库管和采购工作流程图.docx
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库管和采购工作流程图
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库管和采购工作流程图
《办公用品和礼品采购、出入库、退库、报销流程》
《固定资产采购及借款流程》
一、办公用品及礼品采购流程:
库管员负责发起办公室内部需采购的“采购申请流程”(含办公用品及礼品)。
二、办公用品及礼品入库流程:
分为“采购入库”和“退库后入库”两种情况。
三、办公用品及礼品(出库)领用流程:
办公用品类别分为“笔类、文件夹类、夹机类、胶水类、告示贴类、纸类、本类、电子耗材类及其它类”。
礼品类别分为“A类礼品和B类礼品”,其中A类礼品是指“烟、酒、普洱茶、化妆品、生活日用品及其它礼品”;B类礼品是指“矿泉水、饮料及日常接待用茶”。
因公司接待较多,领用礼品比较频繁,根据公司实际状况分析,现95%以上情况均属于先领用后补(倒推)流程。
因此现办公室规定:
各部门领用办公用品或礼品时,应由申领部门发起领用流程,并由申领部门负责人确认;公司上级领导领用办公用品或礼品时,应由库管员直接发起领用流程(倒推),为确保流程严谨性,建议:
最好由公司秘书办公室通知,然后再由办公室主管以及主任审批。
四、退库流程:
五、日常费用报销流程:
此流程属于各部门共享流程。
报销种类分为“借款后报销”和“直接报销”两种情况。
报销内容包括“预算内和预算外费用”。
通常报销的是“预算内费用”,包括:
通讯费、招待费、办公费、市内交通费、印刷费、福利费、电子材料及维修费、宣传费、其他费用、固定资产和礼品费用等11项。
说明:
无论先借款后报销或直接报销,报销流程全部由库管员负责发起,要求必须附上发票、相关审批流程及明细。
如:
先借款后报销时,应在报销流程中注明借款金额并附上发票、签报和借款审批流程扫描件;如:
直接报销时,应在报销流程中附上发票和采购计划审批单等相关明细。
一般惯例,办公用品和礼品供货商每月底送货时会带着上个月《采购计划》的发票(按月结算)。
库管员申请报销时,发票金额应与月份相对应的《采购计划》金额相符。
即:
库管员将根据供货商提供的发票执行报销流程,
具体流程如下:
《费用借款申请流程》
费用借款流程:
属于各部门共享流程。
为避免审批流程繁琐,降低工作效率,办公室借款通常是在金额超过备用金2000元且需货到付款的两种情况下申请(含每月固定采购的手机充值卡和临时性采购的情况下)。
公司总裁审批原则:
在签报、采购、借款及报销等流程中,每件事必须保证至少两个流程要经过公司总裁审批,最多不能超过三次审批。
具体说明:
《特殊情况签报》只有在特殊情况下才能使用,因其只能作为一种通知的形式,而并非一项审批流程。
无论是否申请《特殊情况签报》,在申请借款和报销时都应经公司总裁审批;
如已申请了《固定资产采购流程》,且公司总裁已经审批过的,在申请借款时,则不需再经公司总裁审批了,只将审批后的《固定资产采购流程》作为附件添加到借款流程即可;报销时必须由公司总裁审批。
具体流程如下:
《固定资产采购流程》