档案管理监理实施细则DOC.docx
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档案管理监理实施细则DOC
合肥市轨道交通工程
轨道2号线龙岗停车场工程
监理实施细则B13
（档案管理）
内容提要：
专业工程特点
监理工作流程
监理工作控制目标及控制要点
监理工作方法及措施
项目监理机构（章）：
专业监理工程师：
总监理工程师：
日期：
合肥市轨道交通2号线龙岗停车场工程施工监理CD02标工程
档案管理监理实施细则
编制：
校核：
审核：
华南铁路建设监理公司
安徽省公路工程建设监理有限责任公司联合体合肥市轨道交通2号线龙岗停车场工程监理部
二О一六年一月十日
一、工程概况及专业工程特点-------------------------------3
二、监理工作依据------------------------------------------4
三、档案管理制度------------------------------------------4
（一）目的-------------------------------------------4
（二）总监理工程师职责---------------------------------4
（三）资料员职责--------------------------------------4
（四）专业监理工程师职责------------------------------4
（五）工作程序----------------------------------------5
（六）附录--------------------------------------------8
一、工程概况及专业工程特点
合肥市轨道交通2号线龙岗停车场位于长江东路与合宁铁路交叉口西南侧。
场址的东侧为既有合宁铁路，西侧为既有中石油西气东输合肥站、合肥天然气厂气门站、江淮起重运输机械有限公司，合肥亚太日化公司，北侧为既有长江东路、南侧为规划新安江路。
龙岗停车场承担2号线配属车辆的三月检、双周检和停车列检任务。
用地面积10.69ha（另属工程用地：
1.97ha），围墙内占地面积9.31ha，总建筑面积26818.0㎡。
场内布置有运用库、综合楼、牵引降压混合变电所、洗车机库及控制室、污水处理站、轮对受电弓检测棚、门卫室、地铁公安派出所，其他辅助建筑设施以及场区道路，线路铺轨长度5.077km。
工程名称：
合肥市轨道交通2号线龙岗停车场CD02标工程
工程地址：
合肥市龙岗开发区长江东路与新安江路间
工程规模：
施工预算1.589亿
建设单位：
合肥城市轨道交通有限公司
设计单位：
中铁二院工程集团有限公司
勘察单位：
中铁二院工程集团有限公司
监理单位：
华南铁路建设监理公司/安徽省公路工程监理有限责
任公司联合体
施工单位：
中铁五局集团有限公司
二、监理工作依据
1.《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2013）
2.《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）
3.《建设工程监理规范》（GB/T50319-2013）
4.《合肥市轨道交通工程验收移交管理办法（暂行）》（2015年4月）
5.签订的监理合同及施工合同
三、档案管理制度
（一）目的
通过制定和实施本工程监理档案管理细则，使监理档案符合规定要求；为工程监理项目全过程的监理活动，提供可追溯的工程质量、投资、进度的控制记录和监督管理的可靠资料。
（二）项目总监理工程师职责
1）认真贯彻档案管理部门对工程档案方面的有关规定，学习专业知识，不断提高业务素质。
2）组织编制本项目工程监理资料的归档计划，并进行指导、监督、检查。
（三）资料员职责
1）负责本工程监理资料的收集、整理、分类、编目、保管和统计工作。
2）负责做好工程监理档案的分类、立卷工作、案卷质量要符合技术档案案卷质量的要求。
工程项目监理部监理档案分类按《工程项目监理部内业资料规存标准》执行。
3）在工程竣工1个月内向公司档案组办理工程监理档案的移交工作。
4）日常工作会议纪要的整理，上报与存档。
（四）专业监理工程师职责
1）负责对本专业施工单位工程质量报验资料，按各项质量验收规范要求进行签认。
2）及时收集本专业的各项工程资料，并转资料员收存。
3）及时按轨道公司监理抽检要求，按比例进行现场抽查，形成监理抽检资料，并转资料员收存。
（五）工作程序
5.1业务培训
不定期安排档案人员参加轨道公司档案资料管理部门学习，以提高管理水平。
5.2资料收集
按照资料归档计划，在工程即将竣工前后必须将监理过程中形成的具有归档保存价值的文字、技术数据、图表、照片等形式的原始的监理记录收集齐全。
5.3归档文件的质量要求
5.3.1归档的工程文件应为原件。
5.3.2工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
5.3.3工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：
红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔等。
5.3.4工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
5.3.5工程文件中文字材料幅面尺寸规定宜为A4幅面（297mmx210mm）。
图纸宜采用国家标准图幅。
5.3.6所有竣工图纸应加盖竣工图章。
5.4整理、立卷
5.4.1在资料收集齐全的基础上进行分类整理完毕，并按规定方式进行编目、立卷归档。
5.4.2根据收集的档案资料，按照单位工程、分部工程、专业、阶段等的系统联系排系组卷。
5.4.3编写案卷页号
5.4.3.1案卷内档案材料均以有书写内容的页目编页号。
5.4.3.2页号编写位置
a）单面书写的档案在右下角编写页号。
b）双面书写的档案材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。
折叠后的图纸一律在右下角。
C）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
5.4.3.3案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外），卷内备考表不编写页号。
5.4.4卷内目录的编制
5.4.4.1卷内目录式样见《合肥市轨道交通工程验收移交管理办法（暂行）》（2015年4月）附录。
5.4.4.2卷内目录的项目包括：
序号文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次、备注。
a）序号：
用阿拉伯数字从“1”起依次标注。
b）文件编号：
文件应填写文件号；质量记录应填写其编号；图样应填写图号。
c）责任者：
填写文件材料的直接编制部门或主要责任者，有多个责任者时选择主要两个责任者，其余同等代替。
d）文件材料题名：
亦称文件标题，应照实抄录。
e）日期：
填写编制文件材料的年、月、日。
f）页次：
填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件填写起止页号。
g）备注：
填写需要补充、修改等情况的说明和解释。
5.4.4.3卷内目录排列在案卷文件材料的首页之前。
5.4.5卷内备考的编制
5.4.5.1卷内备考表的式样见《合肥市轨道交通工程验收移交管理办法（暂行）》（2015年4月）附录。
5.4.5.2卷内备考要标明案卷内科技文件材料的件数、页数（照片张数）以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
5.4.5.3卷内备考表排列在案卷内科技文件材料的尾页之后。
5.4.6案卷的装订
5.4.6.1案卷装订时必须取掉金属物。
5.4.6.2案卷内不同规格的科技文件材料或图纸要折叠为统一幅面（图纸采用风琴式折叠法，幅面为A4）。
5.4.6.3案卷材料要求左边、底边保持整齐，为了美观可以使右边翻口处整齐，但保证案卷材料不脱落。
5.4.6.4案卷左侧装订处留有20mm宽的装订低舌，采用三孔一线装订法，取中心点左右相距各80mm。
5.5移交
5.5.1本工程监理项目，所形成全部监理档案资料；在工程竣工后一个月内向公司档案组移交归档。
移交之前，由监理部对待移交的监理档案资料的完整性、分类准确性、有效性进行验收，经验收合格的方能办理移交手续。
对应交而缺少的资料应限期由责任人负责补齐。
5.5.2监理部档案验收时，应重点验收以下内容：
5.5.2.1工程档案齐全、系统、完整。
5.5.2.2工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况。
5.5.2.3文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备。
5.5.2.4文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。
5.5.3移交时应填写移交清单，其式样见附表F。
5.5.4移交清单的项目包括：
工程名称、建设单位、施工单位、建设周期、档案资料题名、份数、页数、移交单位、接收单位、移交人、接收人、移交时间、接收日期。
5.5.4.1工程名称：
填写工程项目的全称。
5.5.4.2建设单位：
即业主、填写工程项目所属的全称或通用简称。
5.5.4.3施工单位：
填写工程项目施工的单位。
5.5.4.4建设周期：
填写开工和竣工的日期。
5.5.4.5序号：
填写工程监理档案资料的卷数。
用阿拉伯数字从“1”起依次标注。
5.5.4.6档案资料题名：
填写案卷内文件材料的内容。
5.5.4.7页数：
填写案卷内文件材料的总页数。
5.5.4.8移交单位：
填写移交单位全称并加盖项目监理部公章。
5.5.4.9接收单位：
填写接收单位全称并加盖公章。
5.5.4.10移交人：
填写具有移交经办人的姓名。
5.5.4.11接收人：
填写具体接收经办人的姓名。
5.5.4.12移交日期：
填写档案资料移交时的具体时间。
5.5.4.13接收日期：
填写档案资料接收时的具体时间。
5.6鉴定与审核
5.6.1工程监理档案移交归档后，档案材料的内容是否符合有关规定，档案管理人员进行鉴定和审核，具体鉴定、审核验收表见《合肥市轨道交通工程验收移交管理办法（暂行）》（2015年4月）附录。
。
5.7案卷封面的编制
5.8.1案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种方式。
5.7.2案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面的形式为案卷外封面。
5.7.3使用内封面时，应将内封面排列在卷内目录之前，再将案卷装入档案盒。
5.8案卷封面的编制
5.8.1案卷封面的式样见附表D；案卷脊背式样见附表Ｅ。
5.8.2案卷封面的内容应包括：
档案号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。
5.8.2.1档案号：
填写档案的分类号、项目号和案卷顺序号。
5.8.2.2档案馆代号：
由档案馆填写。
5.8.2.3案卷题名：
填写卷内文件材料的内容。
文字要求简明、准确。
5.8.2.4编制单位：
填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。
5.8.2.5起止日期：
填写案卷内文件材料形成的起止日期。
5.8.2.6密级：
分为绝密、机密、秘密三种。
同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。
5.8.2.7保管期限：
分为永久、长期、短期三种期限。
各类文件的期限详见附录A。
6、附录
序号
归档文件
保存单位和保管单位
建设单位
监理单位
城建档案馆
1
工程监理招投标文件
长期
暂存
√
2
监理委托合同
长期
长期
√
3
监理规划
长期
短期
√
4
监理实施细则
长期
短期
√
5
监理部总控制计划
长期
短期
6
监理月报
长期
长期
√
7
监理会议纪要
长期
长期
√
8
工程开工/复工审批表
长期
长期
√
9
工程开工/复工暂停令
长期
长期
√
10
不合格项目通知
长期
长期
√
11
质量故事报告及处理意见
长期
长期
√
12
预付款报审与支付
短期
暂存
13
月付款报审与支付
短期
暂存
14
设计变更、洽商费用报审与签认
长期
暂存
15
工程竣工决算审核意见书
长期
暂存
√
16
监理通知
长期
长期
17
工程延期报告及审批
永久
长期
√
18
费用索赔报告及审批
长期
长期
19
合同争议、违约报告及处理意见
永久
长期
√
20
合同变更材料
长期
长期
√
21
专题总结
长期
短期
22
月报总结
长期
短期
23
监理工作总结
长期
长期
√
24
工程质量评估报告
长期
长期
√
25
检验批、分项、分部（子分部）工程验收记录
长期
长期
√
26
基础、主体工程验收记录
永久
长期
√
27
幕墙工程验收记录
永久
长期
√
28
施工承包合同、施工单位管理机构
长期
暂存
√
29
施工图纸、设计变更、设计会审记录
永久
暂存
√
30
施工材料质量证明文件及试验报告
长期
暂存
√
31
监理日记
暂存
32
施工组织设计
长期
暂存
33
其他与监理相关的施工文件
暂存
附录A建设工程监理文件归档范围和保管期限表
注：
永久是指工程档案需永久保存；长期是指保存期限等于该工程的使用寿命；短期是指保存限期20年以下；暂存是指保存限期半年以下。
打“√”表示应向城建档案管移交。
卷内目录式样附表B
卷内目录
序号
文件
编号
责任者
文件题名
日期
页次
备注
卷内备考表式样附表C
卷内备考表
本案卷共有文件资料页，其中：
文字材料页，图样材料页，照片张。
说明
立卷人：
年月日
审核人：
年月日
案卷封面式样附表D
档号
档案馆代号
案卷题名
编制单位
编制日期
密级保管期限
共卷第卷
附表E案卷脊背式样
档号
案卷题名
档案（工程监理）资料移交清单
附表Ｆ
序号
档案资料题名
份数
页数
备注
移交单位：
接收单位：
移交人：
接收人：
交接日期：
年月日
D表
档号：
公司名称：
类目名称：
案卷标题：
日期：
年月日~年月日
保管期限：
本案卷共件，共页
编制单位：
编制日期：
年月日
密级：
升级会员 