建设工程文件归档整理规范.docx
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建设工程文件归档整理规范
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联合发布
UDC
中华人民共和国国家标准
PGB/T50328-2001
建设工程文件归档整理规范
Codeforconstructionprojectdocument
filingandarrangement
20020110发布20020501实施
中华人民共和国建设部
国家质量监督检验检疫总局
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中华人民共和国国家标准
建设工程文件归档整理规范
GB/T503282001
主编部门:
中华人民共和国建设部
批准部门:
中华人民共和国建设部
施行日期:
2002年5月1日
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关于发布国家标准
建设工程文件归档整理规范的通知
建标[2002]8号
根据我部关于印发二至二一年度工程建设国家标准制订修订
计划的通知（建标[2001]87号）的要求由建设部会同有关部门共同制订的建设
工程文件归档整理规范经有关部门会审批准为国家标准编号为GB/T50328
2001自2002年5月1日起施行
本规范由建设部负责管理建设部城建档案工作办公室负责具体技术内容的解释
建设部标准定额研究所组织中国建筑工业出版社出版发行
中华人民共和国建设部
2002年1月10日
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前言
本规范是我部关于印发二至二一年度工程建设国家标准制定
修订计划的通知（建标[2001]87号）的要求由建设部城建档案工作办公室会同有
关城建档案馆共同编制而成的
在编制过程中规范编制组开展了专题研究进行了比较广泛的调查研究总
结了多年来建设工程文件归档整理工作的经验参考中华人民共和国国家标准
GB/T118222000科学技术档案案卷构成的一般要求并以多种方式广泛征求了
全国有关单位的意见对主要问题进行了反复修改最后经审定定稿
本规范主要规定的内容有:
工程文件的归档范围及质量要求工程文件的立卷
工程文件的归档工程档案的验收与移交
本规范将来可能需要进行局部修订有关局部修订的信息和条文内容将刊登在
工程建设标准化杂志上
为了提高本规范质量请各单位在执行本规范的过程中注意总结经验积累
资料随时将有关的意见和建议寄给建设部城建档案工作办公室（地址:
北京三里河路
9号邮编:
100835）以供今后修订时参考
本规范主编单位:
建设部城建档案工作办公室
本规范参编单位:
北京市城建档案馆南京市城建档案馆重庆市城建档案馆
广州市城建档案馆
本规范主要起草人:
王淑珍姜中桥苏文周健民周汉羽蔡艳红
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目次
1总则................................................................................6
2术语................................................................................7
3基本规定.....................................................................9
4工程文件的归档范围及质量要求......................................10
4.1工程文件的归档范围...........................................................10
4.2归档文件的质量要求...........................................................10
5工程文件的立卷......................................................12
5.1立卷的原则和方法..........................................................12
5.2卷内文件的排列..................................................................12
5.3案卷的编目.........................................................................12
5.4案卷装订.......................................................................14
5.5卷盒卷夹案卷脊背...........................................................14
6工程文件的归档..............................................................15
7工程档案的验收与移交....................................................16
附录A建设工程文件归档范围和保管期限表....................1
附录B卷内目录式样.......................................................33
附录C卷内备考表式样....................................................34
附录D案卷封面式样........................................................35
附录E案卷脊背式样.......................................................36
本规范用词说明.....................................................................37
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1总则
1.0.1为加强建设工程文件的归档整理工作统一建设工程档案的验收标准建立
完整准确的工程档案制定本规范
1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收专业工程
按有关规定执行
1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外尚应执行现行有关标准的规定
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2术语
2.0.1建设工程项目（constructionproject）
经批准按照一个总体设计进行施工经济上实行统一核算行政上具有独立组
织形式实行统一管理的工程基本建设单位它由一个或若干个具有内在联系的工
程所组成
2.0.2单位工程（singleproject）
具有独立的设计文件竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程并构
成建设工程项目的组成部分
2.0.3分部工程（subproject）
单位工程中可以独立组织施工的工程
2.0.4建设工程文件（constructionprojectdocument）
在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录包括工程准备阶段文件监理
文件施工文件竣工图和竣工验收文件也可简称为工程文件
2.0.5工程准备阶段文件（seedtimedocumentofaconstructionproject）
工程开工以前在立项审批征地勘察设计招投标等工程准备阶段形成的文件
2.0.6监理文件（projectmanagementdocument）
监理单位在工程设计施工等监理过程中形成的文件
2.0.7施工文件（constructingdocument）
施工单位在工程施工过程中形成的文件
2.0.8竣工图（as-bui1ddrawing）
工程竣工验收后真实反映建设工程项目施工结果的图样
2.0.9竣工验收文件（handingoverdocument）
建设工程项目竣工验收活动中形成的文件
2.0.10建设工程档案（projectarchive）
在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字图表声像等各种形式的历史记录也可简称工程档案
2.0.11案卷（file）
由互有联系的若干文件组成的档案保管单位
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2.0.12立卷（filing）
按照一定的原则和方法将有保存价值的文件分门别类整理成案，卷亦称组卷
2.0.13归档（puttingintorecord）
文件形成单位完成其工作任务后将形成的文件整理立卷后按规定移交档案
管理机构
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3基本规定
3.0.1建设勘察设计施工监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程
建设管理的各个环节和有关人员的职责范围
3.0.2在工程文件与档案的整理立卷验收移交工作中建设单位应履行下列职责:
1在工程招标及与勘察设计施工监理等单位签订协议合同时应对工
程文件的套数费用质量移交时间等提出明确要求
2收集和整理工程准备阶段竣工验收阶段形成的文件并应进行立卷归档
3负责组织监督和检查勘察设计施工监理等单位的工程文件的形成
积累和立卷归档工作也可委托监理单位监督检查工程文件的形成积累和立卷
归档工作
4收集和汇总勘察设计施工监理等单位立卷归档的工程档案
5在组织工程竣工验收前应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预
验收未取得工程档案验收认可文件不得组织工程竣工验收
6对列入城建档案馆（室）接收范围的工程工程竣工验收后3个月内向当地
城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程移交
3.0.3勘察设计施工监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单
位移交
3.0.4建设工程项目实行总承包的总包单位负责收集汇总各分包单位形成的工
程档案并应及时向建设单位移交各分包单位应将本单位形成的工程文件整理
立卷后及时移交总包单位建设工程项目由几个单位承包的各承包单位负责收集
整理立卷其承包项目的工程文件并应及时向建设单位移交
3.0.5城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督检查指导在
工程竣工验收前应对工程档案进行预验收验收合格后须出具工程档案认可文
件
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4工程文件的归档范围及质量要求
4.1工程文件的归档范围
4.1.1对与工程建设有关的重要活动记载工程建设主要过程和现状具有保存价
值的各种载体的文件均应收集齐全整理立卷后归档
4.1.2工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A的要求
4.2归档文件的质量要求
4.2.1归档的工程文件应为原件
4.2.2工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察设计施工监理等
方面的技术规范标准和规程
4.2.3工程文件的内容必须真实准确与工程实际相符合
4.2.4工程文件应采用耐久性强的书写材料如碳素墨水蓝黑墨水不得使用易
褪色的书写材料如:
红色墨水纯蓝墨水圆珠笔复写纸铅笔等
4.2.5工程文件应字迹清楚图样清晰图表整洁签字盖章手续完备
4.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm210mm）图纸宜采
用国家标准图幅
4.2.7工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大耐久性强的纸张图纸一般
采用蓝晒图竣工图应是新蓝图计算机出图必须清晰不得使用计算机出图的复
印件
4.2.8所有竣工图均应加盖竣工图章
1竣工图章的基本内容应包括:
竣工图字样施工单位编制人审核人
技术负责人编制日期监理单位现场监理总监
2竣工图章示例如下（图4.2.8）:
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3竣工图章尺寸为:
50mm80mm
4竣工图章应使用不易褪色的红印泥应盖在图标栏上方空白处
4.2.9利用施工图改绘竣工图必须标明变更修改依据凡施工图结构工艺平
面布置等有重大改变或变更部分超过图面1/3的应当重新绘制竣工图
4.2.10不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法（GB/10609.389）
统一折叠成A4幅面（297mm210mm）图标栏露在外面
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5工程文件的立卷
5.1立卷的原则和方法
5.1.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律保持卷内文件的有机联系便于档案
的保管和利用
5.1.2一个建设工程由多个单位工程组成时工程文件应按单位工程组卷
5.1.3立卷可采用如下方法:
1工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件监理文件施工文件
竣工图竣工验收文件5部分
2工程准备阶段文件可按建设程序专业形成单位等组卷
3监理文件可按单位工程分部工程专业阶段等组卷
4施工文件可按单位工程分部工程专业阶段等组卷
5竣工图可按单位工程专业等组卷
6竣工验收文件按单位工程专业等组卷
5.1.4立卷过程中宜遵循下列要求:
1案卷不宜过厚一般不超过40mm
2案卷内不应有重份文件不同载体的文件一般应分别组卷
5.2卷内文件的排列
5.2.1文字材料按事项专业顺序排列同一事项的请示与批复同一文件的印本
与定稿主件与附件不能分开并按批复在前请示在后印本在前定稿在后
主件在前附件在后的顺序排列
5.2.2图纸按专业排列同专业图纸按图号顺序排列
5.2.3既有文字材料又有图纸的案卷文字材料排前图纸排后
5.3案卷的编目
5.3.1编制卷内文件页号应符合下列规定:
1卷内文件均按有书写内容的页面编号每卷单独编号页号从1开始
2页号编写位置:
单面书写的文件在右下角双面书写的文件正面在右下角
背面在左下角折叠后的图纸一律在右下角
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3成套图纸或印刷成册的科技文件材料自成一卷的原目录可代替卷内目录
不必重新编写页码
4案卷封面卷内目录卷内备考表不编写页号
5.3.2卷内目录的编制应符合下列规定:
1卷内目录式样宜符合本规范附录B的要求
2序号:
以一份文件为单位用阿拉伯数字从1依次标注
3责任者:
填写文件的直接形成单位和个人有多个责任者时选择两个主要责
任者其余用等代替
4文件编号:
填写工程文件原有的文号或图号
5文件题名:
填写文件标题的全称
6日期:
填写文件形成的日期
7页次:
填写文件在卷内所排的起始页号最后一份文件填写起止页号
8卷内目录排列在卷内文件首页之前
5.3.3卷内备考表的编制应符合下列规定:
1卷内备考表的式样宜符合本规范附录C的要求
2卷内备考表主要标明卷内文件的总页数各类文件页数（照片张数）以及立
卷单位对案卷情况的说明
3卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后
5.3.4案卷封面的编制应符合下列规定:
1案卷封面印刷在卷盒卷夹的正表面也可采用内封面形式案卷封面的式
样宜符合附录D的要求
2案卷封面的内容应包括:
档号档案馆代号案卷题名编制单位起止日期
密级保管期限共几卷第几卷
3档号应由分类号项目号和案卷号组成档号由档案保管单位填写
4档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号档案馆代号由档案馆填写
5案卷题名应简明准确地揭示卷内文件的内容案卷题名应包括工程名称
专业名称卷内文件的内容
6编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者
7起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期
8保管期限分为永久长期短期三种期限各类文件的保管期限详见附录A
永久是指工程档案需永久保存
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长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命
短期是指工程档案保存20年以下
同一案卷内有不同保管期限的文件该案卷保管期限应从长
9密级分为绝密机密秘密三种同一案卷内有不同密级的文件应以高密
级为本卷密级
5.3.5卷内目录卷内备考表案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作幅面
统一采用A4幅面
5.4案卷装订
5.4.1案卷可采用装订与不装订两种形式文字材料必须装订既有文字材料又
有图纸的案卷应装订装订应采用线绳三孔左侧装订法要整齐牢固便于保管
和利用
5.4.2装订时必须剔除金属物
5.5卷盒卷夹案卷脊背
5.5.1案卷装具一般采用卷盒卷夹两种形式
1卷盒的外表尺寸为310mm220mm厚度分别为20304050mm
2卷夹的外表尺寸为310mm220mm厚度一般为2030mm
3卷盒卷夹应采用无酸纸制作
5.5.2案卷脊背
案卷脊背的内容包括档号案卷题名式样宜符合附录E
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6工程文件的归档
6.0.1归档应符合下列规定:
1归档文件必须完整准确系统能够反映工程建设活动的全过程文件材
料归档范围详见附表A文件材料的质量符合4.2的要求
2归档的文件必须经过分类整理并应组成符合要求的案卷
6.0.2归档时间应符合下列规定:
1根据建设程序和工程特点归档可以分阶段分期进行也可以在单位或分部
工程通过竣工验收后进行
2勘察设计单位应当在任务完成时施工监理单位应当在工程竣工验收前
将各自形成的有关工程档案向建设单位归档
6.0.3勘察设计施工单位在收齐工程文件并整理立卷后建设单位监理单位
应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整准确系统情况和案卷质量进行
审查审查合格后向建设单位移交
6.0.4工程档案一般不少于两套一套由建设单位保管一套（原件）移交当地城建
档案馆（室）
6.0.5勘察设计施工监理等单位向建设单位移交档案时应编制移交清单
双方签字盖章后方可交接
6.0.6凡设计施工及监理单位需要向本单位归档的文件应按国家有关规定和本
规范附录A的要求单独立卷归档
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7工程档案的验收与移交
7.0.1列入城建档案馆（室）档案接收范围的工程建设单位在组织工程竣工验收前
应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收建设单位未取得城建档案管理机
构出具的认可文件不得组织工程竣工验收
7.0.2城建档案管理部门在进行工程档案预验收时应重点验收以下内容:
1工程档案齐全系统完整
2工程档案的内容真实准确地反映工程建设活动和工程实际状况
3工程档案已整理立卷立卷符合本规范的规定
4竣工图绘制方法图式及规格等符合专业技术要求图面整洁盖有竣工图
章
5文件的形成来源符合实际要求单位或个人签章的文件其签章手续完备
6文件材质幅面书写绘图用墨托裱等符合要求
7.0.3列入城建档案馆（室）接收范围的工程建设单位在工程竣工验收后3个月内
必须向城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案
7.0.4停建缓建建设工程的档案暂由建设单位保管
7.0.5对改建扩建和维修工程建设单位应当组织设计施工单位据实修改补
充和完善原工程档案对改变的部位应当重新编制工程档案并在工程竣工验收
后3个月内向城建档案馆（室）移交
7.0.6建设单位向城建档案馆（室）移交工程档案时应办理移交手续填写移交目
录双方签字盖章后交接
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附录A建设工程文件归档范围和保管期限表
保存单位和保管期限
序号归档文件建设
单位
施工
单位
设计
单位
监理
单位
城建档
案馆
工程准备阶段文件
一立项文件
1项目建议书永久
2项目建议书审批意见及前期工作通知书永久
3可行性研究报告及附件永久
4可行性研究报告审批意见永久
5关于立项有关的会议纪要领导讲话永久
6专家建议文件永久
7调查资料及项目评估研究材料长期
二建设用地征地拆迁文件
1选址申请及选址规划意见通知书永久
2
用地申请报告及县级以上人民政府城乡
建设用地批准书
永久
3拆迁安置意见协议方案等长期
4建设用地规划许可证及其附件永久
5划拨建设用地文件永久
6国有土地使用证永久
三勘察测绘设计文件
1工程地质勘察报告永久永久
2
水文地质勘察报告自然条件地震调
查
永久永久
3建设用地钉桩通知单（书）永久
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续附录A表
保存单位和保管期限
序号归档文件建设
单位
施工
单位
设计
单位
监理
单位
城建档
案馆
4地形测量和拨地测量成果报告永久永久
5
申报的规划设计条件和规划设计条件
通知书
永久长期
6初步设计图纸和说明长期长期
7技术设计图纸和说明长期长期
8审定设计方案通知书及审查意见长期长期
9
有关行政主管部门（人防环保消防
交通园林市政文物通讯保密河
湖教育白蚁防治卫生等）批准文件
或取得的有关协议
永久
10施工图及其说明长期长期
11设计计算书长期长期
12
政府有关部门对施工图设计文件的审
批意见
永久长期
四招投标文件
1勘察设计招投标文件长期
2勘察设计承包合同长期长期
3施工招投标文件长期
4施工承包合同长期长期
5工程监理招投标文件长期
6监理委托合同长期长期
五开工审批文件
1建设项目列入年度计划的申报文件永久
2
建设项目列入年度计划的批复文件或
年度计划项目表
永久
3规划审批申报表及报送的文件和图纸永久
4建设工程规划许可证及其附件永久
5建设工程开工审查表永久
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续附录A表
保存单位和保管期限
序号归档文件建设
单位
施工
单位
设计
单位
监理
单位
城建档
案馆
6建设工程施工许可证永久
7
投资许可证审计证明缴纳绿化建
设费等证明
长期
8工程质量监督手续长期
六财务文件
1工程投资估算材料短期
2工程设计概算材料短期
3施工图预算材料短期
4施工预算短期
七建设施工监理机构及负责人
1
工程项目管理机构（项目经理部）及负
责人名单
长期
2
工程项目监理机构（项目监理部）及负
责人名单
长期长期
3
工程项目施工管理机构（施工项目经
理部）及负责人名单
长期长期
监理文件
1监理规划
监理规划长期短期
监理实施细则长期短期
监理部总控制计划等长期短期
2监理月报中的有关质量问题长期长期
3监理会议纪要中的有关质量问题长期长期
4进度控制
工程开工复工审批表长期长期
工程开工复工暂停令长期长期
5质量控制
不合格项目通知长期长期
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续附录A表
保存单位和保管期限
序号归档文件建设
单位
施工
单位
设计
单位
监理
单位
城建档
案馆
质量事故报告及处理意见长期长期
6造价控制
预付款报审与支付短期
月付款报审与支
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