时间与个人成效管理.docx
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时间与个人成效管理
时间与个人成效管理
关于时间管理的认知
☞什么是时间？
✧时间是为了达成某些事情或愿望而所需通过的媒体
✧时间是五种最重要的资源之一，如果你懂得灵活的控制和运用时间，你便懂得如何投资分配你的时间来获取最高回报，同时也会直接影响你运用其余的资源
☞时间的特性？
•公平不偏：
时间面前人人平等；
•无法储存：
时间只能供你运用不能供你储存；
•无法追回：
在未发明“时间机器”前，时间是无法追回的；
•不能分割：
时间与生活无法分开，我们的一言一行都在消耗时间。
时间管理的三大陷阱
•盲目---目标模糊，永远不做决定，也不知到自己要什么；
•忙乱---责任头绪太多、不知道做什么更有价值，不愿意改变某些习惯；
•茫然---没有结果，或者结果不是你要的。
☞
☞效率与效能——时间的成效观念
✧是在单位时间内提高工作效率吗？
✧注重单位时间的效能？
✧单位时间的效率？
✧我们每个人都拥有一样多的时间，然而，并不是每个人都能用好时间，如何利用时间去创造最大的价值?
☞时间管理的定义与内涵
✧时间管理的定义
选择你认为最有价值的事情，并承诺在指定时限内完成它
“WHATTODOANDWHENTODO”
✧时间管理的内涵——选择管理
寻找更大的发挥时间价值的方法
决定命运的是你的选择!
☞应变（REACTIVE）VS制变（PROACTIVE）
✧应变：
随环境及外界的变化掌控
✧制变：
自我负责、自我掌控
主动选择+承担责任
❑时间与你的职业发展周期
职业前期
职业中期
职业后期
描述
20-28岁，学会自己做事、被同事接受，获得成功和失败的经验
一般在30-40岁，个人绩效可能提高、也可能不变或降低
45-55岁，中期继续发展者可以安然处之，生涯开发停滞或衰退者将面临困境
任务
工作的挑战性，在某个领域形成技能、开发创造力和革新精神
技术更新、培训和指导的能力，转入需要新技能的新工作，开发更广阔的工作视野
计划退休、从权力转向咨询角色、确认和培养继承人、从事公司以外的活动
要求
学会面对失败、处理混乱局面和竞争关系，处理工作家庭的冲突，学习自主
表达中年的感受、重新思考自我与工作、家庭的关系
看到自己的工作成为别人的平台、支持和咨询、在公司外部的活动中找到自我的统一
学习
重点
专业工作技能、知识、自我管理能力
更新技能、态度、指导（管理）他人的能力，开发新的工作兴趣、跨业学习
了解新的信息、观念
❑
规划自己的职业发展
思考发展
把握机会
全力配合上级完成业绩让组织更多地了解自己
考虑横向发展和持续发展
创造机会
确定目标
做好准备
调整心态尽职尽责地完成好你目前的工作为自己确定一个目标
用优良的业绩证明自己的能力争取更多的机会
努力工作利用时间认真学习不断充实完善自己
☞选择目标——管理时间第一步
✧以终为始——成功的基础
✧没有目标，生活中大部分活动是没有意义的，我们也没有好好管理时间的动力，因为所有事情的价值是无法区分的
✧只有在了解到自己最需要什么，才能知道哪一个选择最有价值，哪一个选择最正确，我们才能真正把握自己，在有限的时间内做有价值的事情
☞有效的目标
✧用正面词语组成
✧符合“三赢”原则
Specific明确的
Maesurable可测量的
Attainable可达成的
Realistic合乎现实的
Timely有时限的
☞目标与成功
•目标是基于你的价值观，个人目标是否能达成，是基于你成功的定义；
成功的最佳定义：
•成功是一个人针对着目标，全力以赴，循序渐进，最终完成的过程
•知道自己要去那里,然后才能到达那里
•空间有限,目标无限
•花盆实验
❑分析我们的时间
一年365天、一天24小时、每天工作8小时，这对每一位员工都习以为常。
但你是否知道你的一天24小时是怎样被分割和利用的吗？
许多专家学者经过对众多员工的观察与分析，总结出了人们在24小时内对时间的分配和利用情况。
项目
时间
％
电话
0.5
6.25%
工作
4
50%
与人交流
1
12.5%
参加学习/培训/会议
0.5
6.25%
交通
1
12.5%
其它
1
12.5%
8小时
24小时
项目
时间
％
睡觉
7
29%
吃饭
1.5
6%
工作
8
33%
个人打理
1
4%
娱乐
2
8%
走路
1
4%
家务
1
4%
其它
2.5
10%
☞优先矩阵—时间管理第二步
✧分辩重要和紧迫，确定轻重缓急
✧将既重要又紧迫的事优先完成
✧最重要的：
根据事项对你的价值排出优先次序
✧优先：
必须为要完成的事情设定期限
✧完成：
重视的是成果而非过程
☞区别事情的优先秩序
✧重要性：
事影响面有多大，后果的严重程度
✧紧迫性：
必须完成的时间的远近
重要
紧急
不重要
不紧急
☞四象限工作性质分析
紧急
不紧急
重
要
I
·经营危机、大客户投诉、媒介报道
·紧急、危机状况
·与经营有关的迫切问题
·限期完成的重要工作
II
·准备工作计划
·预防措施
·澄清价值观
·人际关系的建立
·增强自己的能力
不重要
III
·造成干扰的事、电话、信件、报告
·会议
·许多迫在眉睫的急事
·符合别人期望的事
IIII
·忙碌琐碎的事
·广告函件
·电话、邮件
·逃避性活动
想想自己每天在四个象限上分别花了多少时间！
时间管理的关键：
控制事件
如果你不控制事件，事件将控制你
偏重第一象限：
压力人
偏重第二象限：
从容人
偏重第三象限：
无聊人
偏重第四象限：
无用人
预防胜于治疗：
应尽量避免紧急的事件
☞PARETORINCIPLE：
80/20RULE
时间效果
80%的价值来自20%的事物；而余下的20%的价值则来自80%的事物。
☞聪明的工作习惯
✧着眼于和你的与目标有关的任务而不单纯是工作描述罗列的所有任务
✧关键事项法：
20%的投入（活动），可以有80%的收获
✧为企业和组织的价值观、你的价值观而做最大的投入
☞罗盘+时钟=时间管理
☞自我控制—时间管理第三步
✧计划管理
Ä试图完成过多的工作或不切实际的时间预算
Ä“消防救火”式或“危机型”管理
Ä没有目标、优先次序、每日计划
Ä拖延（害怕失败、完美主义、厌倦）
检视一下无处不在的“时间杀手”！
☞计划管理需要克服的心态
✧面对宏大的目标，害怕失败的心态
✧完美主义导致的拖延心态
✧困难带来的厌倦心态
蚂蚁吃大象原理
☞有效运用工具做计划
✧此事花多少时间，取决于该项工作的重要性，该项工作何时完成取决于该项工作急迫性
✧管理今天的时间，运用第四代时间管理
管理明天的时间，运用第2象限管理
总结昨天的时间，检讨第2、3象限用了多少时间，吸取教训，改进措施
✧运用《每周工作计划书》管理你的时间
计算你的时间（允许有一定的弹性）
平衡你的时间（找出与目标有关联的）
分配你的时间（每天从最重要的开始做）
✧集中时间，解决第二象限的重要事项
✧善于运用零星时间，集中相同的事项一起做
✧系统管理你的时间，善于用好别人的时间
✧充分运用现代管理工具，例如电脑、信息管理系统提高时间利用效率
☞环境管理
Ä电话打扰
Ä频繁的会议
Ä不速之客
Ä缺乏自我约束
Ä办公桌杂乱无章
Ä不善于拒绝
✧文件管理混乱
Ä科学的立卷与储存
Ä设立足够的文件夹，定时装订或移交
Ä根据4D的原则处理所有文件
Ä案头文件柜分待处理的和已处理的
Ä下班前整理台案，把文件和物品放回原位
✧会议太多
Ä只请有必要的人士出席
Ä如果此会与你无关，可商议不列席
Ä准备或要求一份有效的会议议程
Ä准时开会，准时散会
Ä完善会议记要
Ä在定立会议日前，问自己能否用电话或备忘录取代会议
☞说“不”的四步曲
✧聆听对方，理解和感受对方的想法
✧找到合适的理由，以免被理解为借口
✧及时说“不”，以免继续产生更大的误会
✧提供可选择的方法，表示你的诚意
在最合适的时间内做合适的事情
自我承诺：
•在今后的21天里选7天记录自己的时间是怎样运用的；
•每周花30分钟时间回顾上周工作情况，安排下周计划；
•在21天内写下一个长期目标；
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