财务制度及流程.docx

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财务制度及流程

公司财务制度及流程

第一章、总则 

第一条、为进一步强化公司财务管理，完善财务管理制度，合理控制费用支出，规范公司的会计核算工作和财务报销行为，使公司财务管理制度化、规范化和可控性，特制定本制度。

第二条、凡涉及公司日常物资（包括零星材料、辅助材料、设备配件、固定资产、低值易耗品、办公用具、工具等）采购、税费支出、日常办公费用、招待费用、差旅费用支出项目的报销均按此制度要求执行。

第三条、本制度适用公司全体员工。

第二章基本制度及流程 

第一条、借款及对外付款管理规定 

（一）借款是指公司员工因公务需要的临时性借款及日常业务开支领取的备用金；对外付款是指因公司业务需要，需支付的购买材料、货物及各项分包工程等需要支付的款项。

（二）借款管理规定 

 1、出差借款：

出差人员经相关负责人同意后按借款审批流程和审批权限办理借款，出差返回后及时办理报销还款手续。

 2、日常物资采购借款：

凡涉及公司日常物资采购借款，业务经办人员经部门负责人同意后按借款审批流程和审批权限办理借款；公司日常零星物资采购单项业务超过10000元以上的支出原则上需银行转账支付，不得用现金支付。

 3、其他临时借款：

凡涉及公司费用性其他支出项目（如日常办公费用、招待费用、车辆费用等），业务经办人员经部门负责人同意后按借款审批流程和审批权限办理借款；业务经办人员在业务办理完毕后应及时报帐，除备用金外其他借款原则上在结清前帐后方可办理借款。

（三） 对外付款管理规定   

l、分包工程进度款的支付程序如下：

分包单位向项目技术负责人申报当月工程进度报表，项目技术负责人对工程质量、进度进行确认后报项目预算员，由项目预算员进行审核，审核无误后报项目经理按照分包合同审批签署付款意见后报计经合约部，由计经合约部审核合同履行情况后转财务部审核已经付款的情况，后交总经理签署意见确定工程进度款支付。

2、分包工程决算支付程序如下：

分包单位工程完毕后编制分包工程决算书，报项目技术负责人对工程质量进行验收，同时应保证甲方、监理已经签署验收合格意见，转交项目预算员对决算书进行审核后报项目经理审批，项目经理签署意见后报项目会计对发生的材料费等进行决算，在上述程序履行完毕后报计经合约部审核合同执行情况并申请工程审计部进行分包审计，财务部审核有关票据后根据合同扣除质保金并填写付款凭证后报总经理审批签署付款意见，公司财务部根据本意见支付相应款项。

3、材料款支付程序

材料款的支付根据材料采购合同规定由物质部采购员提出付款申请，由物质部长签字认可；如为材料预付款报总经理审批后支付；材料进场后的付款由材料采购员交验收人员签字确认已入库，并交财务审核发票及入库数量金额后报总经理批准后支付。

（四） 借款及付款流程  

 1、借款人按规定填写《借款单》，对外付款填写《支款凭证》，注明借款、付款事由、金额（大小写须完全一致，不得涂改）。

 2、审批流程：

主管部门负责人审核签字→财务复核→总经理审批。

 3、财务付款：

凭审批后的借款单、支款凭证到财务部办理领款手续。

 （五）借款及付款的其他规定

1、公司各部门可以按部门需要借用一定额度备用金（用于日常开支），发生费用时报销补足备用金，备用金每三个月清理一次，采取还旧借新形式；且年底结清所有备用金。

2、除备用金以外的借款及付款，原则上必须在前帐结清之后方可再借付，确因业务需要而来不及结清前帐，必须以书面形式告知财务部。

3、公司业务经办人员必须在单项借款业务办理完毕后按五个工作日内凭有效票据报销并结清借款或预付款。

第三章、公司费用报销规定及流程 

（一）费用报销的控制原则：

实行分级负责、层层把关。

由各部门负责人负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查；由财务部门对金额、票据的合理性，粘贴的规范及签字手续的完善及是否符合公司报销额度规定进行二级审核。

最后由公司总经理签字并进行最后的审核批准。

（二）公司费用报销规定   

 1、公司一切费用支出按先申请后办理的原则进行，对未进行申请、审批的一切费用开支不予报销，特殊情况必须经总经理批准。

 2、报销人员所报销的费用支出必须真实、合规,严禁和杜绝弄虚作假行为。

报销人员必须凭真实、合规、有效的原始凭证报销,所持票据必须是国家税务机关统一印制的票据并要填写完整、数字清楚、严禁和杜绝白条入帐和费用支出项目与所附票据不符以及其他违规行为。

 3、报销人员所报销费用的票据必须按时间顺序分类整理、粘贴并按规定和要求填写费用报销凭证,待逐级审核批准后,方可报销。

 4、报销当事人应在费用发生过程中充分取得费用的相关单据，如：

合约或协议、合法的票据等并附上相关报销附件如：

差旅费、业务费、小车费的报销需附相关附件。

 5、费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一规定的报销单，粘贴过程中应区别费用性质（如：

交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费、日常物品采购费等；车辆费用按维修保养费、加油费、过路过桥费、停洗车费等；）分类粘贴，便于归类计算和整理。

 6、报销当事人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自己的名字，“费用报销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。

 （三） 费用报销流程 

（一）一般员工报销审核程序

1、经办人整理好发票、填好单据——验收人、证明人或同行人签字

2、本部门负责人签字：

经济业务发生是否真实、是否合符公司规定

3、财务部审核：

（1）、金额是否正确

（2）、票据是否合理

（3）、粘贴是否规范

（4）、经办人、验收人或证明人、同行人、部门主管及相关领导是否签字

（5）、附件资料是否完整，张数是否填写、填写是否正确

（6）、有无借款、应退补金额

（7）是否合符公司规定

4、总经理签字：

是否同意报销

5、财务部报销入账

（二）部门负责人报销审核程序

1、经办人整理好发票、填好单据，

2、分管领导审核经济事项是否属实、报销手续是否齐全、是否符合公司相关规定

3、财务部审核

（1）、金额是否正确

（2）、票据是否合理

（3）、粘贴是否规范

（4）、经办人、验收人或证明人、同行人、部门主管及相关领导是否签字

（5）、附件资料是否完整，张数是否填写、填写是否正确

（6）、有无借款、应退补金额

（7）、是否合符公司规定

4、总经理签字：

是否同意报销

5、财务部报销入账

第三章 发票制度

1、原则上项目部对外采购必须以真实的业务为基础，以合同为前提，事前完善所涉人机料供应商合同，合同中必须明确发票种类、税率、采购货物名称、型号、数量、单价、暂估总价、付款方式等条款；办理支付时必须保证合同、发票、转账单位三者一致（三流合一）。

2、在对外取得发票时尽量取得增值税专用发票。

在取得发票是要检查发票是否合要求，如：

是否加盖发票专用章，是否有纳税人识别号，开具专票的收到的增值税专用发票，是否带有清单，且清单是从防伪税控系统开具打印出来的。

在这里给大家总结一下：

水电费、各类外包服务费、印刷费、办公费、物料采购费用等可以使用专票报销，但吃饭的发票、员工交通费用发票、会所、KTV、酒吧、业务招待馈赠礼品、为员工福利发生的发票等使用普票报销即可。

3、所发生的费用原则上都要提供发票，如确实无发票，要有足够附件说明此项业务真实性如收据，购物清单等，然后找用发票代替（附替代发票说明单）。

第四章内部经费开支控制管理规定

一、备用金管理

1、备用金的借支须有正当的理由，实行专款专用。

2、因公出差借支的差旅费备用金，借款人须在返回7日内办理核销手续。

3、各部门对外联系业务人员等可借支备用金，具体规定遵循办公室统一安排。

办公室备用金为元，物质部门备用金为元，食堂采购备用金为元，其他人员视具体情况而定。

4、经公司领导特批超额使用备用金的当事人要以书面形式列明备用金用途及还款期限，不能说明正当理由的，财务不予办理借款并从其工资中扣除。

二、办公用具、用品购置、管理，及办公费用管理

1、所有办公用具、用品的购置统一报办公室审核，并呈总经理批准后方可购置。

2、所有用具必须统一由办公室专人管理，实行领用登记制。

办公柜、桌、椅、电脑等要编号，经常检查核对。

3、员工领用的办公用品、用具要妥善保管，不得随意丢弃和外借。

员工不在公司就职，离开时必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。

三、小车费用报销的管理

1、私车公用：

本规定所称私车公用，是指符合一定条件的人员报经公司总经理批准将其私有车辆用于公司公务活动。

适用于公司高级管理人员，及经公司审批确认符合一定条件的工作人员。

2、私车公用申请与审批：

由个人填写私车公用申请后由总经理签字同意后，项目部与个人签定私车公用协议。

3、私车公用的费用报销：

小车发生的油费、过路费、洗停车费、凭发票报销，小车维修费、保险不得报销。

如项目部统一办理加油卡，原则上用卡加油，加油卡统一由办公室管理，加油时从办公室借出，用后还回办公室，办公室登记好加油卡支付台账。

并做好小车的每月里程总量登记，月底时核算每个小车的油耗（每100公里用油量）。

如遇特殊情况在外现金加油时应说明原因。

四、出差的管理

（1）公司人员因公出差，由办公室签发派差单，派差单一式两份，须由部门负责人，分管领导，总经理（一般人员总经理可不审签）审签，办公室、出差人员各执一份。

（2）差旅费开支范围包括交通费、食宿费。

交通费和食宿费在规定标准内凭据报销。

1、出差人员乘坐交通工具的标准及要求：

（1）、出差乘坐火车、轮船，符合从晚上8点到次日晨7时之间，在车、船上过夜超过6小时，或连续乘车、船超过12小时的可以购买规定标准的车船票。

（2）交通工具标准

交通工具

职务

火车

动车

飞机

标准

一般人员

硬卧

二等座

夜间乘车6小时以上、连续乘车12小时

管理人员

软卧

二等座

夜间乘车6小时以上、连续乘车12小时

总经理及以上

软卧

一等座

经济舱

夜间乘车6小时以上、连续乘车12小时，火车路途12小时以上可乘飞机

外出办公根据实际情况选择交通工具，乘坐飞机要严格控制，出差路途较远或任务紧急的，经总经理事先批准后方可乘坐飞机。

出差人员乘坐的火车票、汽车票据实报销，车票与住宿发票时间必须吻合

（3）、食宿费标准：

元/人.天

级别

一类城市

二类城市

三类城市

餐费

住宿

餐费

住宿

餐费

住宿

总经理及以上

实报实销

400

实报实销

280

实报实销

280

中层管理人员

80

280

70

190

50

160

一般员工

80

250

70

150

50

120

说明：

一类城市：

北京、上海、天津、广州、深圳、南京、福州、厦门、拉萨、杭州、海南、珠海

二类城市：

除上述城市之外的其他省会城市

三类城市：

除上述一、二类城市之外的其他地区。

4、住宿费报销条件：

按出差的实际天数凭正式发票计算报销，实际住宿费超过规定限额标准的部分不予报销。

低职位人员随同高职位人员出差同住一地的，其住宿标准由高职位人员核定报销。

除总经理外，其他人员出差同性别的应两人一标间，对不符合规定的，财务人员将按其住宿标准减半核销。

6、出差期间，若发生招待费，报销时须单独填报，要求写明发生费用原因，被招待对象及就餐金额。

7、公司高层管理人员实报实销餐费、在限额内实报实销出差期间住宿费，其他管理人员及员工的食宿费在上述规定限额内实报实销；

8、无住宿费发票，一律不予报销住宿费。

五、招待费的管理办法

1、公司业务招待费的管理部门为综合办公室。

2、公司业务招待用餐，总经理同意并确立标准后，方可进行。

附《业务招待费申请单》。

3、如各职能部门临时性的在外发生招待费，经请示总经理同意并确立标准后，方可进行。

六、项目伙食费管理办法

1、由专人负责食堂所用材料及食材的采购，炊事员做好每天食堂用材及食材的验收。

2、坚持计划用粮、用菜、节约粮食、燃料、蔬菜、油料、调料、水电。

严禁采购霉变食品,特别是霉变大米、白面、地沟油、霉变蔬菜、调料等。

3、伙食标准为每人每天元，食堂应作好每天用餐人数的登记，每次报销时核算出实际每人每天用餐费用。