酒店管理手册计财篇.docx
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酒店管理手册计财篇
第八章计财篇
第一节部门概述
国府商务酒店，在财务管理上实行计财总监负责下的全员责任制，每个员工各司其职，实行专业化分工，逐级负责，采取直线垂直式管理。
根据国府商务酒店的财务管理政策，酒店的财务经理直接向总经理负责，以便保证国府商务酒店政策和工作制度的正确执行。
酒店财务部按业务划分成三个部分：
财务会计部分、物资管理部分、电脑管理部分。
在财务管理上，根据国府商务酒店的有关规定制定出了适用于国府商务酒店的财务管理办法。
财务总监根据这些规定指导员工做好日常财务收支，增加收入，控制成本费用，调整员工工资福利，加强财产管理，实行计划管理，编制各种计划，参与经营决策，协助总经理加强企业管理，不断提高企业经营效益。
在物资管理上，建立了采购、验货、入库、出库、保管等项规章制度，使物资管理的各个环节既能各司其职，又能互相监督，从而达到有效地控制物流，减少积压，杜绝浪费，物尽其用，提高物资的使用效益。
计算机系统管理是酒店现代化管理的一个标志。
国府商务酒店的计算机系统担负着全酒店各种数据、信息的处理和分析任务，是企业管理的重要组成部分。
酒店的计算机系统在财务会计、物资、客房状况管理、销售预订、经营统计、分析、自动计费结算等方面得到大量的应用，从而提高了企业管理水平。
第二节组织机构图
第三节岗位职责与工作内容
一、计财经理
【管理层级关系】
直接上级：
总经理
直接下级：
电脑录入、出纳员、审核员、库管员、采购员、收银员、吧员
【岗位职责】
负责全酒店的财务工作，包括：
组织全酒店的经济核算工作，控制财务收支、组织编制和
审核会计报表、统计报表、计划报表，控制各种固定资产的购置和基建项目，组织编制资本支出计划，负责督导财务人员的各种培训。
【工作内容】
1．遵守中国政府与国府商务酒店的有关法规、制度和财务程序。
2．负责建立财务会计制度，组织各种财务报表的呈报，组织建立会计核算系统，督促检查日常的会计核算工作。
3．负责组织编制酒店的各种计划，包括：
经营、资本支出、现金收支、广告、市场、改造等计划，其中经营计划包括：
长短期经营财务预算、分析、预测未来各种市场价格、人力资源和行政管理费用等预算计划。
4．负责审核应付款并建立与维护付款制度，保证资金支付合理、合法、安全。
5．控制资本性开支，严格审查合同。
对按合同进行施工的项目做出预测和情况报告，根据每年的项目、计划预算，预留出资金，确保资金按项目合理使用。
6．负责各部门的各种直接或间接的费用，分摊控制和费用分配，并随时通知各部门的费用支出情况，调查解决出现的问题，
7．控制现金收支，审核零星开支和控制银行帐户。
8．负责提供职工工资及福利有关报告计划、决算，控制人工成本。
9．负责各种合同、协议以及保险协议的审批。
10．遵照国家规定按时上缴各种税费及报表。
11．负责监督控制酒店的财务政策和财务程序的正确执行，对任何偏离酒店财务制度并使酒店财产遭受损失的任何行为进行调查，并予纠正处理，同时上报总经理。
12．根据实际工作要求不断地对现有财务政策和操作规程进行补充、修改和发展。
13．负责与财税、金融、保险等部门保持联系，随时掌握最新财务动向。
14．协助总经理提高酒店整体经营水平，做好总经理的参谋和助手。
15．负责酒店从采购、收货到库房的物流的控制，建立适合酒店的物资流程，保证物尽其用，控制库存，提高物资利用率，协助总经理制定出各部门的物资消耗指标，加强对物资发放的控制。
16．遵守有关外汇管理规定，负责做好外汇管理工作。
17．定期检查餐厅收款情况，指导餐厅收款主任做好工作，不断提高服务质量。
督促检查收款程序，保证收入正确无误及时入帐。
18．负责指导有关部门遵守国家财务有关规定。
19．控制监督酒店管理人员在店内就餐的签单。
20．负责计财部的安全，防火、防盗工作，做好安全教育。
21．正确、合理地调配、培训、使用财务部的员工，使员工能愉快有效地工作。
22．负责编制审核预提费用的记帐凭证和预提费用一览表。
审核督促及时调整预提费用与实际费用之间的差额。
23．协助计财总监做好计财部的控制、行政管理、传达上级精神，考核出勤情况，评估员工工作情况，做好奖惩。
24．每月逐笔审查、核对总帐科目中的本期发生额及余额，并将审核记录登记存档，发现错帐当月调整。
25．将总帐计算出的本月利润额或亏损额从损益中转入利润科目，同时将上月的利润额或亏损额转入年利润科目。
二、成本核算员
【管理层级关系】
直接上级：
计财部经理
【岗位职责】
负责酒店的食品、饮品和其它物品的成本核算与控制，定期与有关帐目进行核对，监督各种物品、食品、饮品的入库、领用、存放。
【工作内容】
1．负责指导督促编制配餐卡，对每一种食品与菜肴按消耗量编出成本计算单，为制定销售价格提供依据。
负责编制餐饮销售分析日报，调整餐饮价格，及时提供信息。
2．与各厨房餐厅酒吧及时沟通，为提供成本信息，包括实际消耗和采购价格，努力降低成本。
3．定期与采购部、餐饮部共同对市场价格进行调查、分析，更有效地控制进价。
4．除每月盘点外，不定期的对仓库、收货部进行工作检查，严格各种物品、食品、饮品的购入、验收、入库出库等有关手续和标准。
5．定期对本部门员工进行业务和技巧培训。
同时做好应付款会计的培训工作，提高业务水平，有效、及时、准确地做好结算工作。
6．负责审核每日收货日报及发票，并上报计财总监审批，然后转送应付款。
7．审核每日提货单，按照出库货物的性质分类入帐，并根据各部门的每日提货数量按酒店指定的统一核算口径，记入各部门费用中，并打印出库报告并存档。
8．审核厨房转流单，编制转流汇总表及库房报损单。
9．按照酒店的有关规定审核高级职员和有关人员的工作餐和宴请签单，其费用记入各部门，并按内部员工签署的帐单分类作凭证，上交计财部经理审核批准入帐，对不符合酒店制度的签单，退交餐厅收款主管转应收款计入其个人帐户。
10．审核编制每日成本报告，根据餐厅、厨房提供的每日成本情况，汇总每日食品成本及饮品成本。
11．编制提供每日各餐厅的营业成本分析报告。
12．编制食品饮料当月成本核算表、物品及工程物资消耗表等，然后一并上交总帐。
13．与供应商核对应付款项，对有争议的款项应与供应商协商解决。
14．审核所有应付款帐单、发票是否正确。
15．按照与供应商签订的合同办理有关财务结算手续。
16．认真审核外币付款，填制银行付款凭证，送计财总监和总经理签字批准，通过银行付款并及时登记入帐。
按完成、未完成将国外订单分类，顺序存档，对每一个供应商都需单独存档。
17．根据酒店的收入和银行存款的实际情况，控制应付款支出，保证做到银行不透支。
18．调整有关关税帐户，对已有收货的关税从关税科目中调出，记入成本、费用、资产等科目。
19．指导、监督支票的保管、登记、发放，严格按照付款程序执行。
20．负责成本办公室及库房的安全检查。
21．负责应付款与成本控制办公室提供的月末库存商品入库数的核对，保证一致准确。
提供总帐所需的资料与数字，做好与总帐的核对。
三、出纳
【管理层级关系】
直接上级：
计财部经理
【岗位职责】
负责酒店的各种钱款、票据的清点，并送交银行，办理银行付款手续，按照财务规定办理现金报销手续。
【工作内容】
1．认真清点各部门交来的各种款项，做到有问题当时问清处理。
2．所有收入的人民币，要通过验钞机识别其真假。
3．办理一切报销业务，非本岗位人员一律不得进入出纳办公室。
4．按财务规定做好报销的日常工作，并按财务工作程序做好每天现金盘点，核对帐目补充备用金，编制总出纳日报。
5．审核支票，并将正确无误的支票及时送存银行，编制收入支票一览表。
6．做好收据的管理，从税务局领到收据后，要统一登记编号，酒店各部门领用时，经手人必须签字。
所有收据的存根统一保存在出纳。
7．做好档案保管工作，将所有的单证装订成册、编号，建立封面，存入档案库。
8．做好现金安全保管，离开办公室必须将现金全部锁入金库。
到银行取现金或存入现金都必须二人同往，保卫部人员必须陪同前往。
下班时要关闭电源，关好门窗，防火、防盗。
四、日审（收入核数员）
【管理层级关系】
直接上级：
计财部经理
【岗位职责】
进一步审核夜审所做的收入报告，修改入帐。
负责与应收款核对帐目，保证每日收入核数的真实性、准确性。
【工作内容】
1．负责复核夜审完成的各项报告，发现问题立即改正。
（1）审核夜审收入日报、夜审平衡表中宴会收入，检查夜审对食品、饮品及其它金额各项划分是否正确，核对酒店各项经营活动汇总表，检查是否存在没有入帐的收入。
（2）每日将餐厅的帐单分为现金收入、住店收入两种形式分别存档。
审核现金人民币收入是否与实交现金数额相符，发现问题及时查找，并通知有关部门纠正。
（3）审核前台收入调减、杂项收入和客人借款。
对于客人借款要审查其理由是否正当，是否有总经理签字认可，房号是否准确无误，打出总金额，上交计财总监。
杂项收入审查帐号是否正确，如有不对，及时调整。
对于收入调减，首先检查折扣单上有无总经理、前台经理的签字批准，审查原因是否清楚、合理。
每笔折扣所入的帐号是否准确，如有不符，立即调整。
与夜审所做的收入数额核对无误后，上交计财总监，总经理审批后存档。
（4）通过《MORNINGREPORT》检查夜审人员所做的不同类别的房费收入是否正确，同时检查出租率、平均房价，发现问题及时调整。
（5）在电脑上修改夜审所做报表，（包括收入报告、就餐人数报告、客房统计报告、夜间报告）及时无误发送给有关各部门。
2．日审每日逐笔记录餐厅的司机饭费，记录后要与夜审作的餐厅收入报表中此项金额及BACK PAGE上的金额核对，每月月底，逐笔与应付款对帐。
3．审核酒店内部人员长途电话费用，并作出分析报告。
4．完成BACK PAGE报表与应收款对帐后将BACK PAGE报表输入电脑，并打印存档。
5．根据出纳送来的交款登记表作长短款报告。
6．每日将出纳支票托收的情况作专门详细记录，月底将记录提供给总帐，以便核对。
7．定期去前台检查客人登记卡，保证住店客人档案齐全。
五、夜审（夜间核数员）
【管理层级关系】
直接上级：
计财部经理
【岗位职责】
审核酒店当日营业收入，编制营业日报。
【工作内容】
1．每天按各班次的收款员送交的帐单，核查数据是否准确，并核对VOID SUMMARY与报表上的VOID TOTAL和帐单上所VOID的数是否一致。
2．核对收款员各班次的入帐帐单的编号是否与入进电脑的数据相符，房间号是否输入正确。
3．将前台员工每天做的帐，逐一核对无误后，将各类帐单、凭证汇总、各个小部门所交的帐单、报表逐一审核入帐，然后用手工做一张小部门收入表。
（MOD表）
4．将前台员工交上来的收入调减和杂项收入汇总放入各个相应帐号，根据餐厅收入表以及手工做的MOD表对帐入帐，然后放入后台电脑里做每日收入报告和每日就餐人次报告。
5．负责夜间电脑系统的数据输入，每夜需做收入日结、过帐、存盘。
6．负责使用收款机在结帐后打印一份每日餐饮销售统计日报，转给成本。
7．负责利用收款机做日报表并拷贝NCR磁盘和改变当前时间。
8．对每日查出的问题要及时进行相应的数据调整，必要时还应向计财总监汇报，使问题得以及时解决。
六、餐厅收款主管
【管理层级关系】
直接上级：
计财部经理
【岗位职责】
督导餐厅收款管理员做好餐厅收款和外币兑换工作。
【工作内容】
1．教育员工遵守酒店的各项规章制度，执行酒店服务标准要求，做好收款及服务工作。
2．设立员工考勤、纪律记录本，每月月底要编制本部门员工考勤表，做好评估员工工作表现的有关记录。
3．及时总结收款工作中出现的问题，并负责制定培训员工计划，做到及时总结经验，纠正错误，不断提高员工的工作水平，避免给酒店造成不必要的损失。
4．负责沟通和协调本部门与财务部各部门之间的工作关系以及和酒店其他有关部门之间的工作关系。
5．监督收款员坚持收款程序，严格执行有关财务制度。
6．负责客用保险箱的管理，定期检查保险箱使用状况，编制客用保险箱使用表，对损坏的保险箱及时进行维修，每月月底要与前台核对客用保险箱使用状况。
7．经常抽查收款员的备用金状况，并将检查结果上报总帐，如发现长短款要及时处理，不准以长补短。
8．负责审查每天由成本退回的店内员工工作餐签单和宴请签单，有问题要查清，对不应计入成本费用的签单要转应收款及时追收。
9．按照酒店要求协助电脑录入员随时更改NCR的菜牌菜价。
10．对跑帐或缺少帐单等问题要查清原因，追查责任，并为信贷部门补充提供有关凭证，尽快追回帐款，减少酒店损失。
11．根据酒店的财务制度和国家外汇管理的有关法规制定酒店外币兑换处的岗位责任和管理措施，培训员工严格执行。
12．合理分配员工工作班次，调整好餐厅收款及外币兑换人员，保证各收款岗位正常工作。
13．负责收款员换零散钱的工作，并保存好领班备用金。
负责收发各餐厅备用金，并负责锁入保险柜内。
14．对每天收款员所填报表进行检查，对开出的帐单及销售香烟进行查核注销。
15．每个月要对香烟进行盘点，做出报表递交成本。
七、库房主管
【管理层级关系】
直接上级：
计财总监
【岗位职责】
负责全酒店的各种物品、食品、饮品、工程用品等物资的申购、验收、保管和发放业务的组织管理。
【工作内容】
1．负责审核申请采购单，指导各库房的保管员在申购各种物资时，要根据使用部门的用量和库存量有计划地填写申请采购单，要求他们在申请采购单上注明各种物资的品名、数量、国内还是进口等项目。
2．严格要求各库房的保管员，在各种物资入库前要严格把关，坚决按酒店的规章制度办事。
无论是进口或国内的货物，都要严格审核订单和发票，对所有入库的物资的数量、质量、包装、卫生等进行检查，发现问题及时找有关人员解决。
3．要求各库房的保管员，要认真细致地填写帐卡，根据收货日报表及时入帐，根据提货单及时销帐。
监督每个月库房盘点，做到帐物相符，出现差错及时纠正。
对于保质期快到和使用慢的食品、饮料，要和使用部门联系，争取在保质期内用完，对于过期或破损的食品要及时报损，不得把不合格的食品发给使用部门，以免造成损失。
4．要求各库房对所有的物品和食品加强管理。
坚持先进先出，防止因管理不当造成人为的损失。
对库房卫生和个人卫生要经常检查，一定要保持库房内清洁整齐，员工个人仪表整洁。
5．教育和带领全体员工，遵守酒店的各项规章制度，遵守劳动纪律，坚守自己的工作岗位，积极完成领导交给的各项任务。
教育员工必须按照酒店的物资发放规定办理领取手续，按提货单上的数量发货和销帐。
在坚持原则的基础上，对使用部门服务态度要热情，在不违反规定的前提下，千方百计地满足各部门的要求。
6．要做到在保证酒店供应的前提下，不断货、不积压，使各种物资周转快，缩短存放时间，少占资金。
经常和使用部门保持联系，做到急需物资随时填写申请单，保证使用部门需要。
对有单价的印刷品，在写申请单时，把现有库存量和申请数量告诉使用部门，征求他们的意见，以免价格变动，造成人为浪费。
7．库房内的物品要按“五距”码放，库房的钥匙要加强管理，下班后把仓库所有的钥匙交到前台保存。
在人离仓库时，必须落锁。
上下班时，对仓库要进行安全检查，发现短缺物品，立即报告。
严禁无关人员入内，不得寄存私人物品，严格执行库房的安全制度，保证库房内各种物资的安全。
8．坚持考勤制度，到各库房检查出勤情况，随时了解存在的问题，提出解决办法。
检查是否按规定收发货物，经常对各库的帐目和实物进行抽查，做到帐物相符。
根据员工的表现，对物资管理好的员工要给予表彰和奖励，对物资管理不好，违反规定的员工，要根据酒店的有关规定，给以处罚。
9．负责库房的消防安全管理工作。
库房消防安全必须贯彻“预防为主，防消结合”的原则，组织学习贯彻消防法规，完成上级部署的消防工作，对保管员进行消防宣传、消防培训和考核，提高保管员的安全素质。
10．培训保管员熟悉储存物品的分类、性质、用途，做好验收与保管工作。
11．收货时要根据订单上的数量、规格，检查来货的数量、规格、质量、保存期等是否符合收货标准，严把检验关，杜绝一切不符合卫生标准及使用标准的货物进店。
12．在收货后认真核对订单，未完成的订单要在上面注明已到货数量、金额及到货日期，及时通知申购部门领取，确认无误后让其在发票或收货日报上签收。
13．及时办理收货手续，有发票要根据发票做收货日报，无发票时要办理无发票收货单，并做收货日报。
严格签收手续，做到货票相符，发票与日报相符，日报与实物相符。
14．发货时要做到按规章制度办事，领货手续不全不发货，如有特殊原因，需得到总经理审批后方可出库存。
15．经常与使用部门保持联系，了解物品的使用情况，迅速高效地完成本职工作。
16．积极配合成本部门做好每月的盘点工作，做到物卡相符，帐卡相符，帐帐相符。
17．每日日报要及时交给成本，自存的日报要认真存档，以便经常查用，将使用部门的日报交给使用部门，转采购部一份，以便他们了解到货情况。
18．在每月结帐盘点时，协助成本、计财部做好核对帐目工作。
八、电脑管理员
【管理层级关系】
直接上级：
总经理
【岗位职责】
负责保障对电脑软件与硬件进行有效维护保养，确保酒店的电脑系统保持良好运行状态。
【工作内容】
1．全面负责管理酒店内的所有电脑系统，包括硬件和软件两部分。
2．与所有有电脑的部门进行工作协调。
3．保证电脑工作期间有人值班，以便对系统服务。
4．分析系统问题，修正错误，必要时可求助软件维护公司的帮助。
5．系统升级，装入系统升级软件。
6．对新装入的最新应用软件进行了解及维护。
7．负责设备的安置及开发（例如：
系统通信、前后联接等）。
8．监视系统运行，防止任何对系统的物理上及软件上的破坏。
9．构想系统各个面的增强性、可靠性及稳定性。
系统的维护修改要通过演示得到有关部门及酒店领导的批准方可使用。
10．制定及修改酒店紧急状态措施程序。
11．给最终用户提供系统支援及帮助。
12．研究探讨所有用户的应用程序，以各种有效的方式进行系统硬件、软件的内部完整性的操作。
13．全面地指导电脑工作人员进行系统的各种功能及职责范围的培训，使之达到要求和提高认识，以保证每个人在任何环境中都可以处理系统问题。
14．定期指定硬件及软件人员进行系统的检查。
15．根据上级新要求新指示，对电脑室工作系统进行相应的维护及修改。
16．指导电脑系统（包括系统程序及应用软件）的培训。
17．负责对电脑室的定期安全检查，以保证无任何对系统的干扰及破坏因素存在。
九、采购部主管
【管理层级关系】
直接上级：
计财总监
【岗位职责】
全面负责采购部的日常工作；按质按量按时低价满足酒店的一切供应要求。
【工作内容】
1．制定采购方针、策略及程序、规定等文件，一经管理当局批准，保证贯彻执行。
2．审批所有采购申请单、订货单。
3．根据酒店需求与市场供应，审定价格合理、货品质量可靠、信誉好、服务优的供应厂商，确立供应关系。
4．负责与厂商进行重要业务谈判，审查所有购货合同及其他业务合约等文件。
5．负责组织市场调查研究，及时向管理当局提供市场信息、购买策略，指导下属努力降低采购成本。
6．积极开发国内货源，不断推荐新产品，扩大货品国产化。
7．经常检查本部门执行经济、检疫、卫生等法律法规的情况，及时处理发现的问题。
8．对采购部工作人员的招聘、录用、考核、奖惩、提升、调动等方面提出意见。
9．有计划地培训本部门工作人员，组织学习业务知识，进行思想教育，提高思想、业务、管理水平。
10．主持采购部的工作例会，及时解决存在的问题，协调内外关系。
11．依据批准后的有效采购订单取得付款票据，实施购买。
12．保存采购工作的必要原始记录，做好统计，定期上报。
13．随时了解市场情况，提供市场信息，积极出主意想办法降低采购成本。
14．完成经理交办的其他工作。
第四节工作流程图
一、总帐
二、日审、应收款、信贷
三、成本
四、应付款
五、总出纳
六、餐厅收款
七、报损表填写（一式三联）
作用：
随时记录并反映库存物品的报损数量、金额和原因。
要求：
1、如实填写此表，字迹工整，不得用铅笔填写。
2、成本部门要根据此表反映的报损物品实地检查，该物品是否属于报损的物品之列。
3、要有仓库主管，成本控制经理及财务总监的签字。
八、每日收货报告（一式四联）
作用：
记录和反映了各部门经采购部购买的或直接由使用部门收货，不办理入库手续的各种物品、食品的名称、品种、型号、数量单价及总价。
要求：
收货部要认真核查实物并如实地填写此报告。
九、收货日报表填写（一式四联）
作用：
记录并反映各部门经采购部购买或直接购货并办理入库手续的各种物品食品等的货品名称、
数量、单价及储存在哪一类仓库。
要求：
收货部要认真核查收到的物品并如实地填写此表。
十、货仓提货单填写（一式三联）
作用：
记录和反映了酒店各部门物品或食品的费用支出，及物品或食品的用量、单位、
号码、项目、单价、总价等情况。
要求：
此表在提货前要有各部门总监签字，财务总监签字。
办公文具用品则需要行政部经理签字。
第五节财务制度
一、财务计划管理规定
1．计划的制定，主要根据董事会对酒店经营活动的要求，在对市场和酒店经营情况分析的基础上，由各部门编制各自的经营计划，在总经理的领导下，经酒店管理当局集体讨论通过后，由计财部汇总编制。
2．酒店财务计划主要包括：
经营计划、资本性支出计划、现金收支计划、外汇收支计划、还本付息计划、人员编制和工时利用计划等等。
经营计划主要依据旅游市场客源以及价格等方面的变化，在上年费用支出的水平上，结合物价上升指数考虑酒店经营支出的水平，结合董事会的意见，在总经理领导下，通过销售部、客房部、前台、餐饮部、人事部、计财部集体讨论后确定。
下年度经营计划的编制时间大约在每年7—8月份。
资本性计划是根据酒店的实际状况，根据工程部专业人员提出的维修改造的计划，以及各个部门提出的设备购置计划，由计财部汇总编制。
计财部根据董事会的意见，按照计划的现金需要量，编制成表，报总经理与董事会批准。
现金收支计划主要根据经营计划、资产支出计划、还本付息计划、外汇收支计划等编制，报董事会批准后执行。
3．所有计划总经理批准后，由管理当局委托计财部将指标下达各个部门，并且按周、按月实际考核计划的完成情况，同时根据近期市场经营预测不断地调整周、月、年的计划。
我们酒店计划按时间划分成
（1）年度计划，
（2）每个月末做一次三个月的预测计划，（3）每个周末做一次本月的短期调整计划，计划制定之后，要对各个部门的指标按计划进行考核。
二、会计核算原则
1．国府商务酒店的会计核算工作结合中国的有关法律、法规、条例的有关规定制定酒店的会计制度和核算程序。
2．会计年度采用公历年制，公历1月1日到12月31日为会计年度，会计分月采用国府商务酒店的月历（即每月度第三周的周三为结帐日）。
3．会计核算的原则采用“权责发生制”。
4．会计记帐采用借贷记帐法。
5．酒店的会计凭证、会计帐簿、会计报表等各种会计记录都必须根据实际发生的经济业务进行登记，手续要完备，内容要完整、准确、及时。
会计的一切自制凭证、帐簿、报表均用中英文书写（电脑为英文）。
6．记帐本位币为人民币。
7．记帐汇率以国家公布的牌价为基础，年终以年末外汇牌价进行调整。
8．固定资产折旧采用直线法，不留残值。
开办费等递延费用采用均摊法，在
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