企业行政岗位职责及管理制度.docx
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企业行政岗位职责及管理制度
企业行政岗位责职及管理制度
第一节日常事务管理岗位职责
一、行政主管岗位职责
行政主管的主要职责在综合管理部经理的领导下，负责行政资产、行政事务等工作的组织开展，为企业各项工作的正常运作提供有效支持和协调。
其具体职责如图4-1所示。
图4-1行政主管岗位职责
二、监察主管岗位职责
监察主管的主要职责是依照企业领导指示或外部要求，监督企业各部门和相关人员遵守规章制度、规范纪律的情况，及时对工作过程中出现的违法违纪行为予以处理，确保各项规章制度的贯彻落实。
其具体职责如图4-2所示。
图4-2监察主管岗位职责
三、行政助理岗位职责
行政助理协助上级领导完成企业行政事务性工作及综合管理部的日常事务工作，以保证日常办公行政事务顺利进行。
其具体职责如图4-3所示。
图4-3行政助理岗位职责
四、行政专员岗位职责
行政专员的主要职责是在行政主管的领导下，计划安排日常行政办公事务并执行，保证行政工作的顺利实施和高效完成，为企业提供高效流畅的行政服务。
具体职责如图4-4所示。
图4-4行政专员岗位职责
第二节日常事务管理制度
一、文件管理制度
文件管理制度
第1章总则
第1条目的。
通过对公司内部文件控制流程进行管理，使文件管理控制工作更加系统、科学、规范、高效，以保证各部门及人员及时、正确地使用有效文件，提高工作效率。
第2条适用范围。
本制度中的“文件”包括公司日常运营过程中产生或所需的文件资料、公司业务往来公文以及公司对内发布的所有流程、制度、作业标准与规范、作业指导书等。
根据公司各类文件的性质进行纵向层级划分，可分为下列五级文件。
具体如下表所示。
公司内部文件各层级内容范畴
文件等级
文件内容
一级文件
公司章程、基本法、质量手册等体系文件、公司营运资质证照等
二级文件
公司核心的业务流程和管理流程等
三级文件
公司日常工作流程和制度
四级文件
各部门、车间内部文件
五级文件
各类记录
第3条管理职责划分。
（1）各级主管副总主要负责所辖职责范围内的文件进行审核、批准工作，其中，总经理（或管理者代表）还承担着对公司各类体系文件进行定期评审的职责。
（2）总经理办公室主要负责公司一级文件的组织编制、审核，以及二级文件的会审组织工作。
（3）综合管理部负责本制度的编制、解释与修订工作，并由其行政专员负责公司营运、资质类文件资料的保管；其中，综合管理部下辖体系文件管理室，并由其文控员专职负责公司各类体系文件的统一编号、收发、存档、作废等管理事宜。
（4）各职能部门负责对各归口职能和分管业务线的有关文件的编制和副本保管工作。
第2章公司内部文件编码细则
第4条公司内部文件的编码主要由以下五个部分组成。
（1）第一部分：
公司代号，代码为×××。
（2）第二部分：
层级分类代码，代码分别为1、2、3、4、5。
（3）第三部分：
大类代码，代码分别为综（综合管理类）、制（生产制造类）、市（市场营销类）、研（研发类）、其（其它类）等。
（4）第四部分：
小类分类代码，代码分别为目标（目标计划类）、人力（人力资源类）、办公（办公类）、总务（总务后勤类）、保卫（保卫类）、生产（生产类）、质管（质管类）、项管（项目管理类）、产研（产品研发类）、其（其它类）等。
（5）第五部分：
文件流水号，代码为001～999。
第5条公司内部各级文件编码示例如下（以综合管理部文件为例）。
（1）一级文件：
×××1—001。
（2）二级文件：
×××2—综—001。
（3）三级文件：
×××3—综—行政—001。
（4）四级文件：
×××4—综—行政—001。
（5）五级文件：
×××5—综—行政—001—001。
第3章公司各级文件编制、审核、审批规定
第6条公司一级文件，由公司总经理办公室组织相关人员进行编制。
一级文件编制完成后，需经总经理办公室主任审核后，交由公司总经理审批。
第7条公司二级文件，由各业务归口部门协同流程协同作业部门共同编写。
二级文件编制完成后，由总经理办公室组织相关部门及人员进行会审。
经会审后，二级文件需交总经理审批。
第8条公司三级文件，若其覆盖范围超过2个（含2个）职能部门，其编制工作由各归口管理职能部门组织，并交主管副总审核后，交总经理审批。
具体分工如下。
（1）目标类、计划类三级文件由总经理办公室负责组织编制，交分管运营副总审核。
（2）人事、行政、总务类三级文件由综合管理部负责组织编制，交分管行政副总审核。
（3）财务类三级文件由财务部负责组织编制，交分管的财务副总审核。
（4）生产制造类三级文件由生产部组织编制，交分管的生产副总（或厂长）审核。
（5）市场营销类三级文件由营销部及相关部门组织编制，交分管的营销副总审核。
（6）供应类三级文件由采购部及相关部门组织编制，交分管的运营副总审核。
第9条公司四、五级文件的编制、审核、审批规定如下表所示。
公司四、五级文件的编制、审核、审批规定表
文件类别
覆盖范围
编制主管部门
审批人员
部门发文
分管业务线的专业性文件，如设备部的《设备操作保养卡》及各类机械图纸、技术部的《工艺作业指导书》、生产部的各工序《生产作业指导书》等
归口职能部门
分管各部门的
主管副总
部门、车间内部文件
仅限于本部门、本车间，此类文件的内容应保证与公司各项流程和制度不相冲突
各部门、各车间
内安排部
分管副总
各类记录
参与质量体系文件中的《记录控制程序》
第10条除部门、车间内部文件外，其它公司内部文件在内容审核后，必须交综合管理部或体系文件管理室进行有关文档格式、文件内容重复性与冲突性的二次审核。
二次审核合格后，各文件编制部门方可送交相关批准人批准。
第4章文件发放管理规定
第11条所有公司内部发布的文件均需由综合管理部制定分发号，加盖“受控”章才能发放。
每份文件不同的复印件必须注明不同的分发号，以便追溯。
第12条体系文件需由体系文件管理室文控员负责发放管理工作，其它内部文件的发放由综合管理部行政专员负责实施。
第13条根据文件发放批量划分，文件发放主要两种情况：
大批发放与零星发放。
（1）大批发放时，应建立《公司内部文件配置、发放与回收登记表》，并报各文件归口职能部门的分管副总审批。
（2）零星发放时，应建立《公司内部文件发放与回收登记表》。
第14条文件领用人应在《公司内部文件配置、发放与回收登记表》或《公司内部文件发放与回收登记表》上签名后，方可领取注有分发号和“受控”状态标识的文件。
第15条领用部门领到文件后，应及时建立《收文登记表》。
第16条文件发放完毕后，综合管理部行政专员或体系文件管理室文控员应及时对文件进行分类、归档保存，并更新《公司内部文件清单》。
第5章公司内部文件使用与借阅规定
第17条文件使用部门应及时向相关人员进行文件内容宣贯、培训，将文件放置在适当的位置（场所），确保相关人员能够及时、正确地使用文件。
第18条当出现以下情况时，使用部门可填写《文件领用、借阅申请表》，申请更换或增发。
（1）文件破损严重影响使用时。
（2）根据使用需要须新增、改版时。
（3）文件丢失需重新领用时。
第19条《文件领用、借阅申请表》需经综合管理部审批后方可实施更换或增发。
更改或重新领用时，使用原文件分发号；增发时，应按原分发号顺序新增一个分发号。
第20条公司内部文件借阅规定如下。
（1）当其他公司或个人需借阅文件时，应填写《文件领用、借阅申请表》，经综合管理部或体系文件管理室批准后，行政专员或文控员方可办理借阅手续，并负责催讨。
（2）借阅时最长时间不得超过半个月。
（3）公司内部各部门、各车间需借阅文件时，应经综合管理部或体系文件管理室审批和登记后，方可办理借阅手续。
借阅时，行政专员或文控员要负责明确借阅期限与催讨工作。
第6章公司内部文件更改、回收、作废与评审规定
第21条公司内部文件在使用时若遇到下列情形之一的，应进行修改。
（1）公司现行文件与有关国际标准、国家标准、地方标准和法规及行业标准相冲突时。
（2）文件内容与客户的需要相矛盾或不能满足客户的要求时。
（3）文件的内容不正确、不适合或操作性不强时。
（4）有更合适、更先进的或更具可操作性的产品标准、操作方法、管理手段时。
第22条文件修改程序规定如下。
（1）公司一级文件修改或其它各级文件大批修改时，公司应专门成立文件修改小组进行运作，修改完后的审核、批准、发放使用以及旧文件回收均按本制度的相关条款执行。
（2）文件需要更改时，由文件编制部门填写《文件变更审批表》并附具体修改内容，交文件原审核人审核、原批准人批准后方可进行文件更改。
（3）文件更改由综合管理部行政专员或文控员按《文件变更审批表》负责组织实施。
更改可采取划（改）或换页等方式，同时要做好修改状态标识的更改，在修改处加盖“更改”章，更改应覆盖该文件发放的所有场所。
如采取换页的形式，应将原未更改的页面回收。
第23条文件回收与作废规定如下。
（1）当文件改版或修改时，会产生大量的作废和失效文件。
行政专员或文控员应做好作废文件的回收、登记和标识区分工作。
（2）作废文件应进行定期处理。
行政专员或文控员应填写《作废文件审批表》交部门主管批准后方可处理，将作废文件保留一份，并另加盖“作废存留”标识，归档保存一年备查，其他的进行销毁。
第24条文件评审规定如下。
（1）综合管理部经理应定期组织行政主管、行政专员等相关人员做好文件评审工作。
（2）文件评审的时间可与体系文件的管理评审相结合，评审内容包括现有文件的充分性、适宜性和有效性，确定文件修改清单和文件新增清单，以持续改进文件的可操作性和科学性。
第7章附则
第25条本制度由综合管理部编制，解释权归综合管理部所有。
第26条本制度经行政副总审核、总经理审批后，自发布之日起开始执行。
二、档案管理制度
档案管理制度
第1章总则
第1条目的。
为了规范公司档案管理工作，做好文件资料的保管、借阅回收、销毁工作，发挥档案价值，防止公司信息泄露，特制定本制度。
第2条档案管理体系
（1）公司成立两级档案管理体系，综合管理部下属档案室为公司档案主要责任单位，综合管理部的行政专员为兼职的公司档案管理人员；公司二级管理部门为本单位文档保管部门，均应指定专人兼职负责。
（2）档案分类、目录、编号的原则由综合管理部统一制定。
公司的档案库应与公司的其他资料库，如工程施工、设计资料库等分开管理。
密级档案必须保证安全。
文书结案后，原稿或正本应归档，需经常性使用的，应留副本使用。
第2章文件、档案整理
第3条文件点收
文件结案移送归档时，根据如下原则点收。
（1）检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。
（2）文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。
（3）文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门科室。
（4）与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。
（5）有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送综合管理部签收后，将文件归档处理。
第4条文件整理
点收文件后，应依下列方式整理。
（1）中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
（2）右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。
（3）文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。
第3章档案分类
第5条档案分类应根据内容、部门组织、业务项目等因素，按部门]大类、小类三级分类。
先以部门区分，然后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
第6条档案分类应力求切合实用。
如果因案件较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”。
如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
第7条同一“小类”（或细类）的案件以装订于一个档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。
第8条每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。
第9条档号的表示方式如下：
A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2；其中，A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次。
第4章档案名称及编号
第10条档案名称。
（1）档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
（2）各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示：
其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定。
（3）档案分类各级名称经确定后，应编制《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
（4）档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
（5）档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
第11条档案编号。
（1）新档案。
应从《档案分类编号表》查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档案号。
（2）档案如何归属前案，应查明前案的档案号并予以同号编列。
（3）档案号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述多件事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档案号。
（4）档案号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档案号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。
第5章档案归档管理
第12条归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档案夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。
第13条档案夹的背脊应标明档案夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。
第14条文件保存期限，除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下表所列的规定办理。
档案保存期限一览表
类别
永久保存类
10年保存类
5年保存类
1年保存类
内容
1．公司章程
2．股东名册
3．公司组织规程及规章制度、工作细则等
4．总经理、股东会记录
5．财务报表
6．政府机关核准的文件
7．不动产所有权及其他债权凭证
8．工程设计、施工、竣工资料
9．其他规定须永久保存的文书
1．公司内部预、决算书类
2．会计凭证、账簿、报表
3．事业计划资料
4．其他规定需10年保存的文书
1．期满或已解除的合同文书
2．正在执行当中的合同文书
3．其他规定需保存5年的文书
结案后无需长期保存的文书
注：
上述非永久保存的资料过期之后，必要时可以用光盘存录备查。
第6章档案调阅管理
第15条各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写《档案调阅单》，经其部门主管核准后向档案保管人员调阅。
第16条调阅档案包括文件资料必须在档案调阅登记簿登记后方可借阅秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准方能借阅。
第17条案卷不许借出只供在档案室查阅未归档的文件及资料可借出。
第18条档案管理人员接到《档案调阅单》，经核查后，取出该项档案，并于《档案调阅单》上填注借出日期，然后将档案交与调卷人员。
《档案调阅单》例按归还日期先后整理，以备催还。
第19条调阅期限不得超过2个星期，到期必须归还如需再借应办理续借手续。
第20条调阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。
否则，按违反《保密法》追究当事人责任。
第21条调阅的档案交还时，必须当面点交清楚。
如发现遗失或损坏应立即报告领导。
第22条外单位调阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。
第23条外单位摘抄卷内档案应经总经理同意，并对摘抄的材料进行审查签章。
第24条档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档案夹。
《档案调阅单》由档案管理人员留存备查。
第25条调阅的档案应与经办业务有关，如借阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。
第7章档案清理
第16条档案管理人员应及时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。
第17条每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁。
销毁前，应造册呈总经理核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。
第18条保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，档案管理人员应将《档案目录表》上注明在其保留文件，并在上注明部分销毁的日期。
第19条每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。
第20条对于已失去作用的档案进行销毁或用碎纸机进行处理，销毁档案材料要认真鉴定，确定销毁档案材料已列册登记。
第21条销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。
第8章附则
第22条本制度由综合管理部档案室负责制定、修订与解释事宜。
第23条本制度经综合管理部经理审核、报主管行政事务的行政副总审批后生效。
修订、废止时亦同。
第24条本制度自公布之日起执行。
四、会议管理制度
会议管理制度
第1章总则
第1条目的
为了规范公司的会议召开程序，确保会议的高质量、高效率，帮助相关部门集思广益、促进沟通、统一思想、协调步调，实现科学决策，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于公司各级、各类会议的组织与管理。
第2章会议分类
第3条根据会议范围分类
根据会议的范围，可以分为以下五种。
（1）公司级会议，包括全公司员工大会、全公司技术人员、项目经理、施工队长等的大会或代表大会。
召开此类会议，应经总经理批准，由各相关部门负责组织召开，公司领导参加。
（2）专业性会议，指公司业务系统、技术系统等组织召开的会议。
召开此类会议，应经公司领导批准，各业务主管部门负责组织召开，公司业务分管领导参加。
（3）系统或部门工作会议，指由各职能部门、项目经理部召开的会议。
召开此类会议，应经部门领导或项目经理批准，并报行政办公室备案，由单位领导负责组织，公司领导视情况派员参加。
（4）厂、部、库、队、班、组会议，指由基层单位领导根据工作、生活情况召开的会议，上一级领导也可派员参加。
（5）上级或外单位在本公司召开的会议（现场会、报告会、演讲会等）或公司的业务会（管线施工管理、维护管理、材料管理、车辆管理、员工管理、伙食管理等会议），应由行政办公室或主管部门安排召开，分管的公司领导参加。
第4条根据会议内容分类
根据会议的内容，可以分成四大类。
（1）行政专业会议，包括董事常务会、董事代表会、董事办公会、总经理常务会、公司事务性会议、公司年度员工大会、公司经营分析会、质量分析会、安全工作会、专业技术工作会、工程设计任务完成及调度专门会议、公司各级部门工作例会、班组班前例会等。
（2）各类代表大会，包括员工代表会、各级各类人员代表大会、工会代表大会、党团员代表大会、妇女代表大会、董事会代表大会等。
（3）专题会议，包括问题研讨会、专员研讨会、工作专题会等。
（4）其他会议，包括定期的例会、临时性会议等。
第5条部分会议的议题安排
上述部分会议的内容安排如下表所示。
部分会议的内容细则
会议名称
会议议题安排
董事常务会
研究公司重大事项、决策、人员任免等
董事代表会
部署、研讨公司重大工作事项等
董事办公会
研究、布置董事会工作及人员任免
总经理常务会
研究、布置公司行政工作，讨论重大问题
公司事务性会议
月、半年、年工作例会，主要领导参加，公司总经理等主要领导主持
公司年度员工大会
总结工作、布置工作、表彰先进
公司经营分析会
汇报公司日常经营进展情况、各项指标完成情况、存在的主要问题，并提出改进措施等
质量分析会
汇报、总结公司在工程、维护、设计、生产以及管理工作中的质量情况、存在的问题，并研究改进措施和办法
安全工作会
汇报、总结公司在安全作业与管理、治安、消防、行车等情况，分析发生事故原因，检查事故防患措施
专业技术工作会
专业设计、工程技术中存在的主要技术问题专题研讨，新技术、新规范、新标准的采用情况，专利利用及改进情况，专业技术研讨、专业培训、员工技术考核等
公司部门工作例会
检讨工作，总结布置工作，定时例会
班组班前例会
总结、布置工作和安全，布置后一天和总结前一天工作任务和安全生产情况，指出存在问题、注意事项、好人好事、上级有关通知要求等
定期的例会
每星期、每月、半年、年度定期召开的例会，其内容、召开时间、参加人员、会议地点、时长等应由行政办公室统一规定，让公司全体知晓；非临时更改，一般不再通知
临时性会议
一般应提前2天报行政办公室审批；未经办公室批准，不得随意改动正常例会，以建立正常的、有规律的工作秩序
第3章会议数量与质量控制
第6条会议数量控制
对会议数量的控制，行政办公室主要应做好以下三个方面的工作。
（1）建立严格的会议审批机制。
①公司一切会议归行政办公室审批，防止会议无准备、无预告、无明确议题，保证会议召开的必要性。
可开可不开的会不开，能采用别的方法解决的不开，无实质性或纯礼节性会议不开，能合并的不单独召开，已有明确决议的不重复开等。
②本着“下级服从上级、小会服从大会、局部服从全局”的原则召开会议。
③凡涉及多部门的会务性会议，应统筹安排、删减合并，确保会议的必要性和有效性。
（2）科学设置例会。
不断检查分析，取消无存在价值的例会，合并效率不高的例会。
（3）提高相关人员掌握会议的水平。
根据具体情况，选择最适用和最有效的沟通方式，减少会议数量，可选择面谈、现场指导、打电话、发邮件等其他办法。
第7条会议质量控制
为有效地控制会议质量，应从以下10方面进行考虑。
（1）会议目的是否明确。
（2）开会时机是否成熟。
（3）会议规模、规格是否适度。
（4）会议应紧凑，决不短会长开。
（5）准备工作应反复检查，充分准备。
（6）主持人应具备把握会议的能力，能适时引导会议按既定方案进行，达到预定目的和效果，不跑题、偏题、马拉松开会。
（7）排除会议干扰，要求手机设置为静音，禁止在会场打电话、高声谈论，要求与会者坐姿端正并记录会议决议等。
（8）利用现代化信息技术，运用互联网、投影、录音、录像等手段提高会议效率。
（9）议题集中，不宜过多，保证较短时间内能完成全部议程，并保证问题解决的深度和效果。
（10）一切会议应有计划、议程主要发言人必须有发言稿或详细发言提纲。
第4章会议准备
第8条参加人员
（1）需要通知参加会议的人员，主要包括四类。
①对会议目标负有主要或直接责任者。
②对会议议题有绝对决定权力者。
③会后行动的直接执行者。
④对会议议题有专门知识或经验者。
（2）会议主办部门应严格控制参会人数，无关或不需要参加的人员能不参加则不参加。
例如，对于讨论性会议，总人数一般不超过20人。
第9条会议时间
确定会议的时点与长短，需要做好以下四个方面的工作。
（1）事先调查，保证会议安排在多数与会人员能集中精力开会的时间段。
（2）尽量安排在关键人员的最佳开会时间。
（3）在保证效果的前提下力求开短会，并留有机动时间。
（4）把握开会时机，时间紧迫的会议应尽早开，留给与会者执行落实会议决议的时间；需要与会者充分研讨的，应提前较长时间告知会议议题，给与会者留出充分的准备时间。
第10条会议议程安排
议程由主办单位拟定，主要包括会议内容、讨论事项、达到目的、其他要求
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