文秘的分类工作内容.docx

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文秘的分类工作内容

　　秘书在一个公司企业中是不可少的，对于的分类你了解有多少，今天给大家介绍的分类，欢迎大家阅读，

　　一、按职业分类

　　1、公务秘书

　　2、私人秘书。

　　二、按业务范围分类

　　1、通用秘书

　　2、行业秘书，

　　三、按工作岗位分类

　　1、综合秘书

　　2、专业秘书

　　四、按辅助对象分类

　　1、集体秘书

　　2、个人秘书秘书的分层

　　一、组织级别上区分

　　1、中央秘书层

　　2、地方秘书层

　　3、基层秘书层

　　二、从辅助功能上区分

　　1、决策辅助层秘书

　　2、事务处理层秘书

　　3、技术操作层秘书

　　三、从职位分类上区分

　　1、高级公务员层秘书

　　2、中级公务员层秘书

　　3、初级公务员层秘书秘书工作内容

　　一、文字工作，就是各种文稿的记录、撰拟和校核工作。

包括内容

　　1、文字记录

　　2、文稿的撰拟

　　3、文稿的校核，

　　二、文书工作，就是对来往文书的处理工作。

包括内容

　　1、发文处理

　　2、收文处理，

　　三、信息工作，就是信息的搜集、加工、专递和存贮工作。

包括内容

　　1、信息的加工

　　2、信息的提供。

　　四、协调工作，就是调整和改善部门与部门之间、工作与工作之间关系的工作。

包括内容

　　1、部门关系协调

　　2、工作协调。

　　五、督查工作，就是对决策实施、中心工作、重要布置及领导者交办事项的督促检查工作。

　　六、信访工作，就是处理人民群众来信和接待人民群众来访的工作。

包括内容

　　1、办信

　　2、接访。

　　七、议案和提案工作，就是对人大、政协和职代会锁提议案和提案的办理工作。

包括内容

　　1、议案的办理

　　2、提案的办理，

　　八、机要工作，就是经管重要秘密事项，使秘密特别使国家秘密不被泄露的工作。

包括内容

　　1、秘密文件的保密

　　2、会议的保密

　　3、办公设备的保密

　　九、会议工作，就是各种会议的筹备、组织和服务工作。

　　十、接待工作，就是对各类客人迎送、招待和服务工作

　　1、对外宾的接待

　　2、对内宾的接待。

　　十一、随从工作，就是领导者到异地观察、调研、开会和参观等服务性工作它包括外出前的准备、外出期间的安排和外出结束后的总结工作。

　　十二、值班工作，就是在机关值班室固定或轮流担任的工作。

　　十三、印信工作，就是机关印章、领导者名章和各种戳记等的刻制、使用和保管工作。

　　十四、通讯工作，就是对电话、电传和传真等通讯设备的操作与管理工作。

　　十五、其工作就是领导者临时交办的事项核对突发事件的处理。

　　秘书工作的作用

　　一、参谋助手作用，主要表现：

1、为领导工作出主意、想办法提预案

　　2、向领导机关提供资料、提供信息、提供咨询

　　3、做好事务工作，尽量减轻领导在工作上的负担。

　　二、沟通协调作用

　　三、督促检查作用。

　　秘书工作的一般特征

　　一、机要性与群众性相统

　　一二、综合性与专业性相统一。

　　三、事务性思想性相统一。

　　四、被动性与主动性相统一。

　　五、经常性与突击性相统一。

　　秘书工作的本质特征

　　一、贴近领导核心，辅助领导工作

　　1、从秘书与领导的工作关系来看，秘书工作具有贴近领导的特点。

　　2、从秘书工作的运行轨道看，秘书工作具有向心运动的特点

　　3、从秘书工作与领导工作的时间特征来看，秘书工作具有与领导工作同步运转的特点。

　　二、不在领导职位，参谋领导之政三没有领导权力，隐含领导权力。

　　四、贯彻领导意图，反映群众利益秘书学的相关学科

　　一、决策学

　　二、管理学

　　三、行政学

　　四、文书学

　　五、应用写作学

　　六、心理学

　　七、公共关系学。

　　秘书工作的起源

　　一、转说中的秘书工作

　　二、有文字记载的秘书工作

　　三、产生秘书工作的条件我国秘书工作的发展

　　一、西周至春秋战国时期

　　二、秦汉时期

　　三、魏晋南北朝时期

　　四、隋唐时期

　　五、宋元时期

　　六、明清时期

　　七、辛亥革命时期

　　八、国民到政府时期

　　九、中国共产党建党初期及抗日战争时期

　　十、解放战争时期国外秘书概况美国

　　一、美国对秘书的定义

　　1、全面处理公司行政工作，以减轻公司管理人员较次要的行政事务及办公室工作

　　2、能够运用速记记录口供

　　3、能够使用翻译机将口述或复制的记录信息译成文字

　　4、安排上司的约见并就此提醒上司

　　5、接待办公室的来访客人

　　6、接打电话

　　7、处理是上司的重要私人邮件，撰写日常信函

　　8、对办公室奇特工作人员进行监督

　　9、整理公司人事档案。

　　二、美国秘书分类

　　1、行政秘书

　　2、信函秘书。

　　日本

　　一、日本对秘书的定义

　　1、指“帮助上司处理各种事务的公务员”，即私人秘书

　　2、指政府机关和社会团体中日常事务的负责人。

　　二日本秘书的分类

　　1、见习秘书

　　2、初级秘书

　　3、中级秘书

　　4、高级秘书英国

　　一、英国秘书定义

　　1、公司、企业、办事处、营业厅中的雇员，其职责为处理通信、整理记录、安排会见，往往是有地位、有财富人士的助手

　　2、非赢利团体的负责人

　　3、政府官员。

　　二、英国秘书的分类

　　1、国家秘书

　　2、高级秘书

　　3、私人秘书。

　　俄罗斯

　　一、俄罗斯秘书的职责

　　1、做好速记工作

　　2、接受和整理来文，并在适当的时候整理发文

　　3、接打电话，组织接待，其中包括对访问者的接待和服务工作

　　4、做好领导人的活动日记，帮助领导人安排工作日程和活动计划，提醒领导人主义计划中等待解决的问题

　　5、安排领导人的公务旅行，并制定路线和计划

　　6、签收和登记公文，包括领导人的往来函件，装订文件及立卷

　　7、组织并参加会议服务工作，包括制定日程表和做好会议记录

　　8、即使处理领导办公室事务，使领导人摆脱大量繁杂的日常工作，保存好办公室内的文件和案卷

　　9、准确提供信息，即提供书本知识、参考资料以及载有所需情报和资料的其它文献，在领导可能感兴趣之处作出醒目标志

　　10、组织和领导属于秘书管辖下的全体业务员的工作

　　11、提供领导人和工作人员使用的问句与办公用品

　　12、制定一般性的规章制度。

　　二、俄罗斯秘书职位的要求

　　1、具备一定的业务技能

　　2、具有组织经验

　　3、可靠性、有效性和责任心强，愿意担负起领导人规定的大部分与办公室有关的任务，并保证可靠而有效的完成任务。

　　4、具有独立性和主动精神，能独立解决各种问题

　　5、善于外交，严守秘密，无论回答询问、电话交谈或与来访者交谈，都能遵守这些原则

　　6、工作准确严密，包括提供文件、安排会议准确无误

　　7、忠诚于领导，忠实于工作，特别是要同领导建立良好关系

　　8、注重个人形象和个人素质，着装整洁，性格温和，语言幽默，乐于助人，注意力集中，为人谦逊，求知欲强，酷爱阅读，工作上善于灵活应变。

　　秘书的政治素质

　　一、道德修养

　　1、道德意识修养

　　2、道德情感修养。

　　二、职业道德修养

　　1、新时期秘书的职业道德忠于职守，热爱本职服从领导兢兢业业，任劳任怨谦虚谨慎，办事公道。

实事求是，热情服务。

遵纪守法，廉洁奉公恪守信用，严守机密转变观念，勇于创新善于协调，严于管理刻苦学习，提高素质

　　2、其他应具有的道德素质如计算机技术或速记打字技术等秘书的知识素质

　　一、基础知识

　　二、专业知识

　　1、行业领域的专业知识

　　2、秘书工作的专业知识

　　三、秘书工作的相关知识

　　1、管理方面的知识2法律方面的知识

　　3、经济方面的知识

　　4、金融方面的知识

　　5、财税方面的知识秘书的心理素质与健康素质

　　一、心理素质

　　1、保持乐观而稳定的情绪在工作中充满活力

　　2、能充分认识自己公正的评价他人

　　3、有较强的事业心和目标意识

　　4、积极进取勇于探索刻意创新

　　5、意志坚韧，并善于自我克制

　　6、人格健全，有鲜明且较完善的性格

　　7、豁达宽容，自尊敬人遵守诺言，言行一致

　　8、乐于交往，建立并保持和谐的人际关系

　　9、能够做到个人行为同组织行为和公众利益协调一致

　　10、在变化的社会环境中能保持良好的心理顺应。

　　二、秘书的健康素质

　　1、人群健康德十项标准

　　2、秘书工作的恢复法椅子健美操上半身推或拉低身推或拉交替蹲坐办公桌推起秘书的情商与智商@

　　一、情商情商：

情商是指良好的道德情操;是乐观幽默的品行;

　　是具有克服困难的勇气;是自我激励、持之以恒的韧性;是同情关心他人的善良;是善于与人相处，把握自己和他人情感的能力。

、情商的构成

　　1、自我意识

　　2、自我激励

　　3、情绪控制

　　4、人际交往

　　5、对挫折的承受力

　　@

　　二、智商智商：

英文简称IQ，是通过测验测量出来的人的智力指数是受测者在智力测试上所得的分数，是一个人与相同智力年龄或同社会阶层的人相比较智力的高低，它反映了被测者在测验题目上的表现智商的构成

　　1、增强观察力

　　2、增强想象力

　　3、增强记忆力

　　4、增强思维能力

　　5、增强创造力《青年创业指南》中指出：

十二种素质：

适应能力、竞争性、自信、纪律、动力、诚实、组织、毅力、说服力、冒险、理解、视野。

美国的劳工部21世纪就业技能调查委员会提出五打能力：

统筹能力、合作及交际能力、获取并利用信息的能力、系统动作能力。

三大基础：

能力基础、思维基础、素质基础

　　秘书礼仪修养与形象

　　一、礼貌礼节的概念@礼貌：

是人与人在接触过程中，相互表示敬重和友好的行为。

@礼节：

是人们在日常生活中，特别是在交际场合，相互问候、致意、祝愿以及表示互相尊重的惯用形式

　　一、仪容具体作用体现

　　1、掩瑕扬瑜，美化形象

　　2、辅佐社交仪容修饰的主要内容

　　1、发式

　　2、面容

　　3、颈部

　　4、手部

　　二、仪表仪表美的注意事项

　　1、注意仪表的协调

　　2、注意色彩的搭配

　　3、注意场合

　　三、仪态交谈时一定要保持饱满的精神和自然大方的表情，以及亲切诚恳的态度。

　　与交谈者的目光应平视，举止、体态要合乎基本的礼仪规范谈话时，应尽量使用有声语言来表达，不要过分夸张的使用体态

　　动作谈到一时想不起来的事情时，不要过分的表现出紧张的神态失口、失态都是不礼貌的表现

　　二、话题的选择选择交谈者喜闻乐道的话题选择双方都熟悉的话题回避他人忌讳的话题

　　1、个人的私生活问题不宜交谈

　　2、令人不

　　快的事情不宜发生

　　3、涉及他人长短的话题不宜交谈

　　三、说话的艺术谈话指出要有必要的寒暄要注意态度真诚要注意语言精练要注意言辞有礼语速适中，语调柔和

　　四、聆听艺术

　　1、人阐发自己的意见时，作为听者要与说话人交流目光，适当

　　的点头或做一些手势，表示自己在注意倾听，不时的使用“哦”、“嗯”、“太好了”之类的语气词，已引起对方继续谈话的兴致

　　2、在聆听别人谈话时，要克服一些不良动作和姿态通过聆听，一方面可以得到必要的信息，另一方面是对方感到受到了重视正确的做法应该是

　　1、全神贯注，认真聆听

　　2、态度积极，适时呼应

　　3、表现亲切，自然应答秘书工作指导思想

　　一、三服务单位指导思想“三服务”努力为领导工作服务为同级和上下级领导机关服务为基层服务五个“必须”必须始终把马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想作为秘书工作的指南。

必须始终把讲政治、八将党的方针政策作为秘书工作的灵魂必须始终把围绕中心、服务大局作为秘书工作的主题必须始终把保持良好作风作为做好秘书工作的保证必须始终把与时俱进、开阔创新作为秘书部门工作的动力六个“意识”学习意识开拓意识服务意识效率意识激励意识清正意识

　　二、秘书工作新的“三个转变”

　　1、由习惯用手工操作，按部就班完成工作任务，想借助先进设备快速完成任务转变

　　2、由习惯用常规的办法完成工作任务，向采用超长的办法完成任务转变

　　3、由习惯凭老经验完成工作任务，向勇于探索新途径转变。

　　三\、秘书工作的“三化”即秘书工作规范化、制度化、科学化

　　四、做好参谋工作的原则参谋的原则

　　1、定位原则

　　2、超前原则

　　3、信息原则

　　4、协调原则

　　5、合法原则

　　6、忠诚原则做好参谋工作的方法

　　1、参谋不能越位

　　2、根据领导意图参谋

　　3、领会领导意图的方法直接观察与间接了解相结合加强沟通，善于运用多种信息沟通反方式加强听知能力的培养正确领会领导意图心细如发，掌握方法

　　4、决策前多参谋，决策后多反馈秘书接待工作的意义

　　一、扩大交往合作，转播本单位文化，塑造本单位的“形象品牌”

　　二、获得效益，牵线搭桥，架起合作的桥梁接待工作的基本原则

　　一、一般原则

　　1、诚恳热情

　　2、讲究礼仪

　　3、细致周到

　　4、俭省节约，按章办事

　　5、保守秘密

　　6、对口接待，分工负责

　　二、外事接待工作的基本原则

　　1、平等互利的原则

　　2、依法办事

　　的原则

　　3、内外有别的原则

　　4、文明礼貌的原则秘书接待工作礼仪

　　一、礼仪自身的特点

　　1、普遍性

　　2、继承性

　　3、差异性

　　4、融合性

　　二、礼仪的基本原则

　　1、宽容的原则

　　2、敬人的原则

　　3、自律的

　　原则

　　4、遵守的原则

　　5、适度的原则

　　6、真诚的原则

　　7、从俗的原则

　　8、平等的原则

　　三、一般接待礼仪

　　1、迎客礼仪

　　2、待客礼仪

　　3、送客礼仪

　　4、接待礼仪的注意事项是迎接宾客进行宾主介绍时，一般由礼宾人员或我方迎候人员中身份最高者率先将我方迎候人员按一定顺序一一介绍个客人，然后再由客人中身份最高者将客人按一定顺序介绍个主人是送别时可在贵宾室与宾客稍叙友谊，或举行专门的欢送仪式是在机场迎送宾客时送花颜色不拘，送女士花篮花环一般送男士。

花束和花篮也可送至宾客下达的旅馆。

　　四、接待准备1环境准备

　　2、接待工作心理准备

　　3、接待工作信息准备

　　五、接待工作的程序

　　1、热情迎客

　　2、诚恳待客

　　3、礼貌送客

　　4、接待工作的落实和检查

　　六、秘书沟通协调的特点

　　1、非权力支配性

　　2、非职责限定性

　　3、非确定地位性

　　4、认同疏导性

　　七、有效沟通的原则

　　1、可信赖原则

　　2、一致性原则

　　3、内容针对性原则

　　4、明确性原则

　　5、连贯性原则

　　6、选择已有渠道原则

　　7、适应接受者接受能力的原则

　　八、有效沟通的方法有效倾听

　　1、有效倾听的准备工作

　　2、有效倾听的方法

　　3、创造良好的倾听环境

　　4、克服有效倾听中的障碍有效提问

　　1、如何实现有效提问

　　2、如何有效自信的提出要求

　　3、如何礼貌的拒绝对方的要求

　　4、注意事项与不同对象的有效沟通

　　1、与上司沟通不要以自己的看法代替上司的治理，自作聪明只会适得其反传达上司的指令，有把握时机和场合向上司汇报工作有突出重点，删繁就简，言简意赅，并恭请上司点评

　　4、批评领导时要注意维护其威信

　　5、注意事项运用现代化的网络沟通手段

　　1、电子邮件

　　2、网络电话

　　3、网络传真

　　4、网络新闻发布横向沟通与纵向沟通有效交流的方式

　　1、电话沟通

　　2、书面交流

　　3、面对面交流办公室环境维护与管理

　　一、空间环境的维护与管理

　　二、色彩环境的维护与管理

　　三、空气环境的维护与管理

　　四、听觉环境的维护与管理

　　五、光线环境的维护与管理

　　六、人文环境的维护与管理办公室日常事务

　　一、电话事务处理

　　1、打电话

　　2、接电话

　　二、电话礼仪

　　1、及时向对方为好

　　2、尽量使用礼貌用语

　　3、声音温和，语气自然愉快，面带微笑

　　4、吐字清晰

　　5、热心周到

　　6、通话简捷、高效信件邮件的管理

　　一、分类

　　二、拆封

　　三、登记

　　四、分送

　　五、阅办

　　六、复信

　　七、查对

　　八、寄发值班事务管理

　　一、值班工作的组织形式

　　1、专职性值班

　　2、轮流性值班

　　3、电话值班

　　二、值班的工作内

　　容

　　1、通讯联络

　　2、公务接待

　　3、处理紧急问题和突发事件

　　4、承办领导临时交代的工作

　　三、值班工作制度

　　1、岗位责任制度

　　2、值班记录制度

　　3、交接班制度

　　4、请示报告制度

　　5、安全保密制度

　　旅行出差事务管理

　　一、出差前做好各项准备工作

　　二、预定车、船、机票

　　三、安排住宿

　　四、准备好携带的用品

　　五、临行前的工作安排

　　六、与上司一起出行时做好旅行服务印信管理

　　一、印章的使用和管理

　　1、印章的作用标志作用法律作用辨伪作用

　　2、印章的种类

　　3、印章的启用印章的刻制必须由本机关、本部门申请，经上级主管机关批准到公安部门办理手续后，再到制定的刻字单位刻制印章的大小、样式、名称、文字、字体、质料等，必须遵守有关部门的规定印章的启用必须经过山脊机关批准并正式行文印章因损坏或单位撤并、改名等原因停止使用，应及时上交原制发机关，并按规定封存或销毁

　　4、印章的保管使用印章应由可靠的专人保管，并遵循保密原则，将其存放在保险箱或加锁的抽屉里秘书人员使用印章之前，必须经过领导的批准，并要做登记秘书人员在公文上用印时，一定要执意位置准确，印章要端正、清晰

　　二、介绍信的使用和管理

　　1、介绍信的形式

　　2、介绍信的种类行政介绍信组织信专用介绍信

　　3、介绍信的管理介绍信由秘书人员负责保管、填写或撰写秘书人员要认真负责，如实写出被派遣人的真实姓名和身份，简明清楚地写出索要联系和班里的事项介绍新药书写工整，不许涂抹，如有涂抹，应在改动的地方加盖公章一封介绍信只能写给一个单位，要防止介绍信被滥用保密事务管理

　　一、机要保密的内容秘密的范围

　　1、国家秘密的范围国家事务的重大决策中的秘密事项国防建设和武装力量中的秘密事项外交和外事活动中的秘密事项以及对外承担保密任务的事项国民经济和社会发展中的秘密科学技术中的秘密维护国家安全活动和追捕刑事犯罪中的秘密事项其他经国家工作部门确定应当保守的国家秘密事项

　　2、秘书人员职业秘密范围公密决策秘密商业机密会议机密信访机密领导机密秘密的等级

　　1、绝密

　　2、机密

　　3、秘密机要保密的任务

　　1、公文保密

　　2、会议保密

　　3、通讯保密

　　4、电脑保密

　　5、涉外保密

　　二、机要保密的纪律要求

　　1、保密纪律

　　2、保密责任办公室用品

　　管理

　　一、办公室器械管理

　　二、办公室用品管理

　　三、经费管理办公

　　室效率与时间管理

　　一、制定工作计划制定计划的原则

　　1、讲究效率

　　2、内外兼顾、计划安排的变更和调整

　　二、安排约会

　　三、巧妙挡驾

　　四、办公室时间管理充分利用时间

　　1、目标原则

　　2、整体原则

　　3、弹性原则

　　4、、最佳原则

　　5、立体原则雷厉风行的作风优化机制掌握现代化的办公手段

　　会议会议的类型

　　一、按照会议规模划分

　　1、小型会议

　　2、中型会议

　　3、大型会议

　　4、特大型会议

　　二、按照会议阶段划分

　　1、预备会议

　　2、正式会议

　　三、按照会议时间划分

　　1、定期会议

　　2、不定期会议

　　四、按照会议形式划分

　　1、定场会议

　　2、移场会议

　　五、按照会议的性质、任务划分法定性会议

　　1、党代会

　　2、人代会

　　3、团代会

　　4、妇代会

　　5、职代会决策性会议

　　1、常代会

　　2、党组会

　　3、行政会

　　4、董事会工作性会议

　　1、动员会

　　2、现场会

　　3、电视会

　　4、总结会学术性会议

　　1、研讨会

　　2、论证会

　　3、务虚会显示性会议

　　1、纪念会

　　2、庆祝会

　　3、表彰会

　　4、命名会会商性会议

　　1、联席会

　　2、会商会

　　3、座谈会

　　1、新闻发布会

　　2、记者招待会

　　3、报告会

　　4、咨询会会议筹备工作流程起草会议文件

　　一、会议报告、领导讲话、决议、经验交流材料、主持词、选举说明二会议须知

　　1、会议日期

　　2、作息时间

　　3、参观路线

　　4、会议编组

　　5、注意事项发出会议通知

　　一、会议通知的种类

　　1、按通知送达方式分书面通知电报通知电话通知电子邮件通知

　　2、按通知内容分预备通知正式通知

　　二、会议通知的内容

　　三、会议通知的拟写制作会议证件

　　一、代表证

　　二、主席团证

　　三、出席证

　　四、列席证

　　五、选举工作证

　　六、记者证

　　七、工作人员证

　　八、车辆通行证

　　九、签到证布置会场

　　一、会场布置的基本要求

　　二、会场主席台布置

　　1、会徽

　　2、红旗

　　3、会标与回头标

　　4、桌椅

　　5、话筒与磁带

　　6、投影和影视放映设备

　　7、席卡

　　8、花草

　　9、茶水与方巾

　　三、会场座次的安排

　　1、主席台座次的安排

　　2、代表席座次的安排

　　3、党的委员会会议的座次安排

　　4、电视电话会议

　　5、座谈会、茶话会、欢送会等会议

　　四、分组讨论的会场安排会议的组织工作

　　一、会议签到

　　1、手工签到

　　2、电子签到

　　二、组织会议记录

　　1、安排记录人员

　　2、会议记录的方法

　　3、会议记录的整理

　　三、编印会议简报或情况反映

　　1、注意典型性和代表性

　　2、注意真实性和公正性

　　3、体现快速性和简短性

　　4、注意保密性和安全性会议经费结算会议规则

　　一、会期规则权力机关的会期

　　1、我国宪法规定，全国人民代表大会会议每年举行一次

　　2、第一季度举行;每届人大第一次会议两个月内举行行政机关的会期党团组织的会期其他组织的会期

　　二、会议成员规则权力机关会议成员规则行政机关的会议成员规则社会团体的会议成员规则

　　三、议事规则法定人数规则召集人数规则发言规则

　　1、发言的顺序

　　2、发言的次数和时间

　　3、必经许可

　　4、发言受法律保护议事方式规定

　　四、会议程序规则

　　五、审议程序规则

　　六、选举程序规则

　　七、立法程序规则

　　八、表决规则口头表决举手表决投票表决鼓掌表决

　　九、国际会议规则国际会议的召开会议代表会议主席会务机构议事规则会议生活服务工总

　　一、食宿安排

　　1、住房安排

　　2、饮食安排

　　3、居住服务文书的分类

　　一、根据主人即制作主体的性质分

　　1、私务文书

　　2、公务文书@行政机关公文定义，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

　　文书形式的质量要求

　　一、结构安排得当

　　二、文面设计规范

　　三、标识符合要求公文