为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，特制订本制度。
第二条本制度所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第三条重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由总经办统一管理。
第二章档案归档
第四条归档范围
（一）
（二）通用管理：
证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等。
工程基建：
设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料等。
（三）合同：
原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计合同、其他合同。
（四）设备档案：
公用系统、物料、仓库等辅助设备；生产部设备、工程部设备、QC部设备等。
（五）
（六）员工培训：
培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。
计量：
化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、流量类等，设备内部校验记录归于设备档案中。
（七）产品档案：
产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白批记录、质量标准、留样观察和产品稳定性试验资料、产品质量回顾、变更情况、产品药检所检验报告（含送检或抽检）、产品重大质量事故资料等。
（八）
（九）
供应商档案。
质量标准：
原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。
（十）检验方法：
原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。
（十一）记录：
除批记录以外的所有记录。
包括辅助记录、出入库单、销毁记录、盘存表、温湿度记录、物料请验单等；
（十二）批记录：
批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等。
（十三）标准操作规程。
（十四）验证文件：
验证主计划、厂房及公用系统、生产设备验证、QC设备验证、工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等。
（十五）行政类文件：
?
行政法规性文件。
包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章规程等；
?
各类公文。
本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；
?
各类证照、证书。
包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等；?
人事任命、劳动纠纷等；
?
各类固定资产资料。
包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等；
?
所有加盖公章的文件复印件；
?
在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、声像光碟等形式的历史记录。
第五条归档时间
（一）各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手续；
（二）设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随时归档；
（三）员工培训类资料按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续；
（四）计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到档案室办理归档手续；
（五）供应商档案按年度归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的资料到档案室办理归档手续；
（六）
（七）
手续；
（八）验证文件随时产生随时归档，验证主计划按年度归档，于每年1月25记录文件。
辅助记录半年归档一次，其他记录每年归档一次；批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档日之后2月5日之前到档案室办理归档手续；
（九）
（十）其他文件每周一集中归档一次。
未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任，并根据情节轻重予以相应处理。
第六条归档份数
（一）
（二）原件全部归档，并注明份数、出处。
使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。
第七条归档要求
（一）
（二）
（三）
（四）由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜。
对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。
文件必须通过系统整理后再归档。
文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。
第八条归档手续
各类文件归档时，归档部门应填写《文件归档单》一式二份，由归档部门负责人和总经办负责人审批，归档部门和档案室各留存一份，以备查考。
由档案员填写《文件归档登记薄》，归档人和档案员共同签字确认。
第三章档案的收集与整理
第九条档案的收集
（一）由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室。
（二）由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、全面的整理。
（三）收集时要保证档案的质量。
如不完整，需进行进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。
第十条档案的整理
（一）
（二）档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。
档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索。
档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成，具体说明如下：
7、8、9位代表流水号001～999。
、6位为档案柜号。
、4位为二级分类的编号。
、2位为一级分类的英文缩写。
第四章档案建档
第十一条分类梳理
归档的资料，由档案员分类、编号，于文件归档的当天入库，并建立《档案明细台账》。
第十二条档案专用章
所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。
第十三条档案编号章
档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。
第十四条检索目录
所有归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索目录，并定期核对。
第十五条电子备份
重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。
第五章档案使用和归还
第十六条档案使用
（一）文件复印：
由使用人填写《档案复印登记薄》，一般性文件经部门负责人批准，重要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、提供。
（二）借出已加盖档案专用章的复印件：
由使用人填写《档案借出登记薄》，经部门负责人批准，最长不超过十个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准；十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续。
（三）借阅原始文件：
由使用人填写《档案借阅登记薄》，经部门负责人批准，于档案室指定的地点查阅，不得带离档案室，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。
（四）借出原始文件：
由使用人填写《档案借出登记薄》，经部门负责人批准，最长不超过五个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准，总经办会签；五个工作日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续；原件借出后不再归还的，须经分管副总、总经理批准，总经办会签，档案室保留复印件备查；
（五）外单位借出档案时，由使用人填写《档案借出登记薄》，须经总经理批准后方可使用。
（六）按规定审批，由当事人和档案员在相应登记薄上登记并签字确认方可使用档案；违者一经发现，对档案员处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。
第十七条档案归还
（一）档案使用者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。
借出的各类档案文件在归还时，经检查无误后，应在《档
案借出登记薄》登记，并由使用人和档案员分别签字确认。
（二）
发生损坏、丢失的，对使用人处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失
篇二：
公司档案管理办法及实施细则
档案管理办法及实施细则
为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。
一、总则
第一条根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公
司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定
本规定。
第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总
和。
其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、
股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、
行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预
算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、
劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。
第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护
公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。
第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。
二、文件材料的形成与归档
第五条公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料
形成、积累、整理和归档的制度。
文件材料的运转要遵
循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营
等项工作和文书处理的程序。
第六条公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料
由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。
各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范
围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。
1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。
按照各部
门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审
阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，
由主办部门或人员收集，交行政部备案。
会议文件由行政部收集。
第七条公司文件材料归档的基本要求1、归档的文件材料必须完整。
2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管
理等各项活动的真实内容和历史过程。
3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。
第八条公司必须编制文件材料的归档范围。
企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面：
1、经营销售方面：
有公司经营决策和经销管理的各种记录、文
件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用
户服务工作中形成的文件材料等。
2、财务管理方面：
有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文
件等。
3、工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图
纸等。
4、计划统计方面。
有各种计划、统计报表和计划管理、统计分
析活动中形成的各种文件材料。
5、劳动工资方面。
有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳
动保护等工作中形成的各种文件材料。
6、物资供应方面。
有物资、原材料采购、库存保管、供应和工
具管理中形成的各种文件材料。
7、宣传方面：
有组织、宣传、通知、人事、保卫工作中的各种
文件材料，公司行政工作、共青团工作和董事会工作中的各
种文件材料等。
8、其他方面。
第九条档案级别的划分：
档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类
型、及常用程度划分为四个等级。
等级的划分：
一级为绝密文件
二级为秘密文件
三级为机密文件
四级为普通文件
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型
发言、会议记录等属于普通文件，划分等级为四级。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
此类型文书属秘密文件，划分等级为二级。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
属公司内部重要文件，为机密文件，划分等级为三级。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
属非常重要
的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
属于人事方面的
档案，为绝密文件，其划分级别为一级。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录
像等。
属于秘密文件，其等级为三级。
附表格如下：
第
十
条
归
档
时
间
术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案管理部归档。
2、各项管理工作中形成的文件材料，在一个月内，要将应归档
的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。
第十一条公司各类文件材料一般归档一式一份原件及扫描件，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。
第十二条公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入基建、经营等各项管理程序；列入基建和经营等各项活动的工作计划；列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。
第十三条公司档案管理要对公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。
a）档案管理
归档要求：
1、档案质量总的要求是：
遵循文件的形成规律和特点，保持文件
之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完
整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件（原件）与附件（复
印件、扫描件）分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针
对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料
应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件
篇三：
公司档案管理制度
公司档案管理制度
第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特建立档案室并制定本制度。
第二条档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第三条归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理、技术工艺及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
公司要求归档范围主要有以下几个方面：
1．1、产品生产方面。
有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。
1.2、经营销售方面。
有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。
1.3、设备仪器方面。
有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。
1.4、技术管理方面。
有质量管理、技术工艺、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。
1.5、计划统计方面。
有各种计划、仓库管理报表、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。
1.6、物资供应方面。
有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。
1.7、劳动工资方面。
有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。
1.8、财务管理方面。
有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。
1.9、教育培训方面。
有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。
1.10、科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。
1.11、其他方面。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由综合部保存原件；属于工程建设方面的，由综合部保存原件。
以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。
特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。
部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
第四条档案保管制度
1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。
销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
第五条档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。
外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。
阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。
需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。
过期由档案管理员催还。
需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每一年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。
第七条本制度从二O年月日起执行。
《企业档案管理制度》
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