04019##商务英语写作重点.docx

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04019##商务英语写作重点

名词解释

写作目的（writingpurpose）

受众/读者（audience）

构思过程（thoughtprocess）

演绎式组织模式（deductiveorganizationalpatterns）

归纳式组织模式（inductiveorganizationalpatterns）

直接组织模式（directorganizationalpatterns）

间接组织模式（indirectorganizationalpatterns）

写作修改的3个步骤（threedistinctstagesofrevision:

addingon;movingaround;cuttingout）

管理沟通（managerialcommunication）

组织沟通（organizationalcommunication）

人际关系与团队建设（humanrelationshipsandteambuilding）

销售沟通（salescommunication）

商务文件（businessdocumentation）

国际交流（跨文化交际）（internationalcommunication/interculturalcommunication）

表达式写作（expressivewriting）

沟通式写作（communicativewriting）

简洁风格（clarity）

简易风格（theplainstyle）

简明风格（concision）

附件说明信函（coverlettersofrésumé）

3类求职信函（threegeneraltypesofcoverlettersforjobapplications:

theapplicationletter;theprospectingletter;networkingletter）

后续询问信函（follow-upletter）

致谢信函（thank-youletter）

谢绝工作回复（jobrejectionletter）

接受工作回复（jobacceptanceletter）

辞职信函（resignationletter）

告别信函（farewellletter）

常见履历表格式（commonrésuméformats）：

按年月顺序（chronologicalrésuméformat）按任职顺序（functionalrésuméformat）复合式（combinationrésuméformat）

简短文件（shortdocument）

信息咨询函（messagetoobtaininformation）

谈判便函（messagesthatnegotiate）

说服沟通便函（persuasivemessages）

商务便函的特征（8C）：

清晰性（clarity）正确性（correctness）具体性（concreteness）完整性（completeness）周到性（consideration）礼貌性（courtesy）简洁性（conciseness）一致性（coherence）

商务备忘录版式（formatofabusinessmemo）

商务备忘录功能（functionofabusinessmemo）

信函结构（structureofaletter）

信件和信封格式（stylesofletterandenvelop）

会议纪要（minutes）

逐字记录（verbatimminutes）

决议记录（minutesofresolution）

陈述记录（minutesofnarration）

记录内容版式（minutes’contentformat）

会议议程（meetingagenda）

会议筹划（meetingpreparations）

会议程序（3个环节）（meetingprocess:

planning&preparing,conducting,andfollowing-up）

会议后续工作（follow-upactivities）

后续文案职责（accountabilityoffollow-ups）

书面发言写作策略（writingstrategiesforbusinesspresentation）

书面发言的材料组织（wringorganizationforbusinesspresentation）

书面发言用语（languageusedinapresentation）

书面发言避讳用语（languageavoidedinapresentation）

人际沟通的功能（functionsofinterpersonalcommunication）

人际沟通的目的（purposeofinterpersonalcommunication）

人际沟通的4个阶段（fourgeneralstagesininterpersonalcommunication）

团队的特征（groupcharacteristics）

团队的角色（grouproles）

团队影响力（groupinfluence）

沟通结构（communicationstructures）

企业前景（vision）

企业使命（mission）

企业价值观（corporatevalues）

企业目标（goal）

战略计划（strategies）

政策与流程（policiesandprocedures）

业务流程的构成要素（15个）（contentofprocedures）

业务流程的版式及内容（formatofaprocedure）

商务文件的层次结构（3个）（tiersofdocumentation）

ISO9000质量体系（ISO9000QualitySystem）

议程报告（agenda）

行程安排（itinerary）

费用支出报告（expensereports）

项目进程报告（progressreport）

人事评估报告（personnelevaluation）

第一手资料来源（primarysources）

第二手资料来源（secondarysources）

商务蓝皮书（blueprint）

商务计划书（businessplan）

战略性计划书（strategicplan）

战术性计划书（tacticalplan）

操作性计划书（operationalplan）

操作性管理（operationalcontrol）

战术性管理（tacticalcontrol）

战略性管理（strategiccontrol）

商务背景（businessbackground）

市场计划（marketingplan）

财务预测（financialprojections）

行动计划（actionplans）

商务提案（businessproposal）

内部提案（internalproposal）

外部提案（externalproposal）

招标提案（solicitedproposal）

非招标提案（unsolicitedproposal）

提案写作的简单模式（simpleformforproposalwriting）

提案写作的复杂模式（detailedformforproposalwriting）

外部提案的结构要素（6个）（elementsoftheexternalproposal:

introduction;problemidentifiedanddefined;objective&goalset;solutionsproposed;implementation&measuring;costsandtimeframeestimated）

内部提案模式的内容版式（contentformatofinternalproposal）

征集提案（RequestforProposal,RFP）

征集启示的基本要素（basiccomponentsofaRFP）

提案评估（proposalevaluation）

引证信息（documentinginformation）

解析数据（interpretingdata）

常规商务报告（routinereports）

任务报告（taskreports）

条目清单功能（itemizedlists）

图表辅助功能（graphicaids）

标题的功能（headings）

协议的本质（essenceofadeal）

合同的修订（contractualmodifications）

违约与补偿（breachofcontractandremedy）

律师费用条款（attorneysfeesclause）

合同免责（escapefromcontract）

第三方签字（thirdpartysignature）

合同追加条款（contractrider）

合同授权（authorization）

商务谈判（contractnegotiation）

合同起草（contractdrafting）

合同实施（execution）

合同终止（closeout）

合同（contract）

合同有效性（validityofcontracts）

要约（offer）接受（acceptance）

法定权力（capacity）

Salescontracts买卖合同

Contractsforsupplyofpower,water,gasorheat供应电、水、气、热力合同

Contractsforloanofmoney借款合同

Leasingcontracts租赁合同

Financialleasingcontracts承揽合同

Contractsforconstructionprojects建设工程合同

Carriagecontracts运输合同

Technologycontracts技术合同

Safekeepingcontracts保管合同

Warehousingcontracts仓库合同

Agencyappointmentcontracts委托合同

Trading-trustcontracts行纪合同

Brokeragecontracts居间合同

大题

1，8C

1．Clarity：

keepitshort；keepitsimple；avoidambiguity；writeintheactivevoice；avoidorexplaintechnicalwords；avoidusingjargon；gettothepoint；WriteinplainEnglish2.Correctness：

linkyourideas；becarefulaboutplacementofsubordinateclauses；besurethatapronoun,aparticipialphrase,oranappositiverefersclearlytothepropersubject；MakethesubjectandverbagreewithEachOther,NotwithaWordThatComesbetweenThem；Tojointwoindependentclauses,Useacommafollowedbyaconjunction,asemicolonalone,orasemicolonfollowedbyasentencemodifier.；Makearightchoiceofword；Watchoutrepetitivewording；Putparallelideasinparallelconstructions；3.Concreteness：

useconcretewordsinsteadofabstractones；omitqualifiersandvagueexpressions；useactionverbsandconcretenouns；voidoverusingnounformsofverbs；don'tchangeverbsintonouns；avoidunnecessarydoublenegative；avoidnounstrings；takeastand；keepacronymsundercontrol；4.Completeness：

makeitcompletebyconstructingalongerparagraph；usethewho-does-whatorderandavoidpadding；provideaclearmessage；avoidincompletequestion；avoidfragmentinwriting；takeanoverallview；5.Consideration：

writefromthe"you"perspective；emphasizethepositive；handlethecustomer'scomplaintspecifically；interactwiththeaddresseeinaconversationaltone；avoidusinginflatedlanguage；avoidusingquasi-legalisms；usepersonalreference；useconrractions；6.Courtesy：

showrespect；showappreciation；avoidtheproblemofgender；writeprofessionally；7.Conciseness：

eliminate"thefiller"；omitrepetitivewording；replacecircumlocutionswithdirectexpressions；useshortwords；avoidusingoldfashionedexpessions；8.Coherence

2，MessagethatNegotiate:

1.counter-proposals:

counterproposalshavetwoobjectives:

first,youwanttoshowthereaderthathisorheroriginalproposalisnotfullyacceptable,and,second,youwanttopersuadethereadertoacceptyourcounterproposals.2.nonnegotiableplexmessages

3.Typesofmeetings:

1.Sharinginformationandmonitoring2.decisionmakingandproblemsolving3.creative/idea-generating4.legislative/administrative5.advisory6.socialandceremonial

4.Minutes’contentformat:

1.mainheading2.timeandvenue3.attendance4.chairperson5.agenda6.subtitles7.recordkeeper/minutestaker

5.Functionsofinterpersonalcommunication:

1）Gainingandgivinginformation2）Buildingacontextofunderstanding3）Establishingidentity4）Interpersonalneeds

6.Thedyadiclifecycle：

theinitialstage；theformativestage；thematurestage；theseverancestage

7.Presentationtypes：

purpose,audienceandmethods

8.Writingstrategiesforbusinesspresentation:

1.Choosingarighttopicwithaclearpurpose2.Adaptingyourmessagestothelisteners3.Usingexplicittransitions4.Usingconcretewordsandvisuals5.Presentingnovelideas6.Makinganalogies7.Quotations8.Story-telling9.Plottingconflict10.Cuttinginhumor11.Keepthematerialingoodtaste12.Allowingforredundancy

9.书面发言注意事项:

1.beginwithatopicsentence2.limitthenumberofmajorpointsyouwanttomaketo3-4.3.recapyourideasormainpoint

Presentationpreparing:

1.writeascript,practiceit,andkeeoitaroundforquick-referenceduringyourtalk;2.setupanoutlineofyourtalk,practicewithit,andbringitforreference;3.setupcuecards,practicewiththem,andusethemduringyourpresentation4.writeafullscriptandreadfromit.

10.商务沟通基础：

Businesscommunicationdrawstringdrawsoninformationderivedformawidevarietyofotherdisciplines,including（butnotlimitedto）linguistics,semantics,rhetoric,psychology,sociology,graphicdesign,management,marketing,economics,andinformationtechnology.

11.Purposeofthewriter：

1,Expressivewriting:

itispersonalandinformal,employedtoencouragecomprehensionandreflectiononthepartofwriter.2,Communicativewriting:

itpresupposesthatthewriteralreadyconsiderableknowledgeandunderstandingofthetopic,andiswritingtoinformortopersuadeareader.

12.附件说明信函的5大基本目标：

Fiveprimarygoalsofgoodresumes；Goodresumesandresumecoverlettersmustbeableto；Cuttheclutter；Catchtheeye；Sellyourskills,Strengthsandsuccess；Directthereaderyourway；Getyoutothenextstep；

14.contentformatofaresumecover：

contentformatofaresumecover:

theresumecovershouldfollowthebasiccontentformatofatypicalbusinessletterandshouldincludethreegeneralissues：

firstparagraph——whyyouarewriting；middleparagraph——whatyouhavetooffer；concludingparagraph——howyouwillfollow；

15.Top10resumetips：

Apageortwotolandyouajoboranleastaninterview；Fundamentalsdoexist；Customizationiscritical；Revealenoughtoexcite；Aresumeis99%ofthetimereadbyastranger；Onceyourbasiccontentisready；Reevaluatechoiceofwords,sentencestructureandlanguage；Spellcheck,；Whenyouarepresentinghardcopiesofyourresume,makesureyouusequalitystationery；Keepcopiesofhecariouscustomizedversionsofyourresume.；

16.Essentialcontentsofresumes：

Goodresumehavingbeentocombinefactwithfantasy.Byfact,itmeansthatdetailsprovidedinresumehavebeenasaccurateaspossible.B