协同办公系统产品操作说明.docx

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协同办公系统产品操作说明

协同办公系统产品操作手册

1.产品说明

1.1协同办公系统简介

中联E智力-协同办公系统是将医院管理中的业务活动、管理活动的信息在部门和个人之间进行及时、高效、有序可控、全程共享的沟通和处理的协同工作平台。

帮助医院管理和规范办公的流程,加强医院内部的沟通和协作。

2.使用对象

客户端操作者。

为方便查阅本文档,可以通过勾选Word的“文档结构图”,来获取操作手册的文档目录并快速定位到需要关注的内容。

如果使用的是OFFICE2003版本,请按照如下的方式勾选;

如果使用的是OFFICE2007版本,请按照如下图示进行勾选。

3.系统登陆

双击桌面上的“E智系统办公系统-快捷方式”,进入登陆页面。

在系统登陆页面,输入用户名及密码,点击“登陆”或者敲击回车键,即可进入E智协同办公系统。

输入密码的时候,如果在“记住密码”前进行勾选,那么以后登陆过程中,就不需要再录入密码。

如果是公用电脑,建议不要勾选该项。

4.修改登陆密码

进入系统主页面后,可以修改登陆密码。

点击页面左左上角的”BH”按钮。

进入修改密码页面

进行旧密码和新密码的录入,并且在“密码确认”处,重复录入一次新密码,点击“确定”或敲击回车就可以完成密码的修改。

5.主页面功能

主页面分为了三个部分,工具栏、资源树、功能主页。

如下图:

4.1工具栏

4.1.1页面风格变换功能,用户可自由选自喜欢的页面风格。

4.1.2快捷方式

每一个按钮可以控制不同的功能快捷方式的开启和关闭。

点击进入IE浏览器;

点击显示/隐藏资源树;

点击显示/隐藏地址栏;

点击显示/隐藏及时通讯工具。

4.2资源树

展示整个系统给每个角色所开放的功能。

并用资源树的形式进行展示。

4.3功能主页

双击资源树中的任一一个项目,在右侧会显示其功能主页(见下图)。

功能主页主要用于展示医院的荣誉榜、新闻、通告等等内容。

6.具体功能操作

6.1公共信息

6.1.1医院论坛

医院论坛是医院用于发布各种信息,员工进行讨论、聊天等交流的一项系统工具。

1)论坛主页

点击公共信息资源树中的医院论坛,就可以进入医院论坛的主界面。

⏹主题列表

显示发布的所有主题的列表,包括主题名称、作者、最后修改时间、最后修改人、主题数等内容。

在下方还有显示讨论主题数。

⏹工具栏

用于管理主题相关操作的工具列表。

2)发布主题

点击工具栏中的“新建主题”,进入主题编辑页面。

录入主题和内容,并进行字体格式的调整,点击确定就完成主题的编辑。

3)回复主题

双击列表中的任一主题,进入主题显示页面。

在工具栏中,选择“回复”,进入回复编辑页面,输入想要回复的内容即可。

回复编辑页面

4)查看主题

在列表处选择需要查看的主题,双击进入查看,或者选中主题,点击工具栏的“打开讨论板”,即可查看。

5)删除主题

选择要删除的主题,选择工具栏中的“删除”,并确定。

要删除回复的帖子,需要进入到主题讨论板中,点击要删除的回复,确定即可。

6.1.2通告栏

通告栏功能用于传达告知用户医院内各种业务性、事务性事项以及有关政策法规、院内规章制度等等的内容。

1)通告栏主页面

⏹公告列表

显示所有的公告信息的列表,包括公告标题、发布部门、发布人、发布时间、最新修改人、最新修改时间、是否发布、是否归档,置顶选择等内容。

选中任一一条公告信息都可以查看其相应的

在列表上方,有一个过滤栏,可以选择过滤条件查看需要的信息。

⏹查询条件

系统提供具体的月度查询。

⏹工具栏

管理通告发布及存档过程中的相关操作的工具列表。

⏹过滤栏

选择过滤条件,筛选需要查看的信息。

审批信息

2)公告编辑

点击工具栏中的“发布”,进入公告编辑页面。

填写公告相关信息,如标题、选择阅读对象、公告正文等。

编辑完成后,用户可进行直接发布、申请发布、保存为草稿、取消等操作。

选择直接发布,则公告直接发布到“办公门户”的通告栏中,在公告列表中显示的状态为“直接发布”。

选择申请发布,则直接进入申请审批流程。

选择保存为草稿,公告直接进入草稿箱,查看或者编辑草稿就需要点击工具栏中的“草稿箱”。

选中需要编辑的草稿,点击“编辑”就可以进入到公告编辑页面重新进行编辑和操作。

如果要重新编辑列表中的其他公告,可以选中公告,然后点击工具栏中的“修改”即可。

3)审批发布

编辑完公告内容后,选项“申请发布”,就进入申请审批流程。

在审批流程页面,选择审批执行人。

设置审批流程时,我们可以设置默认的执行人,但如果没有默认执行人,在“任务执行者”下面有个“选择”,进入就可以选择任务的执行者。

4)公告查看、评论

在公告列表可以查看公告的相关信息,包括标题、发布部门、发布人、发布时间、最新修改人、修改时间、状态等内容。

选中任一公告,点击工具栏中的“打开阅读”,就可以查看公告的具体内容。

在查询条件处,选择需要查询的具体月份,就可以查看月份里面所有的公告信息。

系统还提供快速查询功能(见下图),点击工具栏中的“快速查询”,输入查询的条件,用户就可以快速查找到自己需要的公告文档。

可以模糊查询。

5)删除

选中需要删除的公告,点击工具栏中的删除,并确定。

6.1.3大事记

大事记功能用于记录和展示医院重要工作活动或医院管辖区域发生的重大医疗事件。

1)大事记主页面

⏹大事记列表

显示大事记的列表,包括大事记日期、内容、状态、属性。

大事记状态包括:

未提交、审核中、已通过、已回退、已终止等五种状态。

⏹查询条件

提供月度查询、状态查询、属性查询三种查询方式,并且三种查询条件可以同时查询。

例如:

查询2010年8月份的已回退的大事记正式内容。

⏹工具栏

管理大事记各项操作的工具列表。

2)编辑

点击工具栏中的“大事记录入”,进入大事记编辑页面,填写大事记日期及内容。

编辑完成后,用户可以选择申请发布、保存为草稿、关闭操作。

申请发布就进入发布审批流程。

保存为草稿,文档在列表中显示的状态为“未提交”,如果要对草稿进行编辑,则选中需要编辑的草稿列表,点击工具栏中的“编辑发布”,就可进入大事记编辑页面重新操作。

3)申请发布

编辑完成后,点击“申请发布”,进入发布审批流程。

选项任务执行者并确定,任务执行者会收到一封任务邮件。

点击“同意”,就可完成审批,发布大事记。

4)查阅

大事记列表显示所有大事记,查看大事记的具体内容,在大事记列表中选中任一一条,点击工具栏中的“查看”,就可查看了。

6.2专项业务

6.2.1管理者日报

管理者日报功能,为医院的管理人员提供管理相关指标的查询,并提供部分图形展示。

用户可以选择时间段进行查询。

6.2.2计划任务

1)计划任务制定流程

⏹计划制定

计划是指医院在未来一定时期内要达到的目标及实现目标的方法途径。

可以制定个人计划和部门计划。

制定个人计划:

点击“办公门户—我的计划”,可以进入个人计划管理页面(如下图)。

在工具栏中点击“个人新计划”,就可以制定个人计划,并可根据计划的内容制定相应的子计划。

在工具栏处,可对计划进行删除、修改、提交审批、执行登记、计划交办、自我评估等操作。

个人计划制定完成后,需要上级领导的审批。

在“计划列表”右边还可以选择查询范围和时间,如未审核、已审待办、已完成。

并查看选中计划的详细信息,包括计划内容、交付结果、衡量标准、提示信息等。

在“计划列表”的下方显示计划分配的任务情况,包括任务主题、任务状态、限制日期和人员等内容。

制定部门计划:

点击“我的计划--工具栏”中的“部门计划”,进入部门计划管理页面(如下图)。

在工具栏中点击“新计划”,可制定部门计划,根据计划内容,还可以制定相应的子计划。

工具栏处,还可以对部门计划进行删除、修改、提交审批、取消审批、执行登记、计划交办等等操作。

⏹任务制定

计划制定好以后,根据需要分配为具体的任务,并指定任务的执行者。

点击“办公门户—我的任务”,进入我的任务管理页面。

任务的产生有两种途径:

第一、计划分配任务;第二、自己制定任务。

第一、计划分配任务

通常是上级领导制定完成计划后,将计划分配为具体任务到下级人员处。

在“计划管理”页面,选中已通过审批的计划(计划显示的状态为“已审批”),点击工具栏中的“计划交办”,进入任务分配页面。

第二、自己制定任务

点击“办公主页—我的任务”,进入任务管理页面。

在工具栏,可以选择常规任务单、工作记录单、更多任务单来制定个人任务内容,并且可以对这些任务进行删除、修改、定时设置、任务执行、查阅任务相关计划、查看各类图形等操作。

任务列表处,可以查看所有的“我的任务”,包括任务主题、指定时间、限制时间、创建人、表单名等内容。

任务列表右侧,可以选择查询范围、任务内容及执行人员情况等操作。

常规任务编辑页面

⏹任务执行

任务内容编辑完成后,点击工具栏的“任务执行”,进入任务执行审批流程,按照预定的审批流程,完成审批并执行。

2)任务监控

任务监控功能用于建立、查看和管理所有任务。

⏹任务列表

显示所有的任务信息,包括任务主题、制定事件、持续、限制时间、创始人、状态、表单名等。

并且将不同状态的任务进行分组,如超期、结束等。

点击任一一条任务,还可以查看任务的执行记录,包括执行时间、执行说明、次数、耗时、执行人、执行状态等内容。

⏹查询条件

在任务列表的右侧,有查询范围选择,提供多种查询条件,包括部门、人员、月份、状态等。

⏹工具栏

管理任务监控的工具列表。

3)流程监控

流程监控功能用于查看和管理所有的流程情况。

⏹查看列表

流程监控主页面的列表显示所有的任务,包括任务工作流、主题、内容、状态、创建时间、结束时间、限制时间等内容。

选中任一条工作流,在列表下方,显示该工作流的步骤信息,包括每个步骤的主题、内容、执行要求、任务状态、创建人、创建时间、行动者姓名、提交时间等等。

⏹查询条件

在列表上方,系统提供日期查询、状态查询、指定模型查询、指定执行人查询等四种查询条件。

可单独选择一种查询条件查询,也可以几种查询条件同时查询。

日期查询:

提供时间段查询,可以查阅某时间段内所有的任务流转信息。

状态查询:

可以查询不同状态的任务情况,包括正处理、已完成、已停止、已结束几种状态。

指定模型:

选择指定的文本模型进行查看(见下图)。

指定执行人:

选择制定的任务执行者,查看该执行者所有的任务信息。

⏹工具栏

管理任务流程监控的工具列表。

包括催办任务、查阅任务、终止任务、删除任务、查看任务的状态图、波特图、甘特图等流程图形。

6.3会议管理

6.3.1会议管理主界面

6.3.2新增会议

点击“新会议”,进入会议编辑页面,并录入会议信息,带“*”号的地方,为必填项。

可以选择在本机上提醒时间及重复提醒时间,记录会议的私密度和重要性。

填写了会议信息后,可以直接“保存并关闭”,对本次新增会议进行保存和记录。

6.3.3邀请会议

要邀请相关人员参与会议,就需要点击“新增会议”中的“邀请与会者”。

选择参会人,“必选”与“可选”在参会人收到邮件的时候会自动显示,“必选”是指必须参加会议的人,“可选”指自行决定是否要参加会议的人。

还可以选择参会人电脑上的会议提醒时间及重复提醒时间,以及提示参会人会议的私密性和重要程度。

点击“发送”,就可以将会议邀请发送到参会人的邮箱。

6.3.4查询会议

在创建了若干会议后,用户可以通过会议主题、时间、地点、创建人等信息查询会议的具体内容。

用户还可以通过时间段的选择,查看某时间段内的所有会议信息。

6.3.5会议纪要及备忘

双击进入“会议纪要及备忘”,选择“新增”可以录入会议纪要或者备忘内容。

在会议纪要编辑页面,录入会议的相关信息后,可提交审核,也可直接保存。

如果这条会议纪直接保存,那么,在会议纪要及备忘首页,显示该条纪要状态为“未提交”。

我们可以选中改条会议纪要,对其进行修改、查看和删除。

6.4宣教管理

宣教管理功能用于医院新闻、图片及院刊的管理。

6.4.1医院新闻

同通告管理。

6.4.2图片新闻

用于“办公门户”的图片管理。

1)主页面

⏹图片列表

展示所有的图片信息列表,包括图片的说明、类别、创建人和创建时间等内容。

⏹图片编辑区

新建及编辑图片的区域。

⏹工具栏

管理图片的工具列表

主页面见下图。

2)图片操作

⏹新增图片

第一次进入图片新闻页面的时候,对编辑区域的空白处邮件选择“调用”(如下图),选择图片路径,填写图片类别及说明,点击保存。

一条图片信息就完成了,如果要再添加图片,点击工具栏中的“增加图片”,可以继续在编辑区域新增图片。

⏹修改图片

在图片列表中选中需要改变的图片,点击工具栏中的“修改”,就可让图片进入编辑状态,从而进行修改操作。

⏹删除图片

在图片列表中选中需要删除的图片,点击工具栏中的“删除”,并确定。

6.4.3院刊管理

用于管理各期院刊及内容。

1)主页面

⏹期刊列表

显示期刊的日期、期数、总期数、主办单位名称。

⏹文章列表

在期刊列表中,选中任一期刊,右侧文章列表显示该期刊各版面的文章内容,选中任一篇文章,点击工具栏中的阅读,就可以查看文章的详细内容。

⏹工具栏

管理期刊的工具列表。

2)新增期刊

点击工具栏中的新增期刊,进入期刊信息编辑页面。

填写期刊的信息,保存并新增。

还可以点击工具栏里面的删除期刊和修改期刊对其进行删除和内容修改的操作。

3)新增文章

在期刊列表中,选中需要添加文章的期刊,点击工具栏中的新增文章,进入文章编辑页面(如下图),填写文章标题和内容,选择版面,部门及作者,点击保存并新增就完成文章的编辑。

工具栏里面还提供文章删除、修改、阅读操作,只需要选中文章,点击需要的操作即可完成。

6.5通讯名录

通讯名录用于管理医院内部人员及其他联系人的通讯信息。

通讯录分为员工通讯录、公共通讯录、私人通讯录三种。

员工通讯录:

用于录入、存放、管理医院内部员工的联系信息。

公共通讯录:

用于录入、存放、管理医院外部联系人的联系信息。

私人通讯录:

用于存放和管理私人需要的联系人的信息。

1)主页面

2)

⏹联系人列表

显示所有联系人列表,这里的联系人不仅仅只包括医院内部工作人员,也包括医院需要管理的其他单位的联系人信息。

内容包括联系人姓名、性别、电子邮件、商务电话、移动电话、单位、部门、职务、MSN、网页、通讯地址等等信息。

列表的展示方式有两种,一种是“详细”模式,一种是“名片”模式(如下图),可以在列表右侧进行选择。

详细模式名片模式

⏹查询条件

提供字母快速查询功能,让用户根据人员的姓名拼音快速查找到需要的人员信息。

⏹工具栏

管理通讯名录的工具列表。

3)编辑员工通讯名录

直接进入员工通讯录或者公共通讯录,都是处于查看的状态,不能增加员工或者联系人的信息,要进行编辑,需要在资源树中选中“员工通讯录”或者“公共通讯录”,右键选择则“管理”,就可以对员工信息进行编辑了。

在员工列表中选择需要编辑的人员,点击工具栏里面的需要添加的各类信息,如常规信息、附件信息、隐私信息。

选中任一一条通讯录,点击工具栏中的删除,并确定,就可以删除该条信息。

4)通讯录转移

转移的功能用于,将联系的人的信息全部移至另外的组里。

适用于私人通讯录。

在“我的资源卷”右键点击通讯录,增加新的私人通讯录(如下左图),进入新增的通讯录主页面,添加新增联系人。

添加完成后,点击工具栏中的“转移”进入转移编辑页面(如下右图),选中需要转移的人员和部门,点击转移即可完成。

6.6申请呈批

用于管理医院内各类呈批件的申请、审批、执行等操作。

规范医院的管理流程。

6.6.1印刷申请

1)印刷申请主页面

⏹我的印刷申请单

我申请过的印刷项目的列表。

⏹我经办的印刷申请单

我参与过审批或者执行的印刷项目的列表。

⏹工具栏

管理印刷申请各项操作的工具列表,包括印刷录入、申请印刷、打开查看、删除、流程状态等等。

⏹查询条件

2)印刷申请单填写

点击工具栏中的“印制录入”按钮,进入印刷品印制申请单编辑页面。

录入需要申请的印刷品名称、数量、纸张要求、使用期限、上传附件及印刷原因等内容,填写完成后就可以申请印刷,也可以保存为草稿。

保存为草稿的情况下,在主页面的“我的印刷申请单”列表中,会显示该条申请,并且状态为“未提交”。

如果要对该条申请草稿进行审批操作,那么点击工具栏中的

,即可进行申请印刷的审批操作。

3)印刷申请审批

完成印刷申请单后,点击编辑页面的“印刷申请”,进入印刷申请的审批页面。

可以选择印刷任务的紧迫程度、完成期限、具体内容,并选择具体的审批执行者。

选择审批执行者

确定以后,执行者会收到一封任务邮件。

审批执行者可以选择同意、不同意、回退及关闭操作,并填写审批意见。

同意:

任务继续执行;

不同意:

任务终止;

回退:

需修改或者重新填写印刷申请单

4)印刷执行

当审批执行者点击“同意”印刷申请后,即可进入印刷品印制执行流程。

在该页面选择印刷执行人员,并点击确定。

印刷执行者会收到一封任务邮件。

可以查看到印刷品印制信息和审批信息,并选择执行。

整个印刷申请流程结束。

5)查看印刷列表

在印刷申请的主页面,我们就可以查看“我申请过的印刷”列表和“我经办的印刷申请”列表。

在列表中,我们可以查看印刷品名称、数量、纸张要求、申请人、申请时间、印刷状态等等信息。

6)删除印刷申请

选中需要删除的印刷项目,点击工具栏的“删除”,并确定。

6.6.2资产报废单

资产报废单功能主要用于报废资产的管理和查阅。

1)资产报废单主页面

⏹我的固定资产报废单

我申报的固定资产报废单列表,包括固定资产编号、名称、规格型号、净值、使用部门、数量、预计使用年限、已使用年限、状态等内容。

这里的状态指单据的处理状态,包括未提交、审批中、已完成、已退回、已终止五种状态。

⏹我经办的固定资产报废单

经过我审批的固定资产报废单列表,包括清单编号、购买日期、固定资产名称、规格型号、计量单位、净值等内容。

⏹工具栏

管理资产报废单各项操作的工具列表,包括录入、申请报废、打开查看、删除、查看流程状态等等操作。

资产报废主页面

2)录入报废资产信息

点击主页面中的“录入”,进入固定资产报废单编辑页面。

用户可以在该页面填写申请报废的固定资产的相关信息,完成后,就可以申请报废,也可以保存为草稿。

如果将信息保存为草稿,那么,该条资产报废单就在主页面显示为“未提交”状态,要进行申请审批,就需要选中该项,然后点击主页面中的“”,就可以进入申请审批流程。

3)报废审批

资产报废单编辑完成后,点击“审批报废”,就可以进入报废申请审批流程。

在审批页面选择审批执行人,并确定。

审批执行人会受到一封任务邮件,可以对该项资产报废申请进行同意、不同意、回退、关闭的操作。

审批执行人同意审批后,完成资产报废单申请审批流程。

选择“回退”,审批执行者会将回退的意见反馈到申请者那里,申请者会收到一封任务邮件并查看回退理由,该条信息也显示在主页面的“我的固定资产报废单”列表中,状态为“审批中”,如果需要继续申请,那么申请者需要根据回退理由对资产报废单信息修改后,再进行申请审批流程。

4)资产报废单查看

在资产报废单主页面,可以查看用户申请的所有资产报废单列表以及所有用户审批经办过的资产报废单列表,选中任一资产报废单,点击工具栏中的“打开查看”,就可以查看详细信息。

5)资产报废单删除

选中需要删除的资产报废单项目,然后点击工具栏里的“删除”,并确定。

6.6.3呈批件管理

呈批件管理功能用于对提交给领导的阅读的比较正式的文件,进行编辑、审批、下发执行管理。

1)呈批件管理主页面

⏹我的呈批箱

我提交的呈批件列表以及呈批件的审批信息。

包括呈批件编号、标题、申请部门、申请人、申请时间、状态等内容。

状态内容与其他申请的状态内容一致。

审批信息包括每条呈批件的审批部门、审批人、审批时间、意见、是否同意审批等内容。

⏹我经办的呈批件

我审批经办过的呈批件列表。

包括呈批件编号、标题、呈批单位、审批人名称、意见等内容。

⏹呈批件草稿箱

未提交的呈批件列表。

包括呈批件编号、标题、日期、申请部门、申请人、申请日期、属性等内容。

⏹查询条件

提供月度查询功能,用户可以选择需要查询的年份及月度。

⏹工具栏

呈批件管理各项操作的工具列表,包括呈批件录入、编辑、查看详情、删除草稿流转状态查询、打印、导出EXCEL等操作。

2)呈批件录入

点击主页面中的“呈批件”录入,进入呈批件拟稿编辑页面。

编辑完成后,用户可以选择存为草稿、提交申请、关闭操作。

存为草稿的情况下,该条呈批件进入“呈批件草稿箱”,若要对该条呈批件草稿进行提交申请,选中呈批件,点击工具栏中的“编辑”,就可进入呈批件拟稿编辑页面。

3)申请审批

在编辑页面点击“提交申请”后,进入呈批件申请审批流程。

操作与资产、印刷审批流程类似。

审批执行者收到的任务邮件里,可以进行几项操作:

继续审批:

在呈批件需要多级审批的情况下使用;

转执行人:

呈批件已同意审批通过,要对应的部门来执行,就需要将该条呈批件转到对应执行的人员处进行执行;

不同意:

呈批件终止;

回退:

呈批件需要修改后再提交审批;

关闭:

关闭当前窗口。

4)执行

呈批件审批通过“转执行人”后,进入呈批事件执行流程,需要选择对应的执行人员,并确定。

执行人员会收到一封任务邮件,可以选择回退和执行的操作。

执行人选择执行后,呈批件流程结束。

5)查阅

用户可以在主页面的“我的呈批箱”、“我经办的呈批件”、“呈批件草稿箱”列表查看相应的呈批件信息。

选中任一一条呈批件,点击工具栏中的“查看详细”,就可以查看该条呈批件的详细信息。

用户可以通过在查询条件处选择年份和月份,查看指定月度的所有呈批件信息。

6)删除草稿

只有草稿箱中的呈批件可以删除,进入“呈批件草稿箱”,选中需要删除的呈批件,点击工具栏中的“删除草稿”,并确定。

6.6.4请假申请

请假申请功能主要用于企业员工请假的申请和审批管理。

1)请假申请主页面

⏹我的请假单

我申请的请假单列表。

包括申请部门、申请人姓名、时间、请假原因、类型、天数、开始与结束日期、申请状态等内容。

申请状态包括未提交、审批中、回退、已审批、已销假、已终止等6种状态。

⏹我经办的请假单

我审批经办过的请假单列表。

包括请假原因、类型、天数、申请部门、申请人姓名、申请时间和申请状态等内容。

申请状态同我的申请单申请状态内容。

⏹审批记录

记录每项请假申请的审批信息,包括审批部门、审批人、审批时间、意见等内容。

⏹查询条件

提供时间段选择查询,输入需要查询的时间段,就可以查询该时间段内所有的请假单信息。

⏹工具栏

管理请假申请各项操作的工具列表,包括新增、编辑、查看、删除、流程状态查看等操作。

查询条件

2)新增申请

在主页面点击“新增”按钮,就可进入请假单新增编辑页面,用户可以填写请假相关信息,填写完成后,可选择“申请”进入申请审批流程,也可保存为草稿。

保存为草稿的情况与资产报废单保存草稿操作类似。

3)申请审批

在请假申请编辑页面,选择申请后,就进入申请审批流程,在该页面选择审批执行人,并确定。

审批执行人会收到一封任务邮件,对请假申请,审批执行人可以选择同意、不同意、回退、关闭的操作。

回退操作与资产报废的回退操作类似。

如果审批执行者同意申请,那么点击“同

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