综合事务部管理制度.docx

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综合事务部管理制度

物业管理制度

之

综合事务部

第一章前言·························································4

1、公司简介··························································4

2、服务口号···························································4

3、管理宗旨···························································4

4、企业文化···························································4

5、员工箴言···························································5

6、物业服务常识·······················································5

第二章组织建设······················································7

1、公司组织结构图·····················································7

2、公司岗位结构图·····················································7

3、综合事务部组织职能图···············································8

第三章工作职责·····················································9

1、综合事务部部门职责·················································9

2、综合事务部岗位职责·················································9

2.1综合事务部主管职责················································9

2.2出纳员职责·······················································10

2.3行政专员职责·····················································10

第四章综合部管理流程···············································11

1、招聘及人事管理流程················································11

1.1编制·····························································11

1.2招聘步骤·························································11

1.3入职管理·························································11

1.4实习管理·························································12

1.5转正管理·························································14

1.6调动管理·························································14

2、物业员工工资管理··················································14

3、员工福利管理······················································14

4、办公用品管理······················································14

5、档案管理··························································15

6、培训管理··························································16

7、绩效管理··························································17

8、采购管理··························································17

9、请调休假流程······················································17

10、社保购买流程·····················································18

第五章综合事务部管理制度···········································19

1、办公室管理制度····················································19

2、印章使用管理制度··················································19

3、物资管理制度······················································19

4、保密制度··························································19

5、考勤管理制度······················································20

6、培训管理制度······················································21

第六章综合事务部常用表格···········································23

1、人员增补申请表····················································23

2、招聘申请表························································24

3、新员工入职登记表··················································25

4、员工转正考核表····················································27

5、员工岗位变更通知书················································28

6、员工工作移交清单··················································29

7、员工离职审批表····················································30

8、员工请假单························································31

9、新员工入职招待申请单··············································32

10、办公设备申报审批表···············································33

11、应聘登记表·······················································34

12、物资领用登记表···················································35

13、员工转正考核表···················································36

14、印章使用登记表···················································37

15、龙洋据培训记录表·················································38

16、员工处罚单·······················································39

17、对外资料发放登记表···············································40

18、加班申请单·······················································41

第二章组织建设

一、公司组织结构图

服务接待管理

物业档案管理

综合服务管理

财务管理

人事管理

行政管理

治安管理

消防管理

交通管理

保洁管理

绿化管理

消杀管理

物业接管验收

设备设施管理

维修服务管理

二、公司岗位结构图

三、综合事务部组织职能图

第三章工作职责

一、综合事务部部门职责

1.领导参谋

（1）负责贯彻公司领导指示，做好上下级联络沟通工作，及时向领导反映情况、反馈信息；做好各部门相互配合、综合协调工作；负责对各项工作和计划的督办和检查。

（2）根据领导意向和公司发展战略，负责起草年度工作计划、年度工作总结和其他重要文稿，牵头或协助公司的规划研究。

（3）协助总经理处理日常工作，负责总经理日常活动和外出活动的安排。

2.日常行政管理

（1）组织安排公司办公会议，或同有关部门筹备公司及其他会议及有关重要活动，做好会议记录和整理会议纪要，根据需要按会议决定发文。

（2）负责前台接待、客人来访迎送等招待工作。

（3）负责公司办公设施的管理，包括公司办公用品采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作，负责传真机、复印机、长途电话、移动电话、计算机、手提计算机的管理和使用。

（4）协助信息部门做好信息系统总体开发工作，提高行政办公效率，重点监控计算机联网后的信息保密。

3．文书印信管理

（1）负责公司来往信函的收发、登记、传阅、批示，做好公文的拟订、审核、印刷、传递、催办和检查及文书档案资料的归档立卷管理的工作。

（2）做好公司历年大事记的原始资料收集和编纂工作，定期或不定期编辑公司简讯、简报或内部发行的刊物。

（3）负责公司保密工作和法律事务，妥善保管和正确使用公司印章和介绍信。

4.人力资源管理

（1）负责制定公司人力资源发展规划。

（2）负责公司员工招聘、甄选、录用工作。

（3）负责对公司员工的培训、晋升、激励工作。

5．后勤工作

（1）负责公司总务工作，做好后勤保障工作，主要指员工膳食、卫生保洁、电话总机服务、安全门卫、宿舍管理等工作。

（2）负责公司车辆调度、管理、维修。

包养工作，确保公司领导和职工正常工作用车。

定期对司机进行交通安全教育，减少事故和违章，降低用车成本。

6.文化活动管理

（1）为了丰富员工的文化生活，组织安排各种旅游活动。

（2）兼管公司职代会和工会。

二、综合事务部部岗位职责

1、综合事务部主管岗位职责

（1）在总经理的领导下，主持综合事务部全面工作。

根据公司的计划和要求，研究制定综合事务部工作计划，并组织实施。

（2）组织安排好行政事务工作，负责管理本单位固定资产、办公用品、印刷品、废旧包装品。

保证单位员工餐厅、医务室、浴室、自行车室、洗衣房等部门正常运转，教育本部门员工全心全意地为经营服务、为全公司员工服务。

（3）负责管理、审批规定权限范围内的经费开支。

（4）认真贯彻执行公司各项规章制度，奖惩分明，激励先进，认真解决员工的实际困难，充分调动一切积极因素，做好各项服务工作。

（5）负责管理、审批规定权限范围内的经费开支。

（6）正确处理内外关系，热情接待关系单位，积极配合、协调公司品牌管理部及其他部门做好对外公关工作。

（7）负责公司后勤管理工作，认真落实公司总经理和分管副总经理的指示，不断提高后勤保障能力。

（8）完成领导交办的其他工作。

2、出纳员岗位职责

（1）严格遵守并执行公司财务管理制度；

（2）出纳员负责现金、支票、发票的保管工作，要做到收有记录，支有签字；

（3）现金业务要严格按照财务制度度所要求的办理。

对现金收、支的原始凭证认真稽核，不符合规定的有权拒付；

（4）现金要按日逐笔记录现金日记帐，并按日核对库存现金，做到记录及时、准确、无误；

（5）支票的签发要严格执行银行支票管理制度，不得签逾期支票、空头支票。

对签发的支票必须填写用途、限额，除特殊情况需填写收款人。

应定期监督支票的收回情况；

（6）办理其它银行业务要核对发票金额是否正确、准确，并经总经理批准后签发，不得随意办理汇款；

（7）收付现金双方必须当面点清，防止发生差错；

（8）对库存现金要严格按限额留用，不得肆意超出限额。

妥善保管现金、支票、发票，不得丢失；

（9）杜绝白条抵库，发现贪污、用公款行为要及时汇报给总经理；

（10）对违反财务制度的行为要拒绝受理并及时向总经理汇报；

（11）按期与银行对帐，按要求编制银行存款余额调节表，随时处理未达帐项、

（12）负责保守本部门所掌握的公司秘密；

（13）负责绩效工资的计算；

（14）负责办理税务年检和工商年检；

（15）对领导交与的其他事务按规定办理。

（16）负责一些由副总经理安排的其他工作；

3、行政专员岗位职责

（1）负责管理考勤，统计出勤情况。

（2）负责办公用品及办公设备的采购、管理。

（3）负责办公条件及办公环境的维护。

（4）负责公司车辆管理，合理调度使用，控制油耗。

（5）负责各部门之间的协调，并监督各管理制度的执行，收集执行情况，从公司的实际出发，不断进行完善。

（6）负责组织召开各部门周例会，联络公司各部门的工作进展情况，收集各方面的意见、建议、和存在问题，并向总经理报告。

（7）负责公司的招聘、培训及评估考核等人事工作，执行并完善相关制度及流程。

（8）负责人事档案的建立及管理。

（9）负责办理经公司批准的员工保险等福利。

（10）总经理交办的其他工作。

第四章综合事务部工作流程

一、招聘流程

第一条编制

1、制定计划：

根据新项目，招聘计划提出部门编制计划申请，报综合管理部审核汇总。

2、计划审批：

综合管理部审核通过后报总经理审批。

3、临时调整：

部门编制审批通过后，一般情况下不增加人员，因特殊原因，尽量以临时用工形式解决。

因特殊情况确需要临时调整编制的，由部门经理提出书面申请，经综合管理部经理审核后，报总经理审批。

第二条招聘步骤

1、提出招聘申请：

各部门需招聘员工时，部门经理填写《员工招聘申请表》，并注明用工性质，然后报综合管理部审核。

2、招聘需求核实：

综合管理部会同需求部门，分析岗位需求的合理性，商议其他解决办法。

3、编制招聘方案：

综合管理部将各部门人员需求进行汇总后，优先从公司内部员工中进行调剂。

确需对外招聘，编制招聘方案，包括招聘形式、招聘费用预算，交总经理审批。

4、综合管理部根据总经理审批意见统一发布招聘信息。

5、综合管理部对应聘资料进行收集，分类，归档，按照所需岗位的职位描述做初步筛选。

6、综合管理部及用人部门共同主持笔试、面试，确定录用人员名单。

拟选人员一般需经过三次面谈和二次测试。

7、经二至三次面谈后，综合管理部安排拟来人员填写"应聘人员登记表"（附录）。

8、综合管理部将"应聘人员登记表"和“录用决定”转用人部门签署聘用意见。

用人部门同意聘用后，不同层次、不同级别的人员按不同的审批权限进行批准。

9、对经理级及以上职级应聘人员应在面试时要求其提供工作证明人，必要时还需做应聘人员背景调查，并将背景调查报告记录在应聘人员登记表上。

背景调查需慎重。

所有员工的身份证、学历及其他资质必须验查。

10、综合管理部向录用人员下发《录用通知单》或《临时用工通知单》，也可视情况电话通知入职。

11、综合管理部与录用员工签订《劳动合同》或《临时用工协议》。

12、部门副经理、子公司副总经理以上级别的管理岗位应建立公开竞聘机制。

第三条入职

1、综合管理部在新员工进入前

应聘人员的《应聘登记表》由公司领导签署后，综合管理部负责通知员工报到。

新员工报到日，综合管理部根据《新员工入职手续清单》为其办理相关事项。

通知新员工报到时应提交：

1寸彩照2张及底片；毕业证书、学位证书、职称证书、身份证原件及复印件。

员工身体健康状况由其在《应聘登记表》上承诺。

2、综合管理部办理入职手续

填写《新员工入职登记表》。

向新员工介绍公司情况及管理制度，使其具备基本公司工作知识，要求其通过公司内部网络了解进一步情况。

按照《新员工入职手续清单》逐项办理入职手续。

与新员工签署《劳动合同》。

向新员工介绍管理层。

带新员工到部门，介绍给部门总监。

更新员工通讯录。

领取必要的办公用品。

3、由部门办理部分

综合管理部带新员工到部门后，由部门安排参观部门，并介绍部门人员及其他部门相关人员。

由直接经理向新员工介绍其岗位职责与工作说明。

部门应在例会上向大家介绍新员工并表示欢迎。

4、入职培训

由综合管理部定期组织新员工培训，培训内容包括：

《龙洋据物业公司制度汇编》，本行业基础知识，其他。

不定期举行由公司管理层进行的企业发展历程、企业文化、各部门职能与关系等方面的培训。

5、试用期

按劳动法规定操作。

编制外、临时用工不需要试用期。

但有三天的观察期，决定是否合作。

新员工入职满一个月左右时，由综合管理部对其进行跟进。

形式：

面谈。

内容：

主要了解其直接经理对其工作的评价；新员工对工作、直接经理、公司等各方面的看法。

具体见《新员工跟进记录》。

6、转正评估

新员工工作满一个月时，由综合管理部安排进行转正评估。

员工对自己在试用期内的工作进行自评，由直接经理对其进行评估。

直接经理的评估结果将对该员工的转正起到决定性的作用。

第四条实习

1、编制

实习生纳入公司计划外编制。

公司根据临时性、阶段性工作需要接收实习生。

2、实习生接原则

1）接收实习生必须坚持业务需要、工作条件许可、专业对口的原则。

2）接收实习生原则上为国家统招专科（含）以上学历的应届毕业生，且必须学完学校规定的课程，并按学校规定已进入实习期（以学校实习推荐信为准）。

3）接收的实习生必须具备健康的心理素质和身体素质，具有竞争意识、开拓精神及良好的团队合作精神。

4）公司只接收应届毕业生或在校研究生实习，实习期限最长为3个月。

5）实习生需年满16周岁。

3、审批流程

1）有实习生需求的部门，要严格控制人数和使用时间。

由使用部门提出书面申请，说明使用的理由、人数、时间，综合管理部审核，总裁办批准。

2）实习生均需提供真实有效的实习推荐信、身份证、学生证及健康体检证明等资料供综合管理部审核。

3）实习生须通过公司组织的高校招聘面试，面试合格后，报公司总裁办审批；签订实习协议，办理实习手续。

4）实习生需根据公司年度人才储备计划，安排至相应岗位实习，并结合实习部门和综合管理部持续考核的结果，可择优录用为公司试用员工。

4、实习生待遇

1）公司按如下标准，给予实习补贴：

专科或高职生：

400元/月；本科生：

600元/月；硕士生：

800元/月。

如在实习期间对公司有特殊贡献，另行奖励。

2）实习生实习期午餐由公司全额补助。

3）实习生不享受公司过节费、话费补助等福利。

4）实习生每月出勤计算时间与公司正式员工一致，实习补贴发放时间与公司工资发放时间一致，以现金形式发放。

5、实习生日常管理

1）实习生实习期间必须严格遵守国家有关法律法规，以及公司的各项规章制度，服从岗位安排。

2）用人部门对实习生要合理安排工作，认真指导实习。

实习结束后，所在部门根据每个实习生的表现以书面形式作出评价，报综合管理部备案。

3）实习生必须按照实习部门工作时间上下班，不得有迟到、早退、无故旷工等行为。

4）用人部门要加强对实习生的管理，加强保密教育。

未经许可，实习生不得将接触到的公司内部信息、资料对外泄露。

对违反公司有关规定、作风散漫、表现不好的实习生，有关部门可随时取消实习资格，并报综合管理部备案。

5）除上班时间在公司实习外，实习生其他时间一切活动与公司无关。

6、实习生考核管理

1）实习生每周填写《实习情况鉴定表》，主要包括实习内容说明、实习业绩及心得体会等，交综合管理部备案。

2）实习生根据其工作岗位及工作任务填写周计划、月计划，与公司正式员工同时提交综合管理部，接受公司绩效考核管理。

3）用人部门负责人每月对实习生进行绩效考核，考核成绩将作为岗位选拨和配置的依据，并记入个人职业发展档案。

4）实习生在实习期间表现优秀的，由实习生与用人部门共同填写《员工录用审批表》，经综合管理部审核、总裁办批准后，录用为新员工。

7、实习生离职管理

1）实习生离职须提前一周以书面形式递交离职审批表，经综合管理部填写《实习生情况鉴定表》并报总裁办审核后，按正常员工离职程序办理离职手续。

2）实习生经评议后不符合公司要求，或违反公司实习生管理相关规定，由用人部门负责人以书面形式递交中止实习申请，经综合管理部同意并报总裁办批准后，按正常员工离职程序办理离职手续。

第五条转正

1、试用期满，直接上级应综合员工试用期整体表现，如实填写《员工转正考核表》。

2、综合管理部接用人部门直接主管《员工转正考核表》，依据用人部门处理意见，报总经理审批，定岗定薪。

3、综合管理部通知转正员工填写《员工入职登记表》并办理相关手续，员工即正式入职上岗。

4、临时用工不需要办理转正手续。

第六条调动

1、综合管理部与员工调入、调出部门协商调动事宜。

2、调动员工本人及调出调入部门直接领导填写《员工岗位变动通知书》。

3、综合管理部将《员工岗位变动通知书》报总经理审批。

4、调动员工填写《员工工作交接清单》，办理员工变动交接手续。

5、调动员工在手续办结后即到调入部门上岗。

二、物业员工工资管理

1、严格按照考勤机记录每月员工考勤；

2、办公室人员考勤每月发总公司财务中心会计，由财务中心做办公室人员工资；

3、保洁、保安考勤和工资表制作完成发总公司财务中心子公司会计员；

4、办公室社保明细发总公司会计，保安社保明细发财务中心子公司会计员；

5、根据考勤管理表，编制保洁及保安工资表，交总经理签字，然后交财务中心；

三、福利管理

1、法定节假日购物卡由综合事务部到沃尔玛进行购买；

2、购买的购物卡由综合事务部负责向总公司报账；

3、保洁、保安过节费做成奖金，发给财务中心子公司会计员；

4、办公室人员生日，以发放购物卡形式给予；

5、保洁、保安生日，根据制度规定金额，以奖金形式做到当月工资当中；

四、办公用品管理

1.填写领用单