物资部物资精细化管理办法.docx
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物资部物资精细化管理办法
物资部精细化管理
一、部门岗位职责
物资部部门职责说明书
一、部门职责定位
项目采购物资的询价、采购、运输及物资报表台账工作。
二、部门主要职责
序号
主要工作职责
全责牵头协助
1
负责贯彻执行公司有关物资管理工作的规章制度。
全责
2
负责项目采购物资询价、采购、样品管理、检验等工作。
全责
3
负责物资采购招标工作，组织采购招标活动。
全责
4
负责物资进场验收、发放、质量证明文件收集工作。
全责
5
负责物资台账管理、统计报表工作。
全责
6
负责建立物资价格信息库。
全责
7
负责按公司一体化程序要求，对供方进行调查、评价、审核，建立供方档案和合格供方名册。
全责
8
协助经营部投标中物资询价工作。
协助
9
协助经营部项目成本核算工作。
协助
10
协助人力资源部门做好物资人员的业务培训工作。
协助
部长岗位职责说明书
一、职位基本信息
职位名称
部长
所属部门
物资部
二、工作主要职责
序号
主要工作职责
接口单位
1
负责物资部全面工作。
项目部、工程部、经营部
2
负责贯彻执行公司有关物资管理工作的规章制度。
公司物资部
3
负责物资采购资金计划工作。
财务部
4
负责部门职员日常工作安排和解决领导安排的其他工作。
5
牵头物资采购招标工作。
项目各部门
6
牵头物资合同评审、签订工作。
项目领导、各部门、供货商
7
牵头物资进场验收、质量证明文件收集工作。
供货商
8
协助经营部投标中物资询价工作。
经营部
9
协助经营部成本核算。
经营部
采购员岗位职责说明书
一、职位基本信息
职位名称
采购员
所属部门
物资部
二、工作主要职责
序号
主要工作职责
接口单位
1
负责“采购控制程序”的执行。
对项目所采购的材料采购过程进行控制，确保采购的产品满足工程质量和符合环保和职业健康安全的要求。
2
负责组织物资采购招标活动，收集供方调查资料工作
供货商
3
负责物资采购招标文件编制及合同评审工作。
项目领导、各部门
4
负责调查物资市场价格信息动态和资源情况。
经营部
5
负责根据项目物资申请计划编制物资采购计划。
项目部、工程部、供货商
6
负责收集材料产品合格证、材质证明书和技术检测资料。
样品的收集管理。
工程部
7
负责按计划组织好周转材料的租赁，按期完成各种物资统计报表。
公司物资部、财务部
8
负责配合经营部部投标中物资询价工作。
经营部
9
牵头对物资采购价格与投标价格进行比较
经营部
10
协助部长完成合同签订工作。
11
协助部长完成其他临时工作。
管库员岗位职责说明书
一、职位基本信息
职位名称
管库员
所属部门
物资部
二、工作主要职责
序号
主要工作职责
接口单位
1
按程序文件要求，负责进场（库）物资的数量和质量的验收，保证进场（库）物资数量准确，质量合格，符合环境保护要求。
2
严格遵守各项物资纪律和仓库管理制度。
认真履行物资的进出库手续，逐项核对材料名称、规格型号、单价、数量、质量，确认无误后，方可办理签认手续。
3
按“仓库保管技术管理规定”合理规定储存料场和仓库，做到堆码整齐，规格不串，材质不混，标识明显。
严格执行限额发料制度，发放领用小额零星物资，除难以分割、拆零的以外，不得随意超发。
项目分包队
4
易燃，易爆和有毒物品单独存放，专库专用，并明显标识。
5
根据仓库管理规定对库存物资定期进行盘点和不定期的自点自查，做到帐、卡、物、资金相符。
6
帐卡、单据要日清月结，装订成册，妥善保管。
负责编制月动态表和各项报表。
财务部
7
负责材料合格证、材质证明书、试验单的收集工作，并配合试验员做好复试材料的送验。
工程部
8
根据“废旧物资管理规定”做好现场废旧物资的清理回收、修旧利废和鉴定处理工作。
工程部、财务部
9
做好料库（场）的治安保卫、消防安全工作。
10
协助采购员完成物资所需的其他工作。
11
协助部长完成其他临时工作。
二、物资计划管理
工程技术部编制《分工号主要物资需用量明细表》，经项目总工程师复核、签认，物资部据此编制《分工号主要物资限（定）额供应台帐》部部，作为整个项目物资采购、消耗的总控目标。
当有变更时，物资部根据工程技术提供的变更通知及时调整《分工号主要物资需要量明细表》、《分工号主要物资限（定）额供应台帐》。
2.1、物资计划主要是指“物资需用计划”、“物资申请计划”和“物资采购计划”。
物资需用计划包括“一次性或阶段性物资需用计划”、“月度物资需用计划”和“临时物资需用计划”。
“物资申请计划”和“物资采购计划”是物资部根据物资需用计划编制的。
2.2《分工号主要物资需要量明细表》，即一次性或阶段性物资需用计划。
是指单位工程从开工到竣工或到计划工程节点所需的全部材料计划。
由施工预算部门在工程开工前30天，向物资部提报一次性或阶段性物资需用计划。
2.3《主要物资月度需用量计划表》，即月度材料申请计划。
由项目部的施工技术部门依据工程一次性或阶段性物资需用计划和施工生产进度提出的用料计划。
在每月25日前向物资部提报次月材料用料计划。
编制月度物资需用计划必须准确写明材料名称、规格、型号、数量、进场时间、到达地点、使用部位，并有工程部长审核、总工和项目经理批准签字。
2.4临时用料计划，由于设计变更，以及施工所需零星急用料的申请计划。
2.5各类物资需用计划由项目施工技术部门编写提报，项目物资部汇总编制《主要物资申请计划表》和《主要物资月度采购计划表》，并按采购权限上报物资主管部门或建设单位。
由公司负责采购的物资，项目物资部编制物资申请计划报物资主管部门，由公司进行招标采购。
项目部负责采购的物资，由物资部编制物资采购计划，实行公开招标采购或比价采购。
严禁无计划采购和超计划采购。
2.6物资采购计划，物资部门必须依据施工技术部门提报的月度材料申请计划和主要材料的一次性或阶段性物资需用计划，本着合理、调剂、节约挖潜、集中采购的原则，编制材料采购计划。
2.7《分工号主要物资需要量明细表》
《主要物资需用限（定）额数量总计划表》
《主要物资月度需用量计划表》
《主要物资月度采购计划表》
《主要物资申请计划表》
见下：
■《分工号主要物资需要量明细表》
注：
本表为工程技术部门按施工图及施工组织设计填列设计数量，提交物资部门后，用于统计分劳务分包队限额供应数量；工程部位按以下示例进行填列：
①桥梁：
桩基（墩号+桩号）、承台（分墩号）、墩身（分墩号）、梁（编号）、桥面系（里程）；②隧道：
里程；③涵洞：
垫层、底板、涵身、顶板、八字墙④路基：
里程；⑤水工构筑物：
垫层、底板（分区）、隔墙、池壁。
主要物资需用限（定）额数量总计划表
项目名称：
序号
物资
名称
型号
规格
质量标准
技术要求
计量
单位
主要物资需用数量
合计
工号1
工号2
工号3
工号4
工号5
……
技术负责人：
物资设备部长：
编制人：
日期：
年月日
■《主要物资需用限（定）额数量总计划表》
注：
本表根据《主要物资需用数量明细表》及月度施工生产计划编制，书面移交给物资部门，用于编制月度物资采购（申请计划）。
■《主要物资月度需用量计划表》
主要物资月度需用量计划表
项目名称：
年月份
序号
物资
名称
型号
规格
质量标准
技术要求
计量
单位
需用数量
进场
时间
备注
合计
工号1
工号2
工号3
工号4
工号5
……
技术负责人：
审核人：
编制人：
物资设备部接收人：
日期：
年月日
注：
本表根据《主要物资需用数量明细表》按工号汇总后填列，交给物资部门后，用于项目经理部物资进货数量的总控。
主要物资月度采购计划表
项目名称：
年月份
序号
物资
名称
型号
规格
质量标准
技术要求
计量
单位
计划
单价
需用
数量
库存
数量
储备
数量
采购
数量
计划
金额
计划进
场时间
备
注
物资设备部长：
计划人：
编制人：
日期：
年月日
■《主要物资月度采购计划表》
注：
本表根据《主要物资月度需用量计划表》、库存盘点单、市场调查情况填列。
■《主要物资申请计划表》
主要物资申请计划表
项目名称：
年月份
物资名称
规格
单位
数量
质量标准及等级
到达时间及地点
使用部位
备注
工程名称：
申请单位：
报上级单位主管部门：
项目领导（总工或项目经理）：
物资设备部长：
计划员：
日期：
三、物资供应商管理
3.1根据物资供应商管理规定，供应商实行股份公司、集团公司、子分公司分级、AB分类管理，具体执行《中铁建工集团有限公司供应商暂行管理办法》（中铁建工程【2011】351号）。
3.2供应商调查：
根据工程项目实际从上级管理单位发布的《合格物资供方》名录中选择供应商，对不在合格名录内的供应商须进行调查。
3.3供应商评价：
根据“谁采购谁评价”的原则，对物资部调查的供应商进行评审，经评审“合格”的供应商，上报公司纳入《合格物资供方名录》。
供方的评价原则：
（1）国家或行业认可的有资质的厂商；如营业执照、税务登记证、组织机构代码等。
（2）有产品的生产许可证和特别许可证；如防水卷材、机电产品等。
（3）近两年内没有因产品不合格受到国家、行业或行政监督部门的通报和处罚。
（4）产品的环境职业安全健康影响可控制或可接受。
3.4供应商复评
每年项目部对本单位所评价的合格供应商进行一次复评。
复评不合格的列入《不合格物资供方名录》，三年内不得使用。
有下列情况之一的供方为不合格供方，应从合格供方名册中除名：
（1）因使用的物资影响工程质量的。
（2）一年内两次供货达不到合同要求的。
（3）供方服务质量低、态度差，有书面记录的。
（4）有环境影响或安全事故的。
（5）有不正当交易或欺诈行为的。
注：
《物资供方调查审批表》、《物资供方定期复评表》见下
■《物资供方调查审批表》
物资供方调查审批表
项目名称
拟供物资名称
填报日期
物资供方编号
物资供方名称：
联络地址：
联系人：
电话：
传真：
网址：
电子邮箱：
供方类型：
□生产厂家□经销商□出租商
调查情况：
1、资质:
□营业执照□税务登记证□组织机构代码证□资质证书□安全生产许可证
□其他：
2、许可:
□生产许可证
□其他：
3、产品质量：
□具有有效产品检验合格证□具有省部级检测机构出具的检测报告
□具有有效产品报告书□样品检验和试验合格
□待进货时检验试验□已经使用过，质量良好
□名优产品□其他：
4、履约能力：
5、价格：
6、运输：
7、组织机构、管理制度：
8、管理体系认证情况：
9、业绩：
10、信誉、服务及用户反馈意见：
□优秀□良好□可以□很差
11、其他：
初步调查结论：
□合格□基本合格□不合格
记录人：
年月日调查人：
年月日
项目经理部评审意见：
批准人：
年月日评审人：
年月日
公司审批意见：
批准人：
年月日
■《物资供方定期复评表》
物资供方定期复评表
项目名称
填报日期
物资供方编号
物资供方名称
序号
提供主要
物资名称
计量单位
数量
序号
提供主要物资名称
计量单位
数量
考评项目
考评记录
证照有效性
有效
换证
过期
供货能力
有保证
一般
不能保证
产品质量
合格
不合格
批次/数量
信誉
良好
合格
较差
服务
良好
合格
较差
在选定的项目后划√或给出说明
综合考评意见：
参加考评人：
年月日
项目经理部审批意见：
批准人：
年月日
公司审批意见：
批准人：
年月日
四、物资采购合同管理办法
4.1经由项目采购的物资须签订采购合同的，签订前必须经过项目相关部门的评审，项目评审后再报由公司物资部进行二次评审，评审通过后，项目部方可签订采购合同。
4.2订货合同必须明确以下内容：
（1）产品名称、品种、型号、规格、产地。
（2）产品的技术标准（含质量方面要求）。
（3）产品的数量和计量单位。
（4）产品的包装标准和包装物的供应回收。
（5）产品交货单位、交货方式。
（6）接（提）货单位和接（提）货人。
（7）交货时间。
（8）验收方法。
（9）产品价格。
（10）支付或结算方式。
（11）违约、责任。
（12）当事人协商同意的其他事项。
（13）质保期限及售后服务。
4.4订货合同的条款必须完整准确，不得有遗漏，应措词得当、确切，不能含糊其词，模棱两可。
4.5订货合同应使用统一印制的合同文件，按国际公司采购合同范本进行起草。
合同一式四份，一份由物资部存查，一份交财务部门作为付款依据，复印件一份交给经营部，两份交供应商，同时将合同电子版文件存项目经营部。
五、物资招标采购管理
5.1按照集团物资采购管理制度要求，集团公司组织，分、子公司操作，推行分、子公司物资集中招标采购、区域招标采购、战略采购、网上竞价采购等方式；充分利用股份公司开发的《中国中铁电子商务平台》开展物资采购业务。
5.2权限划分及业务程序
5.2.1集团公司负责组织、协调、指导、检查、监督、业绩考核各分子公司物资集采工作。
5.2.2集团公司组织，分子公司操作，负责对钢材、木材实行“集中招标、集中采购、集中结算”的管理模式，在合同签订后10日内，分子公司做好集中招标过程资料的整理备案工作，同时上报集团公司备案。
具体程序如下：
5.2.3水泥、商砼、电线电缆、配电箱以及合同金额50万元以上的其它物资（钢材、木材除外），通过分子公司组织招标确定供货单位，项目部签订采购合同并报分子公司审批，实行分子公司“集中招标、分散采购、项目结算”的管理模式。
在合同签订后10日内，项目做好集中招标过程资料的整理备案工作，同时上报分子公司备案。
具体程序如下：
5.2.4合同金额50万元以下物资采购（钢材、木材、水泥、商砼，电线电缆、配电箱除外）由项目进行招议标或竞争性谈判确定价格，合同报分子公司审批。
实行“项目招标、定点采购、项目结算”的管理模式。
在合同签订后10日内，项目做好招标过程资料的整理备案工作，同时上报分子公司备案。
具体程序如下：
5.2.5采购权限划分可根据业主要求、材料人员配备情况、批量大小、结算方式等现场实际情况报分子公司物资采购部批准（委托）后进行调整。
5.3对不适宜采取招标采购的物资，项目部可采取竞争性谈判或询价采购等方式进行，妥善保存谈判会议纪要、供应商报价单、采购比价汇总表等资料。
5.4招标及批量采购物资必须与供方签订采购合同，采购合同及相关补充协议签订前须进行两级合同评审，报分子公司审批后签订。
分子公司及项目物资部建立物资采购合同管理台帐，对合同的签订、履行情况进行动态监控。
5.5严禁劳务企业自行采购工程实体物资，严禁项目部规避招标，将集中招标采购的物资化整为零采购。
5.6严禁劳务企业自行采购工程实体物资。
六、物资验收与检验
6.1项目部物资部负责对进场物资的数量和质量验收把关；对大宗物资、批量物资实行三方（项目技术人员、物资人员及劳务企业的材料员）验收制度，条件具备的可通过视频监督物资验收过程。
钢筋验收必须实行三方共同验收制度，即项目技术人员、物资人员及劳务企业的材料员共同验收。
砂石料砌筑材料等材料两人以上进行验收。
验收完毕后，相关人员按要求在原始验收记录单（送货单或收料单）或《进场/入库物资验收登记簿》上签字。
6.2数量和质量检验
（1）计重物资数量检验：
计重物资一般按净重计算，以理论换算交货的按理论换算，按件标明重量或数量的物资，可以进行抽检，一般抽检率为5%---15%。
按净重计算的带包装、捆扎物资抽取10%检验。
不能换算或抽检的物资，应全部检验。
（2）计件物资数量检验：
计件物资要全部清点件数，带有附件或成套机电设备，要分别清查附件数量，固定包装小件物资，如包装一致，可抽查5%--15%，如无差错，可不再检验，否则应全部检验。
（3）对于需要检验和试验的物资，项目物资管理人员在物资到达时必须及时通知工程试验部门做好取样试验，填写《物资送检台账》，具体执行《进货检验和试验程序》。
6.3对进场物资必须及时进行验收，在规定的时间内验收完毕。
金属材料不超过3个工作日，需进行理化检验的不超过7个工作日，其它物资不超过2个工作日，特殊情况经过上级物资主管部门批准后，可酌情延长验收时间。
6.4物资进场经验收合格后，应及时办理入库手续，填制材料点验单，并对入库物资按要求进行标识。
点验单主要反映供货单位、采购人员及验收人员的基本信息，是材料经验收入库付款的基本依据。
如供货商没有及时开具发票，应在月底前对到库物资进行预点入帐，待正式发票到后再对预点单进行冲减。
6.5对甲供物资按施工合同约定，做好物资质量、样品、价格确认手续；按合同规定，组织物资进场、验收、检验、贮存、使用管理；及时办理结算手续。
6.6材料验收的一般步骤：
6.6.1查看送料单，是否与订货合同一致，主要是看送货单的送货单位及加盖的公章。
6.6.2核对实物的品种、规格、数量和质量，是否与送料凭证一致。
主要看实物与订货要求的产品是否一致，尤其是装修和安装材料，查看其是否规定的厂商。
对于钢板、钢管等要用卡尺检查厚度是否在规范之内，是否有少送或超送的情况。
6.6.3检查原始凭证是否齐全。
随货进场的有合格证、试验报告及当地质检部门要求的准用证、备案表等。
并要求加盖送货单位的公章。
物资库管员具体负责材料合格证、材质证明书、试验单等资料的收集工作。
在每批物资进场时，将所有资料收集后交与工程部资料员存档，并与资料员办理签字交接手续（资料原件交给资料员，复印件自留一套，资料员可在每份复印件上签字，写明收到）；库管员还需配合试验员做好复试材料的送验工作。
6.6.4做好原始记录，填写《进场/入库物资验收登记簿》,参加验收的人员签字。
6.6.5对验收中发现的问题，如证件不齐，数量规格不符，质量有问题，必须查明原因，分清责任，及时反馈，并应做记录。
6.6.6材料验收合格后，库管员需及时办理点收入库（场）手续，填写材料点验单（物资点验单主要包括：
点验单编号、合同编号、送货单位、物资名称、进货数量、单价、金额、采购日期、点验日期、发票号、物资主管、材料员、管库员），由于项目未及时办理付款手续，供货商还未开具发票，可先办理预点验手续,有了发票需及时将预点验单转成点验单。
并填写进货检验记录和登记材料明细帐，以便准确地反映库存动态。
6.6.7验收中发现的不合格物资，不得办理入库手续．应单独存放，明显标识，按“不合格品控制程序”处置。
注：
表格《点验单》、《进场/入库物资验收登记薄》、《物资送检台帐》见下
■《点验单》
材料点验单
采购单位：
物1
点验编号
采购单号
入账月份
月份
采购日期
承制单位
发票号
点收日期
材料编号
材料名称
规格说明
单位
数量
折合（）
实收数量
单价
金额
备注
库工程备料
采购员
库管员
附发票张
进场/入库物资验收登记簿
项目名称：
年月份
序号
供料
单位
物资
名称
型号
规格
批
号
生产
厂家
计量
单位
数量
送货
单号
质量证
明文件
验收情
况记录
验收人
签字
劳务队验收人
存料
地点
应收
实收
升级会员 