固定资产管理方法制作台账和盘点库房年度盘点和全面理清资产方法.docx

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固定资产管理方法制作台账和盘点库房年度盘点和全面理清资产方法

固定资产管理方法

制作台账和盘点库房、年度盘点和全面理清资产方法

一、制作台账和盘点库房

1、制定每日台账，掌握资产进出状况。

台账，就是把设备的整个寿命周期综合起来进行记录管理，以便确定设备的经济寿命、最佳的更新时机，也是库房管理的参考依据。

公司每天有多少固定资产要被领用出库？

有多少固定资产要入库？

资产管理者每天的工作量是多少？

这些只有记录了台账才能了解。

分析台账，能够明确每天的总工作量，合理地安排每天的工作时间，也能精准地把握固定资产出入库情况。

另外，需要注意的是：

除了每日管理台账，还需建立一个固定资产保养台账，对需定期保养的固定资产实行保养跟踪制度，辅助使用部门进行保养工作。

2、定期盘点库房及账实相符。

库房固定资产流动顺畅与否，直接关系到固定资产管理的指标、整个固定资产数据的准确性和员工的体验度。

库房盘点是独立于每年大型固资盘点工作之外的一个日常项目。

◎盘点频率：

通常为每月一次，具体要根据公司情况制定。

但不能一年一次，这样如果出现问题无法及时发现。

◎盘点周期：

定义好盘点周期，在盘点周期内集中完成盘点工作。

在不中断员工的日常服务的情况下，经验丰富的管理者3个工作日就可以完成500台左右的库存盘点。

盘点期间新入库的资产，需要单独存放，无需盘点。

◎盘点方法：

通常有逐台核对签字、扫码盘点等。

◎盘点报告：

在盘点报告中，需要体现盘点范围、盘点人、盘点周期、盘点方法以及盘点符合度。

如果你所盘点的实际资产和财务的账上一致，则标志着这次盘点结束；如果不一致，负责人需要找到不一致的原因，并且最终和财务一起根据实际盘点结果，调整账面资产，做到账实相符。

二、年度盘点和全面理清资产情况

1、制定盘点计划，列出详细方案。

年度固定资产盘点的第一步，我们要制定完善的“年度固定资产盘点方案”，具体包含以下几步：

a.明确年度固定资产盘点的目的

年度固定资产盘点的目的通常都是统一的：

通过盘点，了解公司固定资产的账物相符程度。

b.确定年度固定资产盘点日期

这项工作需要盘点人规定好年度固定资产盘点开始、结束的具体日期，推动项目各方把握时间。

通常情况下，你可以将盘点周期避开12月这样的工作高峰期。

c.分配年度固定资产盘点相关方的职责

一般来说，参与固定资产盘点的部门有固定资产管理部、财务部、IT部。

年度固资盘点的各部门职责：

财务部：

提供固定资产清单。

资产管理部：

计划、推动并完成整个盘点，出具盘点报告、完成最后的资产处置。

IT部门：

协助盘点固定资产中涉及机房资产或是软件资产的部分。

d.制定和明确沟通机制

固定资产盘点是一个完整的项目，在项目推进的过程中，必须要明确工作沟通频率、沟通方式、沟通内容分别是什么。

假如你司盘点工作需要一次项目启动会和每周一次的例会。

启动会需要所有相关方参加，内容涉及整个项目的讲解和职责分工；

周例会主要沟通的是盘点的进度以及在盘点过程中遇到的问题，参与方一般只包括资产部门的内部人员。

e.制作年度固定资产盘点清单

当我们做固定资产盘点的时候，需要一个完整的固定资产清单。

这份清单通常由财务部门提供。

为了防止盘点过程中不断有近期购入的新资产增加进来，给盘点造成麻烦，资产盘点人员还需要确认一个盘点基准日：

以一个明确的日期作为一个分界点，日期之前购入的进行年度固定资产盘点，日期之后购入的固定资产资产将不在盘点范围之内。

不然就会感觉固定资产一直在增加，永远都盘不完。

另外，很多公司会在年终盘点清单中，单独列出「无形资产」一项，包括经营权、特许权、商标权...主要目的是核实其有效期、主体、业务范围等。

f.根据公司情况选择合适的盘点方法

每个公司情况不同，适用的方法也不一样。

这里小知给大家推荐两种，以作参考：

◎定期盘点法

定义：

在每年的固定时间阶段将所有物品一次点完。

具体操作：

将整个固定资产盘点区域划分成小块责任人分区，不同区由专门的小组负责点数、复核和监督。

一个小组通常至少需要三人分别负责清点数量并填写盘存表，复查数量并登记复查结果，第三人核对前二次盘点数量是否一致，对不一致的结果进行检查。

等所有盘点结束后，再与电脑或账册上反映的账面数核对。

优缺点：

工作量大、要求严格；盘点责任人明确，能有效防止重复盘点和漏盘，一定程度上提高效率。

◎循环盘点法

定义：

是指在每天、每周清点一小部分物品，在一个循环周期将每种物品至少清点一次的方法。

具体操作：

对价值高或重要的物品可进行相对多次的检查，而对价值低或不太重要的物品，盘点的次数可以尽量少。

盘点时，保管人员自行对照库存资料进行点数检查，发现问题按盘点程序进行复核，并查明原因，然后调整。

也可采用专门的循环盘点单登记盘点情况。

优缺点：

实时跟进重要物品情况，监督严密；每天进行，能避开工作高峰期；遇到保管人员不了解的物品，无法判定状态和磨损情况。

2、制定编号规则及执行盘点计划。

a.制定资产编号，统一粘粘位置。

如果公司之前没有编号系统，盘点人就要给公司固定资产制定明确的编号规则，通过编号即可识别出资产分类，这能让之后的管理与盘点工作事半功倍。

具体编号规则可以根据自己公司的情况来。

比如，软通动力的固定资产编号规则里，前4位代表分公司、第5、6位代表固定资产品类、后续几位为自然序列号。

△不同公司的资产编码方式

对于固定资产编号的粘贴位置，有2个原则：

第一，同一品牌，同一类型的固定资产，标签要粘贴在同一位置，便于后面的查找、盘点等工作。

比如电脑主机编码统一粘贴在主机正上方。

第二，粘贴在不易拆卸的位置。

比如，笔记本的硬盘、电池是比较容易拆卸的，在粘贴时就要避开这些位置。

b.在执行盘点计划时，可以通过线上或线下的方式给员工确认。

线下方式，即将整理好的纸质清单出示给员工，员工一一核对名下资产后，在盘点单上签字确认。

这种方式适用于资产体量小且无盘点系统的中小型公司。

线上方式是由员工在线上完成确认。

这种方式适用资产体量大、分公司多、有盘点系统的公司，盘点效率和自动化程度都更高。

但由于整个过程在线上完成，更可能出现资产虚增的情况。

为减少这种情况发生，我们可以要求员工上传资产照片，或对结果进行抽查。

在年度固资盘点中，负责人一定要实时掌握盘点进度，落实沟通机制。

沟通机制可以简单，但不能忽略。

及时同步信息，让各方保持在同一个沟通频道上，是身为管理者的职责。

3、与财务对账和出具盘点报告。

a.对账

年度盘点的对账，跟库房盘点对账相似。

在盘点出资产的实际情况后，资产管理部门要与财务对账。

如果账实相符，那么就可以出具盘点报告；如果不一致，负责人需要找到不一致的原因，并且最终和财务一起根据实际盘点结果，调整账面资产，直到相符。

b.出具盘点报告

在整个盘点执行完成之后，最后一步就是出具盘点报告。

报告需要包含以下几个方面：

*盘点符合度

盘点符合度就是盘点结束后，实际盘点的资产数量占总盘点数量的百分比。

如果盘点符合度不是100%，那么一定是出现了盘亏。

在很多公司，盘点符合度必须是100%，但也有一些公司能够接受一定比例的盘亏，达到99%或者99.9%都是达标的。

每个公司具体情况不同，可以根据实际情况来进行制定。

*数据汇总与原因分析

计算符合度之后，盘点人还需要将盘亏的类型及账面净值进行汇总。

最后用数据呈现出具体结果，哪类固定资产盘亏了多少件、盘亏了多少钱。

然后分析出现亏损的原因，比如员工将资产弄丢了等。

*给出应对建议

首先是对于已经发生的亏损情况，可以明确责任人，进行赔偿。

其次，给出建设性意见，比如通过什么样的方式，可以减少以后亏损现象的发生等。

*根据签批意见处置资产

盘点报告完成后，接下来就是盘点报告签批的阶段。

固定资产盘点报告签批完成后，资产管理人还要进行年度盘点的处置：

根据签批结果给出的明确处置意见，将资产处置完成。

最后，整个年度固定资产盘点结束！

固资管理是每个行政人必备的工作。

年度盘点，考验的不仅是行政能力，更是日常管理工作成果的呈现。

所以，可不能忽略了平时的工作积累。

另外，随着办公智能化的发展，很多公司已经使用了固定资产管理系统，方便快捷事半功倍。

在外采购、自己开发都是可以的。