人事考勤说明书.docx
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人事考勤说明书
使
用
说
明
2018年10月11日
目录
第一章概述3
1.1系统特点3
1.2专业版5.0的新增改进3
第二章系统安装与卸载4
2.1安装方法4
2.2运行方法4
2.3卸载方法4
第三章主界面与操作流程5
3.1主界面介绍5
3.2软件操作基本流程：
5
3.2软件操作基本流程：
6
第四章功能介绍7
4.1【工具栏】7
4.2【人事组织结构】7
4.3【排班区】7
4.4【明细栏】8
4.5【报表区】8
4.6【排次工具栏】8
4.7【主菜单栏】10
4.7.1【文件】10
4.7.2【编辑】11
4.7.3【人事】11
4.7.4【考勤】13
4.7.5【系统】19
第五章卡片管理23
5.1一个人拥有两张卡23
5.2二个人拥有一张卡23
第六章排班和统计23
第七章常见问题24
7.1统计问题24
7.2操作问题24
第一章概述
随着科技的不断进步，人力资源支配也越来越精细，作为一家优秀的企业，就必须拥有一流的人才、完善的管理制度及先进的办公设备。
人事考勤管理软件，是专门为企业管理而设计，充分使用本软件能有效地节约人力资源及大幅度地提高工作效率。
其功能是对企业员工进行档案管理以及出勤统计，以代替传统低效的人工考勤方法；举例来说：
一家拥有2000个员工企业，采用发纸卡的方式进行考勤，即每人每月发一张纸卡，员工每天上下班都通过打卡钟打卡。
这样在月底管理必须收集回2000张纸卡，再发另外2000张新卡给员工，然后经过几天的人工统计后产生出员工出勤报表，其工作量、准确度都大打折扣，采用人事考勤管理软件与相应设备配合，则可明显改观这一结果。
首先本系统采用电子卡片（感应卡）寿命长，无须每月回收、更换；其次员工打卡登记时只须在电子钟前快速闪过即可达到目的，效率高；最后月底统计时亦无须人工处理，系统软件会为你计算所有的结果并打印出报表。
1.1系统特点
●中文输入无需手工切换在输入中文的地方系统自动切换中文输入法。
这样大大提高资料输入速度和方便了用户。
无需反复按“CTRL+SHIFT”切换输入法。
请参照第10页“用户设置”功能进行设置。
●多文档界面可同时打开多个数据表，在其间任意切换。
互想参照。
●多用户登录可通过“系统管理员”用户设置多个具有不同权限的用户。
各用户可通过自己的密码登录系统，根据权限访问不同的数据。
如：
可设置一个用户，设置其只拥有查看和打印权限，但没有修改数据和删除数据的权限。
增加了系统的安全。
●WINDOWS95认证规格编程应用程序在WINDOWS环境中具有一致的界面和行为。
只要用户使用过其他应用程序，他就会发现这个应用程序也是容易学会的。
1.2专业版5.0的新增改进
●多线程技术当公司人数很多，统计考勤结果将是一个缓慢的过程。
本系统采用后台数据处理技术，一方面系统在后台统计结果，一方面用户可以正常进行的操作，用户可以随时查看结果。
●支持多种语言支持多种语言版本,程序界面显示各种语言包括（简体中文[GB码]、繁体中文[BIG5码]、英文等。
另外还可以自行扩充到其它语言,如日语,德语等.
●支持多种设备支持SYRIS系列、PORIS、REC2000、ACSIC、HDS、KINGKANG等控制器。
还可以自行创建插件动态库。
●支持多种门禁软件支持SYRIS系列、PORIS、ACSIC、DK400等门禁软件。
采用通用接口，也可自行编写接口文件。
●自动排班
姓名输入增加到16个中英文字符
第二章系统安装与卸载
电脑配置P586/32M/CD-ROM50M硬盘空间
发行方式光盘（CD-ROM）一张（15MB），软件狗一个（插并行口）
运行环境于WINDOWS95、97、98、2000、WINXPWINNT4.0
2.1安装方法
将光盘放入CD-ROM驱动器中，查找需要安装的人事考勤系统，打开该光盘的文件夹。
双击安装符号如（图1）进行安装。
如果你对电脑不太熟悉，可以一直按【Next】进行安装，软件将以默认方式自动安装到电脑中，当然你也可以选择适合自己的路径方式进行安装。
单击【Finish】完成安装。
（图1）
●网络安装
专业版考勤软件5.0支持局域网络共享。
首先以一台电脑作为主机，将软件安装到这台机器上，并将其考勤目录（C:
\ProgramFiles\Attendance）共享。
共享的方法为：
进入电脑桌面上的“我的电脑”。
找到“C：
”盘，再进入“ProgramFiles”文件夹。
可以看到“Attendance”文件夹。
用鼠标右键单击此文件夹。
在弹出的菜单中点击“共享”命令。
然后设置为完全共享并确定。
其它电脑如果已安装了OFFICE2000，则可通过网上邻居，找到主机已共享的文件夹。
将文件夹中的文件”Attendance.exe”应用程序用鼠标拖到桌面上为作快捷方式。
以后可以通过点击此图标运行考勤软件。
查看考勤数据了。
如果其它电脑没有安装OFFICE2000，则运行光盘上的Mdac_typ.exe程序。
然后再按以上方法创建快捷方式。
如果需要使用SQLServer版网络考勤软件——真正的网络解决方案。
请选用企业版考勤5.0。
●软件狗安装
RC-DL型软件狗可安装在计算机的任一并口上。
把计算机和打印机的电源关闭后，将软件狗外壳上印有COMPUTER字样的一端插入并口，拧紧螺丝保证可靠连接。
如果有连接的打印机或其他并口外设，可将其电缆连接在软件狗后面。
要尽量避免带电插拔软件狗。
尤其是在软件狗的后边接了打印机且打印机的电源打开的情况下绝对禁止插拔软件狗，因为这样很容易造成软件狗的损坏并有可能损坏打印机或计算机的并口。
也不能跟其它非RC-DL型软件狗串连插在一起。
当并口上和软件狗插在一起的其它设备正在工作时（例如打印机在后台打印），应当尽量避免对软件狗进行操作。
因为某些非规范并口设备没有考虑到和其它设备同时工作的问题,从而导致并口资源冲突。
2.2运行方法
单击windows系统的【开始】按钮，选择【程序】—【AttendanceSystem】进入考勤系统。
用户首次登录，无需输入密码单击【确定】就可以进入系统主画面。
如果对所有操作员都设置了密码，将会出现登录提示如（图2）。
程序在启动时执行如下几个步骤:
（1）、检查插件
（2）、检查语言
2.3卸载方法
单击windows系统的【开始】按钮，选择【设置】—【控制面版】—【添加-删除程序】。
在应用程序列表中选中【AttendanceSystem】后，点击添加/删除，单击【Next】选择【Remove】就可以进行卸载工作了。
第三章主界面与操作流程
3.1主界面介绍
考勤工作界面如（图3）所示。
主要由“主菜单栏”、“工具栏”、“状态栏”、“人事组织结构栏”、“排班区”、“明细栏”、“报表区”和“班次工具栏”等组成。
Attendance5.0采用的是浮动面板，可以自由隐藏和开启，如果不需要“刷卡栏”和“报表栏”可以在【窗口】菜单中将它们隐藏。
窗口菜单中的命令主要是控制各个功能在面板中是否显示的作用。
其中打了勾的说明其对应的相应功能面板已经打开显示了，反之亦然。
因此在查看刷卡记录和日报月报的时候就非常方便，不必再去打开其它窗口就一目了然，这也是Attendance5.0的另外一个特点。
（图3）
3.2软件操作基本流程：
第四章功能介绍
4.1【工具栏】
为了方便使用，一些常用工具以按钮的形式组织到一起，一般它置于菜单栏的下方（图4）
（图4）
●【登录】重新以其它操作员登录。
●【退出】退出考勤系统。
●【人员】打开人事档案表，以便查询或编辑。
●【预视】预视当前打开的数据表格：
如月报表、日报表、人事档案表。
●【班次】打开班次设定表，以便进行设置。
●【签卡】对当前选定的人员进行签卡。
●【登记】对当前选定的人员和时间进行登记，在排班区如果已选取了时间范围，则此范围内的第一天和最后一天将出现在外出登记窗口中。
再根据实际情况更改后进行登记。
●【刷新】重新读取数据库在刷新主界面中的班次信息、报表窗口。
或刷新正打开的数据表。
●【明细】对当前选定的人员和时间查看其原始刷卡情况。
以刷卡时间排序。
●【异常表】对当前选定的人员和时间查看其原始刷卡情况。
以刷卡时间排序。
●【日报】对当前选定的人员和时间查年日报表。
如当前在月报表中，则查看月报表中当前记录相应的日报内容。
●【月报】对当前选定的人员和时间查年月报表。
4.2【人事组织结构】
在“单位设置”、“部门设置”、“人事档案”、都设置完后，可以在窗口中看到人事组织结构图。
人事组织结构中的人员、部门可以单选、连选及跳选，当这些项目被选中时，当单击工具栏上的签卡、登记、异常表、月报表、日报表。
都表示针对这些被选择人员，选择了单位名称，则表示针对全部人员。
如要查所有人员的原始刷卡数据，首先在人事组织结构中选择单位名称，然后单击工具栏上的明细按钮。
系统就会弹出一个窗口显示所有人当月的刷卡数据。
4.3【排班区】
系统默认有三个班次，即休息班、自动班、正常班（图5）。
编号为“01”的正常班是系统创建在班次设定表里面的。
用户可以在班次设定表中修改或增加其它班次，人员排班窗口重新开启后，所有班次都将列到班次工具栏。
排班方法：
首先选中需要设定的日期，可以单选、连选及跳选多个日期，第二步单击班次[工具栏]上所需的班次按钮，最后单击保存按钮。
（图5）
1）休息班
指如周六周日等无需刷卡的休息时间，即使有刷卡记录，也不统计上班或加班。
月报中应出勤天数为当月总天数减去休息班和节假日天数。
[自定义休息日菜单]中的菜单项同样可以设置休息与正常上班，与[考勤]菜单下[休息日、节假日设置]的区别为：
后者是针对所有人员的情况。
前者是针对已正确设置了节假日时间后，强制设置部分人员或个人的特殊休息时间。
a）<默认>恢复到默认设置（[考勤]菜单下[休息日、节假日设置]），即取消个人特殊设置。
b）正常日默认设置已经置为节日或休息日的可以强制设置为正常日，即必须上班。
c）休息日将默认设置为正常日的强制设置为休息日。
可以不刷卡。
d）节日将默认设置为正常日的强制设置为节日。
可以不刷卡。
与休息日的区别为：
在这一天加班的时间将累加到月报中的[节日加班]栏中。
而休息日的加班的时间累计到月报中的[休息日加班]栏。
2）自动班
自动班只有在班次时间范围分得比较大的情况下，如早班、中班、晚班。
才可使用自动班。
排了自动班无需知道员工什么时间上什么班，系统会自动根据其刷卡情况与现有班次表中所有班次相比较，结果最正确的作为其当前的班次。
否则不改变其班次，结果计为未刷卡。
3）正常班及其它
设置了正常班或其它在班次表里也设置了的班次。
将以班次规则的条件与其实际刷卡信息相比较，得出日报月报等统计结果。
4.4【明细栏】
显示指定人员和指定时间的班次内刷卡范围。
4.5【报表区】
显示常用的日报表和月报表。
4.6【排次工具栏】
【班次工具栏】位于窗口介面【排班区】的下方如（图6），在统计考勤数据之前，必须对所有的员工进行排班。
在窗口中可以直接看到排班情况如（图2）的【排班区】，也可以直接在上面进行人员排班。
在排班之前必须进行班次的设置。
【班次工具栏】具体功能和操作方法下面将详细介绍。
（图6）
●【全选】下拉式菜单（图7）
（图7）
1）全选
选当月全部时间，包括月初到月末。
2）取消选择
放弃选择任何一个项目，当取消“选择”后，班次按钮和【按规律】按钮将无法使用。
3）选择休息日/节假日只选择红色字体的项目。
如果要把当月的全部休息日/节假日设置为休息班，就可以点击【选择休息日/节假日】，然后再进行排班，最后别忘了【保存】。
4）选择相同班次
如果你在当月中排了几种班次，而且每种班次又交错地分布在所有项目里。
这时又发现有一种班次排错了，要更改过来。
这样一个个地去选择相同的班次不仅慢，而且也不是百分之百的准确。
【选择相同班次】就可以解决这种问题。
只要用鼠标选择其中一个项目，如“正常班”，然后点击【选择相同班次】，这样当月中所有正常班都被全部选择了。
也可以同时选择两种班次。
5）选择今天
要看当天的数据，可以点击【选择今天】将今天所在日期选择。
注意：
如果你是在浏览历史数据即以往月份的数据时，此功能无效。
6）反选
此功能是将目前已选择的项目变为未选择，而未选择的项目变为已选择。
例：
如果想将除休息日外的时间设置为正常班，第一步点击【选择休息日/节假日】，第二步点击【反选】，第三步设置【正常班】。
●按规律
以某一天开始按一定的规律排某几种固定的班次。
比如说：
张三从当月8日开始连续上两个正常班接着又上一个晚班，这样三天一个循环。
即8日、9日正常班，10日晚班，11日、12日正常班，13日晚班，这样一直循环下去…具体排班操作如下:
第一步、将8日、9日设定为正常班，10日设为晚班。
第二步、同时选择8、9、10这三天。
第三步、按【按规律】。
在弹出的对话框中按【是】。
●保存
当改变了班次后，此功能保存班次设定。
●恢复
当不小心改变了班次后，想恢复到原来的班次信息。
使用此功能。
●后台统计
对指定的人员进行报表计算。
计算在后台进行。
当有新数据进来、有登记外出或签卡登记。
或有其它对报表结果起作用的更改后，都要重新整理。
●设置
自动班设置，可定义几种特殊自动班，只包含几种特定班次的自动班。
●检查
检查指定人员的排班情况，有哪些时间是相同班次，有哪些不是相同班次。
相同的就显示实际班次名称，不同的就显示空白。
空白班次在保存时，不改变原来的班次。
4.7【主菜单栏】
主菜单栏是在窗口界面的顶端，它提供了包括【文件】、【编辑】、【人事】、【考勤】、【系统】、【窗口】、【帮助】一系列的命令如（图8）。
菜单的形式与其他Windows软件的菜单形式相同，都遵循以下的约定。
（1）菜单中的菜单项名字是深色时，表示当前可使用；是浅色时，表示当前还不能使用。
（2）如果菜单名后面有黑三角符号，则表示该菜单项有下一级联级菜单，将给出更进一步的菜单命令。
（3）如果菜单名左边有选择标记“V”，则表示该菜单项已选定，如果要删除标记（不选定该项），可再单击该菜单项。
（图8）
各菜单项的功能介绍如下：
4.7.1【文件】
●数据导入
如果你在其它软件中已经编辑好了人事资料，就可以通过此功能将数据导入到当前打开的数据表中。
注意：
在导入数据之前首先要打开需要导入数据的表，如点击【人事】菜单下的【人事档案】然后在【文件】菜单下点击【数据导入】选择相应的文件格式。
外部数据装入是将存在于外部数据库中的数据（如:
Dbase、Excel、Text），转入到考勤系统数据库中,这样就减少了重复输入的麻烦，和保证数据的一致性。
注意:
Text文本文件的格式为CSV（以逗号分隔）,字段与字段之间用逗号分隔,如果是文本类型的字段则需用到双引号。
具体格式参照EXCEL文件另存为CSV文本的格式。
1）数据表
表格中显示的数据为已打开的外部数据资料，表格标题为字段名称。
2）当前表字段与源表对应
这个共两栏的表格，左边一栏为目标表格的字段中文说明，右边一栏为与其对应的外部数据表的字段名称。
按照这种对应关系将数据自动填入到目标数据表中。
3）源表字段列表
列出已打开的外部数据表的所有字段名称。
4）<左移按钮
用鼠标在目标表格字段任意一条你想对应的字段说明，然后在源数据列表中选中一个具有相同类型数据的字段名称，单击[<]，两个字段就关联在一起了。
源表字段列表中字段就被移动到左边。
5）>右移按钮
取消字段的关联。
6）确定
开始装入数据。
如果时间过长可以按<取消>停止装入数据。
发生了非法数据装入，如定义了唯一性索引的字段装入了两个相同内容的资料,或将字符串数据装入了日期字段中。
系统会提示是否继续。
7）取消
取消装入数据，并关闭窗口。
●数据导出数据导出同数据导入的操作方法是一样的。
●预视预览当前表格。
●打印打印当前表格。
●打印设置设置当前打印的文本格式。
●发送电子邮件发送当前表格。
●关闭当前窗口
●用户再次登录
●退出退出考勤系统。
4.7.2【编辑】
●添加新记录在打开的当前表格中添加一条新的记录。
●修改当前记录在打开的当前表格中修改当前记录。
●删除当前记录在打开的当前表格中删除当前记录。
●首记录当前表格的第一条记录。
●末记录当前表格的最后一条记录。
●前一记录当前记录的前一条记录。
●后一记录当前记录的后一条记录。
●显示查录栏显示查录面板。
●置为编辑状态将当前表置为编辑状态，可以修改，有的表如查询表不可以修改。
●删除当前的全部记录如果在无查询状态下执行此命令，即删除当前表所有记录，如果在查询状态，则删除符合查询条件的所有记录。
●择浏览项目弹出窗口可以设置显示或隐藏当前表的部分栏目。
4.7.3【人事】
●单位设置
1）[公司简称]填入单位简称，不超过8个汉字，主要用于在报表打印时，显示在标题栏位置；排班和浏览时，显示在人事组织结构的顶部。
（必填项目）
2）[公司全称]公司正式注册名称。
3）[英文名称]公司英文名称。
4）[地址]公司注册地址，通信地址。
5）[邮政编码]所在地区的邮政编号。
6）[电话]公司联系电话。
7）[传真]传真号码。
8）[电子邮箱]互连网邮箱地址，如chanhai@
9）[主页地址]公司在互联网络上的宣传主页地址。
如:
，输入完后单击[确定]即可保存资料。
●部门设置
1）部门编号注意部门编号一定要统一字符位数。
如统一为两位数：
“01”、“02”、“03”…“09”、“10”、“11”…不要设置为:
“1”，“2”，“9”，“10”，“11”…
2）部门名称部门的名称如人事部、财务部、业务部等。
3）上级部门
填入上级部门的部门编号，如：
行政部编号为：
“05”，人事部编号为“06”，财务部编号为：
“07”，同时行政部是人事部和财务部的上级部门，请按下面设置：
部门编号部门名称上级部门部门经理部门全称
05行政部
06人事部05
07财务部05
注意：
不要填入当前部门的部门编号。
会引起循环连接。
4）部门经理
可填字段，部门经理的名称。
5）部门全称
可填字段，说明部门的性质，如财务部，进行工资计算，财务对账等。
注：
上级部门在填写时不要引起循环连接，如部门A的上级部门为部门B，部门B的上级部门又为A；或者指定一个不存在的上级部门编号。
正确设置后，将在人事组织结构中非常有用。
●人事档案
人事资料，可以从其它数据库中导入。
如门禁系统数据库。
在人事档案列表中，将数据指针移到需要编辑的记录上，敲入回车键或按工具栏上的编辑按钮，或直接用鼠标双击要编辑的行。
就会弹出“人事资料编辑”窗口。
在输入以上信息时，可用ALT键+下划线字母或数字，快速切换光标到指定的栏。
回车键保存数据，ESC键取消修改。
1）工号
工号可以是自定义员工编号，考勤系统是以工号来管理，方便查询。
工号是唯一性的，不能输入重复的工号。
2）卡号
卡号是卡片号码，工号或人名与卡号相对才能统计报表。
一般一个工号对应一个卡号那每人使用一张卡。
在考勤统计时，依据此处所填写的卡号到原始刷卡数据中去检索相应的刷卡情况来统计出考勤结果。
3）姓名
姓名不能超过8位，四个汉字。
4）不参加考勤
选择不参加考勤，当前人员将不统计考勤，不会出现在月报表中。
5）入职日期
如果某员工是当月新入职的，那么入职之前是没有刷卡资料的。
填入入职日期后，入职日期之前的记录就不会为“未刷卡”或“旷工”。
6）离职日期
如果某员工是当月离职的那么离职之后是没有刷卡资料的。
填入离职日期后，离职日期之后的记录就不会为“未刷卡”或“旷工”。
7）性别
为男性或女性，如为男性，请将检查框打上钩，如为女性，请去掉钩。
8）补卡
当员工丢了卡，又领用了一张新卡。
这样旧卡号保留在卡号栏，而新卡号填写到此补卡栏。
●职务设置
1）职务编号
职务编号如：
“01、02、03”等。
2）职务名称
职务的名称如“董事长、总经理、行政部经理”等。
●职务级别
1）级别编号
2）级别名称
3）计算平时加班
4）计算休息日加班
5）计算节假日加班
●工资类别设置
1）类别编号
工资类别的编号如：
“01、03、03”等。
2）类别名称
工资类别的名称如：
“计件工资、计时工资”等。
●离职类别设置
1）离职编号
2）离职类别
也就是离职原因如：
结婚、回家等等。
4.7.4【考勤】
●从硬件设备读入刷卡数据（图9）
硬件设备指门禁控制器、考勤机等。
通过与电脑连接，数据可直接上传到考勤系统中。
但如果已安装了门禁软件，建议不要使用门禁控制器直接读取，不然门禁软件就读不了已经读到考勤系统中的数据了。
（图9）
1）设备名称
可以连接到设备的驱动程序名称，支持多种硬件设备。
一般情况下有一个对应的驱动程序即动态库用以电脑与门禁控制器，考勤机等设备连接。
下拉列表中是经过自动检测得到的考勤系统插件目录中的现有驱动程序。
从中选择一个你当前设备对应的驱动程序作为你的考勤数据源。
2）地址范围
指多个同类设备并联时，每个并联设备有一个唯一地址号，取数据时，将只下载地址在此范围的设备上的数据。
3）通讯端口
与设备通讯的电脑COM端口号。
4）整点用电脑时间校对设备时钟
系统启动时或每隔一个小时就用电脑时间设置到设备。
5）设备选项
某些设备具有一些特殊的设置和特性，单击此按钮，可对其进行设置。
6）卡片管理
管理卡片的内码。
7）下载
单击此按钮进行数据的读取。
正在读取数据时，在程序主界面状态栏第一个方框中将显示当前下载的状态，如果不能与设备连接，则显示“不能与设备连接！
”，如连接正常则显示“正再读取地址：
….”，状态栏最右边一格显示正在读取的数据。
下载按钮显示为“停止”，再按一次则中断下载过程。
下载按钮显示“下载”。
在下载状态下可以关闭此窗口。
也可以退出系统。
在下次启动软件时将自动继续下载。
●从门禁软件中读入刷卡数据（图10）
如果操作系统中已经安装了门禁软件，并且在考勤系统目录中有相对应的数据描述插件文件（*.DBP）。
考勤系统会自动根据描述插件中的资料找出数据库所在位置。
这样就可以从门禁软件数据库中取得刷卡数据、人员资料和部门资料。
（图10）
1）数据源
人员刷卡数据的来源。
2）插件名称
门禁软件的名称。
3）文件位置
门禁软件所使用的数据库文件的存放位置。
4）下载刷卡数据
将门禁数据库文件中的刷卡数据导入到考勤系统中。
刷卡数据包括卡号、刷卡时间、地址等。
5）下载部门资料
将门禁数据库文件中的部门资料导入到考勤系统中。
6）下载人员资料
将门禁数据库文件中的人员资料导入到考勤系统中。
7）浏览
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