完整版印章及文件管理指南.docx
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完整版印章及文件管理指南
印章及文件管理指南（2009版）
（本指南自2009年12月1日起执行）
前言3
第一章职责说明3
第二章权限说明4
第三章印章4
第四章经营证照6
第五章法务审核7
第六章文件/合同8
附件一管控模式指南15
附件二印章协管员授权委托书16
附件三临时印章授权委托书17
附件四外出授权书17
附件五印章刻制（销毁）申请表18
附件六借章审批流程表19
附件七公司设立、变更、注销审批流程表20
附件八XXX项目效益计算表21
附件九XXX项目供应商评审表24
附件十合同用章审批流程表25
附件十一管控文件存档一览表26
附件十二集团文件审批权限表29
附件十三用章审批流程表32
附件十四借阅文件申请表33
附件十五作废文件/合同申请表34
附件十六文件/合同变更用章审批流程表35
附件十七集团OA功能需求申请表36
前言
本指南适用于广东企业有限公司（以下简称“集团”）及下属的全资经营各级专业公司、职能部门、分支机构及项目组（以下简称“各单位”）。
全资经营模式详细见《管控模式指南》（附件一），除全资经营模式以外的其它类型请各单位向集团综合管理部咨询。
集团综合管理部是集团的管理部门之一。
其中担负着各单位印章及文件管理、经营证照、法务等管理工作，并严格按照本指南，遵章守纪，秉公办事，监管各单位实施指南；各单位如有疑问、意见或建议的，可发邮件至。
如不按本指南执行的，产生任何违规、违法行为，集团将追究当事人所有的经济和法律责任。
本印章及文件管理指南（2009版）经集团总经理批准后执行，在正式启用后原印章及文件管理指南（200803版）停止使用，解释权归集团综合管理部。
第一章职责说明
第一条印章的使用执行领导签阅审批制。
领导签阅审批制指各领导对各类审批事项进行实质审查后，在集团OA或纸质审批单上以签署意见的方式，表明其对具体申请事项的认可。
第二条集团分管领导为所签批事务的第一责任人，相应单位的负责人为共同责任人。
第三条印章协管员
（一）各单位须指定印章协管员若干名，负责跟进使用印章、文件的完整审批流程及办理手续，印章协管员须确保本单位的审批领导具备相应的审批权限及该领导签名的真实性，并严格执行各项规定。
（二）各单位新印章协管员上岗前，必须由原印章协管员协带一个月，经集团综合管理部考试
合格后，填写《印章协管员授权委托书》（附件二），并向集团综合管理部经营组提交印
章协管员身份证复印件备案。
（三）各单位印章协管员离职/调职的，须及时与集团综合管理部经营组办理工作移交手续。
印章协管员离职/调职后所产生的遗留问题由各单位行政负责人全部负责。
（四）各单位印章文件办理手续须指定由印章协管员经办（职能部门除外），非印章协管员或其
他单位的印章协管员不允许代办。
如遇特殊情况，须由各单位行政负责人填写《临时印
章授权委托书》（附件三）后，提前以邮件方式通知综合管理部经营组。
第四条印章使用时应保持至少两人全程在场，其中含一名集团印章管理员和一名印章协管员，若非特批，印章使用必须在保管地执行。
第五条集团印章管理员不得私自在非工作时间使用印章，各单位如需在非工作时间使用印章的，需凭已审批的《用章审批流程表》提前向集团综合管理部经理处申请。
第六条集团综合管理部印章管理员在办理印章文件的各项手续中使用个人私章的，必须向集团综合管理部经理备案。
第七条集团管理层领导签批原则上应在五个工作日内完成；集团综合管理部经营组原则上应在受理当日处理完日常事务，如遇加急情况，须经集团综合管理部经理批准后进行加急处理。
第二章权限说明
第八条各单位负责人负责审批本单位内涉及本指南中的事项；如该单位无正职负责人，可由集团明文确认主持工作的副职负责人负责审批。
第九条各单位的特殊挂靠业务，由实际发生行为的单位负责人负责审批。
第十条集团管理层领导及各单位负责人外出期间，将对某类事项的审批权授权特定人员行使，授权可直接在集团OA上设置或书面以邮件方式出具《外出授权书》（附件四），被授权人不允许再授权其他人；如无预先授权，经授权人批准由集团管理层秘书组、相应的行政部负责人、集团综合管理部进行OA代授权设置。
第十一条集团所有员工都可以根据需要在OA上进行授权，被授权人不允许再授权其他人。
第三章印章
第十二条印章的刻制和注销
本条各款操作须提交《印章刻制（销毁）申请表》（附件五）
（一）集团直管印章由集团综合管理部根据集团董事会的指示刻制。
（二）各单位自管印章由各单位向集团综合管理部提出刻章申请，经集团总经理及集团分管领导批准后，由集团综合管理部负责统一刻制，各单位在使用前须将印章样式、启用时间、保管专员名单报集团综合管理部备案。
（三）印章注销由集团综合管理部按照国家相关法律规定进行销毁；当公司注销后，公章、法人章、财务章及有关其他印章应及时进行销毁。
（四）原有印章发生破损、丢失、变形需注销旧章、刻制新章的，由各单位向集团综合管理部提出换章申请，经集团总经理及集团分管领导批准后，由集团综合管理部负责统一注销旧章并启用新章。
第十三条印章的保管
（一）根据印章保管方式的不同将印章分为集团直管印章和各单位自管印章两类：
1、集团直管印章包括各单位公章、合同章，集团直管印章统一由集团综合管理部保管。
2、各单位自管印章包括除公章、合同专用章以外的其他类印章，各单位自管印章须指定专人负责保管。
自管印章启用后，需每半年向集团综合管理部报备用章资料（印章登记及用章目录），由集团综合管理部对其使用状况进行监督及不定期抽查。
3、对于自管印章，各单位可制定审批流程，先提交集团综合管理部经理审核，经集团管理层核准，方可生效。
（二）印章保管须有详细记录，注明印章名称、枚数、收到日期、启用日期、交印章人、保管人、印章图样等信息。
（三）集团综合管理部印章管理员应妥善保管印章，不得随意乱放，下班时间和节假日期间应采取防盗措施。
如有异常现象或遗失，必须保护现场，及时汇报，配合查处。
第十四条印章移交及接管
（一）印章需移交各单位自行管理的，必须经集团总经理/董事会批准。
由集团综合管理部与接管单位指定专人办理印章的移交及接管手续。
（二）各单位自行管理的印章需移交集团综合管理部管理的，必须经集团总经理/董事会批准。
由移交单位指定专人与集团综合管理部办理印章移交及接管手续。
第十五条非单位分管印章的使用
（一）各单位如需使用非本单位分管的印章，不涉及金额的需本单位负责人及印章所属单位行政负责人、单位负责人审批；涉及金额的还需由印章所属单位主办会计审批。
（二）集团管理层领导如需使用非本人分管单位的印章，除须知会该单位的分管领导外，还需由集团总经理审批后方可执行操作。
第十六条印章外借
（一）印章外借针对公章和合同章，分两种方式：
长期外借和短期外借；长期外借的时间不得超过一个日历年，短期外借的时间不得超过五个工作日。
1、印章长期外借主要针对外地单位及本地单位的实际运作状况，需填写《借章审批流程表》（附件六），经行政负责人、主办会计、单位负责人、集团副总经理、集团总经理审批后，由单位负责人负责长期保管，并对该印章的使用负全部经济和法律责任。
2、印章短期外借主要针对各单位的重大、特殊工作安排，需填写《借章审批流程表》（附件六），经行政负责人、主办会计、单位负责人、集团副总经理、集团总经理审批后，由集团综合管理部与印章协管员办理借章手续。
在外借印章期间，印章只能用于所申请事务的盖章。
如发现外借印章期间用于非申请事务的，将严肃处理，由此产生的一切后果由当事人承担。
（二）印章外借未按规定时间借章或归还的，必须由集团综合管理部经理批准后办理借章或归还手续。
（三）各单位如需外借非本单位分管的印章，除经各自单位行政负责人、主办会计、单位负责人、集团副总经理审批外，还须集团总经理审批。
（四）借章人对借出的印章应妥善保管，不得损坏、遗失，如有异常，立刻通知集团综合管理部。
第十七条法人章
各单位法人章由集团财务部管理。
所有对外签订的合同我方签约人不允许盖法人
章，合同签约人必须是项目负责人或单位负责人，单位负责人也可另授权指定其他人进行签约，被授权签约人不允许再授权其他人进行签约。
遇特殊情况，合作方（移动、联通/联合通信、电网/供电局/电力）要求我方签约人盖法人章的，必须在OA上传合同时在合同登记及审批表备注中详细说明情况，经审批后进行特殊处理。
第十八条个人私章
各单位所有审批的签批人及合同签约人不允许使用个人私章，对使用个人私章的，
视为无效审批及无效签约。
第四章经营证照
第十九条各单位经营证照的新办、变更、年检、注销统一由集团综合管理部负责办理。
经营证照包括：
（一）营业执照；
（二）组织机构代码证；
（三）国税登记证、地税登记证；
（四）外商企业涉及的外商投资企业批准证书、财政登记证、外汇登记证。
第二十条各单位贷款卡的新办、变更、注销由各单位主办会计自行办理，办理后须及时提交集
团综合管理部存档（原件）。
第二十一条各单位贷款卡的年审，统一由集团综合管理部负责办理。
第二十二条各单位其他有关资质证照的新办、年检、变更、注销由各单位自行负责办理，办理后须提交集团综合管理部存档（原件）。
第二十三条各单位需公司设立、变更、注销的，须按集团统一申请格式填写《公司设立、变更、注销审批流程表》（附件七），经相关领导批准后，由集团综合管理部公关组负责办理。
第二十四条各单位经营证照复印件需用章或借阅的，集团综合管理部将根据不同用途（政府部门/合作方），在经营证照复印件上加盖用途章（本复印件与原件一致，仅供某某之用/本文件属保密资料，仅供某某之用），由印章协管员填写用途资料。
如的确不能加盖用途章的，由印章协管员在审批流程表中说明原因并签字。
第五章法务审核
第二十五条法务审核文件/合同由集团综合管理部法务组负责。
集团综合管理部法务组（以下简称
“法务组”）是集团设立的内部专业法律部门，依照职责对集团及各单位所签订的各类文
件/合同进行法律审核。
第二十六条法务组审核合同的范围：
（一）集团《印章及文件管理指南》中必须提供法务意见的各类合同。
（二）集团管理层特别要求法务组审核的各类合同。
第二十七条法务组审核合同的内容：
（一）合法性审核：
法务组将对合同条款的合法性、权利义务的平衡性、是否存在合同陷阱等进行法律审核。
（二）合理性审核：
法务组将对合同商业性条款是否合理、是否符合商业惯例及市场规则等进行一般审阅。
第二十八条法务组审核合同的流程：
（一）各单位印章协管员/经办人员将合同电子版及填写完整的《交律师审阅合同工作要求
表》以电子邮件的形式发到邮箱。
（二）法务组审核合同后，将以电子邮件形式将《法务处理回复表》及修改后的合同版本回复给合同提交人员。
（三）各单位印章协管员在提交OA合同审批时，需如实上传《法务处理回复表》及修改后的合同版本，不得做任何修改，并需如实填写“律师意见”一栏，由经办单位负责人说明是否接受法务组的修改意见及其理由。
（四）如经办单位通过纸质流程进行合同审批，务必附上《法务处理回复表》，并在《法务处理回复表》上注明是否按法务意见进行修改，如未按法务意见修改则需注明理由，并由该单位负责人签字。
（五）《法务处理回复表》只能由法务组出具或修改，其他任何部门和人员无权出具或修改。
（六）对于规定要求法务审核及法务组已经出具《法务处理回复表》的合同，印章协管员必须将法务组设置在合同审批流程内，顺序位应在各单位负责人后。
第二十九条法务组审核合同的时间规定：
（一）法务组将在收到要求审核的合同文本后三个工作日（从收到邮件的次日起算）内完成审核，各单位提交法务组审核合同的，均应给法务组预留不少于三个工作日的审核时间。
特别情形下（包括但不限于：
合同特别重大、复杂；对合同内容有疑问时无法联系到具体经办人等），法务组可以适当延长合同审核时间。
（二）如合同较为紧急，合同提交人员应在电子邮件中注明情况，法务组将酌情，取得在先提交合同的其他人员同意后，做加急处理。
（三）对于项目负责人未认真按照相关指引完成合同基本条款拟订工作、欠缺大部分主要条款的合同文本，或不采用集团合同范本并无法说明合理理由的，法务组有权退回合同提交人员，要求其完成上述工作后再进行审核。
（四）对于不属于法务组审核合同范围的合同咨询等事项，集团对法务组不设完成时间的限制和要求。
第六章文件/合同
第三十条文件/合同类型
（一）投标类文件
1、投标类文件包括：
法人证明书、法人授权委托书；投标文件、技术方案、谈判文件、
谈判回函；投标通知书、邀请函、投标确认（放弃）函/回执、选型文件签收表、招标证明、报名表、承诺函；中标通知书、中标结果确认函、评选确认函、投标前报名资料等有关投标类文件。
资金流向为“流入型”。
2、各单位有关报价类文件（报价清单、报价说明、项目询价等）则按报价类文件的审批
流程执行。
3、在投标类及报价类文件中需提交法人资料的，则按投标、报价类文件的审批流程执行。
（二）合作性文件/合同
合作性文件/合同包括各单位大项目合作文件/合同、普通合作性文件/合同及模版
合同。
资金流向分别为“流入型”、“流出型”、“其他型”。
1、大项目合作文件/合同
大项目合作文件/合同是指集团牵头的投资、信贷、融资、借还款合同、新项目合作意向等。
2、普通合作性文件/合同
①普通合作性文件/合同是各单位在业务运作中，针对某些合作项目，经双方协商后达
成的一种合作约定。
2普通合作性文件/合同附属附件
普通合作性文件/合同附属附件主要针对廉政协议、保密协议、安全协议等其他附属附件。
根据实际业务运作情况，普通合作性文件/合同的附属附件可单独进行流程审批，若附属附件同框架合同（主合同）一起走审批流程的，则按照框架合同（主合同）审批流程执行。
③模版合同
模版合同是指各单位在业务运作中，与多个合作方签订合作合同，其合同版本基
本相同。
模版合同须在OA中申请审批，在新建模版合同时，须在备注中详细说明
模版合同简要情况并上传有关模版合同资料，经审批后，印章协管员凭合同登记及审
批表可分批办理多个合作方合同的用章手续。
（三）销售类合同
销售类合同是指各单位自身产出的软硬件产品销售事务。
资金流向为“流入型”。
（四）对外集成采购类合同
1、对外集成采购类合同是指为集团以外的合作伙伴提供集成服务所需的采购事务（与上
家签订销售合同后，我方再与下家签订采购合同）。
资金流向为“流出型”。
2、对外集成采购类合同在OA合同新建时，须在OA中填写并上传资料：
①填写关联前置销售合同OA合同号
对外集成采购类合同在OA合同新建时，须在合同登记及审批表关联合同编号中详细填写关联前置销售合同OA合同号。
如关联前置销售合同在集成采购合同之后签订的，无法提供前置销售合同OA合同号，必须在关联OA合同号处详细说明。
②上传报批附件资料
对外集成采购类合同在OA合同新建时，须将《XXX项目效益计算表》（附件八）及《XXX项目供应商评审表》（附件九）上传OA合同附件中作为报批资料。
如不上传此附表的，必须说明不上传原因由主办会计签字确认后上传至OA合同附件中。
3、代理型招标（向合作伙伴提供集成服务所需的采购事务进行对外招标）则按照对外集成采购类合同审批流程执行。
（五）自用采购类合同
1、自用采购类合同是指自用集成项目的采购事务，各单位自用于生产、办公、交际及后
勤的采购事务。
资金流向为“流出型”。
2、自用型招标（根据各单位需自用的采购事务，对外进行招标）及各单位与运营商办理
有关业务文件（如电信ADSL业务、电话变更受理、租用带宽等），则按照自用采购
类合同审批流程执行。
（六）委托代理类合同
委托代理类合同是指委托招聘协议、律师代理协议、商标注册代理协议、房屋租
赁合同、员工保险代理、物业维护等有关代理类文件。
资金流向为“流出型”。
（七）委托加工及定制合同
委托加工及定制合同是指从兴EPTU设备、易票联POS机、朗昇电子关锁、电视移动电视手机定制合同等。
资金流向为“流出型”。
（八）项目运作类
项目运作类是项目合同签署后，在运作过程中产生的往来文件，主要分项目类及对方付款类。
1、项目类包括：
验收申请书、初/终验报告、上线报告、结题报告、测试报告、运行报告、故障处理报告、分析报告、问题备忘、澄清函；发货通知、到货清单、产品确认函、到货验收、委托送货申请；工程进度计划、项目进度证明、项目相关声明/说明、实施通报；服务确认表、服务考核表、考核结果；委托书、说明书、承诺书等有关项目类文件。
2、对方付款类包括：
付（请）款申请/通知书、付款申请证明；服务结算表、考核表、
工作量确认（结算）单等有关对方付款类文件。
（九）日常普通文件
1、日常普通文件（介绍信、公积金、收入证明、在职证明、工作表现证明、计生证明、
无刑事犯罪记录证明、独生子女父母光荣证申请、婚育证明等）及日常运作中其他普
通文件。
2、普通文件不涉及金额的建议长期授权行政负责人。
（十）法定代表人资料类
法定代表人资料包括：
法定代表人（负责人）证明书、法定代表人授权函/授权委托书、法定代表人身份证/护照/港澳通行证。
（十一）章程/决议/股权协议类
章程/决议/股权类资料包括：
章程/修改章程/补充章程、股东会决议/董事会决议、董事/监事/经理任职书、董事委派通知书、董事会名单、董事会成员签字样式等；股权转让协议书及补充协议等。
（十二）公共信息类
公共信息类包括：
向政府机构或行业协会提交项目资料、知识产权类、外部调查及询问。
1、向政府机构或行业协会提交项目资料
向政府机构或行业协会提交项目资料的基金、奖励、高新认定及其他申请项目资料。
2、知识产权类
知识产权类包括：
涉及公司名称、商标、资质、版权、专利、域名、特服号等有关
其他知识产权类文件。
3、外部调查及询问
外部调查及询问是指各单位接到政府部门、事业单位、软件机构及其他机构以邮
件、电话、书面等方式进行调查并需提供单位的信息资料。
第三十一条格式、存档要求
（一）格式要求
1、各单位文件审批方式采用纸质审批及OA审批两种：
纸质审批主要针对文件审批；OA
审批主要针对合同审批。
2、各单位所有合同审批流程必须在集团OA系统中进行审批。
自用采购类合同、委托代理类合同、委托加工类合同、对外集成采购类合同禁止进行纸质审批。
其他类型合同遇特殊情况需进行纸质审批的，必须严格按合同用章审批流程表（附件十）填写，且每份合同用章审批流程表只允许填写一份合同进行审批。
合同双方用章后由印章协管员在OA系统中上传纸质合同所有资料（扫描版）及合同用章审批流程表（扫描版），并及时将合同OA号告知集团综合管理部。
3、各单位在OA系统中的各项审批流程须先由印章协管员根据集团审批流程进行设定，
审批流程设定后，经集团综合管理部认证后方可在OA系统中流转合同审批。
4、各单位文件编号规则由各单位自行制订，合同编号则根据合同类型在OA系统中自动生成。
5、所有对外签订的合同我方签约人由各单位负责人亲笔签名或按OA已审批的合同登记及审批表中指定合同签约人进行签约。
6、所有对外签订的合同，合作方用章必须是公章（原印）或合同章（原印）方视为合法
有效，且用章名称须与合作方公司名称完全相符。
7、所有对外签订的合同均需在集团OA上附加合作方最新年检营业执照副本（复印件）
或合作个人的身份证（复印件）。
合作方为政府机构、大型公众机构、事业单位的可以
免于附加营业执照。
若属我方“资金流入型”的合同，暂不能提供营业执照的可先办理用章再补交。
如确实无法提供合作方营业执照副本/个人身份证复印件的，在新建OA合同的备注中说明不能提供的原因后，还需在合同附件中上传经单位负责人书面批准不能提供合作方营业执照的文件。
8、所有对外签订的合同必须按合同条款中约定的份数进行用章。
9、OA合同关联合同编号
各单位在OA系统中审批的各项合同，有关联合同的必须填写完整关联合同OA
号。
10、OA合同取消盖章
OA合同取消盖章主要针对在OA系统中完成审批流程后，合同出现变化无需盖章
的情况。
各单位须每半年对无需盖章的合同进行清理，并已书面形式经单位负责人批
准后上交集团综合管理部，由集团综合管理部在OA合同中调为《取消盖章》状态。
（二）存档要求
1、集团实行两级文件管理制，即集团和各单位分别保存应存档的文件/合同。
2、根据集团管控模式中文件存档要求严格执行，详细见《管控文件存档一览表》（附件十一）。
3、已盖章未存档文件/合同自盖章即日起60天内须交回集团综合管理部存档，如不能按
期存档的，印章协管员须在存档期限内提前3天以邮件方式向集团综合管理部说明情况。
未按执行的，各单位文件/合同逾期未存档由集团综合管理部通知集团财务部、集团审计部对未存档文件/合同暂时无效。
4、各单位文件/合同丢失无法存档的，必须经单位负责人书面核准后提交集团综合管理
部备案。
5、外地单位应将规定的集团存档文件/合同邮寄至集团综合管理部存档。
6、文件/合同存档时，印章协管员须与集团综合管理部办理存档手续。
7、各单位提交给集团综合管理部存档的文件应确保内容完整，如有附件及补充资料应及时存档。
8、集团综合管理部负责将存档文件/合同分类归档、进行登记并确保安全。
第三十二条审批流程
（一）各单位须严格按照集团文件审批流程执行，详细见《集团文件审批流程表》（附件
十二）。
（二）各单位在办理各类文件审批流程时，必须严格按照审批流程的先后次序进行审批，杜
绝进行走倒流程审批。
（三）各单位如遇特殊情况需自行拟订文件审批流程的，须上报集团综合管理部经理审批，
由集团综合管理部提交集团总经理/董事会批准，经批准后方可执行。
第三十三条用章方式
（一）文件用章
1、文件用章凭有效《用章审批流程表》（附件十三）到集团综合管理部办理用章手续，用章审批流程表须详细填写用章资料，字迹填写清晰易识别。
用章后，印章协管员与集团综合管理部用章人须同时在用章审批流程表中签字确认。
2、办理文件用章后，印章协管员/经办人不允许在已用章的用章审批流程表中添加其他文件再进行用章。
3、各单位办理员工个人收入证明用章的，必须由主办会计在用章审批流程表中注明大写金额。
用章时，由集团综合管理部用章人核对用章单上主办会计注明的金额与实际用章收入证明一致后方可用章。
如主办会计签批后不注明大写收入金额的，由员工自行在用章审批流程表上填写收入金额后进行用章，用章后所产生的一切责任由主办会计负责。
（二）OA合同用章
OA合同用章前由各单位印章协管员在合同右上角填写OA编号（简填后八位数
字），并检查我方合
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