安庆市商务局内部控制管理制度.docx
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安庆市商务局内部控制管理制度
安庆市商务局内部控制管理制度
第一章总则
第一条为了进一步提高单位内部管理水平，规范内部控制，加强廉政风险防控机制建设，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国预算法》、财政部《行政事业单位内部控制规范（试行）》等法律法规和相关规定，制定本制度。
第二条本制度所称内部控制，是指我局为实现控制目标，通过制定各种实施措施和执行程序，对各科室及其工作人员从事商务管理服务工作及业务行为进行防范和管控。
第三条单位内部控制的目标主要包括:
合理保证单位经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整，有效防范舞弊和预防腐败，提高公共服务的效率和效果。
第四条单位负责人对本单位内部控制的建立健全和有效实施负责。
第二章单位层面内部控制
第五条本单位成立内部控制领导小组，由单位主要负责人担任组长，建立内部控制联席工作机制并开展工作。
单独设置内部控制职能部门或者明确内部控制牵头部门（或岗位），负责组织协调内部控制工作。
同时，应当充分发挥财会、内部审计、纪检监察、政府采购、资产管理等部门或岗位在内部控制中的作用。
第六条本单位应针对国家相关政策、单位内部控制制度、以及本单位内部控制拟实现的目标和采取的措施、各部门及其人员在内部控制实施过程中的责任等内容进行专题培训。
第七条本单位应当建立健全内部控制关键岗位责任制，明确岗位职责及分工，确保不相容岗位相互分离、相互制约和相互监督。
单位应当实行内部控制关键岗位工作人员的轮岗制度，明确轮岗周期。
应基于本单位的内部控制目标并结合本单位的业务特点开展内部控制风险评估，并建立定期进行风险评估的机制。
内部控制关键岗位主要包括预算业务管理、收支业务管理、政府采购业务管理、资产管理以及内部监督等经济活动的关键岗位。
第八条应根据本单位“三定”方案，进行组织及业务流程梳理、再造，编制流程图。
第九条单位主要负责人承担内部控制建立与实施责任情况指标。
单位主要负责人应主持召开会议讨论内部控制建立与实施的议题。
单位主要负责人应主持本单位内部控制工作方案的制定、修改、审批工作，负责建立健全内部控制工作机制。
单位主要负责人应对内部控制建立与实施过程中涉及到的相关部门和人员进行统一领导和统一协调，主持开展工作分工及人员配备工作，发挥领导作用、承担领导责任。
第十条权力运行机制的构建。
本单位应通过对权力结构的梳理，构建决策科学、执行坚决、监督有力的权力运行机制，确保决策权、执行权、监督权既相互制约又相互协调。
对权力运行的监督。
本单位应建立与审计、纪检监察等职能部门或岗位联动的权力运行监督及考评机制，以定期督查决策权、执行权等权力行使的情况，及时发现权力运行过程中的问题，予以校正和改进。
第三章业务层面内部控制
第一节预算业务控制
第十一条本单位预算管理制度应涵盖预算编制与内部审批、分解下达、预算执行、年度决算与绩效评价四个方面。
（一）预算编制与内部审批
1、预算编制坚持“从实际出发、勤俭节约、量力而行、提高效率、稳步发展”的原则。
在编制预算时应根据国家方针政策和上级部门下达的任务，结合本单位情况，本着"统筹兼顾，保证重点，开源节流，增收节支，略有结余"的原则进行编制，不得编制赤字预算。
2、预算编制采取自下而上的方法，由科室依据单位发展规划和工作任务进行申报，财务科负责编制，必要时经会议研究决定。
3、收入预算应坚持积极稳妥原则，根据上年度实际收入水平，结合当年的计划目标及标准增减情况进行编制。
支出预算应根据上年度实际支出水平以及本年度工作计划、收入预算、物价变动情况等进行编制，既要保证业务活动的需要，又要合理节约的精神，处理好需要与可能两者间关系。
4、按照省财政厅关于“纳入部门预算管理的预算外资金，实施国库集中支付制度”，“单位要根据预算执行进度，每月编制下月的用款计划，财政将按单位上报的预算和用款计划在实际使用时支付，资金拨款与实际支付同步”的要求，本单位各部门在每月20日前将本部门下月开展业务所需的费用进行测算，报本单位办公室。
财务人员根据各部门上报的预算书，结合本单位整体的预算执行进度，编制下月用款计划报送上级部门。
5、对于在预算执行中确需增加的开支项目和无法预计的超预算因素，必须报经本单位会议研究通过后由财务调整追加。
（二）分解下达
预算一经批准下达，各科室单位应认真组织实施，将预算指标层层分解，横向将预算指标分解为若干相互关联的因素，寻找影响预算目标的关键因素并加以控制；纵向将各项预算指标层层分解落实到最终岗位和个人，明确责任部门和最终责任人，时间上将年度预算指标分解细化为季度、月度预算，通过实施分期预算控制，实现年度预算目标。
（三）预算执行
1、预算按规定程序审核后由财务科严格遵照执行。
凡已列入预算的，财务科应保证正常用款需要；凡未列入预算或超出预算的开支，未经规定程序追加或调整的任何人无权决定付款。
2、编制预算执行报告。
预算执行情况报告包括预算收支执行情况报表和文字分析两部分，主要反映各财政收支项目本旬（月）及累计发生数、完成预算进度及增减变化情况等，同时，对执行情况进行分析说明并提出有关建议。
预算执行情况报告是有关部门和领导进行财政经济管理决策的重要参考依据。
（四）年度决算与绩效评价
1、本单位财务结算日为每年的12月20日。
办公室财务人员按照编报决算的要求，实事求是，编制年度决算报表，经本单位领导审核后上报。
2、加强决算管理，进一步加大决算审核力度，保障决算的完整性、真实性、有效性。
对基本支出和项目支出分别核算，对项目严格按照预算内容单独核算，确保决算能全部反映预算执行情况。
3、强化决算效力，向各预算部门明确决算结果将作为下一年度部门预算重要依据和参考。
4、对预算资金实际使用情况实施预算执行的绩效考评，根据绩效考评的结果，对严格按照预算执行的部门给予表彰，对预算与执行差异较大的部门提出整改，保障预算的切实执行，确保预算资金使用效率。
第二节收入业务控制
第十二条本单位收入（包括非税收入）管理制度应涵盖价格确定、票据管理、收入收缴、收入核算四个方面。
单位应当建立健全收入内部管理制度。
（一）价格确定
严格执行国家有关物价政策和收费标准，任何科室和个人不得随意调整收费标准。
（二）票据管理
1、各项收费必须开具财务科统一管理的财政收费票据。
财政收费票据必须项目齐全，分项准确，各项目应与收费标准文件一致，并做到日清月结，按时报表。
2、财政收费票据使用单位不得转让、出借、代开、买卖、擅自销毁、涂改财政收费票据；不得串用财政收费票据，不得将财政收费票据与其他票据互相替代。
财政收费票据使用完毕，应当按顺序清理票据存根、装订成册、妥善保管。
3、本单位各类票据由办公室财务人员统一管理，及时领购、保管和核销，确保票据足量供应和完整安全。
4、本单位内部各部门使用本单位票据时，要说明用途，经本单位会计审核签批后，方可办理。
5、非本单位财务人员XX不得开出本单位的票据。
特殊情况下，本单位票据可由被授权人在限定的用途内使用。
6、任何部门和个人不得开出超越本单位业务范围和限定范围的票据，不得转让、出借、代开、买卖、擅自销毁、涂改财政收费票据；不得串用财政收费票据，不得将财政收费票据与其他票据互相替代。
财政收费票据使用完毕，应当按顺序清理票据存根、装订成册、妥善保管。
（三）收入收缴
1、本单位所有收入一律由财务科统一核算、统一管理。
任何科室和个人不得私设小金库，不得私自收取现金和设置账外账，不得挪用或侵占公款。
2、严禁职工个人利用单位、科室的名义私自开展活动并收费。
3、按照规定的时间、数额，及时到指定的代收机构将有关款项缴入政府非税收入汇缴结算账户。
（四）收入核算
本单位执行《行政单位会计制度》。
本单位的收入包括财政拨款收入和其他收入。
财政拨款收入是指从同级财政部门取得的财政预算资金。
其他收入是指本单位依法取得的除财政拨款收入以外的各项收入。
本单位的收入在收到款项时予以确认，并按照实际收到的金额进行计量。
第三节支出业务控制
第十三条本单位的支出管理制度应涵盖预算与计划、支出范围与标准确定、审批权限与审批流程、支出核算四个方面。
（一）预算与计划
1、本单位所有支出必须在本年度预算安排额度之内。
无特殊情况，一般不得办理无计划、超预算的支出。
特殊情况下的预算外支出，必要时需经开会讨论研究同意，并在当年预算内调整。
（二）支出范围与标准确定
1、大型活动（会议、培训、宣传等）费报销
本单位举办的大型活动（会议、培训、宣传招募等），由承办科室事先编制活动经费预算，经审核同意后实施。
报销时，除发票外，应附会议通知、会议议程、参会人员签到表、会议经费结算清单等相关手续。
2、公务接待费报销
公务接待应由经办人员事先按照《公务接待审批单》的内容和要求，一次一单认真填写，必要时需经开会讨论同意，由分管财务领导审批。
公务接待费原则上实行公务卡实时结算，非定点单位最迟不得超过三个月。
3、购置费用报销
单位自行采购：
必须按发票规定的品名、数量、单价、金额等内容开具正规发票。
属低值易耗品管理范围的需询价采购，办理验收入库手续。
报销时，除发票外，需附报价单或合同、材料验收入库单等相关附件。
按审核权限经分管领导审核后，由分管财务领导审批，财务科办理报销手续。
政府集中采购：
属固定资产的要办理资产验收登记手续。
付款时，除发票外，需附相关附件（如采购合同、验收证明、材料验收入库单、工程竣工验收报告、中标通知书等），由分管财务领导审批后到财务科办理相关手续。
购置发票需每月向财务报账，做到采购发票与财务部门日清月结。
每月底，采购经办人将当月所有发票及入库单据汇总报至财务科。
发票按供货单位票据到本单位时间序时报账；入库单据必须与当月库房入库单一致。
超出时间的票据请采购经办人书面说明原因交领导审批。
所有采购发票超过6个月未向财务报批的，财务科不予接收，由采购人自行负责。
4、差旅费报销
需填写差旅费报销单，经出差人及科（室）长签字，报财务审核后，经分管财务领导审批报销。
多人一同出差的，需列明出差人员名单。
外出学习、培训、参会等，需附主办单位的通知文件及领导批示；有借款的应附借款单结算联。
5、维修维护费报销
设施设备的维修维护：
科室事先编制维修维护申请单，经专门人员认定签字，承办科室询价后报财务科备案，按审核权限审核。
报销时，除发票外，应附领导批准的申请单、费用明细结算清单等。
修缮及零星小工程：
五千元以上（含）的修缮及零星工程，应事前编制预算，报财务科备案，由领导审核，由分管领导签定合同或协议；五千元以下的修缮及零星工程，由分管领导审核并签定合同或协议。
工程竣工后，编报决算，凭合法正规原始凭证办理付款。
报销时，除发票外，需附工程明细清单、施工合同或协议、验收报告等相关附件。
6、劳务费支付
招标评审、设备搬运等劳务费支付：
由相关科室申请→承办科室明确费用额度→财务科制表→按额度规定由领导或分管领导审核→分管财务领导批准后发放。
劳务费原则上一次一付，及时结清，不得拖欠或累积。
（三）审批权限与审批流程
1、严格实行财务收支一支笔审批政策。
（1）财务收支审核权限：
2千元以上（含）由主要领导审核，2千元以下由分管领导审核；“三公经费”支出，由主要领导审核。
（2）重大收支项目（5万元以上），需经领导办公会集体研究同意方可实施，必要时应征求有关专业人士的意见。
（3）借款审批。
因公务需要预借款的，应事先填写三联借款单，列明借款事由，经领导审核后到财务科办理借款手续。
公务结束后，及时凭票据办理借款核销，借款凭据须附在记账凭证后。
2、对外所有涉及汇出、转出款项的经济往来，由经办人负责查询、报账和收回，防止资金积压和造成呆账。
3、所有经济往来超过一年、发票超过6个月期限未办结的，财务不再受理，由相关责任人自行负责。
特殊情况需报领导批准，方可支出。
4、财务报销程序：
经手人写明事由并签名→所在科（室）长签字证明→财务科负责人审核→根据审核权限经主要领导或分管领导审批→出纳办理资金收支。
（四）支出核算
1、本单位执行《行政单位会计制度》。
本单位的支出包括经费支出和拨出经费。
经费支出是指本单位自身开展业务活动使用各项资金发生的基本支出和项目支出。
拨出经费是指本单位纳入单位预算管理、拨付给所属单位的非同级财政拨款资金。
本单位的支出一般应当在支付款项时予以确认，并按照实际支付金额进行计量。
采用权责发生制确认的支出，应当在其发生时予以确认，并按照实际发生额进行计量。
第四节政府采购业务控制
第十四条本单位政府采购管理制度应涵盖预算与计划、需求申请与审批、过程管理、验收入库四个方面。
本单位应当建立健全政府采购预算与计划管理、政府采购活动管理、验收管理等政府采购内部管理制度。
（一）预算与计划
采购人在编制下一财政年度部门预算时，应当按照部门预算编制的要求，按该年度《安庆市政府集中采购目录和采购限额标准》编制政府采购预算。
1、采购人根据财政部门批复的政府采购预算（年度或追加），按照该年度《安庆市政府集中采购目录和采购限额标准》中的采购品目名称分别填写《安庆市政府采购项目资金核定表》，在每月20日前编制下一个月份的政府采购计划，上报主管部门，同时通知采购代理机构制订采购初步方案。
2、本单位对下属单位报来的政府采购计划及资金核定表进行审核，审核无误后连同本单位的政府采购计划和资金核定表于每月25日前集中报财政部门。
（二）申请与审批
先由本单位根据工作需求填报“政府采购申请表”，并经分管领导审核确定，领导、采购办要签审核意见，本单位根据采购内容和金额确认采购方式和采购单位。
1、申请报告：
根据年度计划，由各部门、科室提出申请填写所需设备物资的采购申请表，提出购置要求报采购办公室。
2、评估调研：
办公室在接到申请报告两周内，作供方评估、市场调研或政府集中采购咨询。
采购万元以上的大型、贵重仪器设备及常年使用的一次性耗材、试剂等物品应进行可行性论证报告，论证应由使用部门和质管部门人员参加。
3、审核批准：
由采购办公室将评估调研的情况报采购领导小组审批，审批中对品种、数量、质量、资金等提出原则性要求。
（三）过程管理
1、招标采购：
采购计划批准后，由采购办公室会同所需设备物资科室负责人或有关人员具体办理，招标采购中，应尽量采用公开招标上网公示或邀标采购的办法，招标报名时，供方应提供资质、产品证书等文字材料，符合条件供方方可报价竞标。
在保证质量、品质、用途的前提下，价格低的优先采购。
报采购领导小组同意后，予以公示7天。
在招标采购中，应尽量采用政府集中采购的方法。
2、政府集中采购的项目按《安庆市政府采购目录》执行，采购办公室负责提供品种、规格、质量需求、价格要求，由政府采购中心负责公开招标或在政府集中采购中规定的定点采购项目中，应按照定点采购的要求在定点的供方中择优确定。
3、签订合同：
在签订合同前，所有的供方资质、产品证书等文字资料应齐全备案。
合同中明确品质、数量、价格、运输、付款方式、到货日期、保修时间。
业务用一次性耗材、试剂及行政办公耗材供货合同期应在一年内。
合同期满重新招标采购，在使用中发生较大质量问题，可提前终止合同。
（四）验收入库
1、验收入库：
所有采购的设备物资均需验收入库，登记造册，验收时由采购办会同所需物品的科室负责人或仓库人员一起验收，有关科室按规定做好资产帐。
2、结算付款：
采购部门根据采购合同结算付款，如合同中有预付款的，可在货到前按规定予付款，结算时扣除，有维修保证金的，在一年期后付款。
采购发票必须是国家税务部门印发的正规发票。
第五节资产管理控制
第十五条本单位资产管理制度应涵盖资产购置、资产保管、资产使用、资产核算与处置四个方面。
单位应当对资产实行分类管理，建立健全资产内部管理制度。
（一）资产购置
根据《行政单位国有资产管理暂行办法》，坚持“统一领导，归口管理，层层负责；合理调配，管用结合，物尽其用”的原则，保证固定资产的安全完整，充分发挥其使用效能。
1、科室需要购置固定资产设备时，必须提前向办公室申报购置计划，报财务科备案，经办公室汇总，报领导办公会审议批准，列入年度财政预算。
2、固定资产购置应有单位招标采购小组牵头，按政府招标采购办法和单位质量体系管理规定办理。
自行询价采购品种单价1000元或总价5000元以上的，需出具询价函。
（二）资产保管
1、固定资产实施办公室统一管理下的部门使用管理责任制。
做到“统一管理、账物分管、责任到人、账物相符”。
按固定资产的明细进行分类核算。
办公室分工专人负责固定资产实物管理。
实物管理者按固定资产的具体分类建立固定资产明细账，记录各项资产的进出日期、数量、型号、价格、状态、存放地点和保管人等详细情况。
2、所有固定资产由办公室指定专人负责登记、验收、建档、建卡、调配、维修；
3、财务科设专人负责按品名、数量在办公室收集固定资产卡片，记录固定资产价值和数量，并分类设置固定资产明细账。
4、设备归口科室指定专人负责设备的操作使用、维护保养、日常保管。
（三）资产使用
固定资产使用部门，必须建立健全固定资产使用、管理、维护和赔偿制度。
应落实安全防护措施，做好防火、防盗、防暴、防潮、防尘、防锈、防蛀等工作，按照制度要求对固定资产进行维护、定期检测或修缮，确保完好和使用安全。
1、对精密贵重以及容易发生安全事故的仪器设备，使用部门应制定具体操作规程，指定专人进行管理、操作。
2、对购置大型精密贵重仪器设备、文物、陈列品以及基建过程中形成的各类文件资料，使用部门必须及时收集、整理，妥善保管，编号存档。
3、本单位固定资产一般不得对外出租、出借，确需出租、出借的，应由出借部门提出申请，使用部门审核后，报单位领导审批。
收回时应进行勘验。
出租、出借固定资产取得的收入，应及时足额上缴财务科。
4、建立固定资产使用情况检查和考核制度，对长期闲置、利用率低下的固定资产及时进行合理调配，提高利用率。
各部门在使用时要严格执行技术操作流程并注意维护保养。
固定资产实物分配到部门，责任到人。
各部门主管对本部门固定资产保管、使用、维护负总责，使用和保管人负第一责任。
因保管、使用不当而丢失、损坏的，责任人应予以赔偿。
（四）资产核算与处置
1、资产核算
本单位国有资产是指由本单位占有、使用的，依法确认为国家所有、能以货币计量的各种经济资源的总和。
其内容包括国家拨给本单位的资产、本单位按照国家政策规定运用国有资产组织收入形成的资产，以及接受捐赠和其他经法律确认为国家所有的资产。
其表现形式为固定资产、流动资产、无形资产和对外投资等。
（1）固定资产是指一般设备单位价值在2000元以上，使用期限在一年以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。
单位价值虽未达到规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资，亦作为固定资产管理。
（2）流动资产指可以在一年以内变现或者耗用的资产，包括现金、各种存款、应收及预付款、存货等。
（3）无形资产指不具有实物形态而能为使用者提供某种权利的资产，包括专利权、商标权、著作权、非专利技术、商誉以及其他财产权利。
（4）对外投资指本单位利用货币资金、实物、无形资产等向其他单位的投资。
（5）其他资产指本单位接受捐赠和其他经法律确认为本单位所有的资产。
本单位固定资产按下列规定计价：
（1）购入、调入的固定资产，按实际支付的价款以及为使固定资产达到预期工作状态所支付的包装费、运杂费、安装费及车辆购置附加费等计价；
（2）自行购建的固定资产，验收合格后，按建造所用全部相关支出计价；
（3）在原固定资产基础上进行改建、扩建和增建的固定资产，应按改建、扩建和增建所；
（4）发生的支出减去改建、扩建和增建过程中的变价收入后的净增加值，增计固定资产原价；
（5）融资租入的固定资产，按租赁协议确定的价款、运杂费、安装费等计价；
（6）接受捐赠的固定资产，按照同类固定资产的市场价格或根据捐赠者所提供的有关凭据，以及接受固定资产时发生的相关费用计价；
（7）盘盈的固定资产，按重置价值计价；
（8）交换取得的固定资产，按各自的原值或重置价值计价；
（9）其他单位投资转入的固定资产，按评估价值或者合同、协议计价；
（10）已经投入使用但尚未办理移交手续的固定资产，可先按暂估价计价，待核定实际价值后再进行调整。
已经入账的固定资产，除发生下列情况外，不得任意变化其价值。
（1）根据国家规定对固定资产价值重新估价；
（2）增加补充设备或改良装置；
（3）将固定资产的一部分拆除；
（4）根据实际价值调整原来的暂估价值；
（5）发现原固定资产记账有误。
2、资产处置
固定资产的处置是指本单位对各类固定资产进行产权转移或注销的行为。
包括调拨、出售、投资、报废、报损等。
处置固定资产按照以下程序办理：
（1）固定资产需处置时由使用部门提出申请并填写固定资产处置报告单，办理处置手续；
（2）办公室组织技术鉴定，提出处理意见经分管领导签署意见后，报主要领导或单位行政会议批准；
（3）办公室、财务科根据领导批复，按照行政单位国有资产处置的有关规定，处置固定资产。
本单位处置固定资产按以下权限办理。
（1）以下固定资产须经上级部门审批处置：
房屋建筑物、车辆的处置；合计原值超过5万元（含5万元）的固定资产报废、报损的处置。
（2）处置上述标准以下的固定资产，由办公室、财务科审核后，报领导或行政会议审批。
处置固定资产的收入应及时、足额地上缴财政部门，任何部门和个人不得截留、挪用。
第六节建设项目控制
第十六条本单位建设项目管理制度应涵盖项目立项与审核、概算预算、招标投标、工程变更、资金控制、验收与决算等方面。
（一）立项与审核
1、基建项目的立项应根据本单位发展总体规划需要，由本单位安排基建管理部门进行调查、预算、分析，编报项目建议书，经本单位基建监督小组研究讨论后报领导审批，财务部门根据已批准项目建议书的概算，计划安排项目经费。
2、项目建议书批准后，本单位基建管理部门委托有资质的设计、咨询单位（设计招标的，由中标设计单位）对基建工程项目在技术、工程、经费和外部协作等方面进行可行性分析，提出最佳设计方案的可行性研究报告。
基建监督小组要对设计方案的可行性、经济性和实用性等方面进行审查，提出修改建议，确保基建工程顺利实施。
（二）概算预算
1、初步设计（总概算）
可行性研究报告批准后，设计单位按照批准的可行性研究报告的要求，编制初步设计（总概算）。
初步设计批准后，其设计总概算的金额即为工程投资的最高限额，未经批准不得随意突破。
确因不可抗拒因素造成投资突破设计概算时，需上报原批准部门审批。
2、施工图设计（预算）
初步设计批准后，本单位与设计单位（或中标设计单位）签订“工程设计协议书”，组织施工图设计。
施工图设计应严格按照相关部门提供的工程使用功能、建筑标准、单位平方米造价、总概算的最高限额、地质勘察、水文等资料进行设计。
3、施工图设计审查（图纸会审）
基建工程项目图纸的审查，由本单位基建监督小组按国家规定的组织形式和要求，组织有关单位、部门的专业人员对图纸进行会审。
会审的原则、依据、内容和会审办法按国家的有关规定实施。
（三）招标投标
基建工程项目招标（包括公开招标、邀请招标、议标）管理主要是为了有助于按期完工、保证工程质量、降低工程造价、提高投资效益。
因此，除按规定的程序、方法组织招标外，本单位基建监督小组应全过程地参加监督管理。
1、招标前。
首先要审查招标文件的表述内容是否准确，特别是建筑项目面积、总高度等重要数据是否明确；其次要审查单位要求施工企业给予工程建设的优惠条件，包括总造价下浮的标准、综合费取费标准下浮等级、工程付款情况、对质量等级的承诺等关键性问题。
在投标单位进行投标前，基建监督小组应研究中标方案
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